Bygge Et Dokumentstyringssystem ved Hjelp Av Microsoft

Bygge Et Dokumentstyringssystem ved Hjelp Av Microsoft

Bygge Et Dokumentstyringssystem ved Hjelp Av Microsoft

Å Finne riktig system for å administrere dokumentene dine er avgjørende for suksess for enhver bedrift. Ved Hjelp Av Et microsoft document management system kan bidra til å løse de typiske utfordringene bedrifter står overfor når du prøver å lage en skalerbar arbeidsflyt.

hva er et dokumenthåndteringssystem?

et dokumenthåndteringssystem er for håndtering av digitale filer Som Word, Excel, PowerPoints og mer. I denne tiden trenger vi sikker, robust og tilpassbar programvare som gir en god brukeropplevelse. Bytte fra et eldre dokumenthåndteringssystem til et nyere system har potensial til å forbedre ytelsen og kutte kostnader.

Typiske Utfordringer Med Eldre Dokumentbehandlingssystemer

Har Microsoft Et Dokumentbehandlingssystem?

Ja, det gjør det. Microsoft Office 365 tilbyr ulike programvareløsninger, inkludert SharePoint, Microsoft Dynamics og OneDrive for dokumentbehandling. Noen av de ovennevnte kan brukes avhengig av behovene til hver organisasjon. Dette systemet hjelper oss med å lagre, samarbeide og dele dokumenter rundt ulike plattformer. Det er også forskjellige måter vi kan analysere ytelsen til systemet.

1. Sikkerhets-Og Tillatelsesbehandling
   mange dokumentbehandlingssystemer gir ikke brukerne mulighet til å angi begrensninger for hvem som kan se bestemte dokumenter. Noen dokumenter skal bare kunne vises av bestemte brukere. Medlemmer fra en avdeling vil kanskje ikke at en annen avdeling skal kunne få tilgang til filene sine. Eller, en avdeling eller gruppe av brukere skal kunne ha add / edit-tillatelse, mens en annen gruppe har skrivebeskyttet tillatelse.
2. Søk Og Filter
   når det er mange mapper Og dokumenter, kan det være vanskelig å finne det spesifikke dokumentet du leter etter. Mange søkesystemer for dokumentbehandling er ikke konfigurert til å løse dette problemet.
3. Varsling Og Godkjenning
   noen dokumenter, som HR-policy eller fakturaer, trenger godkjenning før de kan vises av alle brukere. Dessverre tilbyr de fleste dokumenthåndteringssystemer ikke denne funksjonen.
4. Dokumenthistorikk
   Har du gjort endringer i et dokument, bare for å måtte gjenopprette den siste versjonen, men kunne ikke? Mange brukere sitere manglende evne til å holde dokumentet historie og gjenopprette tidligere versjoner en smerte punkt med eldre dokumentbehandlingssystemer.
5. Teamsamarbeid
   det finnes vanligvis ikke en måte for team å vedlikeholde prosjektspesifikke dokumenter på. Prosjekter skal kunne tildeles et team som er i stand til å administrere dokumentene blant gruppemedlemmene.
6. Vedlikeholde Mappestrukturen Og Navngi
   de fleste dokumentbehandlingssystemer vil beholde samme mappestruktur og navnekonvensjoner over hele området. Dette betyr at brukerne ikke kan organisere eller navngi mapper på en måte som gir mening for dem, da disse endringene gjenspeiles for alle andre brukere.

Hvordan Kjerne Microsoft-Programmer Fungerer Sammen For Å Støtte Dokumentbehandling

SharePoint

SharePoint gir gruppen et samarbeidende arbeidsområde med instrumentbord, kalendere, oppgaver, varsler og oppdateringer. SharePoint-plattformen holder disse plassert i en sentral portal knyttet til bedriftsnettsteder. Du kan konfigurere Et SharePoint-område for hver av teamene dine, med instrumentbord som gir team-og firmavarsler. Du kan også sette opp en bedriftsportal der søkbare biblioteker og varsler for hele selskapet lever. Tilordne hver ansatt et sikkerhetsnivå for å tillate tilgang.

for 10 år siden brukte bedrifter SharePoint for dokumentkonsolidering, Skype for øyeblikkelig kommunikasjon og Outlook for meldinger og planlegging. SharePoint har utviklet seg til et robust dokumentdelingssenter, med delte arbeidsområder, lagring og presentasjon.

