Hogyan tervezzünk egy díjátadó ünnepséget 12 lépésben

Hogyan tervezzünk egy díjátadó ünnepséget 12 lépésben

függetlenül attól, hogy adománygyűjtést végez, elismeri az iparág kiválóságát, vagy egyszerűen csak köszönetet mond a munkatársainak, a díjátadó ünnepségek ragyogó módja annak, hogy mindenkit összehozzanak egy jó hangulatú estére.

egy Oscar-díjas díjkiosztó lebonyolítása némi szervezést igényel, de hogy segítsünk Önnek, 12 könnyen végrehajtható lépésre bontottuk a folyamatot.

a 12 lépés:

• a megfelelő név kiválasztása
• rövid írás
• költségvetés beállítása
• bírák kiválasztása
• helyszín kiválasztása
• téma kiválasztása
• díj dalok kiválasztása
• érték biztosítása
• vendégeinek szórakoztatása
• tombola futtatása
• zenekar foglalása
• a díjkiosztó népszerűsítése

Íme, hogyan lehet kigurítani a vörös szőnyeget és megszervezni egy gyilkos díjátadót. Ne felejtsd el megnézni a díjkiosztó tervezési ellenőrzőlistánkat is a bejegyzés alján!

nevezze meg a díjátadó ünnepségét

Mielőtt elkezdené az esemény megszervezését, itt az ideje, hogy kitaláljon néhány díjátadó ünnepség nevét. Ez biztosítja, hogy minden, amit csinálsz, egy narratív témával rendelkezik, és minden dokumentumot rendben tart. Szóval hogyan jön ki egy nevet a díjátadó ünnepségen? Néhány ötlet lehet:

nézze meg a versenyzők díjátadó ünnepségeit

mielőtt meghatározna egy nevet, ellenőriznie kell, hogy senki más nem rendelkezik-e vele. Használjon más díjátadó ünnepségeket az iparágában, hogy támogassa Önt egy vonzó és hatékony név létrehozásában. Például, ha a díjátadó ünnepség a munkavállalói elkötelezettségre vonatkozik, az erre való keresés segít látni, hogy vannak olyan díjak, mint például:

“UK Employee Engagement Awards”

” Engagement Excellence Awards “

“Engagement Awards”

…. és így tovább!

Hasonló kulcsszavak használatával könnyebben felfedezhető a díjátadó ünnepség – de nem akarja összetéveszteni egy másik eseménygel. Lehet, hogy úgy dönt, hogy egy görbületre megy, és felépítheti a márkáját, hogy azonnal felismerhetővé váljon.

brainstorm kulcsszavak, amelyek kapcsolódnak a díjátadó ünnepségen

ahhoz, hogy az egyensúlyt, kezdődik brainstorming kulcsszavak, amelyek megfelelnek a szertartás. Ezek lehetnek az iparághoz, a témához vagy az ünnepelt emberekhez vagy termékekhez kapcsolódó kulcsszavak. A ” the UK Startup Awards “azt teszi, amit az ónon mond; de egy olyan név, mint a” Rising SaaS Startup Awards”, fülbemászóbb, és egy adott közönség számára vonzó lesz.

teszteljen egy munkanevet

ha 3-4 díjátadó ünnepség névötlettel állt elő, amelyek tetszenek, próbálja ki őket méretre. A logó gúnyolása, weboldal létrehozása vagy akár e-mail írása az egyes névötletek felhasználásával segíthet a megfelelő véglegesítésében.

írj egy brief

bármilyen típusú esemény szervez, írásban egy brief egy remek kiindulópont. Az eligazító dokumentumban pontosan meg kell határoznia, miért rendezi az eseményt. Mik a legfontosabb céljaid, és mit remélsz a díjátadótól? A tudatosság növelése egy ügy érdekében, a munkavállalók motivációjának növelése vagy pénzszerzés? Azt is meg kell használni a rövid, hogy dolgozzon ki a méréseket a siker akkor hivatkozhat vissza az ünnepség után. Ez lehet egy célzott adománygyűjtő figura, vagy kvalitatívabb, például nagyszerű visszajelzés mindazoktól, akik részt vettek.

