Incontri impressionanti: come moderare una discussione riunione?
Le discussioni sono la caratteristica principale di ogni riunione. Quando moderato può diventare un ottimo strumento per tenere tutti coinvolti e scambiare idee in modo ordinato. Tuttavia, left unmoderated può introdurre caos, conflitti e partecipanti demotivati che possono sentirsi inascoltati, incompresi o esclusi. Vogliamo mostrarvi alcuni principi e tecniche che renderanno le discussioni uno strumento produttivo.
Che cos’è una discussione? Per semplicità, supponiamo che qualsiasi attività durante un incontro che coinvolge due o più relatori che parlano, sia una discussione. Non lo incontrerai in una riunione di aggiornamento, ma le riunioni decisionali o di brainstorming consisteranno in maggioranza nelle discussioni e nello scambio di idee.
Quando la discussione dovrebbe essere benvenuta? Solo considerando il carattere creativo e costruttivo della discussione come un’attività, è visibilmente una buona attività in qualsiasi contesto creativo e decisionale. Ogni partecipante porta la propria esperienza e prospettiva unica, che può essere a sua volta portata in luce attraverso la discussione. Quando vuoi espandere i tuoi orizzonti mentali, testare idee diverse, includere cose che non penseresti da solo, impostare una discussione di riunione. È anche un modo per coinvolgere ogni singolo partecipante e permettere loro di esprimere le proprie opinioni, facendolo sentire riconosciuto e direttamente coinvolto nel processo e nella soluzione finale. È un punto molto importante per chiunque gestisca i team e i loro livelli di motivazione: e ‘ molto più facile andare miglio supplementare quando ci si sente necessario, riconosciuto, e coinvolti!
Quando la discussione dovrebbe essere evitata? Ci sono situazioni che non beneficiano di opinioni o soluzioni diverse. Il luogo più ovvio in cui le discussioni non saranno facilmente abbracciate sono le riunioni di aggiornamento: mentre alcune domande possono essere risolte, non c’è già nulla che possa essere fatto per cambiare il risultato. In tale situazione la discussione è inutile e sarà improduttiva. Una grande ragione per evitare la discussione è l’incapacità di moderarla: anche una piccola discussione può trasformarsi in un rumore caotico quando non moderato.
Come impostare una discussione? Una regola empirica da ricordare è: a meno che non sia esplicitamente dichiarato, non si assume alcuna moderazione – quando si facilita un incontro, si dovrebbe iniziare stabilendo regole chiare e comprensibili. “Oggi discuteremo le nostre nuove idee per la campagna di primavera, per favore cerca di limitare il tuo tempo di parola a 5 minuti per consentire a tutti di esprimere le loro idee. Discuteremo le loro idee dopo che tutte le idee sono state presentate ” è un apri di discussione amichevole e costruttivo. Conoscere in anticipo l’agenda consentirà ai partecipanti di essere preparati, quindi dovrebbe includere anche le regole di discussione. A seconda dei partecipanti, si consiglia di preparare un timer chiaramente visibile: alcuni altoparlanti piace parlare e dando loro un feedback sul tempo farà in modo che arrivare al punto senza il rischio di sovraestendere il loro tempo assegnato.
Come moderare il processo di discussione? Il facilitatore dovrebbe organizzare gli altoparlanti, dando loro voce e osservando il processo di discussione. Le cose da guardare fuori sono:
- partecipanti che impiegano più tempo del consentito: semplicemente utilizzare un timer e li informa che il loro tempo sta finendo o è già finito, in modo che dovrebbe avvolgere,
- partecipanti taglio: se è già la discussione regole, ricorda il ladro partecipante che la loro opinione e l’argomento sarà sentito dopo la presentazione parte,
- discussione entrando in un ciclo, cioè un argomento tira l’altro, che porta a un’altra (sciacquare e ripetere), che torna per la prima: dovrai intervenire e affrontare quella situazione, raccogliere tutti gli argomenti e sezionarli uno per uno per trovare un modo per risolvere il conflitto,
- nessuna soluzione, consenso o compromesso può essere raggiunta: dovrai agire come un consulente imparziale (non un giudice!), riformulare ogni soluzione in un modo diverso per cambiare la prospettiva e trasformare la comprensione della materia, semplificarla.
Mentre i primi due problemi comuni sono facili da risolvere e richiedono una spinta gentile e gentile o un promemoria amichevole, gli ultimi due sono un segno di conflitto e le strategie per affrontarli e risolverli saranno discusse un’altra volta!
Come mantenere i partecipanti impegnati e coinvolti? Probabilmente puoi indovinare, ma il grande vantaggio di un facilitatore di riunioni è la loro capacità di leggere la stanza. Facilitatore non è solo qualcuno per prendere appunti e organizzare l’incontro. Leggendo i volti e le emozioni sottostanti dei partecipanti dovrebbero essere in grado di notare le persone che sono disimpegnati: utilizzando i telefoni cellulari, il linguaggio del corpo negativo, severo o espressioni facciali interessati, e agganciarli di nuovo nella discussione. È il ruolo del facilitatore dare voce nella discussione moderata, e a volte dovranno cambiare l’ordine dei relatori o anche porre le proprie domande! Un buon facilitatore affronterà le critiche non costruttive e risolverà il cattivo umore che ha causato.
Discussione la moderazione non è un compito facile e richiede molta intelligenza emotiva, abilità interpersonali e soprattutto patience pazienza. Ricorda che ogni conflitto può essere risolto con una comunicazione costruttiva e pragmatica e molta gentilezza!
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