a régi üzleti feljegyzések biztonságos ártalmatlanítása
vállalkozása gyorsan felhalmozza a papírmunkát. A munkavállalói információk, az adózási dokumentumok, a pénzügyi kimutatások, az üzleti nyilvántartások és még sok más gyorsan kitölti a nyilvántartási rendszert. Manapság sok vállalat úgy döntött, hogy átvizsgálja bizonyos papírokat, de még az elektronikus információk is felhalmozódnak. Az adatok biztonságának megőrzése érdekében fontos tudni, hogy mennyi ideig kell megőrizni az üzleti nyilvántartásokat, és hogyan kell megsemmisíteni őket, amikor szükség van rá.
adatvédelmi aggályok a régi üzleti nyilvántartásokkal
ha érzékeny információval rendelkezik, adatvédelmi aggályok merülnek fel. Ha pénzügyi vagy egyéb üzleti adatai vannak egy iratszekrényben vagy a merevlemezen, fennáll annak a veszélye, hogy veszélybe kerülhet. A merevlemezek meghibásodhatnak, a nyomtatott példányok tűz vagy víz károsodásának áldozatává válhatnak, és mindig fennáll a lopás veszélye. Mivel adatvédelmi aggályok merülnek fel a régi nyilvántartások tárolásával kapcsolatban, fontos, hogy csak azt tartsa meg, amire szüksége van.
mennyi ideig kell megőrizni a régi üzleti nyilvántartásokat
függetlenül attól, hogy üzleti nyilvántartásai nyomtatott vagy elektronikus fájlok-e, mérlegelnie kell, hogy mennyi ideig kell megőriznie ezeket a nyilvántartásokat. Az ügyvéddel vagy az adószakértővel folytatott konzultáció jó módja annak, hogy megtudja, mit kell tartania, és mit lehet eldobni.
üzleti adóbevallások és igazoló dokumentumok
Általánosságban elmondható, hogy az IRS azt javasolja, hogy ezeket a dokumentumokat 7 évig tartsa meg. Ez azért van, mert van egy “elévülési idő”, amely alatt az adóbevallást Ön módosíthatja, vagy az IRS megtámadhatja, és ez az időszak általában hat év a benyújtástól. Annak ellenére, hogy 7 év után képes lehet az igazoló dokumentumok rendelkezésére bocsátani, érdemes lehet megőrizni az üzleti adóbevallások végleges példányát és az IRS-szel való levelezést, hogy segítse a jövőbeli bevallások elkészítését.
foglalkoztatási adó nyilvántartások
az IRS azt javasolja, hogy a munkavállalói adókkal kapcsolatos nyilvántartásokat legalább 4 évig tartsa meg az adók esedékességének vagy megfizetésének napjától számítva. Ezek közé tartozik az EIN, a bérek, a nyugdíjkifizetések, az alkalmazottak személyes adatai és bármi más, ami a foglalkoztatási adókkal kapcsolatos.
üzleti tulajdon
ha már nem rendelkezik az eszközzel, akkor a nyilvántartásokat a korlátozások időtartamának végéig meg kell őriznie. Minden okiratot és címet meg kell őrizni, amíg el nem adja vagy eldobja az ingatlant.
üzleti főkönyvek
a CPA tanácsot ad arról, hogy mennyi ideig kell tartani az eredménykimutatásokat, a pénzügyi kimutatásokat, az ellenőrző nyilvántartásokat, az éves jelentéseket, az Igazgatótanács információit, az éves ülés jegyzőkönyvét, az üzleti formációs dokumentumokat, a számlákat és a költségjelentéseket, valamint a vállalati alapszabályokat. Legalább 7 év a konzervatív ajánlás.
banki információk
ha a nyilvántartásokat adózási célokra használják, akkor a 7 éves ajánlásnak van értelme. De ha a kimutatásoknak nincs adóhatása, akkor a havi bankszámlakivonatok egy év után elidegeníthetők.
hogyan lehet megsemmisíteni a régi üzleti feljegyzéseket
amikor eljön az ideje a régi üzleti feljegyzések megsemmisítésének, meg kell győződnie arról, hogy azok megsemmisülnek, és nem lehet őket visszakeresni és ellopni. Vannak jó hírű cégek, akik sokkal hatékonyabban és biztonságosabban tudnak segíteni a nyomtatott példányok aprításában, mint az irodai aprító, és egyesek képesek megsemmisíteni a hardvert is, amikor elektronikus adatokat kell megsemmisíteni.
nem szeretné, hogy egy esélyt, amikor a fontos információkat a te dolgod. A pénzügyi és jogi szakértőkkel való beszélgetés segíthet eldönteni, hogy mit tartson meg és mit semmisítsen meg, és az aprító cégek, mint például az AccuShred, biztosíthatják, hogy amikor készen áll a régi nyilvántartások megsemmisítésére az adatvédelem nevében, a munka helyesen történik. Lépjen kapcsolatba velünk még ma, hogy többet megtudjon.