24 Spørsmål Å Stille Når Du Planlegger Et Fellesskap Oppsøkende Program – #24 Kan Være Det Viktigste!
Kirker er kalt til å nå de fortapte og hjelpe de trengende. Ofte gjøres dette gjennom et fellesskapsprogram. For å skape et samfunn oppsøkende program, kirken må gå gjennom noen innledende planlegging.
for å ha en vellykket kirke hendelse-enten det er samfunnet oppsøkende, ferie bibelskole eller en kirke forretningsmøte, organisering og planlegging er viktig!
Samle et team og start planleggingsprosessen. For å gjøre det, ta disse 21 spørsmålene og svar på dem. Dokumentere svarene dine og begynne å lage en manual for din oppsøkende.
24 Spørsmål Å Stille Når Du Oppretter Et Fellesskapsoppsøkingsprogram
hvem er på planleggingsteamet?
Identifiser personer som kan hjelpe deg med å planlegge en vellykket oppsøkingshendelse. Be om hjelp fra folk som har en lidenskap og interesse for oppsøkende.
Prøv å finne 6-8 personer som kan hjelpe og forplikte seg til å planlegge detaljene i arrangementet. Arbeid for å be om hjelp fra folk som er begavet i organisasjon, markedsføring, frivillig tilsyn, samt å betjene de som er nådd.
Hvem prøver Vi å nå?
du må begrense fokuset til en bestemt gruppe. Bestem hvilken demografisk du vil nå, fordi dette vil diktere mye av de andre planleggingsstykkene i oppsøkelsen.
føler du deg for eksempel kalt til å nå små barn, tenåringer, unge familier, tomme nestere eller eldre?
eller ønsker du å nå ut til hjemløse, mennesker i fattigdom, fengslede eller syke? Hvis du vil målrette mot mer enn en gruppe, må du prioritere hvilken gruppe du vil begynne med.
Hvorfor prøver vi å nå denne gruppen?
når du har bestemt gruppen du vil målrette mot, må du sørge for at du kan svare på spørsmålet – hvorfor målretter vi mot denne gruppen?
det kan være at samfunnet ditt har en stor hjemløs befolkning hvor du vil spre evangeliet.
Eller kanskje du ønsker å så inn i livene til barna med håp om at det vil endre deres fremtid.
hvorfor er like viktig som who, så sørg for at du kan svare på det spørsmålet.
hva er behovene til de vi prøver å nå?
Sørg for at du vet hva din rekkevidde samfunnet trenger. Ikke gjør antagelser finne ut hva de reelle behovene er.
for eksempel jobbet jeg med en organisasjon som antok at en befolkning trengte grunnleggende helsevesen; men når de ble spurt – barna trengte bare sko!
hvordan kan vi logistisk møte disse behovene?
ok la oss si at du har bestemt deg for at du vil starte et lunsjmåltidsprogram for de fattige. Du må tenke på ting som:
- hvor kan vi distribuere maten
- hvor kan vi tilberede maten
- hvilke forsyninger og materialer som trengs for distribusjonen
- hvor mange frivillige trenger vi for å administrere distribusjonen
- hvordan kan vi transportere mat og forsyninger
- hvilke helsestandarder må vi oppfylle
når er det best å planlegge denne oppsøkelsen?
Timing er alt, så sørg for at du planlegger oppsøkelsen din på et tidspunkt som fungerer bra med målgruppen din.
sjekk med lokalsamfunnshendelser for å sikre at arrangementet du er vert for ikke er i konflikt med en årlig fellesskapshendelse som kan kapre publikum.
Hvordan kan vi markedsføre oppsøkingen?
Bestem den beste måten å markedsføre arrangementet på. For eksempel, hvis du når en eldre befolkning, bruk tjenestene de bruker for å hjelpe deg med å få ordet ut.
dette kan være gjennom legekontorer, senior sosiale klubber eller eldre barnehager.
Opprett målgruppespesifikke markedsføringsmateriell. For eksempel er verktøyene du bruker til å markedsføre tenåringer veldig annerledes enn verktøyene du vil bruke til å markedsføre en eldre befolkning.
Finn ut den foretrukne kommunikasjonsmetoden og lag materialer som mest sannsynlig vil få oppmerksomhet.
Hvilke aktiviteter skal vi gjøre under oppsøkelsen?
Bestem aktivitetene for hendelsen. For eksempel hvis oppsøkende er å nå lokale familier, skape arrangementer som barna liker å delta.
