lépésről lépésre útmutató az üzleti folyamatok javításához
az üzleti folyamatok létfontosságú szerepet játszanak minden szervezetben. A hatékony folyamatok egyszerűsítik az egyes tevékenységeket és javítják az általános hatékonyságot.
ahhoz, hogy sikeres legyen és sikeres maradjon, folyamatos hangsúlyt kell fektetni az üzleti folyamatok fejlesztésére a termelékenység növelése és a magas színvonalú minőség fenntartása érdekében.
a folyamat hatékonyabbá tétele végső soron csökkenti a munkaterhelést és egyszerűsíti a termék vagy szolgáltatás szállítását. De pontosan hogyan javíthatja az üzleti folyamatot, és milyen lépésekkel jár?
ebben a cikkben bemutatjuk az üzleti folyamatok fejlesztésének pontos lépéseit. Azt is megmutatjuk, hogyan hozhat létre automatizált munkafolyamatokat a frevvo üzleti folyamatok automatizálási szoftverével.
ez egy átfogó útmutató. Kattintson az alábbi linkekre, hogy navigáljon az Önt leginkább érdeklő szakaszhoz:
- melyek az üzleti folyamat fejlesztésének lépései?
- Milyen Hatásokra Számíthat Az Üzleti Folyamatok Fejlesztésétől?
- üzleti folyamatok javítása használati esetek
- hogyan lehet javítani és automatizálni az üzleti folyamatokat
milyen lépések szükségesek az üzleti folyamatok javításához?
az üzleti folyamatok fejlesztése magában foglalja a meglévő folyamatok azonosítását és javítását az általános hatékonyság ésszerűsítése érdekében. Egyszerűen fogalmazva, egy folyamatot vesz fel, és jobb módot talál arra, hogy elvégezze.
vállalkozása valószínűleg számtalan folyamattól függ minden nap, a megrendelések kezelésétől az utazási kérelmek jóváhagyásáig stb. Mindegyik szükséges ahhoz, hogy vállalkozása működjön és boldoguljon.
de ezek a folyamatok hatástalanná válhatnak, ha nem frissítik őket, vagy ha manuálisan hajtják végre őket, ami viszont pénzügyi veszteségekhez és értékes időpocsékoláshoz vezethet.
inkább látni és hallani, mint olvasni róla?
hadd mutassuk meg, milyen egyszerű.
az IDC kutatása szerint a vállalatok éves bevételük 20-30% – át veszítik el a nem hatékony folyamatok miatt. Ezeknek a nem hatékony folyamatoknak a pénzügyi hatása annál tovább folytatódik.
ha az alkalmazottak túl sok időt töltenek egy folyamaton, vagy ha a szokásosnál több hibát követnek el, érdemes áttekinteni a kérdéses folyamatokat.
a folyamatok javítása a következő hét lépést foglalja magában:
- válasszon egy folyamat javítása
- Térkép ki a jelenlegi folyamat
- szűk keresztmetszetek azonosítása & területek javítása
- Térkép ki a potenciális új folyamat
- teszt a folyamat & felülvizsgálata
- végre az új folyamat
- tekintse át a folyamatot
a folyamatfejlesztési lépések végrehajtásával olyan összetett folyamatot hajthat végre, mint a beszerzési megrendelések kezelése, és a frevvo-hoz hasonló folyamatautomatizálási szoftvereket használhat a hatékonyság növelése érdekében.
mielőtt belevágnánk, hogyan hajtsuk végre ezeket a lépéseket, nézzük meg, milyen pozitív hatások várhatók az üzleti folyamatok fejlesztésétől.
Milyen Hatásokra Számíthat Az Üzleti Folyamatok Fejlesztésétől?
a mai versenypiacon egyszerűen nem engedheti meg magának, hogy nem hatékony folyamatok legyenek. Az üzleti folyamatok fejlesztése versenyelőnyhöz juttathatja a szervezetet.
a működési hatékonyság növelése
az üzleti folyamatok automatizálása nagyobb hatékonyságot eredményez és csökkenti az üzemeltetési költségeket. Egy tanulmány megállapította, hogy a szervezetek működési költségeik 10-15% – át megtakaríthatják, ha egy eszközt használnak munkafolyamataik automatizálására.
ez a szám az alsó végén található. Azok a szervezetek, amelyek megemlíthetik, hogy mennyi pénzt takarítottak meg a munkafolyamat-automatizálási szoftver használatával, becslések szerint évente több millió dollárt takarítanak meg.
a frevvo segítségével létrehozhat egy munkafolyamatot, és megjelenítheti a teljes folyamatot az elejétől a végéig.
nézzünk meg például egy folyamatot, amely minden szervezetnek van — az alkalmazottak beszállása. A munkavállaló felvétele előtt ki kell töltenie és be kell nyújtania az összes szükséges űrlapot.
az alkalmazottak elakadhatnak ebben a folyamatban, ha mindent manuálisan csinálsz. Ennek a folyamatnak a racionalizálásával jelentősen csökkentheti az új alkalmazottak jártasságának idejét.
