dokumentumkezelő rendszer kiépítése a Microsoft használatával

dokumentumkezelő rendszer kiépítése a Microsoft használatával

dokumentumkezelő rendszer kiépítése a Microsoft használatával

minden vállalkozás sikeréhez elengedhetetlen a dokumentumok kezeléséhez megfelelő rendszer megtalálása. A Microsoft dokumentumkezelő rendszer használata segíthet megoldani azokat a tipikus kihívásokat, amelyekkel a vállalkozások szembesülnek, amikor skálázható munkafolyamatot próbálnak létrehozni.

mi az a dokumentumkezelő rendszer?

a dokumentumkezelő rendszer olyan digitális fájlok kezelésére szolgál, mint a Word, az Excel, a PowerPoints stb. Ebben a korszakban biztonságos, robusztus és testreszabható szoftverekre van szükségünk, amelyek nagyszerű felhasználói élményt nyújtanak. A régi dokumentumkezelő rendszerről egy újabb rendszerre való áttérés javíthatja a teljesítményt és csökkentheti a költségeket.

tipikus kihívások a régi dokumentumkezelő rendszerekkel

rendelkezik-e a Microsoft dokumentumkezelő rendszerrel?

Igen, van. A Microsoft Office 365 különféle szoftvermegoldásokat kínál, beleértve a SharePoint, a Microsoft Dynamics és a OneDrive dokumentumkezelést. A fentiek bármelyike az egyes szervezetek igényeitől függően használható. Ez a rendszer segít tárolni, együttműködni és megosztani a dokumentumokat különböző platformokon. Különböző módon elemezhetjük a rendszer teljesítményét is.

1. biztonság és Engedélykezelés
   számos dokumentumkezelő rendszer nem kínál lehetőséget arra, hogy a felhasználók korlátozásokat állítsanak be arra vonatkozóan, hogy ki láthatja bizonyos dokumentumokat. Egyes dokumentumokat csak meghatározott felhasználók tekinthetnek meg. Az egyik osztály tagjai nem akarják, hogy egy másik osztály hozzáférhessen fájljaikhoz. Vagy az egyik részlegnek vagy felhasználói csoportnak képesnek kell lennie a Hozzáadás/Szerkesztés engedélyére, míg egy másik csoportnak csak olvasható engedélye van.
2. Keresés és szűrés
   ha sok mappa és dokumentum van, nehéz lehet megtalálni a keresett dokumentumot. Számos dokumentumkezelő keresési rendszer nincs konfigurálva a probléma megoldására.
3. értesítés és jóváhagyás
   egyes dokumentumok, például a HR-Irányelvek vagy a számlák, jóváhagyásra szorulnak, mielőtt minden felhasználó megnézheti őket. Sajnos a legtöbb dokumentumkezelő rendszer nem kínálja ezt a funkciót.
4. Dokumentumelőzmények
   valaha módosította a dokumentumot, csak vissza kell állítania az utolsó verziót, de nem tudta? Sok felhasználó megemlíti, hogy a dokumentumelőzmények megőrzése és a korábbi verziók visszaállítása nem fájdalmas pont a régi dokumentumkezelő rendszerekkel.
5. csapatmunka
   a csapatoknak általában nincs módjuk projektspecifikus dokumentumok karbantartására. A projekteknek képesnek kell lenniük egy olyan csapat kijelölésére, amely képes kezelni a dokumentumokat a csapattagok között.
6. a mappastruktúra fenntartása és elnevezése
   a legtöbb dokumentumkezelő rendszer ugyanazt a mappastruktúrát és elnevezési konvenciókat tartja a teljes területen. Ez azt jelenti, hogy a felhasználók nem képesek a mappákat értelmes módon rendezni vagy megnevezni, mivel ezek a változások minden más felhasználóra tükröződnek.

hogyan működnek együtt az alapvető Microsoft-alkalmazások a dokumentumkezelés támogatása érdekében?

SharePoint

a SharePoint együttműködő munkaterületet biztosít a csapatának irányítópultokkal, naptárakkal, feladatokkal, értesítésekkel és frissítésekkel. A SharePoint platform ezeket a vállalati webhelyekhez társított központi portálon tartja. Beállíthat egy SharePoint-webhelyet az egyes csapatok számára, amelyekhez hozzáférhet, olyan irányítópultokkal, amelyek értesítéseket adnak a csapatoknak és a vállalatoknak. Beállíthat egy vállalati portált is, ahol kereshető vállalati szintű könyvtárak és értesítések élnek. Rendeljen minden alkalmazotthoz egy biztonsági szintet a hozzáférés engedélyezéséhez.

10 évvel ezelőtt a vállalkozások a SharePointot használták dokumentumkonszolidációhoz, a Skype-ot azonnali kommunikációhoz és az Outlook-ot üzenetküldéshez és tervezéshez. A SharePoint robusztus dokumentummegosztó központtá fejlődött, megosztott munkaterületekkel, tárhellyel és bemutatóval.

