De Beste Måtene Å Redusere Pasient No-Shows
Planlegging effektivitet er hjerteslag av din praksis. Og pasient no-shows er dens nemesis. De er bane av hvert medisinsk kontor, og å ha strategier på plass for å redusere dem er viktig. Som Pccs Chip Hart, Direktør For Pediatric Solutions liker å si, » en praksis med en god tidsplan er alltid bedre klinisk og økonomisk enn en praksis med en dårlig tidsplan-det er virkelig en forskjell . «
uansett årsak, fra mangel på transport til glemsomhet eller økonomiske problemer, vil du redusere antall manglende oppmøte på kontoret ved å prøve følgende tips.
Nye Data Gir Innsikt I No-Show Avtaler
Nylig Gjorde Chip Hart Og Pediatric Solutions-teamet Et dypt dykk inn i dataene bak no-show avtaler på PCCS klientpraksis og oppdaget variabler som dypt påvirker muligheten for ubesvarte besøk på pediatrisk praksis. Som det viser seg, og til overraskelse av konvensjonell visdom, er det egentlig ikke en sterk forskjell i no-show priser mellom ukedag, tid på dagen eller måned på året. Sikkert, kanskje mandag er litt mer sannsynlig enn fredag, men det er ikke statistisk signifikant.
Hva Hart team avdekket er at den sterkeste prediktor for en pasient no-viser sin avtale er… en historie om manglende avtaler. Hver pasient savner en avtale fra tid til annen. Men de kronisk savnet avtaler? De kommer fra bare 10% av familiene. Det stemmer – 60% av ubesvarte avtaler kommer fra bare 10% av pasientbasen din.
hva betyr dette for din pediatriske praksis? Vi vil, for nybegynnere, Hart sier,
Når du kommer opp med en no-show politikk for din praksis, trenger du ikke å ha det være et teppe politikk for alle. Skreddersy den til den tøffe 10%.
Hart gir et eksempel. «Samme dag avtaler nesten aldri bli savnet . Avtaler planlagt to dager eller mindre på forhånd nesten aldri bli savnet. Gitt at prisen, kanskje din politikk for en pasient som kronisk no-shows er at de bare lov til å gjøre samme dag eller en-dag-fremover avtaler. De fleste praksiser sparer tidsluker for umiddelbare besøk, så det er enkelt å integrere denne policyen i din eksisterende tidsplan.»
Snakker av no-show politikk, betyr det egentlig noe om pediatrisk praksis har en eller ikke? Hart veier i å si, » Vi Kan ikke være sikker fordi natur no-show politikk skiller seg så mye mellom praksis. Men selve tilstedeværelsen av en politikk, uansett hvor dårlig eller inkonsekvent implementert, er viktig. Fra vår forskning ser det ut til at praksis med politikk har en litt lavere no-show rate, men det fører til spørsmålet – gjør retningslinjene lavere rente, eller finner de spesielle praksisene det lettere å implementere politikken konsekvent?»
Nye Strategier For Å Redusere No-Show Priser På Din Praksis
for å oppsummere, her er de nye tipsene basert På Harts siste funn:
- Unngå å lage et teppe politikk når det er egentlig bare et lite segment av pasientene som konsekvent mangler avtaler.
- Vurder å begrense avtaleplanlegging til samme dag, eller bare en dag fremover for kroniske no-show ‘ ers.
- ikke fokuser innsatsen din på å redusere no-shows for en bestemt dag i uken / tid på dagen / sesongen. Det handler mer om din politikk enn timingen din.
- hvis du kjenner en bestemt pasient no-shows ofte, bør du vurdere å dobbeltbooke tidsluke i påvente av at de ikke kommer. På den måten vil du ikke gå glipp av inntekt ved å ha et tomt sted i timeplanen din.
- mange praksiser bruker automatiserte påminnelsessystemer for avtaler. Vurder i tillegg og direkte kontakt med den lille prosentandelen av pasientene dine som mest sannsynlig ikke viser. En håndfull samtaler i dag kan løse et problem i morgen.
for mer informasjon Om Harts studie, sjekk ut disse to innleggene Fra Chips Blogg:
- Pediatrisk No Show Analyse, Del i
- Pediatrisk No Show Analyse, DEL II
7 Flere Tips For Å Redusere Pasient No-Show
i tillegg til ovennevnte mat for tanken, vurdere å prøve ut følgende strategier for å forbedre din no-show priser.
Foreta Daglige Påminnelsesanrop
Tilordne en medarbeider til å ringe påminnelser hver ettermiddag for neste dags avtaler. Det kan være en god ide å be om at pasientene gir deg beskjed hvis de ikke kan gjøre det, og minne dem om at du vil sette pris på muligheten til å tilby tidsluke til noen andre hvis de vet at de ikke vil kunne komme inn. Dette vil be om en rettidig avbestilling i stedet for en siste øyeblikk no-show. Når du får en pasient på telefonen og har en verbal bekreftelse fra dem, de er mindre sannsynlig å no-show.
Konfigurere Automatiske Påminnelser
Det er lurt å bruke en automatisk varslingstjeneste til å sende sikre sms-eller e-postpåminnelser selv om du allerede gjør påminnelsestelefoner. Det gir en ekstra avenue for å nå pasienter, og hvis du har en dag når du gjør påminnelsesanrop, er det ikke mulig, vil du fortsatt ha basene dine dekket hvis du har automatiserte påminnelser på plass. PCCS programvare inneholder for EKSEMPEL en funksjon kalt Notify som lar deg automatisere påminnelser for avtaler (samt tilbakekallinger og kontosaldovarsler). Disse tjenestene er så enkle, det gir ikke mening å ikke bruke dem.
