a Modern EA: mit kell tennie, hogy releváns maradjon
az ügyvezető asszisztens (EA) szerepe hagyományosan az volt, hogy magas szintű támogatást nyújtson vezetői számára annak érdekében, hogy az üzleti fő célkitűzésekre és prioritásokra koncentrálhassanak. Gyorsan előre 2021-re, és az EA felelőssége kibővült a stratégiai tervezésre, a projektmenedzsmentre, sőt a költségvetés, az iroda, az operatív és a HR menedzsmentre is.
a nap végén a sikeres EA-knak fel kell emelniük a vezetőjüket.
tehát milyen készségeket kell a nagy EA-knak ma kiképezni annak biztosítása érdekében, hogy ne csak relevánsak maradjanak, hanem az elkövetkező években is a játék előtt álljanak?
EAs: akkor és most
gyorsan változó, globalizált üzleti világunkban az EA szerepének a vezérigazgató kapuőrévé és projektmenedzserévé kellett fejlődnie, miközben stratégiai értéket adott az üzletnek.
a hagyományosan naplók kezelése, utazási megállapodások foglalása, ügyintézés, találkozók és találkozók megszervezése, valamint a vezetők nevében történő kommunikáció, az EA felelősségi köre jelentősen bővült. A szerep ma már ismert, hogy magában foglalja más adminisztrátorok képzését, események kezelését, több vezető vagy egy nagyobb csapat támogatását, sőt valódi beleszólást a vállalat ügyeibe.
Jonathan McIlroy, az Executive Assistant Network Oktatási és képzési igazgatója szerint nagy különbség van a modern EAs és a múlt EAs hagyományos szerepe között, ahol túlnyomórészt reaktívak voltak, és megmondták, mit és mikor kell csinálni.
“most minden a stratégiai és proaktív munkáról szól – és hangsúlyozom, hogy nagyon proaktív” – mondta McIllroy.
” manapság a legtöbb nagy EA – t nem kell gyakran irányítani-pontosan tudják, mire lesz szüksége a vezetőjüknek, és mikor, és előre látva ezeket az igényeket, más területeket is fejlesztenek, amelyekre a vezetőnek szüksége lesz, hogy még produktívabbak és hatékonyabbak legyenek.”
a vezetői asszisztensek értékesebbek, mint valaha
egyesek számára ez az újonnan megtalált felhatalmazás soknak tűnhet, de nem szabad túlterhelni-a legtöbb EA már rendelkezik azokkal az alapvető készségekkel és ismeretekkel, amelyekre szükségük van ahhoz, hogy hatékonyak legyenek ebben a kibővített szerepkörben. Végső soron arról van szó, hogy erős megértést szerezzünk arról, hogyan lehet ezeket a készségeket felhasználni és finomítani.
míg az olyan kezdetleges készségek, mint a részlet-orientált, artikulált és független, elengedhetetlenek, a mai nagyszerű EA-nak bizonyos képességekre van szüksége ahhoz, hogy sokkal tovább menjen. Ez azt jelenti, hogy:
-
stratégiai multi-tasker
-
magasan szervezett
-
leleményes
-
megbízható
-
egy könyörtelen prioritás
-
delegátor
-
kényelmes a legújabb munkahelyi technológiákkal
ha bebizonyítja magát ezeken a kulcsfontosságú területeken, nélkülözhetetlenné válik a vezérigazgató és az üzlet számára, és segít abban, hogy kitűnjön más EA-k közül.
erős támogatást nyújt
az EAs-hez elengedhetetlen, hogy megtanuld, hogyan segíthetsz a főnöködnek rendkívül produktív és sikeres lenni. A vállalat szabályainak és aluljáróinak megismerése, a főnöke preferenciáinak megjegyzése, valamint az igényeik előrejelzése segít abban, hogy gyorsan alkalmazkodjon és erősebb munkakapcsolatot alakítson ki mindkettőjük között.
a technológia jelenlegi fejlődésével számos online platform és műhely működik, amelyek növelik a termelékenységet, minimalizálják a hibák kockázatát és kényelmesebbé teszik az életét.
egy nagyszerű EA arra törekszik, hogy proaktívan fejlessze magát a szükséges és legfrissebb készségekkel.
hogyan upskill, mint egy EA
ha úgy dönt, hogy vegye fel a tanfolyam, nem a kellő gondosság, mivel sok a kínálat, mint például a rövid tanfolyamok, amelyek csak a költségek egy pár száz dollárt. De rengeteg ingyenes és ingyenes online tanulási platform is rendelkezésre áll. A Coursera egy online tanulási csatorna, amelyet a világ vezető egyetemei támogatnak, köztük a Stanford és a Duke Egyetem, amely ingyenes tanfolyamokat kínál számos szakterületen. Vannak olyan online források is az EA-k számára, amelyek ingyenes forrásokat és cikkeket biztosítanak, mint például a gyakorlatilag tökéletes PA, ha jelenleg nincs ideje egy tanfolyamra.
a PA konferenciákon való részvétel egy másik jó módja annak, hogy találkozzunk más EA – kkal és adminisztratív szakemberekkel, és megtanuljuk tőlük, Hogyan lehet a legjobban alkalmazkodni ehhez a folyamatosan változó szerepkörhöz-lehet, hogy már van olyan kapcsolattartó hálózata, akitől tanácsot kaphat, különösen akkor, ha egyedi vagy trükkös forgatókönyveket futtathat. Ellenkező esetben a konferenciák és rendezvények nagyszerű kiindulópontot jelentenek az EA-k hálózatának összekapcsolásához és kiépítéséhez.
RELATED: útmutató a szakemberek továbbképzéséhez: miért, hogyan és hol
új EA lehetőségek és felelősségek
McIlroy megosztja az EA jellemzőit, amelyek sikeresek lesznek a változó üzleti környezetben: “látjuk, hogy a nagy EA-knak nemcsak nagy szélességgel kell rendelkezniük, hanem valódi mélységgel is, különös tekintettel arra, hogy mit csinálnak a vezetők, miért csinálják, és hogyan járul hozzá az üzleti élethez.
“belső számításokat végeztünk arról, hogy mi a különbség egy átlagos EA és egy nagyszerű EA között egy szervezet számára. Csillagászati, pénzügyileg.
azt mondta, vannak példák az EA-kra, akik valóban magas szinten dolgoznak, és eredményeket érnek el a vezetőségük számára.
“nagyszerű, amikor megérdemelt elismerést kapnak, és az is nagyszerű, hogy a vezetőségük és a szervezetük rendkívül progresszívnek tekinthető. Fontos, hogy segít felemelni a rudat.”
általában minél alkalmasabb egy EA vagy asszisztens a munkájukra, annál több ajtó nyílik számukra. Ez történik az egész fórumon, sok vállalkozás és vezető olyan jelölteket kér, akik képesek egynél több felelősséget kezelni.
az asszisztenseknek szóló tanácsunk az, hogy minél több felelősséget vállal, annál többet fog tanulni, annál több tapasztalatot és expozíciót szerez, ami végül hozzájárul a karrier növekedéséhez.
mindenekelőtt az ügyvezető és az asszisztens közötti jó illeszkedés a legfontosabb, és egy nagyszerű munkakapcsolat felállítása, amint azt az EA naprakész készségkészlete bizonyítja, a sikerhez, a relevanciához és az állandósághoz vezet az adminisztrációs szakmában.
a következő EA munkalehetőséget keresi? Böngésszen itt a nyitott ügyvezető asszisztens szerepeink között.