5 lépés a projekt irányításához az elejétől a végéig
elméletileg egy projekt akkor sikeres, ha időben és költségvetéssel szállítják, a részt vevő érdekeltek által elfogadott feltételek mellett. A gyakorlatban azonban meg kell terveznie és hozzárendelnie az erőforrásokat, késedelmekkel kell szembenéznie és módosítania kell a költségeket, miközben biztosítja, hogy mindenki szinkronban legyen.
de mit csinálsz, ha kevés vagy egyáltalán nincs tapasztalatod egy projekt irányításában az elejétől a végéig? Ebben az esetben a következő 5 lépés útmutatóként szolgál a projekt elindításához és futtatásához. Minden részletet megvizsgálunk, és megnézzük, hogyan segíthet egy olyan projektmenedzsment alkalmazás, mint a Paymo.
megállapodás az érdekelt felekkel a projekttervről
a projektterv a sikeres projekt kulcsfontosságú eleme, amely ütemtervként szolgál a vezető és az érintett érdekelt felek számára. Három paramétert tartalmaz, amelyek alapján a projekt előrehaladását mérik: a hatókört, az ütemtervet és a költségvetést. Azt is kimondja, hogy milyen körülmények között változások történhetnek, ha az eredeti tervtől való eltérések merülnek fel.
befejezése után az érdekelt felek felülvizsgálják és elfogadják a projekt elindításához. Ezért létfontosságú, hogy az összes érintett fél ugyanazon az oldalon legyen a megállapodott paraméterek és saját felelősségük tekintetében. Ehhez hozzon létre egy jegyzetet a Paymo – ban, és írja le a lehető legtöbb dolgot. Ezután csatolja a projekthez, miután mindenki jóváhagyta.
hozzon létre egy listát a tevékenységekről és csoportosítsa őket
ezen a ponton meg kell határoznia az összes szükséges feladatot, amely a hatókör teljesítéséhez vezet. Ez könnyen kiderülhet, ha korábban már kezelt egy hasonló projektet. De ha feltérképezetlen vizekre kerülsz, a legjobb, ha visszafejted az egész folyamatot. Gondoljon a végeredményre, és arra, hogy mit kell tenni annak elérése érdekében.
írja le az összes szükséges feladatot különösebb sorrendben, majd csoportosítsa őket a feladatlisták közé hasonlóságuk szerint. Ha a projekt sűrűbb, akkor részletesebb lehet, és beállíthat egy harmadik szintű feladatot alfeladatok formájában. Figyeljen azonban, mivel ez összetettséget ad, és megnehezíti a projekt követését.
becsült költségkeret & minden tevékenység költségei
a tevékenységek leképezése után meg kell tennie azt a dolgot, amelyet a legtöbb projektmenedzser fél: becslés, azaz mennyi időbe telik egy tevékenység elvégzése. Miért? Mivel a kezdeti becslések gyakran tévesek. Ne aggódjon, pontosabb lesz, ha tapasztalatokat szerez.
de ahhoz, hogy elinduljon, háromféle feladat létezik: olyan feladatok, amelyeket korábban már elvégeztél, olyan feladatok, amelyeket még nem csináltál meg, de van elképzelésed arról, hogyan kell kezelni őket, és olyan feladatok, amelyeket még nem csináltál meg, és fogalmad sincs a logisztikájukról. Az első típusnál már ismeri az időköltséget, és kiszámíthatja az átlagos óradíjból származó költségeket. A második típusnál az intuíció alapján becsüli meg, és szorozza meg a költségvetést 1,5-2-vel, a harmadik típusnál pedig a költségvetést 3-mal. Ha ez túl sokat hangzik, ne feledje: mindig a legjobb sokat ígérni és túlteljesíteni.
a projekt előrehaladásának figyelése és mérése
már döntött a projekt hatóköréről, a tevékenység becsült költségvetéséről és a projekt ütemtervéről. És most mi lesz? Naponta figyelemmel kell kísérnie a projektet annak biztosítása érdekében, hogy az összes elfogadott paraméter teljesüljön. Ehhez meg kell határoznia egy mutatókészletet, attól függően, hogy mit jelent számodra a siker. Ha például konkrét projektkorlátozások miatt a határidő szegezésével foglalkozik, akkor az ütemezésváltozat mutatót méri. Ez azt mutatja, hogy a projekt hogyan változik az eredeti ütemtervhez képest, és mely feladatok késnek. Ha az érdekelt felek elégedettsége fontosabb az Ön számára, akkor elégedettségi felmérést készít, és megméri a kimenetet.
miután beállította, egyszerűen rendszeresen meg kell mérnie őket. Érdemes lehet testreszabható irányítópultot használni egy olyan projektmenedzsment rendszerben, amely valós időben szolgáltat adatokat. Ennek az az előnye, hogy egyetlen nézetben láthatja a projekt teljes előrehaladását anélkül, hogy váltania kellene a különböző alkalmazások között.
nyomon követési idő és fizetés
ne felejtsd el nyomon követni az egyes feladatok idejét részben, és kategorizálni a számlázható és a nem számlázható órák között. Így meg fogja határozni, hogy következetes-e a projekt hatóköre felé. A gyakorlat segít az ügyfelek számlázásában és a tényleges munkáért való fizetésben is, eltávolítva a találgatásokat az egyenletből. Így elkerülhetők a kínos végső árviták, miközben Ön elszámoltatható.