プロジェクトを最初から最後まで管理する5つのステップ
理論的には、プロジェクトは、参加する利害関係者が合意した条件の範囲内で、時間と予算 しかし、実際には、計画し、リソースを割り当て、遅延に直面し、すべての誰もが同期していることを確認しながら、費用を調整する必要があります。
しかし、プロジェクトを最初から最後まで管理する経験がほとんどないときはどうしますか？ この場合、次の5つの手順は、プロジェクトを起動して実行するためのガイドとして機能します。 私たちは、すべての詳細を見て、Paymoのようなプロジェクト管理アプリが一緒に助けることができる方法を見てみましょう。
プロジェクト計画に関する利害関係者との同意
プロジェクト計画は、プロジェクトを成功させるための重要な要素であり、そのリーダーと関係する利害関係者のためのロードマップとして機能します。 スコープ、タイムライン、および予算：これは、プロジェクトの進捗状況を測定するために、3つのパラメータが含まれています。 また、初期計画からの逸脱が発生した場合に、どの状況で変更が発生する可能性があるかを述べています。
完了後、利害関係者はプロジェクトを開始するためにそれを見直し、受け入れます。 したがって、合意されたパラメータと自分の責任に関して、同じページに関与するすべての当事者を取得することが重要です。 これを行うには、Paymoでメモを作成し、できるだけ詳細なものを書き留めます。 誰もがそれを承認したら、それをプロジェクトに添付します。
タスクのリストを作成し、それらをグループ化
この時点で、スコープの履行につながるすべての必要なタスクを特定する必要があります。 以前に同様のプロジェクトを管理したことがある場合、これは簡単になる可能性があります。 しかし、未知の海域に入っている場合は、プロセス全体をリバースエンジニアリングするのが最善の方法です。 最終的な結果とそれを得るために何をする必要があるかを考えてみてください。
必要なすべてのタスクを順不同で書き留め、それらの肖像に応じてタスクリストの下にグループ化します。 プロジェクトの密度が高い場合は、より詳細に進み、サブタスクの形で3番目のレベルのタスクを設定できます。 しかし、これは複雑さを増し、プロジェクトを追跡するのが難しくなるので注意してください。
予算の見積もり&各タスクのコスト
タスクがマップされたら、ほとんどのプロジェクトマネージャーが恐れていることをしなければなりません。 どうして？ 最初の見積もりはしばしば間違っているからです。 しかし、あなたが経験を積むと、あなたはより正確になるでしょう心配しないでください。
しかし、あなたにヘッドスタートを与えるために、タスクの三つのタイプがあります：あなたが前にやったタスク、あなたが前にやったことがないが、それに対処する方法についてのアイデアを持っているタスク、そしてあなたが前にやったことがなく、その物流についての手掛かりを持っていないタスク。 最初のタイプでは、すでに時間予算を知っており、平均時給から派生したコストを計算することができます。 2番目のタイプでは、直感に基づいて推定し、予算に1.5-2を掛け、3番目のタイプでは予算に3を掛けます。 これはあまりにも多くの音場合は、覚えておいてください: それは多くとoverdeliverを約束することが常に最善です。
プロジェクトの進捗状況の監視と測定
プロジェクトの範囲、タスクの予算の見積もり、プロジェクトのタイムラインをすでに決定しています。 だから今何？ 合意されたすべてのパラメータが満たされていることを確認するために、プロジェクトを日常的に監視する必要があります。 これを行うには、成功があなたにとって何を意味するかに応じて、一連の指標を定義する必要があります。 たとえば、特定のプロジェクトの制約のために期限を釘付けにすることを懸念している場合は、スケジュールバリアントメトリックを測定します。 これは、プロジェクトが最初のスケジュールと比較してどのように変化し、どのタスクが遅れているかを示しています。 利害関係者の満足度があなたにとってより重要である場合は、満足度調査を発行し、出力を測定します。
設定したら、定期的に測定するだけです。 リアルタイムでデータを提供するプロジェクト管理システムでは、カスタマイズ可能なダッシュボードを使用することができます。 利点は、異なるアプリを切り替えることなく、単一のビューでプロジェクト全体の進行状況を見ることができることです。
時間を追跡して支払いを受ける
各タスクの時間を部分的に追跡し、請求可能時間と請求不可能時間で分類することを忘れないでください。 このようにして、プロジェクトの範囲に一貫性があるかどうかを判断します。 練習はまた、あなたのクライアントに請求し、方程式から当て推量を削除し、実際の仕事のために支払われるのに役立ちます。 あなたが責任を問われている間恥ずかしい最終的な価格紛争は、このように回避されます。