7 stratégiák a betegfelvétel hatékonyságának javítására
az egészségügyi szolgáltatókra jellemző, hogy lassú betegfelvételi folyamatokat tapasztalnak—végtelen mennyiségű papírmunka és hosszú várakozási idő, valamint kötelező bejelentési eljárások lehetnek, amelyek késleltethetik a betegek ellátásának gyorsaságát.
egészségügyi szolgáltatóként azonban elengedhetetlen a betegek bevitelének hatékonyságának javítása, mivel a hatékonyság hiánya átirányíthatja az erőforrásokat és megtagadhatja az orvosi kezelést azoktól, akiknek a legnagyobb szükségük van rá. A rossz eredmények elkerülése érdekében fontos megérteni, hogy nemcsak hogyan biztosíthatja a HIPAA-megfelelést a bevitt betegek koordinátorai számára, hanem hogyan lehet elhárítani a lehetséges megoldásokat, amelyek tovább javítják az egészségügyi kezeléseket és a napi műveleteket.
ebben az útmutatóban hét kulcsfontosságú stratégiát vázolunk fel a betegek bevitelének hatékonyságának javítására az ellátás minőségének javítása érdekében, valamint feltárjuk a jobb hatékonyság számos előnyét. A betegbeviteli folyamat megértésétől kezdve a hatékonyság hiányának megoldásának különböző módjainak megtanulásáig lefedtük!
a Betegbeviteli folyamatok megértése
először nézzük át pontosan, mi a betegbeviteli folyamat, mivel kíváncsi lehet: “mit csinál a betegellátási koordinátor?”
a betegfelvétel az a folyamat, amelyben az egészségügyi szolgáltató összegyűjti a beteg adatait, hogy átfogó és holisztikus képet kapjon minden betegről, mielőtt ellátást nyújtana. Jellemzően, egy nővér, recepciós, vagy az orvosi rendelő üzenetrögzítő szolgálata összegyűjti:
- biztosítási információk
- azonosítás
- fizetési információk
- orvosi történelem
ezeket az információkat ezután egy régi iskola papírnyilvántartó rendszerével vagy archívumával nyújtják be, az irodában alkalmazott technológiától függően. Innentől kezdve az egészségügyi szolgáltató a találkozók során hozzáférhet a dokumentumokhoz, vagy szükség esetén átadhatja azokat más egészségügyi szolgáltatóknak vagy szakembereknek.
szerencsére a világ technológiai fejlődésével a betegek bevitelének hatékonysága hatalmas. A továbbfejlesztett betegbeviteli stratégiák időt szabadíthatnak fel a betegek és az egészségügyi szolgáltatók számára egyaránt, lehetővé téve a szolgáltatók számára, hogy időt töltsenek a betegek diagnosztizálásával és kezelésével.
tehát, ha kíváncsi, hogyan lehetne javítani a betegek bevitelének hatékonyságát, lefedtük. Ássunk bele.
#1: papírmentes digitális adatbázis
a papíralapú űrlapokról az online űrlapokra való áttérés elősegítheti az egészségügyi intézmény zökkenőmentesebb működését, és növelheti a hozzáférést azoknak a betegeknek, akik nem tudják meglátogatni az irodát.
optimális, ha minden alkalmazottjának és betegének online adatbázist biztosít az orvosi előzmények és az online űrlapok eléréséhez, amelyekre szükség lehet egy adott eljáráshoz vagy kinevezéshez. Itt van miért:
- növelje a biztonságot – amikor digitalizálja a dokumentumokat, sokkal nehezebbé teszi a dokumentumok elvesztését, ellopását, vagy árvíz vagy tűz pusztulását. Ezenkívül mindent egy helyen tart, amelyhez a szolgáltatók és a betegek egyaránt könnyen hozzáférhetnek.
- növelje az egyszerűséget – ha a dokumentumok digitálisak, sokkal könnyebb az alkalmazottak számára, hogy gyorsan megtalálják őket. Ez is könnyebb összeállítani több formában és nyomon követni a fájlokat, valamint hozzá őket idővel.
- pénzt takaríthat meg-a papírmentes lesz pénzt takarít meg, mert nem kell majdnem annyi papírt vásárolnia az irodájához, és drága nyomtató tintát takaríthat meg. Ez segíthet az irodában csökkenteni a hulladékot, is.
- Catch hibák vagy hiányzó információk – ha vannak olyan hibák vagy hiányzó elemeket a beteg formák, a számítógép lehet fogni, hogy. Azt is alkalmas arra, hogy ellenőrizni kell több szem, ami azt jelenti, ha valami félresikerült, van egy nagy esély ez lesz fogott.
ha a betegek lehetőséget kapnak arra, hogy digitálisan elvégezzék a papírmunkát, ez exponenciálisan javíthatja a kórház bevitelének hatékonyságát. Az információkat közvetlenül az iroda rendszerébe vagy adatbázisába küldik és tárolják, így az egészségügyi szolgáltatók könnyen áttekinthetik és nyomon követhetik az információkat.
