beszerzési folyamat lépései

beszerzési folyamat lépései

a beszerzési megrendelések (POS) központi szerepet játszanak a beszerzési folyamatban, és fontos szerepet játszanak az üzleti vásárlások ellenőrzésében. Ebben a bejegyzésben meghatározzuk, mi a megrendelés, leírjuk, milyen információkat tartalmaz, kiemeljük a POs használatának legfontosabb előnyeit, és elmagyarázzuk a megrendelés folyamatának legfontosabb lépéseit. De először, a kérdés megválaszolása ‘mi a megrendelés? kezdésnek jó lenne.

mi a megrendelés?

a megrendelés a Vevő által az áruk vagy szolgáltatások eladójának küldött megrendelés hivatalos megerősítése. Ez egy olyan dokumentum, amelyet a vásárló küld az eladónak, amely engedélyezi a vásárlást.

milyen információkat tartalmaz a megrendelés?

bár egyes információk változhatnak, a megrendelések általában tartalmazzák az árut vagy szolgáltatást vásárló vállalat nevét, a megrendelés dátumát, a szállítási dátumot, az áruk vagy szolgáltatások leírását és mennyiségét, az árakat, a szállítói katalógus cikkszámait, a levelezési címet, a fizetési feltételeket, a számlázási címet és a megrendelés számát (vagy PO-számot).

miért használják a vállalatok a megrendeléseket?

a megrendeléseket több okból is használják:

1. egyértelmű elvárásokat fogalmaznak meg – a beszerzési megrendelések lehetővé teszik a vásárlók számára, hogy tisztázzák pontos igényeiket az eladóknak. Ez nem csak segít abban, hogy a jobb lábon szálljon le, de mindkét fél hivatalos ellenőrzésként használhatja arra az esetre, ha a megrendeléseket nem a várt módon szállítják.
2. segítenek a megrendelések kezelésében – sok vállalkozás kijelöl bizonyos személyeket a készlet kezelésére, amely általában magában foglalja a bejövő megrendelések feldolgozását. Ezek az egyének jellemzően beszerzés, pénzügy, vagy műveletek. A beszerzési megrendelések hivatalos dokumentációt adnak ezeknek az egyéneknek a bejövő vagy függőben lévő szállításokról, lehetővé téve számukra a megrendelések hatékonyabb nyomon követését és kezelését.
3. segítenek az üzleti költségvetésben – a megrendelés létrehozása után a vásárlók azonnal figyelembe vehetik ezeket a költségeket a vállalati költségvetésekben. A vállalkozások számára előnyös, ha egyértelmű nyilvántartást vezetnek arról, hogy pontosan mennyi pénzt költenek és hová mennek.
4. jogilag kötelező érvényűek – gyakran kérdezik tőlünk, hogy a megrendelés jogilag kötelező érvényű-e. A válasz most hivatalosan igen, a megrendelések jogi dokumentumok, a 2014-es bírósági ügyben, a MidAtlantic International Inc. vs. AGC síküveg Észak-Amerika Inc. Ebben az esetben egy szövetségi bíróság megállapította, hogy a vásárlási megbízások két fél között végrehajtható szerződés. Hivatalos szerződés hiányában a megrendelés jogilag kötelező érvényű dokumentumként csak akkor szolgálhat, ha azt az eladó elfogadja.
5. ezek az ellenőrzési nyomvonal kulcsfontosságú részét képezik – az auditorok pénzügyi eltéréseket keresnek. Különösen érdekelni fogják az áruk és szolgáltatások beérkezését és a kifizetéseket. A megrendelések kiadása, feldolgozása és rögzítése nagyszerű módja annak, hogy az auditorok boldogok legyenek.

a fenti előnyök a vásárlókra irányulnak, de a POs fontos dokumentumok a gyártók számára is. Az eladók a megrendelések teljesítésére és a fizetés feldolgozására használják őket.

a vállalkozásoknak mindig szükségük van megrendelésekre?

az, hogy a vállalkozásoknak szükségük van-e megrendelésekre, több tényezőtől függ, de általában jó üzleti gyakorlat, ha a tartozások rendben vannak.

a mai világban a kommunikáció fénysebességgel történik. A megrendeléseket telefonon, e-mailben, sőt SMS-ben is átadják. A megrendelés hivatalos megerősítésének elmulasztása azt jelenti, hogy Ön vagy szállítója elfelejtheti a megrendelés fontos részleteit.

egyes intézmények nem igényelnek vásárlási megrendelést bizonyos tételekhez. Bemutatjuk egy kis magánegyetem követelményeit, amelyek szerepelnek a honlapján. A POs nem szükséges a következő költségekhez:

• Osztályközi díjak (Könyvesbolt, Nyomda stb.). Ezeket a díjakat havonta számlázzák.
• az utazási költségek megtérítése. Ehelyett egy ellenőrző kérelem űrlapot használnak.
• Az éves tagságok és előfizetések megújítása. Ehelyett költségtérítési kérelemre van szükség.
• Irodai kellékek Online megrendelése az egyetem kijelölt szállítójától.

minden más esetben az egyetem egyértelműen kijelenti, hogy megtagadhatják a fizetést engedélyezett beszerzési megrendelések nélkül.

mi a megrendelés folyamata?

az alábbiak a vásárlási folyamat lépései. Vegye figyelembe, hogy a megrendelés folyamata egy szélesebb körű beszerzési folyamat része, amely mindent magában foglal, az áru vagy szolgáltatás szükségességének azonosításától a fizetésig. Olvassa el a teljes beszerzési folyamatról szóló blogbejegyzésünket itt. Sok vállalat bevezeti a beszerzési rendelési rendszert.

• 1. Lépés: A vevő beszerzési igényt hoz létre – a beszerzési megrendelés folyamata egy beszerzési igényléssel kezdődik, amely a Vevő által létrehozott dokumentum, amelyet a pénzügyeket ellenőrző részlegnek nyújtanak be megrendelés jóváhagyása céljából. Tekintsük ezt a folyamat azon részét, ahol a hüvelykujját fel lehet venni a kívánt áruk és szolgáltatások megvásárlásához. Valójában nem rendelsz semmit, megkapod a jóváhagyást. A jóváhagyók dönthetnek úgy, hogy jóváhagyják, elutasítják vagy megjelölik kérését további megbeszélés céljából. A legfontosabb különbség a beszerzési igények és a beszerzési megrendelések között az, hogy a vásárlási igény az engedélyről szól, a beszerzési megrendelések pedig a vásárlásról szólnak. Olvassa el blogbejegyzésünket a vásárlási igényekről vs .. megrendelések e két dokumentum részletes leírásához.
• 2. lépés: a Vevő megrendelést ad ki – miután a beszerzési vagy beszerzési osztály jóváhagyta a vásárlási igényt, megrendelést ad ki az eladónak. Lényegében a POs megrendeli a megrendelést. A megrendeléseket általában “>vásárlási szoftver, például a PLANERGY segítségével hozzák létre, amelyek lehetővé teszik a vállalkozások számára a POs nyomon követését és elektronikus benyújtását.
• 3. lépés: a szállító jóváhagyja, elutasítja vagy megvitatásra benyújtja a PO-t – az eladó alaposan megvizsgálja a megrendelést, különös figyelmet fordítva a mennyiségekre, az árakra, az esedékes teljes összegre és a feltételekre. Miután az eladó jóváhagyta a megrendelést (általában e-mailben vagy e-beszerzési szoftver segítségével), elkészíti a szállítandó árukat vagy szolgáltatásokat. Ha nincs olyan elemük, amelyet megvásárolnak, vagy ha a megrendeléssel kapcsolatban más aggályok merülnek fel, megjelölik és visszaküldik a Vásárlónak további megbeszélés céljából.
• 4.lépés: a Vevő rögzíti a megrendelést – a megrendelés folyamatának utolsó lépése a vevő rögzítése a PO-ról. Mint korábban említettük, a beszerzési megrendelések benyújtása jó szokás ellenőrzés esetén.

miután a beszerzési folyamat ezen lépései befejeződtek, az árukat vagy szolgáltatásokat kiszállítják és megvizsgálják. Ezt követően az eladó számlát állít ki a vevő pénzügyi csapatának, ha a bevált gyakorlatnak megfelelően a számlát a PO és a szállítási dokumentumok között háromutas módon illesztik össze, a fizetés megtörténik, és a tranzakció befejeződött. Ez befejezné a teljes beszerzési-fizetési folyamatot.

miben különbözik a megrendelés a számlától?

bár hasonlónak tűnhetnek, a megrendelések és a számlák meglehetősen eltérőek. A számla fizetést kér a vásárlásért, és az eladó elküldi a Vevőnek. Ezek ugyanazokat az információkat tartalmazzák, mint a megrendelésben, valamint a számlaszámot, a szállító elérhetőségét, a korai kifizetésekre vonatkozó jóváírásokat vagy kedvezményeket, a fizetési ütemtervet és a szállítónak járó teljes összeget.

a két dokumentum közötti legfontosabb különbség az, hogy a megrendelés felszólítja a számla létrehozását. A megrendelést a vevő küldi az eladónak, míg a számlát az eladó küldi a Vevőnek. Ezenkívül a megrendelés hivatalosan “megrendeli” az árut vagy a szolgáltatásokat az eladótól, miközben a számla fizetést kér a megrendelésért.