Behold En Venteliste
Behold en aktuell og spesifikk venteliste slik at du har muligheter til å fylle ut hullene. Det kan være lurt å inkludere dager og tider pasienter er tilgjengelige, og hvis de er nær nok til din praksis å ta en avtale med kort varsel. Hvis du har et no-show, kan du referere til denne listen for å fylle tidsluke og ikke miste inntekt.
Ikke Vent med Å Planlegge No-Shows
Å Planlegge no-shows etter at de oppstår, er ikke en teknikk for å hindre at de skjer i utgangspunktet. Men det faktum at du har gjort en innsats for å nå ut personlig for å sjekke pasienten, viser omsorg og bekymring, og etablerer den typen personlig forbindelse som vil gjøre dem mindre tilbøyelige til å ikke vise neste gang. Pasienter som savner en avtale vil ofte gjøre en innsats for å sikre at de ikke hopper over den neste.
det er en god tommelfingerregel å nå ut til pasienter som ikke dukker opp med en gang. Hvis du venter på at pasienten skal ringe deg, kan du vente forgjeves. Awkwardness over en savnet avtale noen ganger hindrer folk fra å ringe. Prøv å vente 10 eller 15 minutter forbi avtale tid, og deretter ringe som høres noe sånt,
«Hei der (pasientens navn), vi ringer for å sjekke inn med deg. Vi hadde planlagt en 10 am avtale i dag og så deg ikke. Du kan være på vei og kjører litt sent, men hvis ikke, vi ønsker å sørge for å få deg tilbake på timeplanen så snart som mulig.»
Holde en ikke-anklagende tone, snarere enn reprimanding pasienten for mangler avtalen eller nevne no-show avgifter er veien å gå hvis du ønsker å få den personen tilbake i døren. Hvis kontoret krever et gebyr, vent med å ta det opp til neste avtale når pasienten er rett der foran deg ved innsjekking.
Noen Pasienter Trenger Ekstra Påminnelser
Noen pasienter liker å få en påminnelse på et bestemt tidspunkt, utenom når du vanligvis gjør dine daglige påminnelsesanrop. Selv om du ringer dem dagen før noen pasienter bare ikke vil huske. For disse pasientene, ringer morgenen av deres avtale eller enda en time eller to før vil negere dem bli en no-show. Dette kan virke som mye ekstra håndholding, men den lille innsatsen det tar deg å ringe ekstra er verdt å ikke miste inntektene fra en savnet avtale. Noen pasienter kan vite dette om seg selv og be om en påminnelse på et bestemt tidspunkt. Eller når du oppdager at visse pasienter alltid glemmer avtaler, foreslår du å prøve denne strategien til dem og se hvordan det vil redusere din manglende oppmøte.
Vær Proaktiv Med Timeplanen Din
Nesten hver praksis har den ene pasienten som dukker opp sent for hver avtale, hver gang. Som urverk, de spasere i døren etter at deres avtale tid har gått av, fortsatt forventer å bli sett. Snarere enn å gjenta dette mønsteret hver gang, straffe dem med manglende oppmøte avgifter eller slå dem bort fra omsorg fordi du allerede er med neste pasient, kan du velge å proaktivt administrere planlegging av disse pasientene.
for eksempel er noen pasienter svært forutsigbare med sine sene ankomster, og dukker opp 15 eller 30 minutter for sent hver gang. Når du legger merke til et sterkt mønster, fortell dem at deres avtale er klokka 10, har deres påminnelsesanrop påminn dem om å komme klokka 10, men legg dem på timeplanen din for 10: 30 På den måten når de kommer «sent» for deres 10 am-avtale, vil de være rett tid for når du faktisk forventet å se dem, og du vil ikke ha et gap i timeplanen din. Dette er ikke ment å være sleipe, og scenariet er uvanlig nok til at du ikke trenger å bruke denne strategien for ofte. Men med de pasientene som rett og slett ikke kan trent til å komme i tide, vil dette tipset spare deg for mye frustrasjon til slutt.
7. Ha En Skriftlig Policy
Standard operasjonsprosedyre bør være at en pasient leser og signerer en savnet avtalepolitikk sammen med de andre nye pasientpapirene ved første besøk. Legge ut et skilt i resepsjonen med denne politikken kan også være nyttig. På den måten kan ingen hevde at de ikke visste om konsekvensene av manglende visning for en avtale.
det er vanlig å tillate en savnet avtale gratis og klar av eventuelle kostnader, men lading av et ubesvart avtalegebyr for eventuelle no-shows etter det, bør bidra til å redusere hoppet over avtaler. Noen praksis vil kreve en nominell avgift på noe som $25-35, mens andre vil belaste hele kostnaden for avtalen. Detaljene er opp til deg. Selvfølgelig, unntak kan gjøres fra sak til sak, og vanligvis kontorer tar ikke betalt for sykdom eller nødhjelp. I tillegg kan pasienter med Medicaid lovlig ikke bli belastet.
Oppfordre pasientene til ikke å gå glipp av avtalen i stedet for å straffe dem etter at de har gjort det. Det tar ikke mye innsats for å påvirke resultatene – noe så enkelt som en påminnelse samtale kan gå en lang vei mot å redusere no-show priser. Gi disse tipsene en prøve og se selv.
Redaktørens Notat: dette innlegget ble opprinnelig publisert i desember 2017 og har blitt oppdatert for nøyaktighet, omfattende og de nyeste beste praksisene.
