I modi migliori per ridurre i no-show del paziente
L’efficienza della pianificazione è il battito cardiaco della tua pratica. E i pazienti che non si presentano sono la sua nemesi. Sono la rovina di ogni ufficio medico, e avere strategie in atto per ridurli è essenziale. Come PCC Chip Hart, Direttore di Pediatric Solutions ama dire, ” Una pratica con un grande programma è sempre meglio clinicamente e finanziariamente di una pratica con un cattivo programma – c’è davvero una differenza.”
Qualunque sia la causa, dalla mancanza di trasporto alla dimenticanza o problemi finanziari, ridurrai il numero di no-show nel tuo ufficio provando i seguenti suggerimenti.
I nuovi dati forniscono informazioni sugli appuntamenti no-Show
Recentemente, Chip Hart e il team Pediatric Solutions hanno approfondito i dati dietro gli appuntamenti no-show presso le pratiche dei clienti di PCC e hanno scoperto variabili che influenzano profondamente la possibilità di visite perse presso le pratiche pediatriche. A quanto pare, e con sorpresa della saggezza convenzionale, non c’è davvero una forte differenza nei tassi di no-show tra il giorno della settimana, l’ora del giorno o il mese dell’anno. Certo, forse il lunedì è leggermente più probabile del venerdì, ma non è statisticamente significativo.
Ciò che la squadra di Hart ha scoperto è che il più forte predittore di un paziente che non mostra il loro appuntamento è… una storia di appuntamenti mancanti. Ogni paziente manca un appuntamento di tanto in tanto. Ma quegli appuntamenti cronicamente mancati? Provengono solo dal 10% delle famiglie. Esatto: il 60% degli appuntamenti mancati proviene solo dal 10% della base di pazienti.
Cosa significa questo per la tua pratica pediatrica? Beh, per cominciare, Hart dice,
Quando si arriva con una politica di no-show per la vostra pratica, non è necessario che sia una politica coperta per tutti. Adattalo a quel duro 10%.
Hart fornisce un esempio. “Gli appuntamenti del giorno stesso non vengono quasi mai persi. Gli appuntamenti in programma due giorni o meno prima del tempo non vengono quasi mai persi. Dato che il tasso, forse la vostra politica per un paziente che cronicamente no-show è che essi sono autorizzati a fare solo lo stesso giorno o un giorno-ahead appuntamenti. La maggior parte delle pratiche consente di risparmiare tempo per le visite immediate, quindi è facile integrare questa politica nella pianificazione esistente.”
Parlando di politiche di non-show, ha davvero importanza se la vostra pratica pediatrica ha uno o no? Hart pesa nel dire: “Non possiamo essere certi perché la natura delle politiche di no-show differisce così tanto tra le pratiche. Ma la presenza stessa di una politica, non importa quanto male o in modo incoerente, è importante. Dalla nostra ricerca, sembra che le pratiche con le politiche abbiano un tasso di no-show leggermente inferiore, ma questo porta alla domanda: le politiche causano il tasso più basso o quelle pratiche particolari trovano più facile implementare la politica in modo coerente?”
Nuove strategie per ridurre i tassi di no-Show alla tua pratica
Per riassumere, ecco i nuovi suggerimenti basati sulle ultime scoperte di Hart:
- Evitare di fare una politica coperta quando è davvero solo un piccolo segmento dei vostri pazienti che sono costantemente manca appuntamenti.
- Considerare di limitare la pianificazione degli appuntamenti allo stesso giorno o solo un giorno prima per i no-show cronici.
- Non concentrare i tuoi sforzi sulla riduzione dei no-show per un determinato giorno della settimana / ora del giorno / stagione. Si tratta piu ‘ della tua politica che del tuo tempismo.
- Se conosci un particolare paziente che non si presenta frequentemente, considera di prenotare due volte la fascia oraria in previsione del loro non arrivo. In questo modo non ti perderai il reddito avendo un posto vuoto nel tuo programma.