OneDrive

OneDrive Er en nettbasert dokument – / fillagringsplattform. Den brukes vanligvis av enkeltpersoner og forretningsteam som trenger en sentral plassering for å lagre og få tilgang til filer. OneDrive versjons-og delingsfunksjoner gjør det enkelt å jobbe sammen, så det er mer enn bare et arkivskap på nettet. Microsoft skiller mellom personlige og forretningsmessige versjoner av verktøyet.

OneDrive (For Business) inneholder nå alle de opprinnelige SharePoint-dokumenttilbudene, inkludert arbeidsflyter, overvåking, maler og versjonskontroll. Det som ikke inkluderer er markedsføringsressursene dine,for eksempel nettsted og sosiale medier. Bedriften eier kontoen, og hver bruker tildeles en personlig konto under bedriftskontoen. Det er her individuelle dokumenter kan produseres og lagres før de deles med det bredere selskapets publikum.

OneDrive tilbyr ikke muligheten til å publisere innholdet på nettet. Selv om du kan sende koblinger til dokumenter via e-post, kan du ikke publisere disse dokumentene direkte på en nettside fra OneDrive-plattformen. Du kan gjøre dokumenter synlige for gruppen din, men Du trenger Office 365 eller En ANNEN CMS/nettstedsplattform for å publisere arbeidet ditt offentlig.

Azure

Dra nytte av fullstendig administrerte filandeler i skyen som er tilgjengelige via SMB-protokollen (Server Message Block) som er bransjestandard. Monter fildeling samtidig i skyen eller lokalt På Windows, Linux og macOS. Cache Azure file shares på Windows-Servere med Azure File Sync for lokal tilgangsytelse. Bruk premiumaksjer for ytelsesfølsomme, IO-intensive arbeidsbelastninger og standardaksjer for pålitelig, generell fillagring

Dynamics 365

Dynamics 365 er En skybasert løsning som tilbyr alt du trenger FOR CRM og ERP i en enkelt pakke

se forretnings-og kundedata på ett sted—på tvers av hundrevis av kilder-for en enkelt 360-graders visning av organisasjonen.

Microsoft Teams

Microsoft Teams er utformet for å konsolidere alle aspekter av samarbeid-ikke bare dokumentbehandling og deling. Gjennom Microsoft Teams kan ansatte spore direktemeldinger, e-post, kalendere, prosjekter og mer.

Microsoft Planner

Microsoft Planner er En gjøremålsapp som følger Med Office 365. Den brukes til personlig og samarbeidsplanlegging, med et enkelt kortbasert grensesnitt.

Microsoft Planner gir et knutepunkt for teammedlemmer til å opprette planer, organisere og tilordne oppgaver til forskjellige brukere, og for å sjekke oppdateringer om fremdrift gjennom instrumentbord. Det gir også et sentralisert sted hvor filer kan deles og synlig for hele teamet. Som En Office 365-app kan Du finne Planner i Office 365 home.

Planner integreres med Alle De Andre Office 365-programmene, og det er svært effektivt å bruke et verktøy i Microsofts økosystem. Microsoft har laget en pakke med apper som alle utfyller hverandre og fungerer vakkert sammen. Ved Hjelp Av Planner kan du enkelt integrere oppgaver I Outlook, legge ved og vise oppgavedokumentasjon ved å koble Til SharePoint, diskutere et prosjekt I Teams mens Du har Planleggeren åpen, hoppe på en videosamtale (Med Teams, tidligere Skype For Business), og mye Mer

Fordeler Med Å Bruke Microsoft-Programvare For Dokumentbehandling

en effektiv løsning for dokumentbehandling angir følgende:

1. hvilke typer dokumenter og annet innhold som kan opprettes i en organisasjon
2. hvilken mal som skal brukes for hver type dokument
3. hvilke metadata som skal gis for hver type dokument
4. hvor du skal lagre et dokument i hvert trinn i livssyklusen
5. hvordan kontrollere tilgang til et dokument i hvert trinn i livssyklusen
6. slik flytter du dokumenter i organisasjonen Som gruppemedlemmer bidrar til dokumentets opprettelse, gjennomgang, godkjenning, publisering og disposisjon

microsoft gir de beste løsningene for alle over. Følgende er funksjonene og fordelene Ved Å bruke Microsoft som DMS-partner. Det har gitt disse løsningene i mange år og er et av de ledende selskapene på dette feltet. Med sky, on-premise eller hybrid, enhver struktur du velger, Gir Microsoft en bedre løsning.

