hogyan kell strukturálni a vezetői jelentés az üzleti
egy vállalkozás működtetése nagy kihívás, de korántsem lehetetlen küldetés. Végül is vannak olyan technikák, erőforrások és stratégiák, amelyek segítik a vállalkozókat a siker elérésében.
a pénzügyek, az alkalmazottak, a leltár, a marketing és az értékesítési stratégiák kezelése a vezető számos feladata. Lehet, hogy sok munkának tűnik, de a vezetői jelentés mindent könnyebbé és biztonságosabbá tehet.
az előfeltevés egyszerű, de néhány vezető nem tudja, hogyan készítsen jó vezetői jelentést. Ha Ön egyike ezeknek a szakembereknek, ne aggódjon. Felsoroltuk az összes lépést, hogy segítsünk Önnek ebben. Így, olvass tovább!
a vezetői jelentés fontossága
még akkor is, ha instabil gazdasággal szembesülnek, a vállalkozók szerte a világon kitartóak. A Global Entrepreneurship Monitor (GEM) 2015-ös globális jelentése szerint a felnőttek 66% – a jó karriernek tekinti a vállalkozói tevékenységet.
582 millió vállalkozó van a világon a legváltozatosabb szegmensekben. Azonban a félelem leküzdése és az álomba való befektetés csak az első lépés. Stratégiainak kell lenned, és keményen kell dolgoznod a maximális teljesítmény elérése érdekében.
ebben az összefüggésben a vezetői jelentés kulcsfontosságú eszközként szolgál bármely vállalkozás működéséhez. Lehetővé teszi, hogy pontosabban nézze meg üzleti helyzetét, és segít biztonságosabb és magabiztosabb döntések meghozatalában.
a jelentés segítségével elemezheti az elért eredményeket, és újragondolhatja a nem működő műveleteket. Ez azért van, mert bemutatja a vállalkozás sajátosságait és teljesítményét az értékelés alatt álló időszakban.
a jó vezetői jelentés 6 eleme
most, hogy megértette ennek a dokumentumnak a fontosságát, annak érdekében, hogy megtanulja, hogyan készítsen teljes és hatékony vezetői jelentést, ismernie kell azokat az elemeket, amelyeket fel kell venni a szerkezetébe.
Ezért, mivel ennek a bejegyzésnek az a célja, hogy segítsen tisztázni a témával kapcsolatos esetleges kérdéseit, és ne szembesüljön ezzel a feladattal a mindennapi életben, kezdjük az alapoktól. Vessen egy pillantást a jó jelentés 6 nélkülözhetetlen elemére!
Title
a vezetői jelentés egyszerűen egy jelentés formájában megjelenő dokumentum, amely a vállalkozás teljesítményének mérésére szolgál, és segíti a döntéshozatali folyamatot. Ezért fontos, hogy legyen címe.
Ezért, mivel különböző részlegekre és célokra vannak jelentések, a cím segít a téma gyors és hatékony azonosításában.
Kontextualizáció
a Kontextualizáció egy másik nélkülözhetetlen elem, amely lehetővé teszi a címzett – Ön vagy egy másik alkalmazott-számára, hogy megértse, mi lesz a következő oldalakon elemezve.
ennek a szövegnek rövidnek és tárgyilagosnak kell lennie, bevezetésként szolgálva a bemutatandó mutatókhoz, statisztikákhoz és eredményekhez.
célkitűzések
minden vezetői jelentés okkal készül. Ezért ne felejtse el beilleszteni a dokumentum céljait, és összpontosítson arra, ami valóban fontos és hasznos az Ön vállalkozása számára.
a jelentéseknek könnyen elemezhető eszköznek kell lenniük, és célkitűzésüknek nagyon világosnak kell lenniük. Ezért még a folyamat megkezdése előtt gondosan válassza ki a bemutatandó információkat, hogy azok összhangban legyenek a céljával.
