비즈니스 편지 쓰기:조직-nus.edu.sg -국립 대학교…

비즈니스 편지 쓰기:조직-nus.edu.sg -국립 대학교…

비즈니스 편지 쓰기:조직
주 6
학습 목표: 일반
독자를 중심으로 비즈니스 편지 쓰기의 본질을 이해하기 비즈니스 편지 쓰기에 톤,문화,설득의 역할을 명확하고 적절하게 전달하는 방법을 배울 수
특정
독자의 필요에 따라 비즈니스 편지를 구성하는 방법을 알고 내용이나 전달되는 정보의 성격에 따라 비즈니스 편지를 구성하는 방법을 알고 조직
계획 단계에서 수집하거나 공식화 한 정보는 비즈니스 편지 쓰기 시작 할 때 유용 할 것입니다.

편지 정리. 이것은 당신의 아이디어를 편성하는 것이 고려사항으로 당신의 편지의 최후 쓰기에 있는 당신의 독자의 중심 역할을 가지고 갈 필요가 있을 것이기 때문이다. 청중을 분석하지 않은 경우 정보의 관련성을 어떻게 결정할 수 있습니까? 모든 정보는 잠재적으로 관련이있다;그러나,일부 정보는 편지를 읽는 사람에 따라 다른 사람보다 더 유용 할 수 있습니다. 마찬가지로,귀하의 주요 및 구체적인 목표가 무엇인지 아는 것은 또한 어떤 정보가 필요하고 무엇이 아닌지,그리고 그러한 정보가 어떻게 구성되어야 하는지를 결정할 것입니다. 즉 편지의 내용이 편성되는 까 라고에서 분리될. 편지의 내용을 정리하려면 편지가 제공하는 정보를 기반으로 비즈니스 편지의 주요 유형을 숙지하는 것이 좋습니다. 이들은:o 긍정적이거나 중성자 부정적인 o o 문자 사과 문 o 캠페인이나 승진자 페이지|8©센터를 위한 영어 통신 싱가포르 국립대학교
P
ositive 또는 중성자의 예는 다음과 같습니다 긍정적이거나 중성자. 너무 그런 편지에서 예기되는것과 같이 응답의 성격을 주의하십시요. 편지 유형 예 예상 독자 응답 좋은 소식
편지:보조금 요청 신용 부여 주문 작성”예”라고 말하기 초대 수락 감사 편지 축하 메시지 작성 영업권
긍정적
일상
편지:상품 수령 확인 신용 전송 요청 편지
중립
독자는 일반적으로’예’라고 말하거나 영업권을 구축하는 좋은 소식 메시지에 긍정적으로 응답합니다. 독자는 일상적인 편지에 거의 비슷하게 정서에 중립 방법안에,반작용할 것이다. 긍정 중립 편지를 쓸 때 이용할 너가 수 있는 기본적인 쓰기 계획은 여기 있는다:오프닝
주요 아이디어에 즉시 시작하십시요. 너의 독자에게 첫번째 절안에 너의 편지의 목적을 말하십시요–첫번째 문장안에 아직 나아지십시요.
중간
좋은 소식 또는 중립 뉴스와 관련된 자세한 정보,세부 사항 또는 지원 사실을 제공하십시오.
마감
독자들에게 그들이 어떤 행동을 취해야 하는지 말해라. 친선을 건설하기 위하여 긍정 적이고,친절한 계산서에 끝.
