La tua guida alla richiesta di indennità chilometrica
Stai utilizzando un veicolo privato per viaggi d’affari? Finché stai facendo un viaggio nel tuo veicolo, ed è per affari che è al di fuori del tuo solito tragitto, puoi richiedere una “indennità di chilometraggio” per rimborsarti i soldi che hai speso per benzina e viaggi, ecc. Suona come una buona notizia, ma come si fa a rivendicare questa indennità chilometraggio?
Qual è il processo? Che cosa conta come ‘business chilometraggio’? E quanto si può pretendere di nuovo per coprire le spese che hai sostenuto sul vostro viaggio?
In questo post del blog, tratteremo:
- Che cosa è indennità di distanza in miglia?
- Quali viaggi sono classificati come viaggi d’affari?
- Quali sono le tariffe approvate per il pagamento delle indennità di chilometraggio (AMAP)?
- Auto aziendali e utilizzo del tasso di carburante consultivo
- Regole specifiche da considerare
- Rivendicare più dell’indennità “approvata”
- Rivendicare meno dell’indennità “approvata”
- Rivendicare sgravi fiscali
- Quali record è necessario mantenere?
- Prendendo il fastidio di reclami chilometraggio
Che cosa è indennità chilometraggio?
Come dipendente, ci saranno occasioni in cui devi viaggiare da qualche parte come parte del tuo lavoro. Potresti guidare per vedere un nuovo cliente nei loro uffici o andare a una conferenza in una posizione diversa dal tuo solito posto di lavoro. Essenzialmente, stai facendo un viaggio che ha uno scopo commerciale. E se questo è il caso, puoi richiedere l’indennità di chilometraggio per il viaggio, purché tu stia usando il tuo veicolo. Questa potrebbe essere la tua auto personale, furgone, moto o anche la tua bicicletta – parleremo di utilizzare un’auto aziendale a breve.
Indennità chilometraggio si paga indietro una certa quantità delle vostre spese, per coprire i costi come carburante, tassa di circolazione, MOTs, riparazioni e anche il costo di energia elettrica quando si guida un veicolo elettrico.
Per richiedere l’indennità di chilometraggio, è necessario:
- Registra il tuo chilometraggio e i dettagli del viaggio
- Presenta un reclamo al tuo datore di lavoro
- Attendi che il tuo datore di lavoro approvi e paghi il pagamento dell’indennità chilometrica
Quali viaggi sono classificati come viaggi d’affari?
Quindi, sappiamo che puoi richiedere l’indennità di chilometraggio per viaggi d’affari, ma cosa conta effettivamente come “scopi commerciali” secondo HMRC?
In poche parole, puoi richiedere qualsiasi viaggio al di fuori del tuo solito viaggio al lavoro. Il percorso giorno per giorno da casa tua al tuo posto di lavoro è classificato come il tuo normale pendolarismo e non è visto come un viaggio d’affari.
Quello che puoi richiedere sono viaggi che hanno uno scopo commerciale, ma che richiedono un viaggio in un luogo che non è il tuo solito posto di lavoro o casa.
Quindi, ad esempio, questo potrebbe significare guidare verso:
- di Un ufficio, che non è la solita base
- Un cliente del posto di lavoro per un incontro
- Un evento, come un lavoro-correlato conferenza o di un seminario
- Un centro di formazione per obbligatorio corso di formazione
- Un ufficio temporaneo se il vostro lavoro abituale è fuori di azione
Quali sono le approvato il chilometraggio di pagamento (AMAP) tariffe?
I pagamenti che ricevi per coprire i costi del tuo chilometraggio sono chiamati Approved Mileage Allowance Payments (AMAP) e vengono pagati a due tariffe standard: una tariffa per le prime 10.000 miglia percorse e una seconda tariffa per qualsiasi chilometraggio oltre le 10.000 miglia.
Le attuali tariffe AMAP sono:
| Tipo di veicolo | Primi 10.000 km | al di Sopra di 10.000 miglia |
|---|---|---|
| Auto e furgoni | 45p | 25p |
| Moto | 24p | 24p |
| Biciclette | 20p | 20p |
È possibile calcolare rapidamente l’importo approvato per un viaggio in auto rompendo il chilometraggio totale prima di 10.000 miglia e le miglia accumulate al di sopra di questo, quindi moltiplicando i due numeri risultanti dal 45p e 25p tasso.
