発注書プロセスステップ
発注書(POs)は、購買プロセスの中心であり、業務購買の管理において重要な役割を果たします。 この記事では、発注書とは何かを定義し、それに含まれる情報を説明し、POsを使用する主な利点を強調し、発注書プロセスの主な手順を説明します。 しかし、最初に、質問に答える’発注書とは何ですか？”開始するには良い場所になります。
発注書とは何ですか？
発注書は、購入者から商品またはサービスの販売者に送られた注文の公式の確認です。 これは、購入を承認する購入者から仕入先に送信される文書です。
発注書にはどのような情報が含まれていますか？
一部の情報は異なる場合がありますが、発注書には、一般的に、商品またはサービスを購入する会社の名前、注文日、納期、商品またはサービスの説明と数量、価格、仕入先カタログ品目番号、郵送先住所、支払条件、請求書住所、および発注書番号（またはPO番号）が含まれます。
なぜ企業は発注書を使用するのですか？
発注書はいくつかの理由で使用されます:
- 彼らは明確な期待を設定しました–発注書は、購入者がベンダーに正確なニーズを明確にすることを可能にします。 これは、あなたが右足で降りることを確実にするのに役立つだけでなく、注文が期待どおりに配信されない場合には、両当事者が正式なチェックとし
- 彼らは注文を管理するのに役立ちます–多くの企業は、通常、着信注文の処理を含む在庫を管理するために特定の個人を指定します。 これらの個人は、通常、調達、財務、または業務に従事しています。 発注書は、これらの個人に着信または保留中の配達の公式文書を提供し、注文をより効果的に追跡および管理することを可能にします。
- 彼らは、ビジネスの予算編成に役立ちます–発注書が作成されると、購入者はすぐに会社の予算にこれらのコストを考慮することができます。 企業は、正確にどのくらいのお金が費やされていると、それが起こっているの明確な記録を持つことから利益を得ます。
- これらは法的拘束力があります–発注書が法的拘束力のある契約であるかどうかをよく尋ねられます。 答えは正式にはい、発注書は法的文書であり、2014年の裁判、MidAtlantic International Inc. AGCフラットグラス-ノース-アメリカ（AGC Flat Glass North America Inc. この場合、連邦裁判所は、発注書が2つの当事者間の強制力のある契約であると判断しました。 正式な契約がない場合、発注書は、仕入先によって承認された後にのみ法的拘束力のある文書として機能することができます。
- これらは監査証跡の重要な部分であり、監査人は財務上の不一致に目を光らせています。 彼らは商品やサービスが入ってくると支払いが出て行くに特に興味があるでしょう。 発注書の発行、処理、および記録は、監査人の満足度を維持するための優れた方法です。
上記の利点は購入者向けですが、POsはベンダーにとっても重要な文書です。 仕入先は、注文の履行および支払処理にそれらを使用します。
企業は常に発注書を必要としていますか？
企業が発注書を必要とするかどうかはいくつかの要因に依存しますが、一般に、買掛金勘定で物事を整理しておくことは良いビジネス慣行です。
今日の世界では、通信は光の速度で起こります。 注文は、電話で、電子メールを介して、さらにはテキストメッセージを介して渡すことで行われます。 注文の正式な確認は、お客様またはお客様のベンダーが重要な注文の詳細を忘れる可能性があることを意味します。
一部の機関では、特定の品目に対して発注書を必要としません。 私たちは、そのウェブサイトに記載されている小さな私立大学の要件を使用して説明します。 以下の費用にはPOsは必要ありません:
- 部門間料金（書店、印刷室など）). これらの料金は、代わりに毎月請求されます。
- 旅費の払い戻し。 代わりにチェック要求フォームが使用されます。
- 年間メンバーシップとサブスクリプションの更新。 代わりに、経費払い戻しの要求が必要です。
- 大学の指定サプライヤーから事務用品をオンラインで注文する。
他のすべてのケースでは、大学は許可された発注書なしで支払いを拒否できることを明確に述べています。
発注プロセスとは何ですか？
発注プロセスの手順は次のとおりです。 注文書プロセスは、商品やサービスの必要性を特定することから支払いに至るまで、より広範な調達プロセスの一部であることに注意してください。 調達プロセス全体についてのブログ記事はこちらをご覧ください。 多くの企業が発注システムを実装します。
- ステップ1: 購入者が購買要求を作成する–購買注文プロセスは、購入者によって作成され、購買注文承認のための財務を管理する部門に送信される購買要求で始ま これは、あなたが欲しい商品やサービスを購入するために親指を得るプロセスの一部を検討してください。 あなたは実際に何かを注文していない、あなたはそうする承認を得ています。 承認者は、さらなる議論のために要求を承認、拒否、またはフラグを立てることを選択できます。 購買要求と購買発注の主な違いは、購買要求が権限に関するものであり、購買発注が購買に関するものであることです。 これらの2つの文書の詳細な説明については、購買要求と発注書に関するブログ記事をお読みください。