miután meghatározta a legfontosabb célokat, ez segít megtervezni az esemény sajátosságait, például a vendégek számát és jellegét, az esemény dátumát és helyét, valamint a tartalmat és a hangot.

adja hozzá ezeket a szempontokat a rövid (teljes ellenőrzőlista alább), és sokkal könnyebb lesz eladni az ötletét mindenkinek, aki részt vesz.

kapcsolódó: Egyoldalas eseményterv

állítsa be a költségvetést

fontos, hogy a költségvetésre is gondoljunk az elején. Nyilvánvaló, hogy nincs értelme pezsgőt és osztrigát tervezni, ha költségvetése csak a cava-ra és a chipsre terjed ki! A költendő összeg az eseményhez választott modelltől függ. Nyereség lesz-e az eladott jegyekkel? Szponzorálják-e a díjakat a költségek fedezésére, vagy minden a belső költségvetésből származik?

a legfontosabb költségek, amelyekre gondolnia kell, a következők: F& B (ételek és italok), helyszín és D – dccor, szórakozás és VIP-ek-ha magas rangú bírákat, házigazdákat, előadókat vagy különleges vendégeket szeretne, ez jelentős költségvetési darabot fogyaszthat el.

azt is meg kell gondolni a költségek előmozdítása az esemény és a jelöltek, hogy adja meg – meg kell fizetni a reklámok az ipari média vagy a fejlesztés egy speciális webes platform a résztvevők regisztrálni és/vagy szavazni?

miután hozzávetőleges elképzelése van arról, hogy mindez mennyibe fog kerülni, kidolgozhatja a jegyárakat vagy a szponzori csomagokat annak biztosítása érdekében, hogy legalább fedezze a költségeket.

Related: töltse le saját esemény költségvetését templat

válassza ki a bírákat

akit bíróként választ, hatással lesz a díjak észlelt integritására, ezért gondosan válassza ki. Mi képesíti ezeket az egyéneket arra, hogy ítéletet hozzanak ezen a területen? Ismerik és tisztelik őket a szakmájukban? Milyen eredményeket értek el?

ezen túlmenően fontos, hogy önállóan és tisztességesen ítéljenek meg, és ne legyenek elfogultak egyetlen jelölt vagy vállalat iránt sem. Szavazási rendszert kell bevezetnie arra az esetre is, ha a bírák nem tudnak egyhangú döntést hozni, és egyértelmű kritériumokat kell meghatározni a győztes kiválasztására.

érdemes lehet egy “People’ s choice” díjat vagy kategóriát is bevezetni, ahol az eseményen résztvevők kiválaszthatják győztesüket. Ez biztosítja a résztvevők számára az ellenőrzés elemét, és biztosítja, hogy az éjszakába fektessenek be.

használja ezt a lépést arra is, hogy átgondolja a feliratkozni kívánt résztvevők típusát, mivel ez később sokkal könnyebbé teszi marketingjét.

válasszon egy helyszínt

a költségvetés és a vendégek száma lesz a fő befolyásoló tényező a helyszín kiválasztásakor, de ezen kívül meg kell keresnie valahol egy bizonyos fokú wow tényezőt. Természetüknél fogva a díjátadóknak izgalmasnak és elbűvölőnek kell lenniük, és az esemény előtti várakozást generálják. Az egyedi helyszín kiválasztása segíthet felkelteni az érdeklődést, ezért ne utasítsa el a valószínűtlen helyszíneket – a kreatív világítás és a beállított öltözködés teljesen átalakíthatja a teret.

csak győződjön meg róla, hogy ellenőrizze az AV szállítóját, hogy a hely gyakorlati szempontból működik-e az akusztika stb. és hogy egyetlen vendégnek sem lesz akadályozott kilátása a színpadra. Természetesen megnyugtató, ha a helyszín már korábban is otthont adott díjaknak, és kérheti, hogy nézze meg a fotókat, vagy beszéljen a szervezővel, hogy lássa, hogyan működött az egész.

kapcsolódó: 8 kérdés, amelyet fel kell tenned egy esemény helyszínén, mielőtt aláírnád

Válassz egy témát

a díjátadó ünnepség témája egy másik módja annak, hogy megkülönböztessük és izgatottá tegyük az embereket. Ügyeljen arra, hogy válasszon valami inspirálót. Talán ez lehet a régi iskola hollywoodi csillogása, az olimpiai szellem vagy a jövő fantasztikus?