부정적인 편지는 포함 된 정보가 부정적이기 때문에(예:환불 요청 전환)뿐만 아니라 독자로부터 기대하는 응답도 부정적이기 때문에 호출됩니다. 독자는 일반적으로 나쁜 소식이나 불리한 메시지에 부정적으로 반응합니다. 나쁜 소식 메시지의 예로는 요청/초대를 거절하는 메시지,싱가포르 국립대학교 영어 커뮤니케이션 센터 조정 또는 학점을 거절하는 메시지,비즈니스 관계를 종료하는 메시지 등이 있습니다. 불리한 메시지의 예는 경고 문자가 될 것입니다. 나쁜 소식을 전하기안에,친선이 유지된다 하기 위하여 너의 독자가 부정적인 응답을 이해한다 고 중요하다. 너의 독자에게서 긍정적인 응답을 위해 조준하는것은 그런 상황안에,그것은 비현실적 이다. 현실주의 목표는 그들을 거절 거절을 위해 너의 상황 또는 이유를 이해하는 얻는 이다. 이상적으로,그러므로,당신은 이유 논리의 당신의 독자의 감에 호소해야 해,예를 들면,당신이 그들의 요구를 등 거절해야 하는 왜 이성적으로 그리고 일관되게 설명하. 음수 문자의 경우,당신이 따를 수있는 한 가지 가능한 쓰기 계획은 다음과 같습니다:
열기 버퍼로 시작하십시오. ‐-긍정적 인 문장 또는 두 개의 당신이 관심과 관심을 보여줍니다. 부정적인 뉴스를 받아들이기 위하여 여기 너의 목표는 우측 마음의 구조안에 너의 독자를 둔것을 이다.
중간
부정적인 반응 뒤에 이유를 설명. (설명)
마감
간단히 거부를 진술하십시오. (거부)가능한 경우 대체 솔루션을 제공하십시오. 긍정적인,친절한 계산서에 끝.
버퍼는 전략이 아니라 요구 사항이지만,이 글자에서 버퍼의 사용이 항상 필요한 것은 아니라는 점을 강조하는 것이 중요합니다. 사실,이 메시지의 성공적인 배달을 보장하지 않습니다. 너가 유사한 편지를 쓰기의 장래성에 직면할 때 사용할 너가 수 있는 전략 이다. 그것은 메시지의 전달을 간접적으로하고 이것은 부정적인 뉴스의 영향을 완화 도움이 될 수 있습니다. 에 앉아 하드 의자의 생각. 너가 안락하게 앉고 싶으면,너가 앉기 전에 너는 가능하게 방석 또는 연약한 베개를 얻고 의자에 둘 것이다. 이것은 당신의 부정적인 편지에 버퍼를 사용하는 것과 같습니다. 그럼에도 불구하고 부정적인 편지에서 좋은 또는 적절한 톤을 능가하는 것은 없습니다. 부정적인 뉴스를 버퍼링 수 있습니다 하지만 당신의 언어는 생색 또는 무례 한 경우 다음 쿠션 작동 하지 않습니다. 부정적인 편지에서,즉,당신의 메시지와 함께 직접 할 수있다-첫 번째 단락은 바로 나쁜 소식을 알려줍니다. 너가 지금 쓰기 과정안에 독자 경청자의 중요성을 있있기 때문에 특별하게 너가 너의 편지안에 완충기를 또는 아니다 필요로 한다 결정하는 제일 위치안에 너는,작가,이다. 10 페이지/10 영어 커뮤니케이션 센터 싱가포르 국립 대학교

사과 편지는 주로 사과하기가 어렵 기 때문에 쓰기가 어렵습니다. 더 나쁜 것은 회사가 법적 책임을 질까 두려워’사과’를 거부한다는 것입니다. 즉,사과는 죄책감을 인정하는 것을 의미 할 수 있습니다. 누스 비즈니스 스쿨 부교수에 따르면,막 유엔 청소년:나는 그들 또는 그들의 회사가 실수를 한 또는 더 잘 할 수있을 때 미안 말을 비즈니스 리더의 의지의 부족에 대해 우려하고있다. 일부 비즈니스 리더가”사과”한 경우,”사과”는 종종 회피 적이거나 비 구체적이었으며 인위적인 것으로 나타났습니다.최근 피유시 굽타 대표이사는 싱가포르에 있는 이 회사의 서비스에 막대한 혼란을 초래하여 수천 명의 고객들 사이에 불안과 혼란,불편을 초래한 것에 대해 공개적으로 사과했다. 