Íme egy példa egy alkalmazotti onboarding munkafolyamatra, amelyet a frevvo-ban hozhat létre:
a frevvo-hoz hasonló szoftverek használata a folyamat megjelenítéséhez segíthet azonosítani és kezelni a működési hiányosságokat.
az alkalmazottak termelékenységének javítása
a nem hatékony folyamatok ismétlődőek és időigényesek. Időt vesznek el az értelmesebb munkától is.
az alkalmazottak több mint 40% – A állítja, hogy a Munkahét egynegyedét ismétlődő feladatokkal tölti, a kézi adatbevitel pedig a legtöbb időt veszi igénybe.
a frevvo üzleti folyamat automatizálási szoftver, csökkentheti adatbevitel automatikusan kitöltött űrlapmezők. Ez lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy kevesebb időt töltsenek a kézi adatbevitelre, és több időt töltsenek más produktív feladatokkal.
itt egy pillantást, hogy a szoftver dinamikusan feltölti mezők egy PO formában csatlakozik egy SQL adatbázis:
az üzleti folyamatok javítása kiküszöböli a zavart abban is, hogy ki felelős az egyes feladatokért. Például létrehozhat egy munkafolyamatot a frevvo – ban, amely automatikusan átirányítja az űrlapot a megfelelő személyre.
az alkalmazottaknak nem kell időt pazarolniuk arra, hogy kitalálják, kinek küldjenek dokumentumokat. Csak annyit kell tenniük, hogy kitöltenek egy űrlapot és elküldik.
csökkentse az emberi hibákat
bármely folyamat papírmunkájának kezelése nemcsak unalmas, hanem hajlamosabb a hibákra is.
az űrlapokat helytelenül lehet kitölteni, vagy rossz személynek kell elküldeni. Ezek a hibák pénzügyi veszteségekhez vezethetnek, ha nem kapják el őket.
még a táblázatok is érzékenyek a hibákra. A Londoni Olimpiai Bizottság 10 000 jegyet adott el egy úszási eseményre, amikor egy alkalmazott véletlenül “20 000” – et írt be egy cellába a “10 000” helyett.”A bizottság végül korszerűsítése jegy tulajdonosai más jelentős esemény veszteséges.
a frevvo az űrlapokba beépített automatikus számításokat tartalmaz, ami csökkenti a kézi adatbevitelt és kiküszöböli az emberi hibákat.
vessünk egy pillantást a munkafolyamat javítására szolgáló Használati esetekre. Ezek egy ötletem, hogyan automatizálási szoftvert lehet alkalmazni a saját szervezet.
Üzleti folyamatok Javítása használati Esetek
Induló lehet támaszkodni manuális folyamatok elvégezni a munkát. De végül, ahogy egy vállalkozás növekszik és több alkalmazottat hoz létre, a hatékonyság hiánya szűk keresztmetszeteket eredményez.
itt találhatók a szervezet azon területei, amelyek profitálhatnak az üzleti folyamatok fejlesztéséből.
új bérlés Onboarding
egy erős onboarding folyamat elengedhetetlen minden szervezet számára. Segít az alkalmazottaknak alkalmazkodni új szerepeikhez, és keretet biztosít számukra a sikerhez.
mégis csak az alkalmazottak 12% – A mondja, hogy cége jó munkát végez a fedélzeten.
a jó hír az, hogy egy jól strukturált onboarding program növelheti elkötelezettség és csökkenti az időt, hogy jártasság az új bérlők.
a frevvo automatizált munkavállalói fedélzeti szoftverével olyan munkafolyamatot hozhat létre, amely egyszerűsíti a papírmunkát, és gyorsan felgyorsítja az alkalmazottakat. Az alkalmazottak már az első napon elkezdhetnek hozzájárulni, ahelyett, hogy a papírmunka leragadna.
megrendelések
a megrendeléseket az áruk és szolgáltatások eladásának dokumentálására használják. Az egyetlen PO elküldése azonban sok lépést tartalmaz — létre kell hoznia egy űrlapot, jóvá kell hagynia, el kell küldenie egy szállítónak, engedélyeznie kell a számlát, és tárolnia kell nyilvántartás céljából.