a D-dccor, a meghívók és a szórakozás mellett a téma inspirálhatja a különleges vendégeket. Például, ha Olimpia témájú rendezvénye van, meghívhat egy híresség sportolót beszélni, vagy futurisztikus témára, esetleg inspiráló feltalálóra?

válassza ki a díj dalait

a díjátadó ünnepségre kiválasztott dalok nagy hatással lesznek a hangulatra. A zene felhasználható a hangszórók bemutatására, a nyertesek kihirdetésére és egy kategória vagy társaság megünneplésére, amely összegyűjti a díjat. Íme néhány nagyszerű dalötlet a díjátadó ünnepségekhez:

Vidám díjátadó dalok:

• Katy Perry – tűzijáték
• Firenze – megvan a szerelem
• Survivor – Eye of The Tiger
• Jon Bon Jovi – Livin’ On A Prayer
• Macklemore & Ryan Lewis – nem tart minket

inspiráló díjátadó dalok:

• Eminem-nem félek
• Kanye West-erősebb
• utazás-Ne hagyd abba Believin ‘
• Jay Z-Encore
• Christina Aguilera-harcos

érzelmi díjátadó ünnepség dalok:

• Izrael Kamakawiwo ‘ ole – valahol a szivárvány felett
• Eva Cassidy – énekesmadár
• Natasha Bedingfield – íratlan
• Demi Lovato – harcos
• a forgatókönyv – Hírességek Csarnoka

hozzáadott érték

a díjak odaítélése mellett az eseménynek további látnivalókat kell kínálnia. Nem mindenki fog elmenni egy gongdal, de el kellene jönniük, érezve, hogy a jegy ára ennek ellenére megéri.

a hálózatépítés megkönnyítése jó módja annak, hogy értéket adjon az eseménynek. A lehetőséget, hogy megfeleljen a nagy és a jó az ipar nem kétséges, hogy egy nagy attrakció a vendégek, így a terv szünetek, ahol keverednek és keverednek.

a vacsora előtti italok fogadása mellett fontolja meg a stand-up desszert büfét az ünnepség után, hogy mindenki beszéljen.

azt is fontolóra veheti, hogy jó táskákat adjon el mindazoknak, akik részt vesznek. Ha vendégei egy adott iparágból származnak, vagy egy adott korú vagy demográfiai, ez egy nagyszerű módszer szponzorok megszerzésére a szajré táskáihoz. Ez azt is jelenti, hogy, győztes vagy sem, a vendégek hazamenni valamit (és valami hihetetlenül instagrammable is!).

Related: a szakértői útmutató az események jobb hálózatépítéséhez

szórakoztatás

a vendégek egy show-ra jöttek, ezért győződjön meg róla, hogy ad nekik egyet! A díjnyertesek nevének hosszú listájának elolvasása és a fénykép készítésének figyelése kissé unalmas lehet a nem nyertesek számára, ezért gondoljon arra, hogyan élénkítheti az eljárást a creative AV-vel és egy vonzó Comp Enterprises-szal.

zene, videó és fény kell minden jön össze, hogy hozzon létre egy látvány, és ha lehet olyan lenyűgöző technológia, mint a vetítés mapping vagy akár hologramok (költségvetés lehetővé teszi!), a közönség a helyük szélén lesz.

fuss egy tombola

még ha az elsődleges cél az esemény nem az, hogy pénzt jótékonysági, ne hagyja ki a lehetőséget, hogy valami jót a közösség. Tombolát vagy aukciót adományozott díjakkal tarthat. Ez felajánlja szponzorok a lehetőséget egy kiáltás, míg ugyanabban az időben a pénzt egy méltó oka.

éjjel jelentse be, hogy mennyit emeltek fel a jó érzés tényezőjének felgyorsítása érdekében, vagy mentse el a jó hírt a nyomon követéshez.

