古いビジネスレコードを安全に処分する方法
あなたのビジネスはすぐに書類を蓄積します。 従業員情報、税務書類、財務諸表、事業記録、および大いに多くはすぐにあなたのファイリングシステムを記入します。 最近では、多くの企業が特定の書類をスキャンすることを選択しましたが、電子情報でさえ蓄積されます。 データを安全に保つためには、ビジネス記録を保持する期間と、必要なときにそれらを破棄する方法の両方を知っておくことが重要です。
古いビジネスレコードのデータ保護に関する懸念
機密情報がある場合はいつでも、データ保護に関する懸念があります。 ファイリングキャビネットまたはハードドライブに財務データまたはその他のビジネスデータがある場合、それが危険にさらされる可能性があります。 ハードドライブは故障する可能性があり、ハードコピーは火災や水の被害の犠牲になる可能性があり、常に盗難の危険性があります。 古いレコードの保存にはデータ保護の懸念があるため、必要なものだけを保持することが重要です。
古いビジネスレコードを保持する期間
ビジネスレコードがハードコピーであろうと電子ファイルであろうと、これらのレコードを保持する期間を考慮する必要があります。 あなたの弁護士や税務専門家と相談することは、あなたが保つべきものとあなたが処分することができるものを知るための良い方法です。
ビジネス税申告書および補助文書
一般的に言えば、IRSはこれらの文書を7年間保管することをお勧めします。 これは、納税申告書があなたによって修正されるか、IRSによって挑戦されることができる「制限期間」があり、この期間は通常、提出から6年であるため しかし、あなたは7年後に文書をサポート処分することができるかもしれないにもかかわらず、それは将来のリターンの準備を支援するために、IRSとの
雇用税記録
IRSは、これらの税金が支払われた日から最低4年間、従業員税に関する記録を保持することを示唆しています。 これらには、EIN、賃金、年金支払い、従業員の個人情報、および雇用税に関するその他の情報が含まれます。
ビジネスプロパティ
資産を所有しなくなった場合は、制限期間が終了するまで記録を保持する必要があります。 任意の行為やタイトルは、プロパティを販売または処分するまで保持する必要があります。
ビジネス元帳
あなたのCPAは、損益計算書、財務諸表、チェックレジスタ、年次報告書、取締役会情報、年次総会議事録、事業形成文書、請求書と経費報告書、およ 最低7年は保守的な勧告です。
銀行情報
レコードが税務目的で使用されている場合、7年間の推奨は理にかなっています。 しかし、声明に税務上の影響がない場合、毎月の銀行取引明細書は1年後に処分することができます。
古い業務記録の処分方法
古い業務記録を処分するときは、それらが破棄され、取得および盗難されないことを確認したいと考えています。 あなたのオフィスのシュレッダーよりもはるかに効率的かつ安全にハードコピーの細断を支援することができます評判の良い企業があり、いくつかはまた、電子データを処分する必要があるときにハードウェア自体を破壊することができます。
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