#2: Adja meg a papírmunkát idő előtt
a digitalizálás további előnye, hogy a papírmunkát a betegek számára az ütemezett időpont előtt e-űrlapokkal és e-aláírásokkal biztosíthatja. Ez kulcsfontosságú módja a betegek várakozási idejének csökkentésének, és az egész folyamat gördülékenyebbé és hatékonyabbá tételének:
- csökkentse a váróteremben töltött időt-ahelyett, hogy a betegek a váróteremben ülnének, hogy kitöltsenek egy halom űrlapot, az egészségügyi dolgozók idő előtt biztosíthatják az űrlapokat, hogy a betegek saját idejükben tölthessék ki az űrlapokat, saját otthonuk kényelmében. Amikor a betegek megérkeznek az irodába, gyorsan bejelentkezhetnek, és megkezdhetik kinevezésüket anélkül, hogy az űrlapok kitöltése további gondot okozna.
- ellenőrizze a hiányzó információkat-ha a betegek hiányoznak valamilyen formában, vagy elfelejtik hozzáadni a biztosítási kártyájukat, vagy megadják az igazolványukat, egyszerűen hozzáadhatják az információkat digitálisan, amikor kényelmes, ahelyett, hogy a szükséges információk nélkül találkoznának, és át kellene ütemezniük.
a legtöbb ember nem élvezi a papírmunka kitöltését, különösen, ha bármilyen stressz vagy időbeli korlátozás alatt áll. A pácienseknek a kinevezés előtti papírmunkával, bőséges idővel a befejezéshez, jelentősen növelheti elégedettségüket és javíthatja az irodai beviteli folyamatot is.
#3:
a digitalizálás csak akkor előnyös, ha olyan rendszert használ, amely könnyen navigálható és felhasználóbarát.
a digitális rendszer eldöntésekor jó ökölszabály az, hogy gondolkodjon el arról, hogy a legidősebb betegek hogyan reagálnak az új rendszerre. Keressen egy adatbázist nagy betűtípusokkal és egyértelműen elhelyezett fülekkel és gombokkal a félreértések elkerülése érdekében.
természetesen mindig legyen kéznél egy szakember, aki megválaszolja a betegek kérdéseit a rendszer navigálásával kapcsolatban is.
Íme néhány dolog, amit fel kell tenned magadnak, amikor megpróbálod kitalálni, hogy a rendszered felhasználóbarát-e:
- ez egy olyan rendszer, amely a legtöbb telefonon, táblagépen és számítógépen működik?
- könnyen elérhető? Vagy arra készteti a felhasználókat, hogy további alkalmazásokat és szoftvereket töltsenek le?
- vannak olyan figyelemre méltó hibák, amelyek megzavarhatják vagy érinthetik a betegeket?
szerencsére a digitalizálás azt jelenti, hogy rendszerei frissíthetők és javíthatók, ha megfelelő technológiával rendelkezik. Ez azt jelenti, hogy ha valami nem működik tökéletesen, akkor elforgathatja, újra beállíthatja és visszaállíthatja a rendszert a siker érdekében.
#4: tartsa az űrlapokat a lehető legegyértelműbben
amikor az egészségügyi ágazatban dolgozik, fontos, hogy a beteginformációk befogadóak, relevánsak és pontosak legyenek, hogy a betegek a lehető legjobb ellátást kapják. Mint ilyen, a rendetlen vagy hosszú formák megzavarhatják a betegeket, vagy megakadályozhatják őket abban, hogy pontosan kitöltsék őket.
a pontatlanságok enyhítése és az átfogó ellátás biztosítása érdekében győződjön meg róla, hogy az űrlapok tömörek a következőkkel:
- Kerülje el, hogy ugyanazokat a kérdéseket tegye fel kétszer
- használja ugyanazt a betűtípust és méretet következetesen a dokumentumban
- ügyeljen arra, hogy egyszerű és olvasóbarát nyelvet használjon
#5: Automatizálja az unalmas, de szükséges feladatokat
ha olyan speciális eljárásokkal rendelkezik, amelyeket a személyzetnek követnie kell, mint például a vizsgaterem tisztításának ellenőrzőlistájának kitöltése, több időt adhat az ápolóknak a munkájuk elvégzésére egy digitális és automatizált ellenőrzőlista létrehozásával, amelyet minden találkozó után könnyen ki lehet tölteni számítógépen vagy táblagépen.