맥 교수에 따르면,그는 그러한 사과가 발표 된 것을”기쁘다”,특히 지난 몇 년 동안 싱가포르를 강타한 많은 기업 스캔들에도 불구하고 사과하는 것은 여전히 드문 관행이기 때문에. 굽타의 사과의 편지에서 그는 다음과 같은 성명을 썼다:”당신은 우리로부터 연중 무휴 24 시간 365 일 중단없는 서비스를 기대할 수있는 모든 권리를 가지고 있으며,나는 우리가 그 계산에 당신을 실패 죄송합니다.”이 성명서에서 사과는 세 가지를 보여줍니다:특정 특권에 대한 고객의 권리 인정(“당신은 모든 권리가 있습니다…”),그러한 특권을 제공하지 못했다는 인정(“우리는 그 카운트에서 당신을 실패했습니다”),사과의 표현(“죄송합니다”). 이 사과의 추가 기능은 개인화(“나”와”우리”의 사용)입니다. “미안 해요”에서 대표 이사 자신은 은행의 고객에게 사과하고”우리는 실패했습니다”의”우리”는 문제에 대한 집단적 책임을 받아들입니다. 다시 말해,사과는 정상에서 비롯되며 문제는 모든 사람의 책임입니다. 그러나 사과는 당신이 실수를 저질렀 기 때문에 사용되는 것이 아닙니다. 문화적으로 문제가 사람들 사이에 불안,혼란 또는 불편을 초래했기 때문에 사과 할 수도 있습니다. 때로는 이러한 불안 등은 고객의 무책임한 행동이나 중요한 마감일을 기록하지 못해서 발생합니다. 1
(2010)
페이지|11 싱가포르국립대학교 영어통신 센터
개관
이 문제를 인정하고 기술한다. 구체적이지만 짧습니다. 사과가 불만에 의해 촉발 된 경우,신청인에게 감사하십시오.
중간
문제에 대해 사과하십시오. 당신이 실제로 뭔가 잘못 했거나 귀하의 회사와 관련 된 상황 고객 중 문제가 발생 했습니다 때문에 여기 사과. 문제에 대한 책임을 주장하십시오. 물론,당신은 당신이 정말로 문제에 대한 책임을지지 않습니다 경우이 작업을 수행 할 필요가 없습니다.
닫기
문제를 해결하기 위해 취한 조치를 설명합니다. 변이는 무슨 활동이 유사한 문제를 다시 일어나기 위하여 피하기 위하여 착수하고 있는 독자에게 말하기 위한 것이다. 문제를 해결하기 위하여 무언가가 행해지고 있다 독자를 재보증하십시오. 또는 너에게 문제를 강조하기를 위해 독자를 다시 감사하십시요. 긍정적인,친절한 계산서에 끝.
아래는 최근 해협타임즈 2 에 발표된 진정한 서신이다. 사과를 읽고 당신이 더 나은 성격과 쓰기 사과 편지의 연습을 이해하는 데 도움이됩니다 오른쪽에있는 질문을 확인하십시오. 목요일에 그녀의 피드백 헤론(“불행한 경험의 관광객의 흔적”). 우리는 그녀가 하마 보트를 잡지 않고 우리의 무인 보트 부두 부두에서 기다렸다는 것을 깊이 유감스럽게 생각합니다. 부두는 우리가 새 것으로 기존의 오래된 계단을 교체 아직 작동하지 않습니다. 그것은 미스 헤론 클라크 키에 가장 가까운 부두에 손님을 지시,우리의 무인 발권 키오스크의 창에서 통지를 놓친 것이 가장 불행한 일이다. 우리의 히포 버스는 개인 헤드셋을 통해 동시에 8 개 언어를 스트리밍 새로 설치된 글로벌 포지셔닝 시스템 해설 시스템을 가지고,모든 손님에게 무료로 발행되는. 때때로,우리의 선장은 손님의 요청에 따라 야외 스피커에 영어 해설을 켜거나 끌 수 있지만,개인 시스템은 항상 사용할 수 있습니다.
편지 작성자는 무엇을 먼저합니까? 미안하다는 말은 문제에 대한 책임을 인정하는 것을 의미합니까? 첫 번째 문장의 기능은 무엇입니까? “가장 불행한 것”이라는 주장은 사과입니까? 그것은 여기서 무엇을합니까? 이 단락은 설명이지만 어떤 유형의 설명입니까? 마지막 몇 단어를 확인하십시오:”그러나 개인 시스템은 항상 사용할 수 있습니다.”