disse løsningene og fordelene inkluderer:

• Mulighet for enkelt å finne / søke etter informasjonen du trenger
• Mobilvennlig: Opprett/rediger / samarbeid når som helst, hvor som helst
• Samlet Sikkerhet: Sikrere enn en lokal server
• Sikkerhet På Mappe-og filnivå: Gi tilgang til bare de som trenger det
• Compliance-friendly
• Versjonskontroll slik at det ikke er forskjellige iterasjoner av en fil som flyter rundt
• filhistorikk slik at du kan se hvem som gjorde hvilken endring, når
• Enkelt samarbeid Med kollegaer, entreprenører og kunder
• Rask og sikker deling i eller utenfor organisasjonen
• integrasjon & kompatibilitet: Microsofts løsninger kan enkelt integreres i mange andre systemer
• dokumentbilder / skanning lar deg spare fysisk plass ved å lagre filene dine på nettet
• Skalerbar: det vokser lett med organisasjonen din. Du vil ikke kunne vokse det som en dokumenthåndteringsløsning
• Skybasert: Du trenger ikke å bekymre deg for den fysiske sikkerheten til serverne eller å miste alle dataene dine når alt er i skyen. Få tilgang til filene du trenger når som helst, hvor som helst du har en internett-tilkobling
• offline redigering: hvis du skal et sted uten internett-tilkobling, kan du enkelt ta med deg filene dine
• Spar på menneskelige ressurser: du trenger ikke så MANGE IT-ansatte som du ville for en eldre, on-site server

i Tillegg er det enkelt å overføre fra eldre servere eller andre løsninger.

Hvordan HingePoint Hjelper Våre Kunder Med Å Utnytte Microsoft-Løsninger For Deres Dokumentbehandlingsbehov

Vi kan hjelpe Deg med å implementere SharePoint som dokumentlagringsløsning. Vi designer Informasjonsarkitekturen (IA) basert på dine unike forretningsbehov. IA dekker de nødvendige områdesamlinger, sekundære områder, dokumentbibliotek, metadata, felt og mer.

Organiser filene dine i logiske kategorier for å holde deg organisert

vi tar oss av å lage biblioteker Med forhåndsdefinerte metadata For Å sikre At Du finner Innholdet Du Leter Etter Hver Gang Du Søker Og Filtrerer.

Vi kan implementere en arbeidsflyt som gjør det mulig å angi godkjenning og varsler på enkelte dokumenter. Hvis du trenger et gruppeområde for samarbeid, kan vi opprette det. Vi kan også gjøre dette nettstedet til en mal som lar deg enkelt lage separate mellomrom for hver klient eller prosjekt som holder samme grunnleggende struktur.

hvis du vil ta teamsamarbeid til et annet nivå, kan Vi hjelpe Deg med å integrere Microsoft Teams. Teamene dine kan enkelt administrere alle dokumenter relatert til en diskusjon på ett sted og finne det enkelt i fremtiden.

Administrere dokumenter som er relatert til prosjektoppgaver? Vi kan hjelpe Deg med Å legge Til Microsoft Planner i ligningen for å spore fremdriftsoppgavene. Du kan enkelt knytte dokumenter Fra SharePoint til oppgaver og knytte dem til samtaler Med Microsoft Teams.

Bruk egendefinerte skjemaer til å håndtere gruppeforespørsler og opprette faner med egendefinerte rapporter for å overvåke den generelle fremdriften.

Som du kan se, er det mange måter du kan strømlinjeforme dokumentbehandlingsprosessene ved Hjelp Av Microsoft-verktøy.

Du kan til Og Med bruke SharePoint til å behandle dokumenter du bruker til å publisere innhold på nettstedet ditt.

Hvordan Ville Et Bedre Dokumentstyringssystem Se ut for deg?

bruker organisasjonen fortsatt et datert eldre dokumentbehandlingssystem til å administrere postene dine? Ta kontakt med Hingepoint i dag, og se våre erfarne konsulenter kan gjøre jobben enklere med et system brukerne vil elske!