買掛金を効果的に管理する方法
買掛金を効果的に管理する方法
現在の経済情勢では、企業は業界に関係なく、より少ない 組織は、運転資金を増やす機会を逃す余裕はありません。 成功するためには、あなたのバランスシートに現金苦しいとあなたのより多くの柔軟性を与える戦略を開発する必要があります。 そうすることで、プロセスの合理化、コストの削減、資金の成長、サービスの強化、新たな投資機会の獲得に必要な追加の流動性を開発するのに役立ちます。 それはすべて効果的な買掛金管理から始まります。
買掛金管理とは何ですか？
買掛金管理とは、企業が貿易信用購入を管理するために使用する手順、方針、および慣行を指します。 これらのタスクは次のとおりです:
- 貿易信用ラインを求める
- 購入のタイミングとフローを管理する
- 有利な購入条件を取得する
これはすべて、会社の運転資本を制御するた 買掛金勘定は、貸借対照表の短期負債セクションに含める必要があります。 これは、主に、在庫購入、未収費用、およびその他の貴重な短期的な操作などのものの短期的な資金調達で構成されています。
支払いを遅らせる
買掛金を実行することになると、間違いなく正しい方法と間違った方法があります。 バックオフィス管理システムであるため、フロントとセンターはほとんどありません。 これは頻繁に競争の優先順位を支持して後回しに置かれて得るのでビジネスが育つために見ているとき特にそうである。 あなたの運転資金を最適化したい場合は、あなたの優先順位の一つは、債務戦略を開発する必要があります。
最適化の必要性に対応して、多くの企業がオフに支払いを遅らせるために。 彼らは自由な現金流動を最大にするためにできるだけ長くのための彼らのpayablesを拡張する。 一般的に言えば、このアプローチはそれを処理する方法ではありません。 支払を遅らせることはより遅い配達、問題を解決するより少ない自発性、問い合わせへの遅れた応答、およびより厳密な支払の言葉で起因する製造者の士気および好意を破壊することができる。
一方、早期に支払うことは、早期支払い割引やリベートなどのStancil給付を会社に提供することができます。 それは良いビジネスをすることに帰着します。 他の会社のお金を膨満させることは決して良く見えません。
メリット
組織の変更は、運転資本文化を育成するために不可欠です。 小企業のために、それは重要な利点を作り出すことができる。 あなたの買掛金プロセスを精製することは、より良い予算を設定するために支払う部門を可能にするキャッシュフロー予測の精度を向上させます。 最終的には、これは流動性を改善するために会社を配置し、より高い利益を作りながら資金調達のギャップを軽減するのに役立ちます。
効果的な買掛金管理は、交渉力を強化し、より良いサプライヤーと提携するのに役立つ多くの洞察を提供することができます。 会社の現金を利用して正しい方法は延長支払の言葉、目録の特別な把握、および高められた保証期間を意味する。
自動化は、時間のかかるタスクを排除するだけでなく、請求書の支払いや仕入先の支払いの追跡を容易にするため、キャッシュフローをより詳細に制御
リスク
効果的なAPプロセスを採用しないと、請求書をタイムリーに処理し、利用可能な割引を利用し、必要に応じてサプライヤーとの支払い条件を長く
:
- これらは非常にエラーが発生しやすいので、手動プロセスに大きく依存します。 これは特に、要求の承認
- 納入が契約条件と一致していることを確認できない
- 支払サイクルを過度に延長し、早期支払い割引へのアクセスが失われる
- 各注文の発注書を発行できない
- ボリュームリベートや貿易支出イニシアチブによる節約の利点を無視する
- コストを計算する前に割引を受け入れる
- マスターファイル内のサプライヤーまたは契約データのデータ入力エラー
- システムまたはプロセスの開発に失敗しました それは不正確、重複、遅れ、または逃した支払いを防ぐ
目標は、できるだけ少ないミスをすることです。 あなたが利用可能な労働力を持っていない場合は、多くの会計ソフトウェアのオプションは、すべてに目を保つことができます。
戦略的買掛金管理
企業は買掛金管理に対してより戦略的なアプローチを取らなければならない。 買掛金管理チームは、調達部門とともに、会社全体の運転資本文化を確立するために上級管理職と協力する必要があります。