Lag en liste over aktiviteter som ansiktsmaling, hinderløype eller bounce house.
Hvilke områder må organiseres?
Brainstorm operasjonsområder som:
- Oppsett av Anlegg/rive ned
- Utstyr Og Forsyninger
- Markedsføring
- frivillig tilsyn og opplæring
- Budsjett
- Aktiviteter
hva er den organisatoriske strukturen i oppsøkingen?
Opprett et organisasjonskart for oppsøkingen. Identifiser hvert område av oppsøkingen. Tilordne deretter en tilsynsperson, teamledere og assisterende ledere for hvert område.
bestem nå antall frivillige som trengs for å håndtere den logistiske siden av oppsøkingen.
hva er budsjettet for oppsøkingen?
Du har nå en ganske god ide om hvem du vil nå og hvordan du vil nå dem. Nå må du opprette et budsjett for denne oppsøkelsen. For å gjøre dette:
Gjør et best gjetning om antall personer du vil nå. Bruk kontaktene dine i fellesskapet for å hjelpe deg med å komme opp med et nummer.
neste bestem kostnaden per person-for eksempel hvis du lager et lunsjprogram, hva koster det for hver lunsj (inkludert forsyninger) for hver person du håper å nå
Legg til 10% for de uventede utgiftene og kom opp med et dollarbeløp.
hvor kommer finansieringen fra?
enten du er en kirke eller en ideell organisasjon, må budsjettet for oppsøkende arrangementer finansieres. Vil finansieringen komme ut av kirkens årlige budsjett eller vil du be om finansiering fra eksterne kilder.
vil du for eksempel samarbeide med lokale bedrifter for å kompensere kostnadene for forsyninger og materialer?
i så fall hvor mye av budsjettet kan absorberes fra disse kostnadsbesparelsene? Kan organisasjonen støtte resten av finansieringen og hvis ikke hvor kommer den fra.
du vil ikke sette andre programmer i fare fordi du ikke tok deg tid til å beregne den virkelige kostnaden for å være vert for en oppsøkende aktivitet – så bruk riktig tid på dette.
hva er de frivillige stillingsbeskrivelsene for å legge til rette for oppsøkingen?
Lag en liste over hver jobb som må gjøres. Få spesifikk og begrense det ned til små oppgaver. Lag en liste over hver av disse jobbene og lag en stillingsbeskrivelse for hver jobb.
Dette kan virke som en tidkrevende oppgave, men jo mer du kan få på papir, desto mindre spørsmål vil du svare på under oppsøkelsen. Inkluder i stillingsbeskrivelsene grunnleggende informasjon som:
- hva du skal ha på deg
- Start-og sluttidspunkt for skift
- hvor du finner nødvendige forsyninger
- Hvem du skal gå til med spørsmål
- Svar på forventede spørsmål fra oppsøkende gruppe
- Spesifikke oppgaver for jobben
- område satt opp instruksjoner samt ryddeinstruksjoner etter arrangementet
hvilken opplæring trenger de frivillige å gå gjennom?
Vellykkede oppsøkende arrangementer krever frivillig trening. For denne opplæringen inkluderer informasjon som:
- målet for hendelsen
- Gjøre og Ikke gjøre
- Behavior forventninger
- Standarder for service – dvs.: møt opp i tide, svare raskt på forespørsler, etc….
hvilke forsyninger trengs?
Ta deg tid til å brainstorm hva forsyninger vil være nødvendig. De fleste forsyninger vil være lett å tenke på, men prøv å tenke på de tingene som du trenger som kanskje ikke er opplagt.
ting som binders, penner, papir, markører eller noe som vil gjøre det lettere for frivillige.
Hvem vil bestille forsyninger?
nå som du vet hva forsyninger vil være nødvendig, identifisere noen som vil bestille eller kjøpe disse forsyninger.
Kontroller at denne personen har tilgang til et kredittkort eller kontanter for å foreta kjøpene. Hvis en frivillig blir bedt om å bruke sitt personlige kredittkort for å foreta kjøp, må du sørge for at du gir dem en utgiftsrapport som kan brukes til å få refundert.
hvor lagres hendelsesrekvisita?
Har et forhåndsbestemt sted å lagre rekvisita mens de blir levert. Bruk frivillige til å losse bokser og få forsyninger organisert etter kategori.
merk og lagre for eksempel alle kjøkkenutstyr separat enn oppsett og rive ned forsyninger.
hvis du noen gang har vært på mottakersiden av donasjoner etter en nødsituasjon eller naturkatastrofe, vet du at lagring av materialer kan være utfordrende.