Related: 5 Ways to make fundraising fun with games

Szervezze meg a pártot

miután a hivatalos üzlet az útból, itt az ideje, hogy mindenki engedje le a haját, és nyomja meg a táncparkettet. Elengedhetetlen egy nagyszerű zenekar lefoglalása, amely garantáltan zümmögni fogja a tömeget, ezért kérdezzen körül ajánlásokat.

amellett, hogy a zenekar – ha a költségvetés nyúlik rá – gondoskodjon néhány vizuális szórakoztató, mint egy nagy energiájú tánccsoport, légi előadók vagy egy közeli bűvész. Ez segít felhívni a figyelmet a bírálati körök között, és a szertartást önmagában is eseménygé teszi, még a díjadáson kívül is.

a díjátadó ünnepség népszerűsítése

a közösségi média tökéletes platformot kínál mind a szertartás izgalmának felkeltésére, mind az éjszaka összes címsorának megosztására. Győződjön meg róla, hogy elkészítette a nyertesek Twitter-kezelőinek listáját, és adjon egy csapattagnak azt a feladatot, hogy valós időben online hirdesse meg az egyes díjazottakat, amint azok megtörténnek. Ez extra dicsőséget nyújt a nyerteseknek, és segít növelni az esemény profilját.

ne felejts el beállítani egy dedikált hashtaget a díjaidhoz, hogy a vendégek csatlakozhassanak a beszélgetéshez, és megoszthassák az esti képeket és híreket. Ez a fajta ‘társadalmi bizonyíték’ megmutatja, hogy a díjak nem-To-Be-kihagyott esemény, és hozzon létre buzz a következő évre.

ha még nem tette meg, állítson be egy érdeklődők rögzítésére szolgáló céloldalt vagy regisztrációs űrlapot, ahol a résztvevők, a vendégek és a bírák egy e-mailes marketinglista részévé válhatnak. Ez egy nagyszerű csatorna arra, hogy várakozást építsen fel az eseményre, és emlékeztessen mindenkit a díjak határidejére.

érdemes megfontolni az online utazást is, mind az esemény résztvevői, mind a díjátadó ünnepségen részt vevők számára. Könnyű beküldeni egy bejegyzést? Hogyan regisztrálhatnak a vendégek egy jegyre, és hívhatják meg a barátaikat is? Hozzon létre egy utazást, és tesztelje magát, hogy biztosítsa, hogy a résztvevők a lehető legegyszerűbbek legyenek a kiállításon.

Related: 5 Ways to create social media buzz alatt és után az esemény

következtetés & awards tervezési ellenőrzőlista

van egy csomó gondolni, amikor tervez egy csillag díjátadó ünnepségen, de ez az egyik leghatékonyabb és kifizetődő típusú események, amelyek segíthetnek elérni mindenféle üzleti célokat.

a szervezet hatókörének és befolyásának kiterjesztésétől az alkalmazottak motiválásáig és inspirálásáig vagy jelentős bevételig a díjak megéri az erőfeszítést.

ahhoz, hogy munkáját a lehető legegyszerűbbé tegye, az Eventbrite számos szervezeti eszközt kínál. A meghívók átívelése az esemény utáni felmérésekig, segít a folyamat kezelésében az elejétől a végéig-függetlenül attól, hogy milyen ambiciózus tervei vannak! Csak nézze meg az alábbi díjátadó tervezési ellenőrzőlistát, hogy segítsen az indulásban:

díjátadó tervezési ellenőrzőlista

írj egy esemény rövid, beleértve:

• esemény neve
• főbb célok
• a siker mérései
• résztvevők száma
• résztvevők típusa
• esemény dátuma és helye
• az esemény hangja
• ünnepség témája

Set a költségvetés vagy a kívánt bevétel:

• Ételek és italok
• helyszín
• D ons
• Szórakozás
• VIP vendégek/bírák
• promóció
• jegyárak
• szponzori csomagok

válasszon résztvevőket, például:

• ceremónia bírák
• díszvendégek
• a résztvevők típusai

helyszín és magatartás keresése:

• AV recce
• találkozó a helyszín tulajdonosával

tervezze meg az éjszakát:

• díjátadó dalok
• hálózatépítés
• jópofa táskák
• Szórakozás
• tombola

piac a szertartás segítségével:

• közösségi média stratégia
• dedikált hashtag
• e-mail frissítések
• Blog tartalom
• feliratkozási céloldal