Hogyan lehet nyomon követni a kifizetéseket és számlákat

Hogyan lehet nyomon követni a kifizetéseket és számlákat

a számvitel, a számlázás és a fizetések nyomon követése komoly gondot jelent a kkv-k számára, amelyek pénzforgalmának kezelése és pénzügyi helyzete nagyban hozzájárul a megfelelő rendszerek bevezetéséhez. Megvizsgáljuk azokat a tényezőket, amelyeket figyelembe kell venni a számviteli szoftver kiválasztásakor, valamint a legjobb gyakorlatokat, amelyeket a kifizetések és számlák tetején kell tartani.

a számviteli folyamatok és a cash flow menedzsment nem olyanok, mint régen. A digitális átalakulás és a gyakorlati innovációk azt jelentették, hogy a fizetések nyomon követése és a számlák kiállítása sok kisvállalkozás számára nagyrészt digitalizálódott, minden kényelmével együtt.

bár a digitalizáció azt jelenti, hogy a kis-és középvállalkozások (kkv-k) könnyebben tudják kezelni be-és kiáramlásaikat, ez nem mentség az önelégültségre. A kifizetések és a számlák tetején való tartózkodás létfontosságú minden vállalkozás sikeréhez, mivel segít az egészséges cash flow és a jobb pénzügyi előrejelzés biztosításában. A modern számviteli programoknak és a fizetéskövetési képességeknek köszönhetően a vállalkozások minden eddiginél nagyobb láthatóságot élvezhetnek, ami a működési hatékonyságtól a beszállítói kapcsolatokig mindent javíthat.

a fizetések nyomon követésének és a pénzforgalom feldolgozásának megfelelő eszközeinek kiválasztásakor azonban egyes vállalkozások nehezen tudják azonosítani az igényeiknek leginkább megfelelő szolgáltatót. Áttekintjük azokat a kritériumokat, amelyeket szem előtt kell tartani a számviteli megoldás kiválasztásakor, valamint a bevált gyakorlatokat, amelyek biztosítják az ésszerű cash flow-menedzsmentet, a felügyeletet és a számlák nyomon követését.

fizetés, számlázás és számvitel ma

bár az elektronikus fizetést ma már normának tekintik, sok kkv továbbra is hagyományosabb eszközökkel bonyolít tranzakciókat. Tech számára, vagy tech-szomszédos, vállalatok, csekkalapú kifizetések vagy papíralapú számlák benyújtása határozottan elavultnak tűnik. Egyesek számára azonban továbbra is mindennaposak, országonként eltérő gyakorisággal. Míg Franciaország egy újabb EU-tagállam lesz, amely 2025-ig teljesen megszünteti a B2B papírszámlázást, a világ egyes részein továbbra is mindenütt jelen van. A papírcsekkek szintén jelentős jelenlétet tartanak fenn egyes területeken, például az Egyesült Államokban, ahol a B2B kifizetések 42% – át csekken teljesítették 2019-ben.

a bejövő ügyfélfizetések esetében a csekkalapú tranzakciók hagyományosan számla kiállításából állnak, majd megvárják az ügyfél csekkjének törlését, az út mentén alig vagy egyáltalán nem láthatók. A leghosszabb esetekben a csekkek még a következő elszámolási időszak előtt sem tisztázódnak, ami bonyolíthatja az egyeztetést és eltérésekhez vezethet. Ezzel szemben az elektronikus fizetések kényelmes jellege minden érdekelt fél számára jelentős előnyt jelent, és az e-fizetések és az e-számlázás terén tapasztalható aszimmetrikus lemaradás ellenére a digitalizáció folytatódik. Valójában ez a jelenség csak fokozódott a Covid-19 pandémiával és annak utóhatásaival.

a kortárs számviteli programokat a digitális átalakulás is alakította. Ahogy egy vállalkozás növekszik, a cash flow menedzsment egyre összetettebbé válik, és nehéz lehet nyomon követni. Az egyszerűsítés ezen igényének kielégítése érdekében a felhasználóbarát számviteli platformok sokasága most a vállalkozások tulajdonosainak figyelmét vonzza, ígérve, hogy nagyban megkönnyítik fizetési műveleteiket és könyvelési erőfeszítéseiket olyan funkciók révén, mint:

• automatikus ismétlődő számlák.
• egységes e-számlázási sablonok.
• értesítések az ügyfelek késedelmes fizetéséről.
• eredménykimutatás készítése.

ez csak néhány a gyakorlati lehetőségek közül, amelyek a kortárs számviteli megoldásokat a legkisebb vállalkozások számára is alapvető eszközzé tették. A rengeteg lehetőség közül lehet választani, azonban, csak mit kell a kkv-k néz ki, amikor kiválasztják az egyik számukra?

