会議が始まる前にすべき5つのこと
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私たちは皆、その会議に現れました。
目的のないもの。 事前の通知や詳細のないもの。 そして、誰も会議が開催されていた場所を見つけることさえできなかったもの。
それは皆の時間の無駄になってしまいます。
会議を成功させるためには、事前に準備する必要があります。
会議の前に準備を
あなたとあなたのチームが会議から何を得るかは、あなたが準備のために会議に入れたものに依存します。
“事前に準備をしなければ会議ではありません。”（この引用をつぶやく)
無駄な会議を防ぐには、会議を開始する前に会議の準備ができている必要があります。
会議が始まる前に行うべき5つのことは次のとおりです:
- 事前に招待状を送信する–会議は土壇場の事務であってはなりません。 誰も同じ日の会議の招待を取得するのが好きではありません。 正式な会議の場合、招待は少なくとも2-3日前に行く必要があります。
- 議題を配布する–議題のない会議はただの自由のためのものです。 議題を作り、出席者に配る従って彼らはトピックを論議するために準備することができる。
- レビュー資料の提供–レビューが必要な事前資料がある場合は、出席者が実際に読むことができるように早く提供してください。 そうでなければ、あなたの会議は”読書セッション”になります。”これは誰の時間の生産的な使用ではありません。
- 会議スペースの予約–私たちは皆、招待状に接続されている会議の場所がないことを最後の瞬間に発見するためだけに会議に行こうとした経験があ 出席者の数に合った適切な会議スペースを予約し、達成するために働くことを確認してください。
- 会議の期待を設定する–おそらく、会議の前にできる最も重要なことは、”会議の目標は何ですか？”人々は彼らが出席している理由を事前に知っているのが好きです。 それは目的を持つ会議を設定します。 あなたの会合のトピックと説明的がありなさい。 “キャッチアップ”は良い会議の対象ではありません。 “プロジェクトXYZの状況に関するブリーフィング”ははるかに優れており、より意図的な会議につながります。
事前に準備しないと会議ではない
ほとんどの会議は始まる前に失敗している。
多くの企業では、会議は非常に機能不全であり、職場で最大の時間の無駄を表しています。
事前に会議の準備をすれば、みんなの時間をより効果的に活用できるようになります。