これの多くは、請求書処理に帰着します。 請求書はタイムリーに受信され、処理されていますか？ 組織は、債務の最適化を通じて運転資本を解放することの重要性を優先する経営戦略を採用する必要があります。 多くの企業は、カスタムアプローチを採用することを選択することができますが、いくつかの戦略は軒並み動作します。
強力なガバナンス慣行を実装する
これは、内部統制を強化するだけでなく、買掛金プロセス全体と契約見直しに関する手動エラーを軽減します。
一元化された買掛金
処理と報告のための共有サービス環境を使用することにより、すべての従業員は共通の基準と慣行を遵守します。 また、企業がより少ないリソースを使用してより短い時間でより多くのタスクを達成できるように、確立された指標に対してすべての人のパフォーマンスを測定することが容易になります。 このアプローチはコストを削減するものが最終的にである。
ペーパーレス化
電子データ交換による債務管理の自動化を検討してください。 それは誰にとっても解決策ではありませんが、ベンダーとの電子通信を考慮した会社は、承認プロセスを合理化し、よりタイムリーな支払いを作成しま これにより、早期に利用可能な割引やリベートを利用したり、時間通りに支払ったりすることができます。
電子システムを使用すると、ビジネスはさまざまなタスクを処理し、以下を含むプロセスに多くの時間を節約できます:
- 要求承認
- 購買発注の自動生成
- 請求書の検証と受け入れ
- 入庫の追跡
- 正しい期日に請求書を支払う
自動化の程度に応じて、請求書を電子、および紛争を解決します。
Supplier Portalの採用
supplier porter portalは、supplierがあなたのビジネスが何をしているかを追跡できるように設定する必要があります。 これには、次のような活動が含まれます:
- 注文状況
- 潜在的な製品不足
- 受領した支払い
- 予定配送
サプライヤーポータルを実装すると、仕入先の利便性を向上させながら、手動エラー また、注文精度の向上にも役立ちます。
管理ワークフロー
管理ワークフローを作成すると、問題を迅速に特定し、買掛金プロセスの効率を向上させることができます。 プロセスのボトルネックを解決し、流動性管理を効果的に改善するためにすべてを合理化します。
購買承認に関しては、さまざまな購買に必要な権限のレベルを常に定義することが不可欠です。 これは、価格または数量に基づいて異なる場合があります。
プロセス最適化
AP部門には、最適化が必要な6つのコア機能があります。 適切に最適化された場合、これらはかなりあなたの運転資金を強化する必要があります。
ベンダー選択プロセス
マーベリックの購入を防ぐために優先サプライヤーリストを設定します。 このアプローチはまたあなたの運転資金を最大限に活用するために最も好ましい言葉を交渉するためにあなたの構成を置く。 あなたは:
- ベンダー交渉プロセスの優先順位を確立し、最高財務責任者（CFO）および最高調達責任者（CPO）を含む主要な意思決定者が関与していることを確認します。
- 延滞料の削減を含む、より良い価格設定と支払い条件を交渉する機会を定期的に求めています。
- 最も戦略的なサプライヤーのためのサプライヤーパフォーマンススコアカードを開発し、交渉中にそれらを活用して、製品やサービス、より良い価格設定、また
仕入先マスターデータの設定プロセス
仕入先と条件を交渉した後、データを取得して管理する必要があります。 不正確なデータ入力は、支払いエラー以上の原因となる可能性があります。 これは、使用可能な割引を取得することができることからあなたを停止し、さらには供給の混乱につながる可能性があり、延滞を、アカウントにつなが これらの問題を回避するには:
- すべてのサービスレベル契約(Sla)を会計システムに正確に反映しておきます。 仕入先マスタデータは、製品/サービスの詳細、納期、適用される法令遵守の義務、仕入先責任、品質基準などを詳細に記述する必要があります。
- 支払条件と数量割引の利用可能性を定期的に更新し、その他の定期的なリベートも更新します。 契約条件が変更された場合は、それに応じてマスタデータが修正されていることを確認します。