miért kell automatizálni a megrendelés folyamatát?

a megrendelés folyamata fontos, de e-beszerzési rendszer hiányában kétségtelenül manuális és időigényes. A vállalatok gyakran bevezetnek egy kézi megrendelési rendszert ennek kezdetben történő kezelésére-egy megrendelőlapot jóváhagyási aláírással gyakran telefonon vagy e-mailben, ez gyakran párosul egy excel megrendelés-követési táblázattal. Sok probléma van a kézi beszerzési eljárással, beleértve az emberi hibákra való hajlamot is. Egy olyan rendszerrel, mint a PLANERGY, az automatizálás révén az egész folyamat hatékonyabbá válik. Ezért kell automatizálnia ezt a folyamatot:

• Minden beszerzési dokumentum egy helyen van központosítva, bárhonnan elérhető – a beszerzési igényekre és a POs-ra való hivatkozás sokkal kevésbé fájdalmas az e-beszerzési megoldással. Bármely szükséges részlethez hozzáférhet, amikor csak szüksége van rájuk – egy helyen.
• az automatizált szállítói katalógusok megkönnyítik a vásárlási igényléseket – az automatizált szállítói katalógusaink segítségével szabványos űrlap segítségével online létrehozhat vásárlási kérelmeket. Nincs szükség a hüvelykujj keresztül elavult papír szállító katalógus könyvek áruk vagy szolgáltatások. Az Online katalógusok megkönnyítik a keresett cikk megtalálását a megfelelő áron a preferált szállítóktól, miközben csökkentik a kézi adatbevitelt. A nagyobb megtakarítások érdekében elemeket is tárolhat, és kényelmesebbé teheti a vásárlást.
• A jóváhagyások gyorsabban történnek – a beszerzési igények jóváhagyása gyorsabb és egyszerűbb egy automatizált rendszerrel. A szűk keresztmetszeteket csökkentő rendszeren keresztül közvetlenül elküldheti azokat a jóváhagyásért felelős személynek. A jóváhagyási munkafolyamat beállítása ugyanolyan egyszerű, mint egy gombra kattintás. Amint ezt a személyt jóváhagyónak jelölik ki, azonnal elkezdenek automatikus jóváhagyási kérelmeket kapni, amelyek kiváltják a megrendelés létrehozását. A jóváhagyások útközben is kezelhetők-nincs több megrendelés visszatartása.
• a beszerzési megrendelések könnyen létrehozhatók és megoszthatók – mint például a beszerzési igények, a beszerzési megrendelések is könnyen kezelhetők az e-beszerzési szoftver segítségével. Többé nem kell aggódnia a megrendelés formátuma miatt, mert az mind előre kitöltött. Ezen felül bármilyen formátumban elküldheti őket a gyártóknak.
• nagyobb láthatóság a kiadásokban – az e-beszerzési rendszerekkel kezelheti a teljes beszerzés-fizetés életciklust, és hozzáférhet olyan információkhoz és elemzésekhez, amelyek segítségével hatékonyabban kezelheti az üzleti kiadásokat. A releváns csapattagok a vásárlási igények hatását látják, mielőtt jóváhagynák őket, és a költségkeretek automatikusan frissülnek, ha a megrendelés elküldésre kerül.
• lásd a megrendelés állapotát egy pillanat alatt – az összes megrendelés állapotának egy helyen történő megtekintése hatalmas előnyt jelent a vásárlási folyamat automatizálásában. Könnyen láthatja a PO folyamat fontos pillanatait, például azt, hogy mely beszerzési igényeket hagyták jóvá vagy utasították el, és mely megrendeléseket küldték el.
• csökkentse a számlajóváhagyási ciklusidőket – a pénzügyi osztály kevesebb időt tölthet a számla kifizetésének megerősítésével, és egyszerűsítheti a számlázást azáltal, hogy megfelel a jóváhagyott POs-nak, teljes láthatósággal az ellenőrzési nyomvonalon. Nem kell vonóhálós át a papír nyomvonal, ha megrendelés menedzsment digitális!

a beszerzési folyamat fontos a vállalkozások számára. A professzionális PO-folyamat fejlesztése és fenntartása nagyszerű az optimális beszállítói kapcsolatok kiépítéséhez, az ellenőrzési nyomvonal vezetéséhez és a költségvetéshez való ragaszkodáshoz, többek között értékes előnyökkel. Az automatizálás segíthet a kommunikáció egyszerűsítésében és a pénzügyi kockázat minimalizálásában.