hogyan tartsunk fegyelmi meghallgatást – beleértve az ingyenes írásbeli figyelmeztető sablont
ha kisvállalkozást működtet, és problémája van a csapat egyik tagjával, akkor az első hívási kikötőnek mindig alkalmi csevegésnek kell lennie. Sok idő, ez minden, ami egy probléma elsimításához szükséges. De időnként formálisabb lépéseket kell tennie – itt jön be a fegyelmi eljárás. Ebben a bejegyzésben lépésről lépésre bemutatjuk a teljes fegyelmi eljárást, valamint néhány praktikus ‘írásbeli figyelmeztetés’ sablont adunk meg.
mi a fegyelmi tárgyalás?
a fegyelmi tárgyalás a nagyobb fegyelmi eljárás egyik része, amelyet vállalatának követnie kell, ha valaha is foglalkoznia kell a munkahelyi elfogadhatatlan viselkedéssel.
az elfogadhatatlan magatartás ebben az összefüggésben néhány dolgot jelenthet – vagy a munkavállaló munkahelyi magatartását, vagy a szerepkörében betöltött képességét.
‘magatartás’ helytelen vagy elfogadhatatlan magatartást jelent.
a képesség viszont inkább a munka teljesítményéről szól. Míg néhány vállalat úgy dönt, hogy fegyelmi eljárással foglalkozik a teljesítményproblémákkal, általában sokkal hatékonyabb (nem is beszélve a tisztességesebb és civilizáltabb) a Teljesítményjavítási terv útján.
ne feledje – amikor az emberek azt mondják, hogy ‘fegyelmi’, általában magára a fegyelmi ülésre utalnak, de szigorúan véve ez a találkozó csak egy része a teljes fegyelmi eljárásnak.
bontsuk le, hogy ez mit jelent.
a fegyelmi eljárás
a vállalat fegyelmi eljárását egyértelműen meg kell határozni a munkaszerződésekben vagy a vállalati kézikönyvben.
a jól meghatározott fegyelmi eljárás nagyon fontos minden kisvállalkozás számára. Ha valaha fegyelmi kérdés miatt el kell engednie valakit, de a folyamatot rosszul kezelték vagy rosszul kommunikálták, akkor nyitva áll egy munkaügyi bíróság előtt, ahol a munkavállaló tisztességtelen elbocsátás miatt.
a megfelelő fegyelmi politika meghatározása a vállalati kézikönyvben (majd ragaszkodás hozzá) segít abban, hogy az Egyesült Királyság munkajogának jobb oldalán maradjon.
mielőtt teljes fegyelmi eljárást indítanánk, érdemes megjegyezni, hogy sok kérdést informálisan hosszú ideig lehet rendezni, mielőtt teljes fegyelmi eljárásra lenne szükség. Lehet, hogy csak egy gyors csevegésre van szüksége a félreértés vagy félreértés rendezéséhez – ezért tartsa ezt szem előtt, mielőtt teljes fegyelmi folyamaton megy keresztül.
a megfelelő fegyelmi eljárásnak tartalmaznia kell néhány kulcsfontosságú lépést:
- fegyelmi vizsgálat
- kezdeti fegyelmi levél, amely meghatározza a megvitatandó kérdéseket
- a kérdés megvitatására szolgáló ülés (fegyelmi tárgyalás)
- fegyelmi határozat
- esély a fegyelmi határozat fellebbezésére
e lépések némelyike valószínűleg elég egyszerűnek tűnik, de másoknak egy kicsit több magyarázatra van szükségük.
vessünk egy pillantást.
fegyelmi vizsgálat lefolytatása
amikor csak lehetséges, jó gyakorlat, ha a vizsgálatot olyan személy végzi, aki közvetlenül nem vesz részt a kérdésben – például egy másik menedzser vagy az Emberi Erőforrások osztályának tagja (ha a vállalat rendelkezik ilyennel). Ez a személy fog eljárni, mint a fegyelmi tisztviselő.
azt is tudatnia kell a munkavállalóval, hogy vizsgálatot indított ellenük.
egy jó fegyelmi vizsgálatnak néhány dolgot el kell érnie:
- dolgozzanak ki, ha van egy eset, hogy válaszoljon
- kövesse a tisztességes eljárás, amely biztosítja, hogy mindenki oldalán a történet hallható
- Gyűjtsd össze a részleteket a vádak és bizonyítékok a többi fegyelmi eljárás
- segítsen a munkáltató eldönteni, hogy kell-e további fegyelmi eljárás
a vizsgálat lefolytatásakor fontos, hogy minél több információt gyűjtsön a a kérdésről, amennyit csak tudsz. Ez jelentheti a releváns e-mailek vagy más alkalmazottak nyilatkozatainak nyilvántartását.
ha – miután a fegyelmi tisztviselő összegyűjtötte az összes bizonyítékot – úgy érzi, hogy nincs érdeme a vizsgálat folytatásának, lezárhatják azt.
de ha úgy vélik, hogy van egy fegyelmi ügy megválaszolására, akkor tovább kell lépniük a fegyelmi tárgyalás ütemezésére. Levélben kell meghívnia a munkavállalót a meghallgatásra.