Esempio:
Hassan è un dipendente. Usa regolarmente la propria auto per motivi di lavoro e nell’anno fiscale 2020/21 aumenta di 16.427 miglia commerciali. Hassan importo approvato è di £6,106.75, calcolato come segue:
(10.000 km @ 45p per miglio) + (nette 6.427 miglia @ 25p per miglio)
auto Aziendali e utilizzando la consulenza di carburante tasso
Per essere ammissibili per l’indennità chilometrica, sotto l’AMAP regole, è necessario utilizzare il proprio veicolo personale, come ad esempio una auto, furgone, in bicicletta o in moto. Ma cosa succede se stai guidando un’auto aziendale per il tuo chilometraggio aziendale?
Come autista aziendale, è possibile utilizzare i tassi di carburante di consulenza di HMRC, a volte chiamati anche “tassi di chilometraggio per auto aziendali HMRC”. Le tariffe carburante Advisory sono l’equivalente auto aziendale delle tariffe AMAP per i veicoli privati e sono i tassi di rimborso consigliati se si desidera recuperare le spese di viaggio d’affari quando si guida un veicolo aziendale.
Si possono trovare i dettagli delle tariffe specifiche, basate sulla dimensione del motore e il tipo di carburante, in Tripcatcher panoramica di Consulenza del Carburante Tassi di
regole Specifiche da considerare
Le regole diventano più complessi, pertanto, è importante notare un paio di specifiche normative in giro facendo una valida rivendicazione o pretesa di terzi. Ad esempio:
- Richiesta di più di un lavoro-la regola di 10.000 miglia (e anche il totale di 10.000 miglia) si applicano a ciascun lavoro. Quindi, se hai più di un lavoro ed entrambi i datori di lavoro NON sono collegati, ad esempio non controllano le stesse attività, puoi applicare quella regola di 10.000 miglia per entrambi i lavori. Tuttavia, se entrambi i datori di lavoro SONO collegati, il chilometraggio viene calcolato tutti insieme e c’è solo un limite di 10.000 miglia.
- Richiesta per i passeggeri-come proprietario dell’auto, puoi richiedere anche per tutti i passeggeri che sono colleghi di lavoro. Sei autorizzato a richiedere 5p per miglio per ogni passeggero, a patto che siano tutti impiegati dalla stessa compagnia di te stesso, e anche che la compagnia abbia accettato di pagare per i passeggeri.
- Richiesta di parcheggio – quando si guida in una nuova posizione, si potrebbe finire per pagare il parcheggio a destinazione. Tuttavia, AMAP non coprono il costo del parcheggio o dei pedaggi, quindi questi possono essere richiesti separatamente dove sono vere spese di viaggio d’affari.
Richiedere più dell’indennità “approvata”
È possibile che la tua azienda ti paghi PIÙ dell’indennità “approvata”. Se i pagamenti chilometrici complessivi che ricevi sono superiori all’ “importo approvato”, HM Revenue & Customs (HMRC) considererà questo come un profitto chilometrico e l’elemento “profitto” è tassabile.
La sezione E del modulo P11D del tuo dipendente viene utilizzata per segnalare questo profitto a HMRC e l’imposta dovuta verrà normalmente riscossa dalla tua paga in PAYE tramite un adeguamento al tuo codice fiscale, piuttosto che pagare denaro direttamente a HMRC.
Esempio:
Sara è un dipendente. Usa la sua auto per lavoro e guida 3.750 miglia in un anno fiscale. Il datore di lavoro di Sara le paga un assegno chilometraggio di 50p per miglio (piuttosto che il 45p approvato). Lei riceve pagamenti chilometraggio di £1.875 (3.750 miglia @ 50p) nell’anno fiscale.
L’importo approvato è £1,687.50 (3,750 miglia @ 45p per miglio).
Poiché Sara è pagato più dell’importo approvato, il “profitto” di £187.50 (£1,875 – £1,687.50) è imponibile e dovrà essere segnalato dal suo datore di lavoro sul modulo P11D.
