会議通話を成功させる方法
あらゆるタイプの役割の人々は、会議やビデオ通話を一度に行うよう求められています。 頻繁に、あなた自身に尋ねなければならない:私はいかに私が見ない人々を管理してもいいか。 時には、電話会議はイライラすることができ、（下のビデオのように）時間の無駄のように感じることができます。
私は全国のヨットブローカーを認定するCertified Professional Yacht Brokers（CPYB）プログラムを管理しています。 CPYBの取締役会メンバーは北米に位置しているため、四半期ごとの電話会議を開催することは、毎年開催される”対面”会議の代わりにお金を節約する努力 会議やビデオ通話を効果的に行うことは、チームのコラボレーションや意思決定に不可欠であることを学びました。 ただし、これらの呼び出し中に発生する予期せぬ問題や制御不能な問題がいくつか発生する可能性があります。 以下は、電話会議の有効性を高めるためのヒントです。
呼び出しの前に
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会議の目的、会議の開催時期、出席者が会議にどのようにアクセスするかを概説する会議の議題を事前に準備して共有する。 呼び出しの目標と特定の議論のポイントを含めます。 電話の前に人々に知らせることは、彼らが議論の準備をするのに役立ち、彼らが会話にどのように貢献するかについて考える機会を与えます。
- 電話以外のサービスを使用して会議を実施する場合は、技術的な困難を特定または回避できるように、テストランを開催するようにグループに通知し 主催者は、何かがうまくいかない場合は、バックアップを準備する必要があります。 誰もが自分の声や背景ノイズをミュートする方法を理解していることを確認します。
- 指定されたノートテイカーを募集します。 誰も会議の議事録を取るのが好きではありませんが、それは必要な悪です（特にコールに参加できなかった人々のために）。
通話を開始する
- 通話のモデレーターである場合は、予定されている会議時間の少なくとも五分前に通話に参加してください。 待っている間の軽い会話は、人々がより快適に感じるのを助けます。 あなたが任意の情報を繰り返す必要はありませんので、正式にキーの人々がそこにいるときにのみコールを開始します。
- 誰もがあなたをモデレーターとして識別できるように、通話を開始するときは常に自己紹介をしてください。 正式なビジネスの開始前に、すべての主要なプレーヤーが存在し、会計処理されていることを確認するために役割の呼び出しを取ります。 適切であれば、特にグループに慣れていない場合は、誰もが紹介（名前、会社、役職）をするのに時間をかけてください。 これはまた、管理項目（電話をミュート、直接またはチャット機能を介して質問をする方法、共有画面を表示することができるなど）を確認するのに良い時).
呼び出しの実施
- 会議の議題と目的の概要から始めます。
- 人同士の会話を避けるために、誰かが応答してほしい場合は、名前で直接質問に対処してください。 ファシリテーターとして、話している人を追跡し、貢献のために静かである人に尋ねます。 電話会議では、次のようなさまざまなメッセージを送信できるようにする必要があります。 “トピックを切り替える前に、トピックに関する追加の質問や考えがあるかどうかを尋ねて、一息を取ります。 ポイントのあなたの目的そして会話にあなたの目を保ちなさい。 トピックが熱くなるか、または長くなったら、付加的な準備および調査が完了することができた後トピックをもっと完全に論議するために別の呼出しを計画することを提案しなさい。 定期的な時間チェックを提供するので、あなたの議題は、トラックに滞在します。 可能な限り提案された時間に密接に開始し、終了します。
コールの終了
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通話終了時に会議の要約を提供する。 - 誰もが次のステップ、責任、行動項目、および次の予定された呼び出しが開催される時期を含む期限を理解していることを確認します。
- 電話からの主要なポイントおよび/または分を含む電子メールでフォローアップします。
これらのヒントを制定することは、すべてのあなたの今後の会議やビデオ通話の価値を向上させます。