Hogyan írjunk fegyelmi levelet (beleértve a fegyelmi levél sablont)
miután a fegyelmi vizsgálat befejeződött, itt az ideje, hogy elküldje a fegyelmi levelet a munkavállalónak. Ennek a levélnek az a célja, hogy értesítse őket a fegyelmi tárgyaláson megvitatni kívánt kérdésekről, segítsen nekik megérteni, mi fog történni az ülésen, és ésszerű időt adjon nekik a felkészülésre. Javasoljuk, hogy a munkavállalót legalább néhány munkanappal értesítse.
azt is meg kell jelölnie, hogy mikor és hol tartják meg, ki lesz még ott, és mi lehet a találkozó lehetséges eredménye.
a munkavállaló jogosult arra, hogy kísérőjét magával vigye a fegyelmi ülésre – ez lehet munkatárs vagy szakszervezeti képviselő. Ez a levél jó alkalom arra, hogy tudassa velük, hogy megszervezhessék.
a fegyelmi tárgyaláson azonban érdemes megjegyezni, hogy társa nem tud válaszolni a munkavállaló nevében feltett kérdésekre. Támogathatják őket, tanácskozhatnak velük, de nem tudnak válaszolni a kérdéseikre.
segítségre van szüksége a fegyelmi levél megírásához? Kattintson alább az ingyenes fegyelmi levélsablon letöltéséhez.
hogyan végezzünk fegyelmi meghallgatást
először is – ha fegyelmi meghallgatást akarsz folytatni, próbáld meg valahol magán, és a vállalat többi részének hallótávolságán kívül. Ha lehetséges, akár ötlet is lehet, ha a szokásos munkaidőn kívül végezzük el egy kis extra magánélet érdekében.
ez nem a fegyelmi eljárás titokban tartásáról szól, hanem arról, hogy ne legyen szükségtelenül stresszes vagy kínos élmény a munkavállaló számára. Ne feledje – a legjobb eset az, hogy mindketten folytathatják a közös munkát, miután ennek vége.
a fegyelmi tárgyalás során:
- magyarázza el a munkavállaló viselkedésével kapcsolatos panaszát
- nézze át az erről a viselkedésről összegyűjtött bizonyítékokat
- adjon nekik esélyt arra, hogy elmondják a történetük oldalát
- döntsön a következő lépésekről – és milyen fegyelmi eljárást fog tenni a következő lépésben.
hogy a fegyelmi eljárás a következők bármelyikét jelentheti:
- nincs intézkedés
- írásbeli figyelmeztetés
- végső figyelmeztetés
- lefokozás vagy elbocsátás
a bejegyzés következő részében megnézzük ezeket a lehetőségeket, és lebontjuk, hogy pontosan mit jelentenek. Hozzáférést biztosítunk néhány ingyenes írásbeli figyelmeztető sablonhoz is, amelyek segítenek a fegyelmi eljárás szilárd alapokon tartásában a kezdetektől fogva.
amikor eldönti, hogy mit tegyen, figyelembe kell vennie az alkalmazott által előidézett enyhítő körülményeket is.
nincs intézkedés
ha elégedett a munkavállaló által a fegyelmi tárgyaláson adott magyarázattal, akkor eldöntheti, hogy nem kell további lépéseket tennie. Ebben az esetben egyszerűen tájékoztassa a munkavállalót arról, hogy nincs további aggodalma.
írásbeli figyelmeztetés (beleértve az írásbeli figyelmeztető sablont is)
az írásbeli figyelmeztetés hivatalos értesítésként szolgál a munkavállaló számára, hogy viselkedésének meg kell változnia. Az írásbeli figyelmeztetésnek a következőket kell tartalmaznia:
- az elfogadhatatlannak ítélt magatartás részletei
- milyen változtatásokra van szükség, a fejlesztések ütemtervével
- mi történhet, ha ezek a változások nem történnek meg
ha segítségre van szüksége saját írásbeli figyelmeztetésének összeállításához, akkor az alábbiakban megtalálja ingyenes írásbeli figyelmeztető sablonunkat.
végső figyelmeztetés (beleértve az utolsó figyelmeztető sablont is)
ha már adott írásbeli figyelmeztetést egy alkalmazottnak, és a viselkedése nem javult, akkor így fokozhatja a fegyelmi eljárást. Tudatja a munkavállalóval, hogy viselkedésén változtatni kell, vagy komolyabb lépéseket kell tenni.
ha egy ingyenes végső figyelmeztető sablonhoz szeretne hozzáférni, itt talál egyet.
lefokozás vagy elbocsátás
ha megállapítást nyer, hogy a munkavállaló súlyos kötelességszegést követett el, vagy magatartása mind az írásbeli, mind a végső figyelmeztetés után nem javult, akkor munkáltatója jogosult felmondani a munkavállaló szerződését.
a munkavállaló fellebbezési joga
minden munkavállalónak joga van fellebbezni a fegyelmi tárgyalás döntése ellen, ha úgy érzi, hogy a döntés tisztességtelen vagy az eredmény túl súlyos.
ha úgy döntenek, hogy fellebbeznek a határozat ellen, akkor újabb vizsgálatot kell lefolytatniuk, és másodszor is meg kell vizsgálniuk az ügyet – lehetőleg egy másik személlyel, aki fegyelmi tisztviselőként jár el.
fegyelmi eljárást kell futtatnia, és nem tudja, hol kezdje? HR tanácsadási szolgáltatásunk segíthet.
szakmai tanácsadóink CIPD képesítéssel rendelkeznek, és arra specializálódtak, hogy segítsék a kisvállalkozásokat HR kihívásaik leküzdésében. Annak megállapításához, hogy a HR tanácsadás megfelelő-e a vállalatához, csak ütemezzen egy hívást.