OneDrive

a OneDrive egy online dokumentum – /fájltároló platform. Általában magánszemélyek és üzleti csapatok használják, akiknek központi helyre van szükségük a fájlok tárolásához és eléréséhez. A OneDrive verziószámozási és megosztási funkciói megkönnyítik a közös munkát, így többről van szó, mint egy online iratszekrényről. A Microsoft különbséget tesz az eszköz személyes és üzleti verziói között.

a OneDrive (Vállalati verzió) mostantól tartalmazza az összes eredeti SharePoint-dokumentum-ajánlatot, beleértve a munkafolyamatokat, a naplózást, a sablonokat és a verziókezelést. Nem tartalmazza az Ön marketing erőforrásait, például a webhelyet és a közösségi média kapcsolatokat. A vállalkozás tulajdonában van a fiók, és minden felhasználó személyes fiókot kap a vállalkozás Fiókja alatt. Ez az, ahol az egyes dokumentumok előállíthatók és tárolhatók, mielőtt azokat megosztják a szélesebb vállalati közönséggel.

a OneDrive nem teszi lehetővé a tartalom közzétételét az interneten. Bár e-mailben is elküldheti a dokumentumokra mutató hivatkozásokat, ezeket a dokumentumokat nem teheti közzé közvetlenül egy weboldalon a OneDrive platformról. A dokumentumokat felfedezhetővé teheti csapata számára, de a munka nyilvános közzétételéhez Office 365-re vagy más CMS/webhelyplatformra lesz szüksége.

Azure

használja ki a felhőben a teljes mértékben felügyelt fájlmegosztások előnyeit, amelyek az ipari szabványnak megfelelő kiszolgálói Üzenetblokk (SMB) protokollon keresztül érhetők el. A fájlmegosztások egyidejű csatolása a felhőben vagy a helyszínen Windows, Linux és macOS rendszeren. Ezenkívül gyorsítótárazhatja az Azure fájlmegosztásokat Windows-kiszolgálókon az Azure File Sync segítségével a helyi hozzáférési teljesítmény érdekében. Prémium megosztások használata teljesítményérzékeny, IO-intenzív munkaterhelésekhez és standard megosztások a megbízható, általános célú fájltároláshoz

Dynamics 365

a Dynamics 365 egy felhőalapú megoldás, amely egyetlen csomagban kínál mindent, amire szüksége van a CRM-hez és az ERP-hez

az üzleti és ügyféladatok egy helyen—több száz forrásból—egyetlen, 360 fokos nézetben a szervezetről.

Microsoft Teams

a Microsoft Teams célja az együttműködés minden aspektusának megszilárdítása — nem csak a dokumentumkezelés és a megosztás. A Microsoft Teams segítségével az alkalmazottak nyomon követhetik azonnali üzenetküldésüket, e-mailjeiket, naptáraikat, projektjeiket stb.

Microsoft Planner

a Microsoft Planner egy tennivaló alkalmazás, amely az Office 365-höz tartozik. Ezt használják a személyes és csapatmunka tervezés, egy egyszerű kártya alapú felület.

a Microsoft Planner hubot biztosít a csapattagok számára a tervek létrehozásához, a feladatok különböző felhasználókhoz történő szervezéséhez és hozzárendeléséhez, valamint az előrehaladás frissítéseinek ellenőrzéséhez az irányítópultokon keresztül. Központosított helyet is biztosít, ahol a fájlok megoszthatók és láthatóak az egész csapat számára. Office 365-alkalmazásként megtalálhatja a Planner alkalmazást az Office 365 Otthoni verziójában.

a Planner natív módon integrálódik az összes többi Office 365 alkalmazással, és egy eszköz használata a Microsoft ökoszisztémájában nagyon hatékony. A Microsoft olyan alkalmazásokat hozott létre, amelyek kiegészítik egymást és gyönyörűen működnek együtt. A Planner használata azt jelenti, hogy egyszerűen integrálhatja feladatait az Outlookba, csatolhatja és megtekintheti a feladatdokumentációt a SharePoint-hoz csatolva, megbeszélhet egy projektet a Teams-en belül, miközben a tervező nyitva van, ugorhat egy videohívásra (a Teams-szel, korábban Skype Vállalati verzióval), és még sok más

a Microsoft szoftver dokumentumkezeléshez való használatának előnyei

egy hatékony dokumentumkezelési megoldás a következőket határozza meg:

1. milyen dokumentumok és egyéb tartalmak hozhatók létre egy szervezetben
2. milyen sablont kell használni az egyes dokumentumtípusokhoz
3. milyen metaadatokat kell megadni az egyes dokumentumtípusokhoz
4. hol kell tárolni egy dokumentumot az életciklusának minden szakaszában
5. hogyan lehet ellenőrizni a dokumentumhoz való hozzáférést az életciklusának minden szakaszában
6. dokumentumok áthelyezése a szervezeten belül, mivel a csapat tagjai hozzájárulnak a dokumentumok létrehozásához, felülvizsgálatához, jóváhagyásához, közzétételéhez és megsemmisítéséhez

a Microsoft a legjobb megoldásokat nyújtja az összes fent. Az alábbiakban bemutatjuk a Microsoft DMS-partnerként történő használatának jellemzőit és előnyeit. Ezeket a megoldásokat évek óta biztosítja, és ezen a területen az egyik vezető vállalat. A felhő, az on-premise vagy a hibrid, bármilyen struktúrát választ, a Microsoft jobb megoldást kínál.