Il foglio di lavoro P11D 6 ti aiuta a calcolare l’imposta che deve essere segnalata, se hai bisogno di aiuto con questo.
Richiedere meno dell’indennità “approvata”
È anche possibile che la tua azienda paghi un’indennità chilometrica INFERIORE alla tariffa standard approvata.
In questo scenario, non avrete alcuna tassa da pagare, come non stai facendo un profitto chilometraggio – infatti, si verificherà un deficit – e la buona notizia è che si può pretendere sgravi fiscali sul deficit.
Lo sgravio richiesto viene trattato come una spesa, che riduce l’importo su cui si pagano le tasse.
Esempio:
Oscar usa la propria auto per lavoro. In un anno fiscale guida 2.000 miglia commerciali e la società gli paga un’indennità di 30p per miglio.
L’importo approvato è di £900 (2.000 miglia @ 45p per miglio), ma poiché Oscar ha ricevuto pagamenti chilometrici di £600 (2.000 miglia @ 30p per miglio), questo scende al di sotto dell’importo approvato. Oscar può richiedere sgravi fiscali per il deficit di £300 (£900 – £600).
Ma come si fa a rivendicare lo sgravio fiscale?
L’onere è su di voi (il dipendente) per richiedere il sollievo, ma la maggior parte di noi sarà utilizzato per il nostro datore di lavoro che si occupano dei nostri affari PAYE e fiscali. Parlate con il vostro datore di lavoro e chiedere loro di segnalare il deficit di HMRC sotto il Chilometraggio Allowance Relief schema di segnalazione opzionale. In caso contrario, fai un reclamo utilizzando un modulo P87 o tramite la tua dichiarazione dei redditi di autovalutazione.
Richiesta di sgravi fiscali
Se paghi di tasca tua le spese di viaggio – ad esempio, la tua azienda non ti rimborsa per viaggi d’affari o sei un lavoratore autonomo-puoi richiedere indietro la riduzione delle tasse sul chilometraggio. Piuttosto che rivendicare indietro i costi chilometraggio dal vostro datore di lavoro, è sufficiente richiedere il sollievo e pagare meno tasse a HMRC.
Vedremo la procedura completa per le richieste di sgravi fiscali in un futuro blog (ora pubblicato qui), ma c’è una breve panoramica qui sul sito HMRC.
Quali record è necessario mantenere?
Per presentare un reclamo di qualsiasi tipo, sia che si tratti di AMAP o AFR, avrai bisogno di tutte le informazioni e i dati pertinenti relativi ai tuoi viaggi/chilometraggio, e questo significa tenere un registro chiaro.
Per auto (van, moto e bicicletta) viaggi, questo di solito significa registrare il:
- data del viaggio
- località di inizio e di destinazione
- motivo del viaggio
- e quante miglia aziendali hai percorso.
Quando si tratta di altre spese di viaggio d’affari, ad esempio pedaggi, parcheggi, è importante conservare anche una copia delle ricevute, oltre a notare le date e altre informazioni sul viaggio.
Mantenere in cima a questo recordkeeping può essere difficile, soprattutto se siete sulla strada molto e cercando di tenere traccia di chilometraggio, ricevute di benzina, biglietti del treno ecc. È qui che le app chilometraggio, come Tripcatcher e le app spese, come Expensify e Receipt Bank, possono essere risparmiatori in tempo reale. Avere le app giuste sul tuo smartphone ti aiuta a tenere traccia dei tuoi viaggi e salvare tutte le informazioni necessarie per un reclamo chilometraggio o un reclamo di spesa aziendale.
Prendendo il fastidio di reclami chilometraggio
Come si può vedere, le regole intorno reclami indennità chilometraggio non sono schiacciante difficile. Il vero problema è rimanere in cima al chilometraggio admin e fare in modo che si sta registrando ogni viaggio in modo corretto, con le giuste informazioni ri date, chilometraggio e scopo commerciale del viaggio.
Per ulteriori informazioni, date un’occhiata al manuale di HMRC sul reddito da lavoro che discute i dipendenti che utilizzano i propri veicoli per il lavoro.
Tripcatcher può aiutare a registrare il tuo chilometraggio aziendale e c’è una prova gratuita di 14 giorni, quindi perché non provare Tripcatcher oggi.