지불 및 송장을 추적하는 방법

지불 및 송장을 추적하는 방법

회계,인보이스 발행 및 지불 추적은 현금 흐름 관리 및 재무 건전성이 올바른 시스템을 배치함으로써 큰 이익을 얻는 중소기업의 주요 관심사입니다. 우리는 회계 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 요소뿐만 아니라,지불 및 송장의 상단에 유지하기 위해 구현하는 모범 사례를 검사합니다.

회계 프로세스 및 현금 흐름 관리는 예전과는 다릅니다. 디지털 변환 및 실제 혁신은 지불을 추적하고 송장을 발행하는 작업이 제공하는 모든 편의와 함께,많은 중소 기업에 대한 크게 디지털화되었음을 의미했다.

그러나 디지털화는 중소기업(중소기업)이 유입과 유출을 더 쉽게 처리 할 수 있음을 의미하지만,이는 자기 만족에 대한 변명의 여지가 없습니다. 건강한 현금 유출입 및 개량한 재정적인 예보를 지키기 것을 돕기 때문에,지불과 청구서의 위에 체재는 어떤 사업든지의 성공에 생명 이다. 현대 회계 프로그램 및 지불 추적 기능을 통해 기업은 이전보다 더 큰 가시성을 활용할 수 있으며,이는 운영 효율성에서 공급 업체 관계에 이르기까지 모든 것을 향상시킬 수 있습니다.

그러나 지불을 추적하고 현금 흐름을 처리하는 올바른 수단을 선택할 때 일부 기업은 자신의 필요에 가장 적합한 서비스 제공 업체를 식별하기가 어렵습니다. 우리는 회계 솔루션을 선택할 때 명심해야 할 기준뿐만 아니라 현명한 현금 흐름 관리,감독 및 송장 추적을 보장하기 위해 구현하는 모범 사례를 살펴.

오늘 지불,송장 및 회계

전자 지불이 표준으로 간주되지만 많은 중소기업은보다 전통적인 수단을 통해 계속 거래합니다. 기술 또는 기술에 인접한 회사의 경우 수표 기반 지불을하거나 종이 송장을 제출하는 것은 확실히 오래된 것처럼 보입니다. 일부 들어,그러나,그들은 국가에 따라 유병률의 정도를 변화와 함께,평범한 남아있다. 프랑스는 2025 년까지 종이 송장을 완전히 단계적으로 폐지하는 또 다른 유럽 연합 국가가 될 것이지만,세계 일부 지역에서는 여전히 유비쿼터스로 남아 있습니다. 종이 수표는 또한 미국과 같은 일부 영토에서 상당한 입지를 유지하고 있으며,2019 년에는 수표로 42%가 지불되었습니다.

들어오는 고객 지불의 경우 수표 기반 거래는 전통적으로 송장을 발행 한 다음 고객의 수표가 취소 될 때까지 기다리는 것으로 구성되며 길을 따라 가시성이 거의 없거나 전혀 없습니다. 가장 긴 경우에,수표는 화해를 복잡하게 하고 어긋남에 지도할 수 있는 연속적인 회계 기간의 앞에 명확한 조차. 대조적으로,전자 지불의 편리한 특성은 모든 이해 관계자에게 큰 이점이며,전자 지불 및 전자 인보이스 발행 환경의 비대칭 지연에도 불구하고 디지털화는 계속됩니다. 사실,이 현상은 코로나 19 전염병과 그 후유증으로 만 강화되었습니다.

현대 회계 프로그램은 또한 디지털 변환에 의해 형성되었습니다. 비즈니스가 성장함에 따라 현금 흐름 관리는 점점 더 복잡해지고 추적하기가 어려울 수 있습니다. 단순화에 대한 이러한 필요성에 취사,사용자 친화적 인 회계 플랫폼의 다수는 이제 비즈니스 소유자의 관심을 끌기 위해 경쟁,크게 같은 기능을 통해 자신의 지불 운영 및 부기 노력을 용이하게하기 위해 약속:

• 자동 반복 송장.
• 통일 전자 송장 템플릿.
• 늦은 고객 지불에 대한 알림.
• 손익 보고서 생성.

이들은 현대 회계 솔루션을 가장 작은 기업에게도 필수적인 자산으로 만든 실용성 중 일부에 지나지 않습니다. 그러나 다양 한 옵션 중에서 선택할 수,,그냥 무엇을 해야 중소기업 조심 그들을 위해 하나를 선택할 때?

최고의 회계 소프트웨어를 선택하는 방법

특정 프로세스를 자동화하면 해당 계정 처리에 대한 워크플로우 부담을 줄일 수 있지만 송장 및 결제를 추적하려면 여전히 확고한 관심과 레이저 날카로운 정확성이 필요합니다. 물론 모든 플랫폼과 서비스가 동등하게 생성되는 것은 아니며 일부는 다른 플랫폼보다 더 많은 기능을 제공합니다. 이를 통해 비즈니스 소유자는 자신의 비즈니스 요구 사항에 따라 선택할 서비스 또는 플랫폼을 파악하려고합니다.