2
(잉,2010)페이지|12 싱가포르국립대학교 영어통신 센터
헤론 여사가 헤드셋 해설에 접근하지 못하여 클라크키 버스 정류장과 싱가포르 리버 투어를 놓치게 된 것을 유감스럽게 생각합니다. 우리는 토플리스 히포 강 크루즈에 그녀를 초대하기 위해 그녀에게 연락하고 있습니다. 우리는 미스 헤론의 의견을 소중히하고 우리가 노력을 멈추지 않을 것을 약속하는 서비스 개선의 여지가 항상 있다는 것에 동의합니다. 이 단락은”우리는 후회…”로 시작 후회는 사과와 동일합니까? 편지는 어떻게 끝나나요?
홍보 편지 이 편지는 제품이나 아이디어를 독자에게 홍보하거나 판매함으로써 홍보하기 때문에 그렇게 불린다. 이 편지의 핵심 목적은 독자들에게 그들이 원하지 않는 일을하도록 요청하는 것입니다. 그러한 편지의 예로는 독자들에게 추가 근무 시간,협력,서비스 제공,기부 또는 구매(판매 편지)를 요청하도록 요청하는 편지가 있습니다. 근본적으로,따라서,캠페인 또는 승진 편지를 쓰는 것은 당신의 독자의 편에서는 관심사의 저항 또는 부족을 예상해야 한다. 그러나 캠페인 또는 프로모션 편지는’판매’또는’비 판매’편지 일 수 있습니다. 그들이 신봉하는 목적 또는 동일한 중요한 메시지때문에 명백하게 유사한 동안,또한 주를 가지고 가는 약간 다름 있는다. 비 판매 편지의 구조는 약어 아사 및 약어 에이다에 의해 판매 편지의 그것에 의해 쉽게 기억 될 수 있다. 비 판매 편지 판매 편지
다
열기 독자의 관심을 얻기‐독자의 특별한 느낌‐독자의 노력에 대한 감사를 표현‐독자에게 큰 관심의 무언가에 초점
독자의 관심을 얻기‐독자의 특별한 느낌‐질문‐제품/서비스의 새로움을 강조
중간
제품/서비스에 대한 욕망을 만들기‐주요 판매 포인트를 강조‐명확한 독자 혜택‐제품/서비스가 독자의 요구를 충족 할 수있는 방법을 보여‐제품/서비스가 독자의
이 독자의 지지를 얻는 방법 ‐당신이 원하는 것을 독자에게‐당신의 독자의 우려/질문/이의를 해결‐독자의 혜택을 강조‐에서 긍정적 인 결과를 강조
페이지|13 영어 커뮤니케이션 센터 싱가포르 국립 대학교
폐쇄
뭔가 독자에 대한 관심
매력적인 만드는
행동 동기를 부여‐명확하게 당신이 독자가 취할 작업을 명시‐적절한 경우 빠른 조치를 프롬프트‐긍정적 인 메모에 종료
행동 동기를 부여‐독자들에게 자신감있게 할 일을 말해‐액션 사운드 쉬운 프롬프트 빠른 요약:편지의 내용을 정리하는 몇 가지 방법 따라서 메시지를 구성하는 방법을 결정할 때 먼저 메시지의 내용을 고려할 때 독자의 반응이 어떻게 될지 생각해야한다는 것을 다시 기억하는 것이 중요합니다. 다음은 편지의 내용을 구성 할 수있는 방법의 빠른 요약입니다:
편지의 종류 긍정 또는 중립 부정 사과 캠페인 또는 홍보
예상 반응 긍정적/중립
접근
원하는 반응
직접
긍정적/중립
부정적인 부정적인/무관심 무관심/저항
(에서)직접(에서)직접 아사/에이다
중립 이해/이해 관심/설득