- 文書管理システムで契約を適切に保管してください。
契約レビュープロセス
過払金や重複支払いを引き起こす可能性のある不正確または詐欺的なベンダーの請求慣行を防ぐために、ベンダー契約を定期的にレビューするのに時間がかかります。 これを行う:
- 完全性、正確性、および標準条件の遵守を確認できる中央マスターデータチームにデータの責任を割り当てます。 また、チームはベンダーのパフォーマンスを確認して、契約条件に準拠していることを確認する必要があります。
- ベンダーが何らかの面で不採算であることが判明した場合に、罰金および罰則の説明責任をベンダーに渡すサプライヤー契約条項を含む。
- 完全にタイムリーかつ期間のサプライヤー契約レビュー、業界標準の条件に対して契約を見直します。
- ベンダー承認制限について、契約条件の妥当性と規制遵守の確認とともに、法務チームと議論する
調達プロセス
中小企業の所有者として、一握りの 環境を合理化したとしても、すべての仕入先請求書を追跡し、受け取った適切な商品および発注書に調整するのに苦労する可能性があります。 買掛金を正確に管理できないと、キャッシュフローを予測して管理し、短期的な流動性ニーズを予測することがより困難になります。
:
- 新しい注文ごとに発注書を発行することで、受け取った注文を検証し、支払い条件を事前にロックし、既存のPOsに対する請求書を追跡して、仕入先が契約条件
- に従って請求されていることを確認できるようになります。 あなたが手元に現金を持っていない、または資本支出が利益を超えている場合、それは早期に支払うことは意味がないかもしれません。
- 仕入先および支払条件によって未処理の買掛金を追跡します。
- リスクの高い製品や新製品を購入する場合は、運転資金を増やすことができるように、より長い支払い条件を交渉してください。 また、流動性を最大化し、リスクを減らすことができるように、在庫ではなく委託在庫に製品を追加するように依頼してください。
- 発注書に一致する請求書の頻度、条件に支払われた請求書の割合など、AP指標を明確に設定します。、および構成中のそれらに付着して下さい。
請求プロセス
請求プロセスの適切な管理は、流動性を向上させるために不可欠です。 考えてみましょう:
- 不正確な請求書の支払いを拒否する–エラーが発生すると、請求書がサプライヤーに返送されます。
- 主要なサプライヤー関係を危険にさらすことなく、請求書の早期支払いを回避
- 例外を処理し、レポートするための適切なチャネルとプロセスの開発
- 請求書を電子的に受け取ることができるEDIシステムの実装
- 三方照合を使用して、請求書番号をPO、入庫に照合
- Slaに準拠して請求書をタイムリーに処理し、日付スタンプを含める
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会計および報告プロセス
APを積極的に管理する前に、レポートが正確で最新であることを確認する必要があります。 この情報がなければ、多くの企業は、彼らが支払う頻度、彼らは彼らのベンダーを支払うとき、彼らが費やしているどのくらいの明確な画像を持ってい これは、それが困難な最高の支払い条件を取得したり、支払いを行うために適切な時間を選択することができます。
あなたのプロセスを改善するためには、次のことが必要です:
- 発注書および契約条件に対する請求書の検証
- 調整を処理するためのリアルタイムレポート機能と自動化機能に投資します。
- 和解されていないアイテムを定期的に解決する
- 重複または過払いの可能性を減らすために、同じ人がすべての和解を準備してレビューする
- 各インボイスに支払いを適用して、システムを正確に保つ
- 仕入先の支払いだけでなく、行われたすべての支払いを追跡する。
成功したAP部門は、自動化を扱うだけでなく、強力なビジネス関係がいかに重要であるかを理解しています。 単にベンダーを支払うだけでは十分ではありません–あなたは彼らと仕事をする必要があります。 より良いあなたがそれらを扱う、より良いあなたが得るでしょう取引。
そこから、あなたのビジネスに最適な会計ソフトウェアを見つけ、APプロセスを最適化するさまざまな方法を調べます。 その後、あなたの運転資本の増加を見てください。