ezek a megoldások és előnyök a következők:

• képesség, hogy könnyen megtalálja / keresni az info van szüksége
• Mobile-barát: Create / edit / együttműködni bármikor, bárhol
• Általános Biztonság: biztonságosabb, mint egy helyszíni szerver
• mappa és fájl szintű biztonság: Hozzáférés biztosítása csak azoknak, akiknek szükségük van rá
• Megfelelőség-Barát
• Verzióvezérlés, hogy a
• Fájlelőzmények körül ne legyenek különböző ismétlődések, így láthatja, hogy ki mit változtatott meg, amikor
• könnyű együttműködés munkatársakkal, vállalkozókkal és ügyfelekkel
• gyors és biztonságos megosztás a szervezeten belül vagy kívül
• integráció & kompatibilitás: A Microsoft megoldásai könnyen integrálhatók sok más rendszerbe
• dokumentum képalkotás/szkennelés lehetővé teszi a fizikai hely megtakarítását a fájlok online tárolásával
• méretezhető: könnyen növekszik a szervezetével.
• felhőalapú dokumentumkezelő megoldásként nem lesz képes kinőni: nem kell aggódnia a szerverek fizikai biztonsága miatt, vagy az összes adat elvesztése miatt, amikor minden a felhőben van. Hozzáférés a szükséges fájlokhoz bármikor, bárhol, ahol internetkapcsolat van
• Offline szerkesztés: ha valahol internetkapcsolat nélkül megy, akkor könnyedén magával viheti fájljait
• mentse az emberi erőforrásokat: nem lesz szüksége annyi informatikai személyzetre, mint egy örökölt, helyszíni szerverhez

plusz, a régi szerverekről vagy más megoldásokról történő migráció egyszerű.

hogyan segít a HingePoint ügyfeleinknek a Microsoft megoldásainak kihasználásában a dokumentumkezelési igényeikhez?

segíthetünk a SharePoint mint dokumentumtárolási megoldás megvalósításában. Az információs architektúrát (ia) az Ön egyedi üzleti igényei alapján tervezzük meg. Az IA lefedi a szükséges webhelycsoportokat, alwebhelyeket, dokumentumtárat, metaadatokat, mezőket stb.

szervezze fájljait logikai kategóriákba, hogy segítsen megszervezni

gondoskodunk az előre definiált metaadatokkal rendelkező könyvtárak létrehozásáról, hogy minden Keresés és szűrés során megtalálhassa a keresett tartalmat.

végrehajthatunk egy munkafolyamatot, amely lehetővé teszi bizonyos dokumentumok jóváhagyását és értesítéseit. Ha csoportwebhelyre van szüksége az együttműködéshez, azt létrehozhatjuk. Ezt a webhelyet sablonná is alakíthatjuk, amely lehetővé teszi, hogy könnyen hozzon létre külön tereket minden ügyfél vagy projekt számára, amelyek ugyanazt az alapstruktúrát tartják fenn.

ha más szintre szeretné emelni a csapatmunkát, segíthetünk a Microsoft Teams integrálásában. A csapatok könnyedén kezelhetik a vitához kapcsolódó összes dokumentumot egy helyen, és könnyen megtalálhatják a jövőben.

a projekt feladataihoz kapcsolódó dokumentumok kezelése? Segíthetünk hozzáadni a Microsoft Planner-t az egyenlethez az előrehaladási feladatok nyomon követéséhez. Könnyen társíthatja a SharePointból származó dokumentumokat a feladataihoz, és összekapcsolhatja a Microsoft Teams-szal folytatott beszélgetéseket.

Egyéni űrlapok segítségével kezelheti a csapatkéréseket, és egyéni jelentéseket tartalmazó füleket hozhat létre az általános előrehaladás figyelemmel kísérésére.

mint látható, számos módon egyszerűsítheti a dokumentumkezelési folyamatokat a Microsoft eszközeivel.

akár a SharePoint segítségével is kezelheti a webhely tartalmának közzétételéhez használt dokumentumokat.

hogyan nézne ki egy jobb dokumentumkezelő rendszer az Ön számára?

a szervezet továbbra is egy elavult dokumentumkezelő rendszert használ a rekordok kezeléséhez? Vegye fel a kapcsolatot a Hingepoint-tal még ma, és nézze meg, hogy tapasztalt tanácsadóink megkönnyíthetik munkáját egy olyan rendszerrel, amelyet a felhasználók imádni fognak!