8 Tips For Organisering Og Gjennomføring Av Effektive Møter
Møter er ofte en nødvendig del av arbeidslivet. Dessverre er ikke alle møter skapt like. Noen ender opp med å bli fullstendig tid wasters som oppnår ingenting. Men det trenger ikke å være slik. Det finnes måter å organisere og kjøre effektive og produktive møter. Her er noen tips.
slik kjører du et effektivt møte
Avgjør om møtet virkelig trengs
den første avgjørelsen er om du i det hele tatt trenger å holde møtet. Vurder møtemålene og om gruppen kan oppnå dem på en annen måte, for eksempel gjennom en samtale, gruppechat eller e-post. Hvis svaret er ja, trenger du ikke møtet. Spar alles tid til å gjøre ekte arbeid i stedet.
når trenger du kanskje et møte? Når du må ha gruppeinndata for å ta en beslutning i sanntid eller samarbeide om å løse bestemte problemer. Hvis et problem best kan løses ansikt til ansikt med en gruppe, er et møte sannsynligvis hensiktsmessig.
Alternativ tekst: Ovenfra og ned-visning av en gruppe mennesker med bærbare datamaskiner rundt et bord på et møte
Få de riktige personene til å delta
På samme måte som ikke alle møter trenger å skje, trenger ikke alle å være på et møte. Før du inviterer noen, tenk på hvorfor de trengs og hva deres bidrag vil være. Hvis de ikke har noe meningsfylt bidrag, trenger de ikke å være der.
Like viktig, sørg for at folk som er absolutt nødvendig for å være der, slik som beslutningstakere, kan gjøre det. Ellers er det ikke noe poeng i å holde møtet, og du bør omplanere det for en annen tid når de kan delta.
Velg riktig bedriftsarrangement sted
Å Holde møtet på stedet er praktisk, men hvorfor ikke riste ting opp med en off-site møte? Går off-site betyr ikke nødvendigvis at du er begrenset til et konferanserom utleie. Du finner tonnevis av møteplasser i nærheten av deg i spennende og uventede områder, som museer, akvarier og til og med fornøyelsesparker. Når du sammenligner arenaer, bør du vurdere hvordan atmosfæren kan øke produktiviteten og øke moralen.
Sett en agenda
det er viktig å ha en agenda for møtet slik at deltakerne er klar over hele møtepunktet og diskusjonstemaene. Du bør ideelt sett sette dagsorden på forhånd og sende den ut sammen med møteinvitasjonen. På den måten kan deltakerne forberede seg på sine roller og gjøre møtet mer produktivt. De kan også legge til eventuelle nødvendige tilleggselementer før møtet.
å Ha en agenda bidrar også til å holde møtet på sporet. Hvis diskusjonen går av på en tangent, kan du enkelt table diskusjonen og ikke spore møtet med sidediskusjoner. For å virkelig holde ting på sporet, bør du vurdere å legge til en tidslinje i agendapostene med tildelte tidsrammer for hvert element.
Alternativ tekst: Nærbilde av hender fra en gruppe mennesker som går over noen grafer og diagrammer på et møte
Gjør informasjon tilgjengelig på forhånd
møtet vil være mer produktivt hvis folk har muligheten til å gjennomgå materiale, spesielt lange, før møtet. Det er bare ikke realistisk å forvente at folk skal kunne absorbere og signere på en 100-siders rapport under møtet. Det er heller ikke en god bruk av møtetid for å bare lese ut eller få deltakerne til å lese over hva som kunne ha blitt gjennomgått på forhånd.
Start og slutt i tide
det er viktig å verdsette alles tid ved å starte møtet i tide. Starter møtet sent også setter feil tone, og deltakerne vil mer sannsynlig bli distrahert som de begynner å fokusere på andre saker.
å Starte et møte sent kan føre til at møtet slutter sent, noe som også kan føre til forstyrrelser i alles tidsplaner for resten av dagen. Hvis det ser ut til at møtet må løpe lenger, er det bedre å planlegge et oppfølgingsmøte enn å prøve å skynde seg gjennom viktige elementer med begrenset tid.
Oppsummering og avslutt med en handlingsplan
før møtet avsluttes, sørg For å oppsummere møtet og gjenta det som er avtalt for å sikre at alle er på samme side. Det er også viktig å diskutere eventuelle neste trinn som resulterte fra møtet, inkludert hvem som er ansvarlig for hvilken oppgave og når de trenger å fullføre dem.
Alle bør forlate møtet med en klar ide om avtalene og gjøremål. Send rundt minutter av møtet til alle som deltok, samt andre gruppemedlemmer som ikke kunne delta, men som kunne ha nytte. Ta med de neste trinnene i protokollen, slik at teammedlemmer enkelt kan sjekke hva de er ansvarlige for.
Be om tilbakemelding
rett Etter møtet ber du deltakerne om tilbakemelding, slik at du kan måle hvor effektivt møtet var. På den måten kan du gjøre justeringer etter behov for fremtidige møter. Tilbakemeldingen trenger ikke å være komplisert og kan være i form av om møtet var bra eller trengte forbedringer, nyttig eller ikke nyttig.
for mer omfattende tilbakemelding kan du også spørre deltakernes tanker om bestemte aspekter, for eksempel lengden på møtet, dagsordenen og om møtet oppnådde sine mål. Hvis det er mye negativ tilbakemelding, bør du følge opp for å se hvordan du kan forbedre for fremtidige møter.
Innpakning: å holde gode møter
med litt planlegging og organisering er det mulig å holde møter som er produktive og effektive, som tipsene ovenfor viser. Nå som du vet hva som må gjøres, begynne å lete etter den perfekte corporate event arena for å være vert for møtet.
for mer informasjon om hvordan du kjører et effektivt møte, kan du sjekke det ut her.