Identifiser lokale oppbevaringsskap, ledige traktortrailere eller tomme lagre. Du kan ofte få plass donert. Hold en kort liste over personer, bedrifter eller organisasjoner som du kan ringe på for å hjelpe med midlertidige lagringsbehov.
Tilordne noen til å overvåke lagerlagringen og ta hensyn til materialer som går inn og materialer som kommer ut. Du ønsker å holde en nøyaktig oversikt over hva som er donert og hva som er distribuert for post hendelsesrapportering.
ikke bli fanget uten svar på spørsmål som: Så Hvor mange mennesker var du i stand til å tjene eller hvor mange flasker vann distribuerte du?
hvordan skal vi transportere forsyninger?
Flytting av forsyninger fra ett sted til et annet kan være en logistisk utfordring. Finn ut volumet på forsyningene dine og identifiser en passende transportprosess.
For eksempel, hvis du har en haug med gutter som er villige og i stand til å bruke sine private lastebiler eller varebiler, få dem planlagt. Hvis ikke må du kanskje finne tilgang til en traktor trailer og noen til å levere den til din oppsøkende området.
Hvor skal vi iscenesette forsyningene?
Forsyninger og arrangementer går hånd i hånd – uansett hva slags oppsøkende din kirke gjør. Lag et kart over oppsøkingsstedet og angi bestemte områder for å iscenesette forsyningene for distribusjon.
for eksempel, hvis du gjør en feed outreach, bestemme hvilke forsyninger må være på kjøkkenet og som må være på serveringsbordene slik at frivillige har lett tilgang til det de trenger.
Hva er oppsettsprosessen for oppsøkingen?
nå som du har rekvisita levert til oppsøkingsstedet, oppretter du en prosess for å konfigurere dem. Bruk kartet til å vise hvor forsyninger vil bli arrangert og legge oppsettinstruksjoner til frivillige stillingsbeskrivelser.
målet ville være for frivillige å vise, finne sine forsyninger og få dem oppsett for oppsøk – uten å stille spørsmål.
Hvem vil overvåke frivillige?
Å Ha noen gå rundt under arrangementet vil tillate uventede problemer løses raskt.
Identifiser en ledende frivillig til å være en roaming-veileder for alle frivillige. Få denne personen til å gå til person for ekstra forsyninger, feilsøking av tekniske problemer eller gi instruksjoner og svare på spørsmål fra frivillige.
hva er prosessen å rive ned og rydde opp etter hendelsen?
Alle er klare til å dra hjem etter en vellykket oppsøkelse. Det må imidlertid være litt opprydding etter at alle oppsøkende mottakere er borte.
Lag en rive ned prosessen med et kart som viser frivillige hvordan å pakke opp leftover forsyninger, hvor du skal sette dem og hvordan du får dem tilbake til et felles lagringsområde. Identifisere en bly frivillig som kan svare på alle spørsmål og sikre alle forsyninger og materialer er satt bort på et forhåndsbestemt sted.
hva er prosessen for å rense forsyninger?
noen rekvisita for outreaches kan brukes på nytt. Lag en oversikt over disse typer forsyninger og en prosess for å rense dem etter hver hendelse.
for eksempel er telt, bord, stoler, kjølere bare et eksempel på forsyninger og materialer som kanskje må rengjøres, tørkes eller tørkes av etter en oppsøkingshendelse.
hva lærte vi?
ta deg tid til å debriefe etter en vellykket oppsøk og dokumentere erfaringer. Bruk disse verdifulle ting av informasjon for å forbedre din neste oppsøk.
for eksempel, hvis du manglet forsyninger som kan ha gjort arrangementet enklere, gjør notat og legg det til en stående forsyningsliste. Eller hvis et team av frivillige uttrykte frustrasjon med en prosess for å gjøre jobben sin, diskutere hvordan du kan forbedre den neste gang. Hold detaljerte notater og se gjennom dem når du begynner planleggingsprosessen for neste oppsøk.
Kirker bruker tid og ressurser på å hjelpe lokalsamfunnet fordi De forstår viktigheten av å gjøre en forskjell. Små bevegelser som kan hjelpe et sårende samfunn, kan føre til at noen blir utsatt For Kristi kjærlighet og ofte fører til dramatiske livsendringer. Er det ikke det kirken er kalt til å gjøre?
Hvilke typer outreach i lokalsamfunnet deltar din kirke i?