대체로 회계 소프트웨어를 선택할 때 염두에 두어야 할 많은 특성이 있지만,이는 주로 비즈니스 규모와 할당 된 예산에 달려 있습니다.

비즈니스 소유자는 후보 목록을 작성할 때 다음과 같은 질문을해야합니다.

클라우드 기반입니까?

• 선택한 회계 소프트웨어는 원격으로 액세스 할 수 있어야합니다.
• 바탕 화면에 다운로드되어 저장된 소프트웨어를 사용하는 것은 비현실적이고 제한적이며 사용자 편의성을 제한합니다.
• 최근의 발전으로 인해 중요한 시스템에 원격으로 항상 액세스해야 할 필요성이 강조되었습니다. 이 규칙의 회계도 예외는 아닙니다.

다중 사용자가 액세스할 수 있습니까?

• 오늘날 대부분의 회계 솔루션은 다중 사용자 액세스를 허용 할 수있는 가능성을 제공합니다.
• 대기업에서는 회계 부서 외부의 직원에게 액세스 권한을 부여하여 자신의 비용을 제출하고 송장을 제출할 책임을 부여하는 것이 유용합니다.
• 이렇게 하면 계정에 있는 사용자의 대역폭이 확보되어 더 시급한 문제에 집중할 수 있습니다.그러나
• 이러한 액세스를 구성하는 것은 매우 중요합니다. 일부 정보는 민감하고 보호 상태를 유지해야 하므로 모든 사용자가 동일한 권한을 가져야 하는 것은 아닙니다.

가격 구조가 비즈니스 요구에 적합합니까?

• 대부분의 현대 회계 플랫폼은”기본”및”중간”에서”프리미엄”및”고급”에 이르기까지 다양한 계획과 기능을 갖춘 계층화 된 가격 구조를 제공합니다. 비즈니스 요구에 가장 적합한 계획을 평가하는 것이 중요합니다.
• 대기업은 더 광범위한 계획을 필요로 할 가능성이 있지만 추가 지출과 함께 제공되는 기능을 면밀히 검토해야합니다. 예를 들어 기본 계획에서 다중 사용자 액세스에 과도한 제한이 있는 경우 위의 계층으로 진행하는 것이 좋습니다.

어떤 기능을 제공합니까?

• 제공되는 기능의 수와 비즈니스에 대한 실제 응용 프로그램은 중요한 고려 사항입니다. 각 기능의 실제 지불은 정당화되어야합니다.
• 다음을 고려하십시오:
  •플랫폼이 반복 송장을 자동으로 생성합니까?
  •비용을 원활하게 분류합니까?
  •통합 데이터로 손익 보고서를 생성 할 수 있습니까?
• 이것들은 고려해야 할 몇 가지 요인 일뿐입니다.

얼마나 안전합니까?

• 민감한 재무 데이터를 저장하려면 경계해야 합니다.
• 기업은 서비스가 사용하는 방화벽 및 암호화의 종류를 조사해야 합니다.
• 좋은 회계 플랫폼은이 정보를 쉽게 이용할 수있게 해줄 것입니다.

비용 효과적입니까?

• 비용 효과는 싸거나 비싼 문제가 아닙니다.
• 회계 프로그램을 선택할 때 기업은 제공되는 기능을 평가하고 진정한 일일 운영 혜택을 제공할지 여부를 고려해야합니다.
• 서로 다른 기능이 진정한 시간과 궁극적으로 비용 절감과 동일합니까? 증가 된 효율성은 투자 수익을 제공합니까?

결제 및 인보이스 발행 모범 사례

비즈니스에 적합한 소프트웨어를 선택하고 다양한 기능에 익숙해지면 일상적인 결제 작업이 더 간단해집니다. 즉,회계 직원 또는 실제로 비즈니스 내에서 회계 또는 송장 처리에 종사하는 사람이 준수해야 할 일련의 모범 사례를 구현할 가치가 있습니다.

들어오는 지불을 위해:

늦은 고객 지불에 대한 후속 조치

• 선택한 회계 플랫폼은 자동 알림 또는 이메일을 보낼 수 있지만 지불이 늦을 때 적시에 해결하고 좋은 관계를 유지하려는 경우 직접 후속 조치를 권장합니다.
• 고객 지불이 늦었다는 통보를 받으면,왜 지불이 이루어지거나 처리되지 않았는지 조사하기 위해 무료 전화를 하십시오. 대부분의 경우에,클라이언트의 부분에 간단한 생략과 같은 논리적인 설명이 있을 것이다. 이러한 경우,그들은 알림을 주셔서 감사합니다.
• 이메일을 통해 후속 조치를 취하여 송장을 다시 첨부하여 이전 메시지를 트롤하지 않아도 됩니다.