összefoglaló
az összefoglaló egy gyors olvasásra szolgáló szöveg, amely csak a jelentésben szereplő legfontosabb információkat tartalmazza. Így a vezetők elkerülhetik, hogy teljes egészében el kell olvasniuk minden alkalommal, amikor döntést kell hozniuk.
egy jól megfogalmazott összefoglaló optimalizálja az idejét, és gyorsabb és biztonságosabb döntéseket eredményez. Végül is az információt objektívebb módon mutatják be, mint egy mentális térképen.
eredmények
végül a vezetői jelentésnek rendelkeznie kell egy területtel Az eredmények bemutatására.
ebben a pontban be kell illesztenünk az összes vonatkozó megfigyelést, valamint a megfigyelt statisztikákat, táblázatokat, diagramokat és teljesítménymutatókat.
következtetés
a következtetés a jelentés lezárása, és tartalmaznia kell a megállapításait, amelyek a dokumentumban bemutatott információkon alapulnak.
mint látható, ez nem a személyes véleményekről szól. A Big Data támogatásával a következtetést a már összegyűjtött tényleges és frissített információk bizonyítják. Ezért annyira értékes az üzleti menedzsment számára.
töltse ki a vezetői jelentés elkészítésének lépéseit
sok vezető úgy véli, hogy a vezetői jelentések elkészítése valóban kihívást jelent. Az igazság az, hogy ez a dokumentum mindig is része volt egy vállalkozás vezetésének, de az utóbbi években még nagyobb jelentőségre tett szert.
ezért elkészítettük a lépések teljes listáját, hogy kéznél legyen egy hasznos eszköz, amely segít több pénzt keresni, kijavítani a hibákat és kihasználni a piaci lehetőségeket. Olvass tovább!
1.lépés: tervezzen mielőtt elkezdené
a tervezés a legjobb módja annak, hogy teljes dokumentumot készítsen, amely előnyös az Ön vállalkozása számára. Ellenkező esetben időt pazarolhat egy hiányos vagy irreleváns információval rendelkező jelentés elkészítésére.
mielőtt bármit megtenne, határozza meg a célokat, és határozza meg, hogy a bemutatott információk hogyan segítik vállalkozása növekedését. Ehhez kezdje az alább leírt kérdések megválaszolásával.
- kinek készül ez a jelentés?
- mi a jelentés célja?
- milyen információkat gyűjtünk?
- hogyan segíthet az információ a döntéshozatali folyamatban?
2.lépés: fektessen be automatizált eszközökbe
az üzleti menedzsment hatékonysága minden vállalkozó közös célja. Szóval, mi lenne, ha befektetne az automatizált menedzsment eszközökbe a vezetői jelentés elkészítéséhez?
ehhez vannak olyan technológiák, amelyek egyszerűsítik ezt a feladatot, optimalizálják az idejét és sokkal kielégítőbb eredményt biztosítanak.
első javaslatunk a Google Data Studio, egy adatmegjelenítő eszköz, amely képes az információkat szép, intuitív és könnyen érthető vezetői jelentésekké alakítani.
második javaslatunk a Primavera, amely egy olyan platform, amely segít a projektek egyszerű kezelésében és az eredmények nyomon követésében. Jellemzői közé tartozik az integráció más menedzsment, adatelemzés és jelentéskészítő szoftverekkel.
végül győződjön meg róla, hogy befektet az üzleti intelligencia (BI) eszközökbe. Ezek elengedhetetlenek a gyors és biztonságos döntéshozatalhoz. A legjobb rendszerek gyűjtik, rendszerezik, osztályozzák és elemzik az adatokat, ami megkönnyíti a munkáját.
3.lépés: világos és objektív nyelv használata
ha úgy gondolja, hogy egy vezetői jelentés konkrét kifejezéseket és összetett nyelvet igényel, akkor itt az ideje, hogy meggondolja magát.
ideális esetben a dokumentumnak könnyen olvashatónak és értelmezhetőnek kell lennie. Ezért legyen világos és használjon informális nyelvet, és csak a lényegre ragaszkodjon.
ezért ne légy bőbeszédű, és ne feledje, hogy a menedzser elfoglalt rutinja gyors olvasást és döntéshozatalt igényel. Minél könnyebben értelmezhető a jelentés, annál hasznosabb és fontosabb lesz a vállalkozás számára.