How to choose the best accounting software

míg bizonyos folyamatok automatizálása csökkenti a munkafolyamatok megterhelését a számlákat kezelő személyek számára, a számlák és kifizetések nyomon követése továbbra is állandó figyelmet és lézeréles pontosságot igényel. Természetesen nem minden platform és szolgáltatás jön létre egyformán, egyesek több funkciót kínálnak, mint mások. Így a cégtulajdonosok megpróbálják kitalálni, hogy melyik szolgáltatást vagy platformot válasszák, saját vállalkozásuk követelményeinek megfelelően.

Általánosságban elmondható, hogy számos jellemzőt kell szem előtt tartani a számviteli szoftver kiválasztásakor, bár ezek nagymértékben függenek a vállalkozás méretétől és az elkülönített költségvetéstől.

a cégtulajdonosoknak a következő kérdéseket kell feltenniük maguknak a rövid lista összeállításakor:

felhőalapú?

• a választott számviteli szoftvernek távolról elérhetőnek kell lennie.
• az asztalon letöltött és tárolt szoftverek használata nem praktikus, korlátozó és korlátozza a felhasználóbarátságot.
• a legújabb fejlemények rávilágítottak arra, hogy a fontos rendszerekhez távolról és mindenkor hozzáférni kell. A számvitel nem kivétel e szabály alól.

többfelhasználós elérhető?

• manapság a legtöbb számviteli megoldás lehetőséget kínál a többfelhasználós hozzáférés engedélyezésére.
• a nagyobb vállalkozásokban hasznos hozzáférést biztosítani a számviteli osztályon kívüli alkalmazottaknak, biztosítva számukra a saját költségeik benyújtásának és a számlák benyújtásának felelősségét.
• ez felszabadítja a sávszélességet a fiókokban lévők számára, lehetővé téve számukra, hogy a sürgetőbb kérdésekre összpontosítsanak.
• az ilyen hozzáférés konfigurálása azonban létfontosságú. Nem minden felhasználónak kell azonos jogokkal rendelkeznie, mivel bizonyos információk érzékenyek és őrzöttek maradnak.

az árstruktúra megfelel-e az Ön üzleti igényeinek?

• a legtöbb kortárs számviteli platform többszintű árképzési struktúrát kínál, különböző tervekkel és funkciókkal, az “alap” és a “közvetítő”, a “prémium” és a “fejlett”. Fontos, hogy értékelje az üzleti igényeinek leginkább megfelelő tervet.
• a nagyobb vállalatoknak valószínűleg szélesebb körű tervekre van szükségük, de alaposan meg kell vizsgálniuk az extra kiadásokkal járó funkciókat. Ha például az alaptervvel túlzott korlátozások vannak a többfelhasználós hozzáférésre, akkor tanácsos lehet a fenti szintre való áttérés.

milyen funkciókat kínál?

• a kínált szolgáltatások száma és gyakorlati alkalmazásuk az Ön vállalkozása számára döntő szempont. Minden funkció valós megtérülését indokolni kell.
• vegye figyelembe a következőket:
• ezek csak néhány tényező, amelyet figyelembe kell venni.

mennyire biztonságos?

• az érzékeny pénzügyi adatok tárolása éberséget igényel.
• a vállalkozásoknak meg kell vizsgálniuk, hogy a szolgáltatás milyen típusú tűzfalakat és titkosítást használ.
• egy jó számviteli platform teszi ezt az információt könnyen elérhető.

költséghatékony?

• a költséghatékony nem olcsó vagy drága.
• a számviteli program kiválasztásakor a vállalkozásoknak mérlegelniük kell a kínált funkciókat, és mérlegelniük kell, hogy valódi, napi működési előnyöket nyújtanak-e.
• a különböző funkciók megegyeznek – e a valódi idő – és végső soron költségmegtakarítással? A megnövekedett hatékonyság megtérülést eredményez-e?

legjobb fizetési és számlázási gyakorlatok

Miután kiválasztotta a vállalkozásának megfelelő szoftvert, és megszokta annak különböző funkcióit, a napi fizetési műveletek egyszerűbbé válnak. Ennek ellenére érdemes egy sor bevált gyakorlatot bevezetni, amelyeket be kell tartani a számviteli személyzet, vagy bárki, aki a vállalkozáson belül könyveléssel vagy számlafeldolgozással foglalkozik.

bejövő kifizetések esetén:

a késedelmes ügyfélfizetések nyomon követése

• bár a választott számviteli platform automatikus emlékeztetőket vagy akár e-maileket is küldhet, ha a fizetés késik, a közvetlen nyomon követés ajánlott, ha időben szeretné biztosítani a megoldást és jó kapcsolatokat tart fenn.
• ha értesítést kap arról, hogy az ügyfél fizetési késedelmes, hogy egy udvariassági telefonhívás, hogy vizsgálja meg, hogy miért nem került sor, vagy feldolgozni. A legtöbb esetben logikus magyarázat lesz, például egy egyszerű mulasztás az ügyfél részéről. Ezekben az esetekben értékelni fogják az emlékeztetőt.
• kövesse az e-mailt, helyezze vissza a számlát, hogy ne kelljen vonóhálózni a régi üzeneteken.