- Molte pratiche utilizzano sistemi automatizzati di promemoria degli appuntamenti. Considerare inoltre e contattare direttamente quella piccola percentuale dei vostri pazienti che sono più propensi a no-show. Una manciata di chiamate oggi potrebbe risolvere un problema domani.
Per ulteriori dettagli su Hart studio, check out questi due posti Chip Blog:
- Pediatrica No Show Analisi, Parte I
- Pediatrica No Show Analisi, Parte II
7 Ulteriori Suggerimenti per Ridurre il Paziente Non Mostra
In aggiunta a quanto sopra, cibo per la mente, in considerazione di provare le seguenti strategie per migliorare il vostro no-show tassi.
Effettuare chiamate giornaliere di promemoria
Designare un membro dello staff per effettuare chiamate di promemoria ogni pomeriggio per gli appuntamenti del giorno successivo. Può essere una buona idea richiedere che i pazienti ti facciano sapere se non possono farcela e ricordare loro che apprezzeresti la capacità di offrire la fascia oraria a qualcun altro se sanno che non saranno in grado di entrare. Ciò richiederà una cancellazione tempestiva piuttosto che un last minute no-show. Quando si ottiene un paziente al telefono e hanno una conferma verbale da loro, sono meno propensi a no-show.
Impostare promemoria automatici
Utilizzando un servizio di notifica automatica per inviare messaggi di testo o e-mail sicuro promemoria appuntamento è una buona idea, anche se si sta già facendo telefonate promemoria. Esso fornisce un ulteriore viale per raggiungere i pazienti, e se si dispone di un giorno in cui effettuare chiamate di promemoria non è fattibile, avrete ancora le basi coperte se si dispone di promemoria automatici in atto. Ad esempio, il software di PCC include una funzione chiamata Notify che consente di automatizzare i promemoria per gli appuntamenti (nonché i richiami e le notifiche del saldo del conto). Questi servizi sono così facili, non ha senso non usarli.
Mantieni una lista d’attesa
Mantieni una lista d’attesa corrente e specifica in modo da avere opzioni per colmare le lacune. Potresti voler includere i giorni e gli orari in cui i pazienti sono disponibili e se sono abbastanza vicini alla tua pratica per prendere un appuntamento con breve preavviso. Se si dispone di un no-show, è possibile fare riferimento a questo elenco per riempire la fascia oraria e non perdere reddito.
Non aspettare di riprogrammare i tuoi no-show
Riprogrammare i no-show dopo che si verificano non è una tecnica per impedire che si verifichino in primo luogo. Tuttavia, il fatto che hai fatto uno sforzo per raggiungere di persona per controllare il paziente mostra cura e preoccupazione, e stabilisce il tipo di connessione personale che li renderà meno propensi a no-show la prossima volta. I pazienti che perdono un appuntamento spesso fare uno sforzo per garantire che non saltare quello successivo.
È una buona regola per raggiungere i pazienti che non si presentano subito. Se aspetti che il paziente ti chiami, potresti aspettare invano. L’imbarazzo per un appuntamento mancato a volte impedisce alle persone di chiamare. Prova ad aspettare 10 o 15 minuti oltre l’ora dell’appuntamento, quindi effettua una chiamata che suona qualcosa come,
“Ciao (nome del paziente), stiamo chiamando per il check-in con voi. Ti avevamo fissato un appuntamento per le 10 di oggi e non ti abbiamo visto. Si può essere sulla buona strada e in esecuzione un po ‘ in ritardo, ma se non, vogliamo fare in modo di ottenere di nuovo sul programma il più presto possibile.”
Mantenere un tono non accusatorio, piuttosto che rimproverare il paziente per aver perso l’appuntamento o menzionare le tasse di mancata presentazione è la strada da percorrere se si desidera riportare quella persona alla porta. Se il vostro ufficio fa pagare una tassa, attendere per portarlo fino al prossimo appuntamento quando il paziente è proprio lì di fronte a voi al momento del check-in.
