효과적인 회의 조직 및 운영을위한 8 가지 팁
회의는 종종 직장 생활에서 필요한 부분입니다. 불행히도 모든 회의가 평등하게 만들어지는 것은 아닙니다. 어떤 사람들은 결국 아무것도 성취하지 못하는 완전한 시간 낭비 자가됩니다. 그러나 그것은 저 방법 이어야 하지 않는다. 효과적인 생산적인 회의를 편성하,운영하는 방법 있는다. 여기에 몇 가지 도움말입니다.
효과적인 회의 실행 방법
회의가 정말로 필요한지 결정
첫 번째 결정은 회의를 개최해야 하는지 여부입니다. 회의 목표와 팀이 통화,그룹 채팅 또는 이메일을 통해 다른 방식으로 목표를 달성 할 수 있는지 여부를 고려하십시오. 대답이’예’라면 회의가 필요하지 않습니다. 대신 실제 작업을하기 위해 모든 사람의 시간을 절약하십시오.
언제 회의가 필요합니까? 실시간으로 결정을 내리거나 특정 문제 해결에 협력하기 위해 그룹 입력이 필요한 경우. 문제가 그룹과 얼굴을 맞대고 해결할 수 있다면 회의가 적절할 것입니다.
대체 텍스트: 회의에서 테이블 주위에 랩톱을 가진 사람들의 그룹의 하향식보기
적절한 사람들이 참석해야
모든 회의가 발생해야하는 것처럼,모든 사람이 회의에 있어야 할 필요는 없습니다. 누군가를 초대하기 전에 왜 그들이 필요한지,그리고 그들의 공헌이 무엇인지 생각해보십시오. 그들이 의미있는 기여를하지 않으면,그들은 거기에있을 필요가 없습니다.
마찬가지로 중요한 것은 의사 결정자와 같이 절대적으로 필요한 사람들이 그것을 할 수 있는지 확인하십시오. 그렇지 않으면,회의를 개최에 아무 소용이 없다,당신은 그들이 참석할 수있는 다른 시간 동안 일정을 변경해야합니다.
올바른 기업 행사 장소 선택
현장에서 회의를 개최하는 것은 편리하지만 오프 사이트 회의로 물건을 흔들지 않으시겠습니까? 오프 사이트가는 것은 반드시 당신이 회의실 대여로 제한하고 의미하지 않는다. 박물관,수족관 및 놀이 공원과 같은 흥미롭고 예상치 못한 공간에서 가까운 회의 공간을 찾을 수 있습니다. 장소를 비교할 때 분위기가 어떻게 생산성을 높이고 사기를 높일 수 있는지 고려하십시오.
의제 설정
참가자들이 회의의 요점과 토론 주제를 알 수 있도록 회의 의제를 갖는 것이 중요합니다. 너는 시간앞서서 이상적으로 예정표를 놓,회의 초대와 함께 밖으로 보내야 한다. 그런 식으로 참가자는 자신의 역할을 준비하고 회의를 더욱 생산적으로 만들 수 있습니다. 또한 회의 전에 필요한 추가 의제 항목을 추가 할 수 있습니다.
의제를 갖는 것은 또한 궤도에 회의를 유지하는 데 도움이됩니다. 면담이 접선에 떨어져 가는 경우에,당신은 쉽게 면담을 표를 하고 옆 면담을 가진 회의를 탈선하지 않을 수 있다. 정말 궤도에 물건을 유지하려면,각 항목에 대한 할당 된 시간 프레임과 의제 항목에 타임 라인을 추가하는 것이 좋습니다.
대체 텍스트:회의에서 일부 그래프와 차트를 살펴보는 사람들의 손을 근접 촬영 보기
미리 정보 제공
사람들이 회의 전에 어떤 자료,특히 긴 자료를 검토할 기회가 있다면 회의는 더 생산적일 것입니다. 회의 도중 100 페이지 보고에 떨어져 흡수하고 서명할 수 있을 것을 사람들을 예상하는 것은 다만 현실적이지 않다. 그것은 또한 회의 시간을 단순히 밖으로 읽거나 참석자 무엇을 미리 검토 되었습니다 수 이상 읽기의 좋은 사용.
제 시간에 시작 및 종료
제 시간에 회의를 시작하여 모든 사람의 시간을 소중하게 생각하는 것이 중요합니다. 회의를 늦게 시작하는 것은 또한 틀린 음색을 놓고,다른 사정에 초점을 맞추기 시작하는 때 출석자는 아마 흐트저릴 것이다.
미팅을 늦게 시작하면 미팅이 늦게 종료될 수 있으며,이로 인해 나머지 하루 동안의 모든 사람의 일정이 중단될 수도 있습니다. 회의 더 이상 실행 해야 하는 것 처럼 보이는 경우 제한 된 시간에 중요 한 항목을 통해 서 두 하려고 하는 것 보다 후속 회의 예약 하는 것이 좋습니다.
행동 계획을 요약하고 마무리
회의를 종료하기 전에 회의를 요약하고 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하기 위해 합의 된 내용을 다시 작성하십시오. 또한 누가 어떤 작업을 담당하고 언제 완료해야 하는지를 포함하여 회의에서 발생한 다음 단계에 대해 논의하는 것도 중요합니다.
모든 사람은 협정과 할 일에 대한 명확한 아이디어를 가지고 회의를 떠나야 한다. 참석 한 모든 사람뿐만 아니라 참석할 수 있지만 혜택을 누릴 수있는 다른 팀 구성원에게 회의의 분을 주위에 보냅니다. 분 안에 다음 단계를 포함,그래서 팀 구성원은 쉽게 그들이 책임이 무엇인지 확인할 수 있습니다.
피드백 요청
회의 직후 참가자에게 피드백을 요청하여 회의 효과를 측정할 수 있습니다. 이렇게 하면 향후 회의에 필요한 대로 조정할 수 있습니다. 피드백은 복잡 할 필요가 없으며 회의가 좋았거나 필요한 개선,도움이되었거나 도움이되지 않았는지 여부의 형태 일 수 있습니다.
보다 실질적인 피드백을 위해 회의 길이,의제 및 회의가 목표를 달성했는지 여부와 같은 특정 측면에 대한 참가자의 생각을 요청할 수도 있습니다. 많은 부정적인 의견 있으면,너가 미래 회의를 위해 개량할 수 있는 까 라고 보기 위하여 그때 너는 철저히 구명해야 한다.
마무리:위대한 회의 개최
약간의 계획과 조직으로 위의 팁이 보여 주듯이 생산적이고 효과적인 회의를 개최 할 수 있습니다. 해야 할 일을 알고 있을 이니까 회의 호스트 완벽 한 기업 이벤트 장소를 찾고 시작 합니다.
효과적인 회의를 운영하는 방법에 대한 자세한 내용은 여기에서 확인할 수 있습니다.