모든 세부 사항이 명확하고 정확한지 확인

• 회계 프로그램을 통해 송장을 생성할 때는 모든 관련 필드를 작성해야 합니다. 송장의 주제는 또한 한 눈에 양쪽 당을 위해 분명해야 한다.
• 지불 세부 정보가 최신 상태로 유지되고 명확하게 표지가 표시되어 세부 정보가 변경된 경우 자동으로 생성 된 반복 송장에 필요한 수정 사항을 작성하십시오.
• 모든 신뢰할 수있는 회계 플랫폼은 자동으로 각각의 새로운 송장에 정확한 번호를 속성,하지만 지불 기한이 노골적으로 볼 수 있는지 확인합니다. 지연을 피하기 위해서는 명확성이 필수적입니다.

보고서 실행,패턴 관찰,재무 전략 재고

• 많은 회계 프로그램이 통합 된 데이터를 사용하여 손익 보고서를 생성 할 수 있습니다. 이것은 당신에게 당신이 당신의 현금 흐름의 상태를 평가할 수있는 순이익 총을 보여주는,유료 및 무급 송장을 비교합니다.
• 시간이 지남에 따라 패턴이 나타날 수 있으므로 어떤 클라이언트가 연속 늦은 지불 자인지 알 수 있습니다. 이 경우 지불 조건 변경이 필요할 수 있습니다.
• 중기 적으로 보고서와 분석은 더 나은 현금 흐름 예측을 수행하고 미래의 재무 전략을 개선하는 데 도움이됩니다.

지급에 대해:

• 회계 소프트웨어를 활용하여 지급에 대한 세부적인 개요를 얻고 별도의 스프레드시트 또는 내장된 등가물에서 지급금을 추적합니다.
• 직관적 인 대시 보드를 사용하여 지불 유형별로 레이블을 지정하고 비즈니스의 현재 계정 또는 신용 카드를 통한 지불을 표시하고 기한을 강조 표시하고 지불 처리 시간에 밑줄을 긋습니다.
• 개요가 상세할수록 일반 비용과 경비에 대한 가시성이 높아집니다.

송장 관리 시스템 사용

• 이것은 선택한 회계 프로그램의 일부로 제공되거나 분리될 수 있습니다. 그것은 기업이 더 나은 공급 업체 및 공급 업체의 송장을 관리 할 수 있습니다.
• 수령시 각 송장은 해당 구매 주문서와 일치하며 어떤 이유로 플래그가 지정되지 않는 한 자동으로 지급됩니다.
• 이러한 종류의 프로세스 자동화 및 합리화는 운영 효율성을 향상시키는 반면,제공되는 증가 된 분석 기능은 관리에 유용한 통찰력을 제공합니다.

가시성을 강조한 가시성을 선택하십시오.

• 중개 은행에 의한 처리는 전자 지불이 예상보다 오래 걸린다는 것을 의미 할 수 있으며 지불 여정에 대한 가시성이 거의 없습니다.
• 일부 채권단들은 실시간 지불 상태를 표시함으로써 투명성을 높여 기업이 잠재적 로그잼을 통해 채권자 및 공급업체들과 명확하게 소통할 수 있도록 한다.

회계 프로세스 및 인보이스 발행과 관련하여 오늘날 중소기업은 뒤쳐 질 여유가 없습니다. 디지털화의 이점을 활용하지 못하는 것은 중대한 오류입니다. 현대 회계 소프트웨어는 기업 따라서 운영 효율성을 증가,워크 플로우 부담을 완화 현금 흐름의 상단에 유지하고 지루하고 반복적 인 작업을 자동화하는 데 도움이됩니다.

대부분의 프로그램에는 연체료 알림 및 전자 송장 템플릿과 같은 기능이 포함되어 있지만 기업은 쇼핑하고 제공되는 다양한 기능을 연구하며 가장 유익한 솔루션을 식별해야합니다. 그러나 기업이 모범 사례를 사전에 구현해야 하기 때문에 자동화에 지나치게 의존하는 것도 권장되지 않습니다. 이를 통해 정확한 부기,일관된 송장 추적 및 건전한 현금 흐름 관리가 보장됩니다.

현대 혁신으로 지불의 위에 유지하는 것은 그 어느때 보다 더 쉽습니다. 전문 회계 플랫폼 및 송장 추적 도구를 넘어,일부 회계 장부는 또한함으로써 가치있는 정보를 장비,실시간으로 지불 상태를 추적하기 위해 자신의 기업 고객을 가능하게 더 큰 가시성을 옹호하고 있습니다. 이 기업과 수혜자를 위해 만들어 신뢰할 수있는 생태계는 지불 파트너를 선택할 때 심각하게 고려해야 할 무언가이다.