győződjön meg róla, hogy minden részlet világos és pontos

• amikor számlákat generál a számviteli programon keresztül, győződjön meg róla, hogy kitölti az összes releváns mezőt. A számla tárgyának mindkét fél számára egy pillanat alatt nyilvánvalónak kell lennie.
• győződjön meg arról, hogy a fizetési adatok naprakészek és egyértelműen ki vannak jelölve, így elvégezheti a szükséges módosításokat az automatikusan generált ismétlődő számlákhoz, ha adatai megváltoztak.
• bármely hiteles számviteli platform automatikusan hozzárendeli a helyes számot minden új számlához, de ellenőrizze, hogy a fizetési határidő egyértelműen látható-e. Az egyértelműség elengedhetetlen a késések elkerülése érdekében.

jelentések futtatása, minták megfigyelése, pénzügyi stratégiák újragondolása

• számos számviteli program képes eredménykimutatást generálni az integrált adatok felhasználásával. Ez összehasonlítja a fizetett és a ki nem fizetett számlákat, bemutatva a nettó nyereség teljes összegét, amely lehetővé teszi a cash flow állapotának értékelését.
• idővel kialakulhatnak olyan minták, amelyek lehetővé teszik, hogy Ön is lássa, mely ügyfelek soros késedelmes fizetők. Ez szükségessé teheti a fizetési feltételek módosítását.
• középtávon a jelentések és elemzések segítenek a jobb cash flow előrejelzésben és a jövőbeli pénzügyi stratégiák finomításában.

kimenő fizetések esetén:

dokumentum és kategorizálás

• használja ki számviteli szoftverét, hogy részletes áttekintést kapjon a tartozásáról, és a kimenő kifizetéseket külön táblázatban vagy a beépített egyenértékben nyomon kövesse.
• az intuitív Irányítópult segítségével címkézheti a fizetés típusát, jelezheti a vállalkozás folyószámláján vagy hitelkártyáján keresztül végrehajtott kifizetéseket, kiemelheti az esedékességet és aláhúzhatja a fizetés feldolgozási idejét.
• minél részletesebb az áttekintés, annál nagyobb a láthatóság a rendszeres költségekkel szemben.

használjon számlakezelő rendszert

• ez lehet a választott számviteli program része, vagy külön lehet. Lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy jobban kezeljék a szállítóktól és szállítóktól származó számlákat.
• a beérkezéskor minden számlát a megfelelő megrendeléshez igazítanak, és ha valamilyen okból megjelölik, akkor automatikusan kifizetésre kerülnek.
• az ilyen jellegű folyamatautomatizálás és racionalizálás javítja a működési hatékonyságot, míg a megnövelt analitikai képességek hasznos betekintést nyújtanak a menedzsment számára.

válasszon olyan pénzforgalmi szolgáltatót, amely hangsúlyozza a láthatóságot

• egyes pénzforgalmi szolgáltatók (PSP-k) esetében hiányozhat a fizetések láthatósága. A közvetítő bankok általi feldolgozás azt jelentheti, hogy az elektronikus fizetések a vártnál hosszabb ideig tartanak, a Fizetési út során kevés láthatóság tapasztalható.
• egyes pénzforgalmi szolgáltatók nagyobb átláthatóságot biztosítanak a valós idejű fizetési státuszok feltüntetésével, ezáltal lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy egyértelműen kommunikáljanak a hitelezőkkel és a beszállítókkal az esetleges logjamokról.

ami a számviteli folyamatokat és a számlázást illeti, a kkv-k ma nem engedhetik meg maguknak, hogy lemaradjanak. A digitalizáció előnyeinek kihasználásának elmulasztása súlyos hiba. A modern számviteli szoftver segít a vállalkozásoknak enyhíteni a munkafolyamat-feszültséget, a cash flow tetején tartani és automatizálni az unalmas, ismétlődő feladatokat, ezáltal növelve a működési hatékonyságot.

míg a legtöbb program tartalmaz olyan funkciókat, mint a késedelmes fizetési értesítések és az e-számlázási sablonok, a vállalkozásoknak körül kell nézniük, tanulmányozniuk kell a kínált lehetőségeket, és meg kell határozniuk a számukra legkedvezőbb megoldást. Az automatizálásra való túlzott támaszkodás sem ajánlott, mivel a vállalkozásoknak proaktívan kell alkalmazniuk a legjobb gyakorlatokat. Ez biztosítja a pontos könyvelést, a számlák következetes nyomon követését és az egészséges cash flow-kezelést.

a modern innovációknak köszönhetően a kifizetések tetején tartása könnyebb, mint valaha. A speciális számviteli platformokon és számlakövető eszközökön túl egyes pénzforgalmi szolgáltatók nagyobb láthatóságot is támogatnak, lehetővé téve vállalati ügyfeleik számára, hogy valós időben nyomon kövessék a Fizetési állapotokat, ezáltal értékes információkkal látják el őket. Az a megbízható ökoszisztéma, amelyet ez a vállalkozások és kedvezményezettjeik számára teremt, komolyan figyelembe kell venni a Fizetési partner kiválasztásakor.