4.lépés: mesélj el egy történetet az olvasók bevonására
összességében a vezetői jelentés sok adatból és információból áll. Valójában ez az egyik oka annak, hogy sok vezető úgy találja, hogy nehéz dokumentumot készíteni és megérteni.
azonban ez egyértelműen függ a stratégia előkészítése során. Annak érdekében, hogy a tartalom vonzó legyen, és ne borítsa el az olvasót, jó ötlet a tények kontextusba helyezése egy történet elmondásával.
ily módon, akkor képes lesz arra, hogy összekapcsolják a kifejtése és leírása a helyzet elemzett könnyebb módon, hogy van értelme. Ez lehetővé teszi az eredmények megértését, elkötelezettséget teremtve az olvasás közben.
5. lépés: Határozza meg a használni kívánt mutatókat és KPI-ket
általában teljesítménymutatókat és KPI-ket használ a vállalkozás kezeléséhez? Ha még mindig nem része a stratégiáknak, akkor feltétlenül meg kell vizsgálnia.
valójában a fő teljesítménymutatók (key performance indicators) a legfontosabb mutatók az Ön vállalkozása számára. Általában a fő célokhoz kapcsolódnak, ezért pozitív módon irányítják a vezetői jelentések elkészítését.
ezért válassza ki, hogy mely mutatókat fogja használni, összegyűjtve az adatokat és rendezve az információkat. Végül is nem mindent kell belefoglalni a dokumentumba.
6. lépés: Hozzon létre egy összehasonlítási pontot
amikor értékelni akarjuk a stratégiák, osztályok, termékek vagy alkalmazottak teljesítményét, elengedhetetlen az összehasonlítási pont létrehozása.
ezért ez legyen a következő lépés. Válassza ki azt az időszakot, amelyben az információkat összegyűjtik és elemzik, és határozza meg a célokat vagy célokat az összehasonlítások felvázolásához.
táblázatok használata esetén állítson be oszlopokat, hogy könnyen megtekinthesse az összehasonlítást. Hozzáadhat például egy oszlopot a céljaival, egy másikat pedig az elért eredményekkel. Ez megkönnyíti a dokumentum végén bemutatott következtetés megértését.
7.lépés: vizuális elemek beszúrása a dokumentumba
mint korábban említettük, a vezetői jelentésnek világosnak és könnyen értelmezhetőnek kell lennie. Jó stratégia a vizuális elemek használata.
a kemény, kötelezettségekkel teli rutinok dinamikus eszközöket és cselekvéseket igényelnek. A több száz oldalas dokumentum kézbesítése egyáltalán nem eredményes, de diagramok, mentális térképek, sőt videók használata a prezentáció során javíthatja az információk megértését.
8.lépés: Készítsen végső felülvizsgálatot
miután minden készen áll, itt az ideje, hogy gondos végső felülvizsgálatot végezzen. Ebben a szakaszban meg kell győződnie arról, hogy a végleges szöveg nem tartalmaz helyesírási hibákat, inkompatibilis adatokat és valótlan információkat.
ne feledje, hogy ez hitelességet biztosít a dokumentumnak, és biztosítja, hogy valóban hasznos legyen. Más szavakkal, teljesíti azt a szerepét, hogy megkönnyítse vállalkozásának irányítását.
vezetői jelentés írása könnyebb, mint gondolná
megtanultad, hogyan kell elkészíteni egy vezetői jelentést? A cikk elolvasása után valószínűleg arra a következtetésre jutott, hogy ez egyáltalán nem lehetetlen feladat.
ez a dokumentum elengedhetetlen bármely vállalkozás működéséhez, és létrehozása könnyebb, mint amilyennek látszik. Ezért ne pazaroljon több időt, és kövesse tippjeinket!
de mielőtt megtennéd, mit szólnál egy kicsit többet tanulni? Ismerje meg, hogyan segíthet a Pareto diagram a feladatok hatékonyabb elvégzésében!