주요 교훈은 이것이다:조직적인 방식으로 명확하게 메시지를 전달하기 위해,너의 독자는 너의 정책 결정 과정에 중앙 이어야 한다. 즉 너의 메시지는 너의 편지 목적아울러 문맥,너의 독자에 적당하게 적응시켜야 한다. 표준화한 인공 소리가 나지 않기 위하여는,너는 너의 명확한 독자 필요를 위해 각 메시지를 계획한것을 필요로 한다. 단 그때 너의 쓰기는 너의 독자에게 재미있고,근실하고,타당한 진짜에 남아 있을 것이다. 따라서,비록 당신이 당신의 편지를 편성하기 위하여’맞은’접근을 확인했다는 것을 당신이 생각하더라도,이것은 쓰기의 좋은 조각일 보장이 아니다. 접근보다 더,당신은 당신의 편지의 특정 상황에 따라 작업의 내용을 조직에 유연성을 보여 주어야합니다. 이 편지의 아무도 한 크기에 맞는 모든 종류가 없다는 것을 의미한다. 각 편지는 특정 상황에 대응해야합니다. 페이지/14 영어 커뮤니케이션 센터 싱가포르 국립 대학교
튜토리얼 연습 활동 1:훌륭한 조직이 효과적으로 콘텐츠를 제공하는 데 어떻게 도움이 될 수 있습니까? 다음 페이지에는 홍콩에 본사를 둔 아동 중심 기관이 작성한 두 개의 편지 초안이 있습니다. 이 편지는 홍콩의 인물들과 고위 경영진들 사이에서 키즈어쓰에 의해 배포되어 그들을 행사에 초대하고,그들이 조직과 협력 할 수 있도록 격려하기위한 것입니다. 편지를 계획하고 조직 할 때 주요 고려 사항을 소개 한 후 두 초안을 읽고 원본과 수정 된 버전의 주요 차이점을 논의하십시오.3 원래 편지 친애하는______________ 키즈어쓰는 예술과 문화를 통해 사회를 변화시키는 데 전념하는 창의적인 놀이에 대한 어린이 중심의 협력적이고 사회적으로 헌신적 인 접근 방식입니다. 아이들이 창의적 잠재력을 발견하고 연마하는 데 도움이되는 비 전통적인 교육 활동과 재미있는 게임/이벤트를 통해 창의적인 놀이를 촉진합니다. 우리는 강력하게 모든 아이들이 재생 생성,발견하고 배울 수있는 동등한 기회를 가져야한다고 생각 또한 창조적 인 놀이 옹호자 사전 아빠와 엄마의 온라인 그룹입니다. 2010 년 5 월 3 일부터 4 일까지 몽콕 글로리에타 4 파크에서 개최되는’재미의 캐러밴’이라는 홍콩 최초의 바자회 및 플레이데이트 행사에 여러분을 초대합니다. 우리는 더 많은 아시아 가족과 아이들에게 재미 있고 창의적이며 학습 경험의 기회를 공유하고자합니다. 재미의 캐러밴의 개념은 앞으로 몇 달 안에 많은 다른 도시와 국가에 가져 오는 것입니다. 우리는 더 많은 아이들이 재미있는 텐트의 캐러밴이 지역 사회에 설치되기를 기다리는 것을 기쁘게 생각하는 날을 꿈꿉니다. 2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 12 월 1 일,2015 년 아시아 어린이 프로그램도 마찬가지로 우리 모두가 아시아와 세계의 어린이들의 삶의 고양을 위해 노력하도록 격려하는 행사에 참석할 것입니다. 우리는 모든 강한 크고 긍정적 인 메시지를 보내고자하는 부모와 아이 애호가의 새로운 커뮤니티입니다. 아시아 3
에는 더 밝고 더 나은 미래에 대한 희망이 있다. 6528>아이들이 그들의 필요와 복지에 집중한다면. 우리와 함께하고 함께,우리 아이들의 창조적 인 힘을 발휘하고 미래의 도전에 대비합시다. 이 이벤트에 대한 자세한 내용은,키즈 어스 및 우리의 곧 창조적 인&가족과 아이들을위한 흥미 진진한 모험에 대한,에서 우리의 웹 사이트를 확인하시기 바랍니다http://www.kidsearth.com. 적극적인 가족&어린이 애호가의 온라인 커뮤니티는 이제 거의 6 천 명에 달하며 매일 성장하고 있습니다. 우리가 협력 할 수있는 다양한 방법이 있습니다&함께 일하므로 귀하의 관심이나 질의에 저희에게 연락 주시기 바랍니다. 우리는 모든 아시아 어린이와 그 가족의 이익을 위해 당신과 함께 창의적이고 의미있는 파트너십을 기대합니다! 영감을! KidsEarth™