a legtöbb egészségügyi szolgáltató olyan tablettákat biztosít a személyzetnek, amelyeket minden szobába be tudnak vinni, és minden egyes elemet ellenőriznek, amint elkészülnek. Az ellenőrzőlista frissítésekor a rendszer tükrözi, hogy a helyiséget megtisztították, és készen áll a következő betegre, csökkentve a betegek várakozási idejét és javítva az irodai belső kommunikációt.
az automatizált ellenőrzőlisták vagy űrlapok bármilyen belső megnyitási, zárási vagy ütemezési eljáráshoz is használhatók, amelyeket az iroda végrehajthat. Minél korszerűbbé válnak a folyamatai, annál gyorsabban tud beszélni a betegekkel és magas színvonalú ellátást nyújtani.
#6: Automatikus hívások, e-mailek és szöveges emlékeztetők küldése a betegeknek
általános gyakorlat, hogy az egészségügyi szolgáltatók felhívják a betegeket a találkozók megerősítésére. Míg a személyes telefonhívások hasznosak lehetnek a beteg kérdéseinek megválaszolásakor, a kórházi személyzet számára is időigényes, és elveszi őket a betegellátástól.
szerencsére a kinevezési emlékeztetők automatizálhatók telefonon, szöveges vagy e-mailben, számos előnnyel járva, például:
- szabadítsa fel munkatársait – az ilyen időigényes feladatok kiküszöbölése több időt ad a személyzetnek arra, hogy a kritikus, időérzékeny feladatokra összpontosítson, amelyekre szükségük van, mint például a betegellátás.
- Kevesebb meg nem jelenés – bár ezt nem kell személyesen megtenni, továbbra is jó gyakorlat, ha e-mail, hívás vagy SMS-szolgáltatások segítségével emlékezteti a betegeket a találkozóikra, hogy elkerülje az elmulasztott vagy késői találkozókat. Néhány automatizált emlékeztető lehetőséget ad a betegeknek arra is, hogy felvegyék a találkozót a naptárukba, hogy biztosan időben megjelenjenek.
#7: A vonat a személyzet hatékonyan a technológia (és boldoggá teszi őket!)
egy operációs rendszer csak annyira lesz jó, mint az azt üzemeltető személy. Ha végigmegy az egyes irodai folyamatok digitalizálásának folyamatán, szánjon időt arra is, hogy megfelelően kiképezze munkatársait arra, hogy pontosan hogyan működnek az új rendszerek, és hogyan szeretné elvégezni bizonyos feladatokat.
minél többet tud a személyzet a hibaelhárításról, annál kevesebb probléma merül fel mind a személyzet, mind a betegek kommunikációjában és műveleteiben. Mint ilyen, a személyzetnek rendkívül jártasnak kell lennie abban, hogy segítse a betegeket abban, hogy kitalálják a rendszerek működését, és időben elvégezzék a fennálló papírmunkát.
a személyzet képzése mellett havi értekezleteket is tarthat, amelyek során felmérheti a személyzet elégedettségi szintjét az irodája jelenlegi működésével kapcsolatban. A boldog személyzet hatékony személyzet, és ha megmutatja nekik, hogy törődik a jólétükkel, javíthatja munkahelyének minőségét és működési hatékonyságát.
hogyan segíthet a Nexa a betegfelvétel hatékonyságának javításában?
a munkahely digitalizálása a leghatékonyabb módszer a rendszer betegfelvételi hatékonyságának javítására.
itt jön a Nexa. A Nexa szakértői segíthetnek a betegfelvételi folyamat javításában és minden üzleti lehetőség maximalizálásában. Pontosabban, a Nexa az Ön virtuális recepciója—szolgáltatásaink képesek kezelni a hívásokat, szövegeket, e-maileket, értékesítési és ütemezési igényeket.
hagyja ránk az összes adminisztratív műveletet, és szabadítsa fel munkatársait, hogy azt tegyék, amit a legjobban tudnak—gondoskodva a beteg igényeiről. Ezenkívül 24/7 szolgáltatást kínálunk, így a betegek éjjel-nappal hozzáférhetnek Önhöz.
Források:
Phreesia. Mi A Beteg Bevitele? https://www.phreesia.com/2019/11/04/blog-what-is-patient-intake/
Intakeq. 4 lépés az egészségügyi folyamat egyszerűsítéséhez. https://blog.intakeq.com/4-steps-to-streamline-any-healthcare-process/
Accessfm. Betegbeviteli folyamat: 4 módszer a beteg elégedettségének javítására. https://www.accessefm.com/blog/patient-intake-process-4-ways-to-improve-patient-satisfaction