Íme egy példa arra, hogy hogyan nézhet ki egy megrendelési munkafolyamat:
a kézi megrendelés folyamat lelassíthatja a műveleteket. Az alkalmazottak összezavarodhatnak abban is, hogy milyen lépéseket kell tenni a következő lépésben, vagy kinek kell dokumentumokat küldeni.
azok a vállalatok, amelyek automatizálási szoftvert használnak a megrendelésekhez, gyorsabb ciklusidővel (24 óra) rendelkeznek, mint azok, amelyek a kézi folyamatra támaszkodnak (35 óra). Ez könnyen lefordíthatja az évente megtakarított több száz órát, attól függően, hogy hány megrendelést küld.
Íme egy példa a feltételes megrendelés munkafolyamatra a frevvo-ban:
amint egy alkalmazott megrendelést küld, automatikusan átirányítja a menedzseréhez. Még feltételes szabályokat is hozzáadhat a munkafolyamatokhoz (pl., a megrendeléseket csak egy VP-nek küldik jóváhagyásra egy bizonyos érték felett).
a frevvo előre elkészített sablonjaival egyszerűsítheti a megrendeléseket és automatizálhatja az egyéb folyamatokat, beleértve a beszerzési igényléseket, a számla jóváhagyásokat és a szállító kezelését.
utazási kérelmek
az utazási kérelmek elengedhetetlenek azoknak a szervezeteknek, amelyek alkalmazottai munka céljából utaznak. Ennek a folyamatnak az automatizálása kiküszöböli annak szükségességét, hogy az alkalmazottak jóváhagyásra üldözzék a vezetőt.
minden vállalat különböző jóváhagyási folyamatokkal rendelkezik az utazási kérelmekhez. A frevvo utazási kérelem szoftverével munkafolyamatokat hozhat létre, és dinamikus szabályokat engedélyezhet az utazási irányelvek betartásának biztosítása érdekében.
például a közös utazási megfelelőségi politika az, hogy a menedzser felülvizsgálja és jóváhagyja az alkalmazott utazási kérelmét, mielőtt azt elküldik a pénzügyi osztálynak.
íme egy példa az utazási kérelem munkafolyamatára a frevvo-ban:
az utazási kérelmek munkafolyamatának létrehozása egyszerűsíti a folyamatot, és biztosítja, hogy az alkalmazottak kövessék az utazási megfelelőségi irányelveket a szervezetnél.
értékesítési megrendelések
értékesítési megrendelések az áruk vagy szolgáltatások vásárlóknak történő értékesítésének megerősítésére szolgálnak. Ezek olyan dolgokra vonatkoznak, mint a szállítási dátumok, a Fizetési módok és más kulcsfontosságú részletek.
az üzleti folyamat fejlesztésével és automatizálásával a frevvo értékesítési rendelésautomatizálási megoldásával csökkentheti a kézi adatbevitelt, és gyorsabban, kevesebb hibával dolgozhatja fel az értékesítési megrendeléseket.
Íme egy példa az SQL adatbázis-integrációval rendelkező értékesítési megrendelőlapra (kattintson a képre a kipróbáláshoz):
amikor a felhasználó kiválaszt egy terméket, az űrlap automatikusan lehúzza az MSRP-t, és kiszámítja a részösszeget, amikor egy mennyiséget megad. Az űrlap támogatja a digitális aláírásokat és mellékleteket is.
az értékesítési rendelési űrlapok SQL-adatbázishoz való csatlakoztatása azt jelenti, hogy az értékesítési csapat több időt fordíthat az ügyletek lezárására, és kevesebb időt fordíthat a nem hatékony belső folyamatok leragadására.
ez csak néhány folyamat, amelyet fejleszthet és automatizálhat vállalkozásában. Bármely túlságosan kézi folyamat lehetőséget jelenthet az üzleti folyamatok fejlesztésére.
most nézzük meg a folyamatok ésszerűsítésének pontos lépéseit.
hogyan lehet javítani és automatizálni az üzleti folyamatokat
kövesse ezeket a lépéseket egy folyamat automatizálásához a vállalkozásában.
megjegyzés: a következő lépésekhez frevvo-Fiók szükséges. A frevvo folyamatautomatizálási szoftverét 30 napig ingyenesen kipróbálhatja.
#1.
az üzleti folyamatok fejlesztésének első lépése a változtatásra szoruló területek azonosítása. Jó kiindulópont azok a folyamatok, amelyek gyakran ismétlődnek, és ugyanazokat a lépéseket követik.
Íme egy rövid lista azokról a folyamatokról, amelyek gyakran profitálnak az automatizálásból:
- új bérlés onboarding
- Beszerzési igénylések
- szabadnap kérések
- Költségtérítés
- utazási engedélyek
- értékesítési megrendelések
- hozzájárulási űrlapok
- auditok és megfelelés
ebben az útmutatóban megvizsgáljuk az utazási kérelmek javítását és automatizálását, de nyugodtan válassza ki a sajátját.