Alcuni pazienti hanno bisogno di promemoria extra
Alcuni pazienti amano ricevere un promemoria in un momento specifico, al di fuori di quando in genere si effettuano le chiamate di promemoria quotidiane. Anche se li chiami il giorno prima, alcuni pazienti non se lo ricorderanno. Per questi pazienti, chiamare la mattina del loro appuntamento o anche un’ora o due prima li negherà diventando un no-show. Questo può sembrare un sacco di extra mano-holding, ma il piccolo sforzo che ci vuole per fare una chiamata in più vale la pena non perdere il reddito da un appuntamento mancato. Alcuni pazienti possono sapere questo su se stessi e richiedere un promemoria in un determinato momento. O quando noti che alcuni pazienti dimenticano sempre gli appuntamenti, suggerisci di provare questa strategia a loro e guarda come diminuirà il tuo tasso di no-show.
Sii proattivo con il tuo programma
Quasi ogni pratica ha quel paziente che si presenta in ritardo per ogni appuntamento, ogni volta. Come un orologio, camminano nella porta dopo il loro tempo appuntamento è passato, ancora in attesa di essere visto. Piuttosto che ripetere questo schema ogni volta, punendoli con tasse di no-show o allontanandoli dalle cure perché sei già con il prossimo paziente, puoi scegliere di gestire in modo proattivo la pianificazione di questi pazienti.
Ad esempio, alcuni pazienti sono molto prevedibili con i loro arrivi in ritardo, mostrando 15 o 30 minuti di ritardo ogni volta. Quando si nota un modello forte, dire loro il loro appuntamento è alle 10: 00, hanno la loro chiamata di promemoria ricordare loro di venire alle 10: 00, ma metterli sul vostro programma per le 10: 30 In questo modo quando arrivano “in ritardo” per il loro 10: 00 appuntamento, saranno proprio in tempo per quando in realtà previsto di vederli e non avrete una lacuna nel vostro programma. Questo non è pensato per essere subdolo, e lo scenario è abbastanza raro che non sarà necessario impiegare questa strategia troppo spesso. Ma con quei pazienti che semplicemente non possono essere addestrati per arrivare in tempo, questo suggerimento vi farà risparmiare un sacco di frustrazione alla fine.
7. Avere una politica scritta
Procedura operativa standard dovrebbe essere che un paziente legge e firma una politica appuntamento mancato insieme con gli altri documenti nuovo paziente alla loro prima visita. Pubblicazione di un segno alla reception con questa politica può anche essere utile. In questo modo, nessuno può affermare di non sapere delle ramificazioni della mancata presentazione per un appuntamento.
È comune consentire un appuntamento mancato gratuito e privo di costi, ma addebitare una tassa di appuntamento persa per eventuali no-show dopo che dovrebbe aiutare a ridurre gli appuntamenti saltati. Alcune pratiche addebiteranno una tassa nominale di qualcosa come $25-35, mentre altri addebiteranno l’intero costo dell’appuntamento. I dettagli sono a voi. Naturalmente, le eccezioni possono essere fatte caso per caso, e in genere gli uffici non fanno pagare per malattia o emergenze. Inoltre, i pazienti con Medicaid legalmente non possono essere addebitati.
Incoraggia i tuoi pazienti a non perdere l’appuntamento piuttosto che punirli dopo averlo fatto. Non ci vuole molto sforzo per influenzare i risultati-qualcosa di semplice come una chiamata di promemoria può andare un lungo cammino verso la riduzione dei tassi di no-show. Dare questi suggerimenti una prova e vedere di persona.
Nota del redattore: Questo post è stato originariamente pubblicato a dicembre 2017 ed è stato aggiornato per accuratezza, completezza e le ultime best practice.