- ステップ2:購入者が発注書を発行する–購買部門または調達部門が購買要求を承認すると、仕入先に発注書が発行されます。 本質的に、POsは注文を行います。 発注書は、通常、企業がPOsを追跡し、電子的にそれらを提出することを可能にするPLANERGYのような”>発注書ソフトウェアを使用して作成されます。
- ステップ3:仕入先がPOを承認、拒否、または提出して議論する–仕入先は、数量、価格、合計金額、および契約条件に細心の注意を払って、発注書を徹底的に 仕入先が発注書を承認すると（通常は電子メールまたは電子調達ソフトウェアを使用して）、納入する商品またはサービスを準備します。 彼らが購入されているアイテムを持っていない場合、または注文に他の懸念がある場合、それはフラグが設定され、さらなる議論のために購入者に送
- ステップ4:購入者が発注書を記録する–発注書プロセスの最後のステップは、購買発注を記録する購入者で構成されます。 前述したように、発注書を提出することは、監査の場合には良い習慣です。
発注プロセスのこれらのステップが完了すると、商品またはサービスが配送され、検査されます。 その後、仕入先は購入者の財務チームに請求書を発行し、ベストプラクティスに従って請求書をPOおよび納入伝票と三方照合し、支払いが行われ、取引が完 これにより、完全な調達-支払いプロセスが完了します。
発注書と請求書の違いは何ですか？
それらは似ているように見えるかもしれませんが、発注書と請求書はかなり異なります。 請求書は、購入の支払いを要求し、仕入先から購入者に送信されます。 これらには、発注書と同じ情報、請求書番号、仕入先の連絡先情報、早期支払のクレジットまたは割引、支払スケジュール、および仕入先による合計金額が含
2つの文書の主な違いは、発注書が請求書の作成を促すことです。 発注書は購入者から仕入先に送信されますが、請求書は仕入先から購入者に送信されます。 さらに、請求書が注文の支払いを要求している間、発注書は正式に仕入先から商品またはサービスを”注文”します。
なぜ発注プロセスを自動化する必要があるのですか？
注文書プロセスは重要なプロセスですが、e調達システムがない場合、間違いなく手動で時間がかかります。 会社は頻繁にこれを最初に管理するために手動発注システムを実行する–承認の発注書の形態は電話か電子メールによって頻繁に、これ頻繁にexcelの注 手作業による調達プロセスには、人為的なミスが発生しやすいなど、多くの問題があります。 PLANERGYのようなシステムでは、自動化によってプロセス全体がより効率的になります。 このプロセスを自動化する必要がある理由は次のとおりです:
- すべての購買伝票は、どこからでもアクセス可能な一箇所に集中しており、購買要求を参照し、POsはe調達ソリューションでははるかに苦痛を受けま 必要なときにいつでも必要な詳細にアクセスできます–一箇所で。
- 自動仕入先カタログ購買要求を容易にする–自動仕入先カタログを使用して、オンラインで標準化されたフォームを使用して購買要求を作成できます。 商品やサービスのための時代遅れの紙のベンダーカタログの本を親指する必要はありません。 オンラインカタログは手動データ入力を減らしている間あなたが好まれた製造者からの右の価格で捜している項目を見つけることを容易にし またより大きい節約のための項目を貯え、購入をより便利にさせることができます。
- 承認の迅速化–自動化されたシステムを使用すると、購買要求の承認がより迅速かつ簡単になります。 ボトルネックを軽減するシステムを介して、承認担当者に直接送信することができます。 承認ワークフローの設定は、ボタンをクリックするのと同じくらい簡単です。 その担当者が承認者として指定されると、自動承認要求の受信が即座に開始され、発注書の作成がトリガーされます。 承認は、外出先で管理することができます–これ以上の注文を保持していません。
- 発注書は簡単に作成して共有できます–購買要求のように、発注書もe調達ソフトウェアで簡単に管理できます。 発注書の形式はすべて事前に設定されているため、発注書の形式について心配する必要はありません。 その上で、あなたは任意の形式でベンダーにそれらを送信することができます。
- 支出の可視性の向上–e調達システムを使用すると、調達から支払までのライフサイクル全体を管理し、ビジネス支出をより効果的に管理するのに役立 関連するチームメンバーは、承認する前に購買要求の影響を確認し、発注書が送信されると予算が自動的に更新されます。
- 注文ステータスを一目で確認–すべての注文のステータスを一箇所で確認できることは、発注プロセスを自動化する大きな利点です。 どの購買要求が承認または却下されたか、どの購買発注が送信されたかなど、購買発注プロセスの重要な瞬間を簡単に確認できます。
- 請求書の承認サイクル時間を短縮–財務部門は、請求書を支払う必要がある確認を追跡する時間を短縮し、監査証跡を完全に可視化して承認されたPOsと照合することにより、請求書の請求を合理化することができます。 注文書管理がデジタルであるときに紙の証跡をトロールする必要はありません！
発注プロセスは企業にとって重要なプロセスです。 専門的なPOプロセスを開発し、維持することは、最適なサプライヤーとの関係を構築し、監査証跡を維持し、他の貴重な利点の中で、予算に固執するのに Itを自動化することで、通信を合理化し、財務リスクを最小限に抑えることができます。