#2. A folyamat leképezése
a következő lépés egy meglévő folyamat minden lépésének dokumentálása. A folyamatábra használata itt hasznos a munkafolyamat minden lépésének megjelenítéséhez.
a munkafolyamatot a frevvo-ban építheti fel, hozzáadva és konfigurálva az egyes lépéseket. Alternatív megoldásként telepíthet egy előre elkészített munkafolyamatot is, és ennek megfelelően testreszabhatja.
így néz ki a feltételes utazási kérelem munkafolyamata:
alkalmazásban a vizuális űrlaptervezőben megtekintheti és szerkesztheti az utazási kérelem űrlapjait is.
csakúgy, mint maga a munkafolyamat, szerkesztheti az űrlapot. A bal oldali palettáról az elemeket az űrlapra húzhatja, hogy testreszabhassa.
#3. Szűk keresztmetszetek azonosítása & javításra szoruló területek
a következő lépés egy elemzés elvégzése annak meghatározására, hogy a folyamat mely részeit kell javítani. Tegye fel ezeket a kérdéseket a szűk keresztmetszetek azonosítása érdekében:
- milyen lépések teremtenek szűk keresztmetszeteket?
- miben csalódtak az alkalmazottak?
- mely lépések okozzák a legtöbb késést?
fontolja meg, hogy visszajelzést kapjon közvetlenül azoktól, akik részt vesznek egy folyamatban, amelyen dolgozik. Kérje meg a véleményét arról, hogy milyen változtatásokat hajtana végre.
miután azonosította a szűk keresztmetszeteket, ideje megtervezni egy folyamatot, amely eltávolítja őket.
#4. A lehetséges új folyamatok feltérképezése
mostantól ugyanazt az eszközt használhatja, amellyel az aktuális munkafolyamatot felépítette a továbbfejlesztett munkafolyamat felépítéséhez.
az új munkafolyamat felépítésekor tartsa szem előtt az előző lépésben azonosított fájdalompontokat.
például egy alkalmazott, akinek minden alkalommal nyomon kell követnie a vezetőjét, hogy jóváhagyja az utazási kérelmet, értékes időt pazarol. Ennek kezeléséhez hozzáadhat egy lépést a munkafolyamatba, amely automatikusan a megfelelő személyhez irányítja az űrlapot jóváhagyásra.
#5. Tesztelje a folyamatot
miután befejezte az új munkafolyamat felépítését a frevvo-ban, itt az ideje tesztelni, hogy megbizonyosodjon arról, hogy működik-e.
ezután menjen végig a munkafolyamat minden lépésén, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem hiányzik semmi. Bármikor visszatérhet a vizuális tervezőhöz, hogy szükség esetén változtatásokat hajtson végre.
győződjön meg róla, hogy tesztelje az új munkafolyamatot mobileszközökön, amit közvetlenül a tesztablakból tehet meg.
#6. Hajtsa végre az új folyamatot
miután tesztelte az új munkafolyamatot, itt az ideje telepíteni — amit a frevvo-ban egyetlen kattintással megtehet.
az üzleti folyamat javítása magában foglalja a meglévő folyamat megváltoztatását, ezért ennek megfelelően tervezze meg. Szánjon időt arra, hogy közölje ezeket a változásokat, és útmutatást adjon azoknak a csapatoknak, amelyek használni fogják őket.
#7. Tekintse át a folyamatot
valószínűleg csuklás lesz az út mentén, miközben javítja a folyamatot. Tartsa szemmel az új folyamatok menetét, és kérjen visszajelzést az alkalmazottaktól. Van valami problémájuk? Valami nem világos egy lépéssel?
jegyezze fel a kapott visszajelzéseket, és dolgozzon a folyamatok folyamatos fejlesztésén. Az idő múlásával bekövetkező kis változások hatalmas megtakarításokat eredményezhetnek.
következtetés
az üzleti folyamatok fejlesztése lehetővé teszi az ismétlődő feladatok egyszerűsítését és a működési hatékonyság javítását — mindkettő csökkenti az általános költségeket és növeli a termelékenységet.
a frevvo üzleti folyamatok automatizálási szoftverével feltérképezheti és javíthatja a vállalkozásában meglévő folyamatokat. A rendszer magában foglalja a drag-and-drop funkciót, amely lehetővé teszi automatizált folyamatok létrehozását kód írása nélkül.
Regisztráljon még ma egy 30 napos ingyenes próbaverzióra, hogy lássa, milyen egyszerű a szoftver használata az üzleti folyamatok javítására és az eredmények mérésére.