페이지|16©센터를 위한 영어 통신 싱가포르 국립대학교
개정된 버전을 사랑하는______________ 우리는 당신을 초대하고 싶 참여하는 홍콩에서의 최초 시장 및 PlayDate 이벤트라고”캐러밴의 재미를”개최됩니다에는 글로리에타 4 장,몽콕,에 3-4May2008. 키즈어쓰는 예술과 문화를 통해 사회를 변화시키는 데 전념하는 창의적인 놀이에 대한 어린이 중심의 협력적이고 사회적으로 헌신적 인 접근 방식입니다. 우리는 더 많은 아시아 가족과 아이들에게 재미 있고 창의적이며 학습 경험의 기회를 공유하고자합니다. 재미의 캐러밴의 개념은 앞으로 몇 달 안에 많은 다른 도시로 가져 오는 것입니다. 우리는 그들의 도시 또는 지역 사회에서 설치되기 위하여 아주 많게 아이가 재미 천막의 캐라반을 기다리기 위하여 너무 흥분할 일의 꿈꿉니다. 100 만 권의 책을 아시아 전역의 공립학교 도서관에 기부하는 것을 목표로 하는”백만 권의 책,백만 개의 꿈”도서 드라이브. 아시아 어린이 프로그램도 마찬가지로 우리 모두가 아시아와 세계의 어린이들의 삶의 고양을 위해 노력하도록 격려하는 행사에 참석할 것입니다. 이 이벤트에 대한 자세한 내용은,키즈 어스 및 우리의 곧 창조적 인&가족과 아이들을위한 흥미 진진한 모험에 대한,에서 우리의 웹 사이트를 확인하시기 바랍니다http://www.kidsearth.com. 적극적인 가족&어린이 애호가의 온라인 커뮤니티는 이제 거의 6 천 명에 달하며 매일 성장하고 있습니다. 우리가 협력 할 수있는 여러 가지 방법이 있습니다,그래서 당신의 관심 또는 쿼리와 함께 저희에게 연락 주시기 바랍니다. 우리는 아시아 어린이와 그 가족의 이익을 위해 당신과 함께 창의적이고 의미있는 파트너십을 기대합니다! 영감을! 2018 년 11 월 15 일에 확인함. 수정된 버전에서는 어떤 개선 사항이 적용되었습니까? 2. 이러한 개선 사항이 주요 메시지를 더 명확하게 전달하는 데 도움이 되었습니까? 어떻게? 3. 아이디어는 두 버전 각각에 어떻게 그룹화됩니까? 4. 당신은 수정된 버전이 메시지를 더 명확하게 전달하기의 점에서 아직도,적당하게 그리고 설득력 있 개량될 다는 것을 생각하는가? 활동 2 편지 쓰기 그룹 구성원들과 함께 활동을 조직하고 편지 계획 워크시트로 작업하면서 편지에 대한 개요를 준비한다. 관련 아이디어를 함께 그룹화하고 아이디어가 나타나는 순서를 결정합니다. 개요에는 세 가지 주요 섹션이 있어야합니다:열기,중간 및 닫기. 아래는 팀을 위한 질문들입니다. 그들은 당신이 당신의 아이디어를 날카롭게하고 더 효과적으로 조직 할 수 있도록 도와야합니다. 열기 1. 개방에 포함 된 아이디어가 명확하고 적절합니까? 중간 2. 중간에 제공된 정보는 얼마나 적절합니까? 주요 아이디어와 지원 세부 사항을 고려하십시오. 3. 아이디어 그룹화는 얼마나 효과적입니까? 모든 관련 아이디어가 함께 그룹화 되었습니까? 4. 아이디어 조직은 논리적이고 의미가 있습니까? 닫기 5. 적절한/적절한 폐쇄에 아이디어가 포함되어 있습니까? 전체 6. 주요 메시지는 어디에 배치됩니까? 그것을 거기에 두는 것이 정당합니까? 7. 전체 조직 청중 중심입니까? 어떻게?
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