5 Viktige Tips For Å Planlegge Et Utendørs Arrangement
med sommer rett rundt hjørnet, blir flere og flere utendørs arrangement arrangert i det store utendørs. Og hvorfor skulle du ikke det? Spesielt hvis du bor i kalde områder eller Canada, vakker, varmt vær kommer bare rundt et par måneder i året. Kan like godt dra nytte av det mens det er her!
utendørs kan skape unike muligheter og store parker eller konferansefasiliteter gir ofte plass til grilling og organisert idrett. Best av alt, godt vær energiserer folk. Alt som sa utendørs hendelser presentere et helt nytt sett av utfordringer, komplikasjoner og logistiske bekymringer.
her er noen viktige faktorer du må vurdere hvis du organiserer et utendørs arrangement:
1. Sørg for at arrangementet vil fungere i en utendørs setting
Ikke alle hendelser vil fungere ut-av-dører. Hvis du for eksempel kjører en teknologi-eller ingeniørkonferanse, er du sannsynligvis bedre å bestille et konferansesenter. Før du forplikter deg til å kjøre et arrangement utenfor, bør du vurdere kjernefunksjonen og hovedmålene for arrangementet ditt. Hvis selv en eller to av dine mål ikke kan oppnås, ikke gå utenfor.
2. Sørg for at det er et passende sted (og få de riktige tillatelsene)
Når du er sikker på at arrangementet ditt faktisk kan kjøres utenfor, vil du neste ønske å spore opp et passende sted. Det bør være nok av parker og utendørs konsertsaler i byen din som du kan gjøre bruk av. Akkurat som du ville med et innendørs anlegg, arbeide med området ledelse og forstå kapasitet, fasiliteter og aktiviteter hver utendørs anlegget kan riktig håndtere.
når du har valgt ditt sted satt ut for å skaffe de riktige tillatelsene. Unnlatelse av å gjøre dette er en sikker måte å få arrangementet stengt.
3. Vær oppmerksom på været – og ha en reserveplan
Siden arrangementet ditt blir kjørt utenfor, er det helt avgjørende at du planlegger dårlig vær og overvåker værmeldinger når hendelsesdagen nærmer seg.
Bestem i god tid din» regndag » – strategi: kan du enkelt flytte arrangementet ditt inne, vil portable paviljonger gi tilstrekkelig dekning, vil du ha telt oppsett regn eller skinne, vil du utsette eller avbryte arrangementet ditt. Svarene på disse spørsmålene vil informere mange andre planleggingsbeslutninger.
Kjenn dine kostnadsforpliktelser, forsikringsalternativer og kontraktsdetaljer i tilfelle dårlig vær fører til kansellering eller skader; dette gjelder utleie av utstyr og lokaler, cateringtjenester, sikkerhet, etc.
4. Ikke glem utstyret ditt
Bare Fordi du kjører ting utendørs, betyr det ikke nødvendigvis at du ikke trenger utstyr. Kjører ting utendørs gjør det litt mer komplisert, men det er sannsynlig at du fortsatt trenger belysning, lydsystemer, annen slik elektronikk og Kanskje Til Og Med Wi-Fi-tilgang. Din arena kan ha en bærbar generator, eller du kan investere i en.
Hint: skjøteledninger, duck tape og synch ledninger er en utendørs arrangement planleggere beste venn; holde stier i tankene når du legger ned ledninger, og ta hensyn til kraftverk.
5. Hold gjestene dine komfortable
noen ganger kan du være vert for et utendørs arrangement på et anlegg som er spesielt designet for nettopp en slik anledning. Hvis ja, det er flott! En av de vanskeligste delene av jobben din er tatt vare på! Ellers, vel … du har litt arbeid foran deg.
du må se på fasiliteter som sitteplasser og bord, belysning (hvis en kveldshendelse) og, viktigst, uthus og sanitære fasiliteter. Vurder om naturlig skygge tilgjengelig, eller elektriske vifter er en annen ide. Du kommer også til å ønske å holde en jevn tilførsel av drikkevann og mat tilgjengelig. Denne godbit kan ikke krysse deg, men det er verdt å sjekke skadedyrsbekjempelsesstatusen til området. En strand bryllup med Klegg er ikke gøy!
Et annet hint: håndservietter og sanitizer, solkrem og insektspray, lette tepper og førstehjelpsutstyr kan komme til nytte.
Sommeren er her og BBQ, utendørs bryllup og kontor ekskursjoner er rundt hjørnet. Embrace det fine været og planlegg en utendørs affære, men dekk basene dine og nyt Hva Moder Natur har i butikken!
Dette er et gjestepost av Tweetwall. Tweetwall viser Twitter og Instagram på skjermer på arrangementet, drive engasjement, skape deltakerinteraksjoner og øke bevisstheten om arrangementet ditt. De jobber med hundrevis av arrangementsledere hver måned for å gjøre sine arrangementer mer sosiale, fra små arrangementer, helt opp til kjente kunder Som Microsoft, Samsung, Cnn, Syfy, PayPal, Telefonica, Sony, Citrix, Intel, Intuit, Sprint, Walmart, Docusign og mange flere. Opprette En Tweetwall for arrangementet tar bare minutter-head over til tweetwall.com slik oppretter Du En Tweetwall.