8 Tippek a hatékony találkozók megszervezéséhez és lebonyolításához
a találkozók gyakran a munka életének szükséges részét képezik. Sajnos nem minden találkozó jön létre egyenlően. Néhányan végül teljes időpazarlók, akik semmit sem érnek el. De ennek nem kell így lennie. Vannak módok a hatékony és produktív találkozók megszervezésére és lebonyolítására. Íme néhány tipp.
hogyan lehet hatékony értekezletet futtatni
döntse el, hogy valóban szükség van-e az értekezletre
az első döntés az, hogy egyáltalán meg kell-e tartania az ülést. Fontolja meg az értekezlet céljait, valamint azt, hogy csapata képes-e más módon elérni őket, például hívás, csoportos csevegés vagy e-mail útján. Ha a válasz igen, akkor nincs szüksége a találkozóra. Takarítson meg mindenki idejét valódi munkára.
mikor lehet szüksége egy találkozóra? Amikor csoportos bevitelre van szüksége ahhoz, hogy valós időben döntést hozzon, vagy együttműködjön a konkrét problémák megoldásában. Ha egy problémát a csoporttal szemtől szemben lehet a legjobban megoldani, akkor valószínűleg megfelelő egy találkozó.
Alt szöveg: Felülről lefelé néző emberek csoportja laptopokkal az asztal körül egy értekezleten
a megfelelő emberek vegyenek részt
csakúgy, mint nem minden értekezletnek kell megtörténnie, nem mindenkinek kell lennie egy értekezleten. Mielőtt bárkit meghívna, gondolja át, miért van szükség rá, és mi lesz a hozzájárulásuk. Ha nincs érdemi hozzájárulásuk, akkor nem kell ott lenniük.
ugyanilyen fontos, hogy azok az emberek, akiknek feltétlenül ott kell lenniük, például a döntéshozók, meg tudják csinálni. Ellenkező esetben nincs értelme megtartani az ülést, és át kell ütemezni egy másik időpontra, amikor részt vehetnek.
válassza ki a megfelelő vállalati rendezvényhelyszínt
a megbeszélés helyben tartása kényelmes, de miért nem rázza fel a dolgokat egy helyszíni értekezlettel? A helyszínen kívüli utazás nem feltétlenül jelenti azt, hogy csak egy konferenciaterem bérlésére korlátozódik. Rengeteg találkozóhelyet talál a közelben izgalmas és váratlan terekben, például múzeumokban, akváriumokban és még vidámparkokban is. A helyszínek összehasonlításakor fontolja meg, hogy a légkör hogyan növelheti a termelékenységet és növelheti a morált.
állítson be napirendet
fontos, hogy legyen napirendje az ülésnek, hogy a résztvevők tisztában legyenek az ülés lényegével és a megbeszélés témáival. Ideális esetben előre meg kell határoznia a napirendet, és el kell küldenie az értekezlet meghívásával együtt. Így a résztvevők felkészülhetnek szerepükre, és produktívabbá tehetik a találkozót. Az ülés előtt további szükséges napirendi pontokat is felvehetnek.
a napirend megléte szintén segíti az ülés menetrendjét. Ha a vita érintőn megy végbe, akkor könnyedén előterjesztheti a vitát, és nem hagyhatja ki a találkozót oldalsó megbeszélésekkel. Ahhoz, hogy a dolgok valóban a pályán maradjanak, fontolja meg egy idővonal hozzáadását a napirendi pontokhoz, az egyes elemekhez hozzárendelt időkeretekkel.
Alt text: Closeup view of hands from a group of people going over some graphs and charts at a meeting
tegye elérhetővé az információkat idő előtt
az értekezlet eredményesebb lesz, ha az embereknek lehetőségük van bármilyen anyagot, különösen hosszadalmas anyagokat áttekinteni az ülés előtt. Csak nem reális elvárni, hogy az emberek képesek legyenek befogadni és aláírni egy 100 oldalas jelentést az ülés során. Az sem jó, ha a találkozó idejét egyszerűen elolvassa, vagy a résztvevők elolvassák, mit lehetett volna idő előtt felülvizsgálni.
kezdés és befejezés időben
fontos, hogy mindenki idejét értékeljük azáltal, hogy időben kezdjük az értekezletet. A találkozó késői indítása szintén rossz hangot ad, és a résztvevők nagyobb valószínűséggel elterelik a figyelmüket, amikor más ügyekre koncentrálnak.
ha az értekezlet későn kezdődik, akkor az értekezlet későn fejeződik be, ami a nap hátralévő részében mindenki menetrendjének zavarát is okozhatja. Ha úgy tűnik, hogy az értekezletnek hosszabb ideig kell futnia, akkor jobb ütemezni a nyomon követési értekezletet, mint megpróbálni korlátozott ideig rohanni a fontos tételeken.
összegezze és fejezze be egy cselekvési tervvel
mielőtt befejezné az ülést, győződjön meg róla, hogy összefoglalja az ülést, és újra megfogalmazza, hogy mi történt, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen. Az is fontos, hogy megvitassuk az értekezletből eredő következő lépéseket, beleértve azt is, hogy ki felelős a feladatért, és mikor kell elvégeznie őket.
mindenkinek el kell hagynia a találkozót a megállapodások és a teendők világos elképzelésével. Küldje el a találkozó jegyzőkönyvét mindenkinek, aki részt vett, valamint a csapat többi tagja, akik nem tudtak részt venni, de akik profitálhatnak. Vegye fel a következő lépéseket a jegyzőkönyvbe, így a csapat tagjai könnyen ellenőrizhetik, hogy miért felelősek.
Visszajelzés kérése
közvetlenül az értekezlet után kérdezze meg a résztvevőket visszajelzésükről, hogy felmérhesse, mennyire volt hatékony az értekezlet. Így szükség szerint módosíthatja a jövőbeli találkozókat. A visszajelzéseknek nem kell bonyolultnak lenniük, és lehetnek olyan formában, hogy a találkozó jó volt-e, vagy fejlesztésekre volt szükség, hasznos vagy nem hasznos.
további érdemi visszajelzésekért megkérdezheti a résztvevők gondolatait bizonyos szempontokról, például az ülés hosszáról, a napirendről és arról, hogy a találkozó elérte-e céljait. Ha sok negatív visszajelzés van, akkor kövesse nyomon, hogyan javíthatja a jövőbeli találkozókat.
csomagolás: nagyszerű találkozók tartása
egy kis tervezéssel és szervezéssel lehetőség van olyan találkozók megtartására, amelyek produktívak és hatékonyak, amint azt a fenti tippek mutatják. Most, hogy tudja, mit kell tennie, kezdje el keresni a tökéletes vállalati rendezvényhelyet a találkozó megrendezéséhez.
további információt arról, hogyan kell futtatni egy hatékony értekezlet, akkor nézd meg itt.