24 Kérdéseket Feltenni, Ha Tervez Egy Közösségi Tájékoztatási Program – #24 Lehet A Legfontosabb!
az egyházak arra hivatottak, hogy elérjék az elveszetteket és segítsenek a rászorulókon. Gyakran ez egy közösségi tájékoztató programon keresztül történik. Közösségi tájékoztató program létrehozása, egyházának át kell esnie néhány kezdeti tervezésen.
ahhoz, hogy sikeres egyházi rendezvény legyen – legyen szó közösségi tájékoztatásról, nyaralási bibliaiskoláról vagy egyházi üzleti találkozóról, elengedhetetlen a szervezés és a tervezés!
Gyűjts össze egy csapatot és kezdd el a tervezési folyamatot. Ehhez vegye fel ezt a 21 kérdést, és válaszoljon rájuk. Dokumentálja a válaszokat, és kezdje el létrehozni egy kézikönyvet a tájékoztatáshoz.
24 kérdés a közösségi tájékoztató Program létrehozásakor
ki van a tervező csapatban?
azonosítsa azokat az embereket, akik segíthetnek egy sikeres tájékoztató esemény megtervezésében. Kérjen segítséget azoktól az emberektől, akiknek szenvedélyük és érdeklődésük van a tájékoztatás iránt.
próbáljon meg 6-8 embert találni, akik segíthetnek és elkötelezhetik magukat az esemény részleteinek megtervezésében. Munka segítséget kérni az emberek, akik tehetséges szervezet, marketing, önkéntes felügyelet, valamint a miniszteri azoknak elérte.
Kit próbálunk elérni?
szűkítenie kell a fókuszt egy adott csoportra. Határozza meg, hogy milyen demográfiai adatokat szeretne elérni, mert ez diktálja a tájékoztatás többi tervezési darabjának nagy részét.
például úgy érzi, hogy felhívást kap arra, hogy elérje a kisgyermekeket, a tizenéveseket, a fiatal családokat, az üres fészkeket vagy az időseket?
vagy el akarja érni a hajléktalanokat, a szegénységben élőket, a bebörtönzötteket vagy a betegeket? Ha egynél több csoportot szeretne megcélozni, rangsorolja, hogy melyik csoporttal kezdi.
miért próbáljuk elérni ezt a csoportot?
miután meghatározta a megcélozni kívánt csoportot, győződjön meg róla, hogy meg tudja válaszolni a kérdést – miért célozzuk meg ezt a csoportot?
lehet, hogy a közösség egy nagy hajléktalan népesség, ahol szeretné terjeszteni az evangéliumot.
vagy talán szeretné vetni az életét a gyerekek abban a reményben, hogy meg fogja változtatni a jövőben.
a miért ugyanolyan fontos, mint a ki, ezért győződjön meg róla, hogy válaszolhat erre a kérdésre.
milyen szükségletei vannak azoknak, akiket megpróbálunk elérni?
győződjön meg róla, hogy tudja, mire van szüksége a reach közösségnek. Ne tegyen feltételezéseket, hogy megtudja, mi a valódi igény.
például egy olyan szervezettel dolgoztam, amely feltételezte, hogy a lakosságnak alapvető egészségügyi ellátásra van szüksége; azonban amikor megkérdezték – a gyerekeknek egyszerűen cipőre volt szükségük!
hogyan tudjuk logisztikailag kielégíteni ezeket az igényeket?
Ok tegyük fel, hogy elhatározta, hogy ebédet szeretne indítani a szegények számára. Olyan dolgokra kell gondolni, mint:
- hol oszthatjuk szét az ételt
- hol készíthetjük el az ételt
- milyen kellékek és anyagok szükségesek az elosztáshoz
- hány önkéntesre van szükségünk az elosztás irányításához
- hogyan szállíthatunk élelmiszert és kellékeket
- milyen egészségügyi előírásoknak kell megfelelnünk
mikor van a legjobb idő a tájékoztatás ütemezésére?
az időzítés minden, ezért ügyeljen arra, hogy a tájékoztatást olyan időben ütemezze, amely jól működik a célközönséggel.
ellenőrizze a helyi közösségi eseményeket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az Ön által rendezett esemény nem ütközik-e olyan éves közösségi eseményekkel, amelyek eltéríthetik a közönséget.
hogyan tudjuk értékesíteni a tájékoztatást?
határozza meg az esemény forgalmazásának legjobb módját. Például, ha idős lakosságot ér el, használja az általuk használt szolgáltatásokat, hogy segítsen a szó megismerésében.
ez lehet orvos irodákon, idősebb társasági klubokon vagy idős napközi létesítményeken keresztül.
közönségspecifikus marketinganyagok létrehozása. Például, a tizenévesek forgalmazására használt eszközök nagyon különböznek azoktól az eszközöktől, amelyeket egy idős népesség forgalmazására használna.
Ismerje meg az előnyben részesített kommunikációs módszert, és hozzon létre olyan anyagokat, amelyek valószínűleg felkeltik a figyelmüket.
milyen tevékenységeket fogunk végezni a tájékoztatás során?
határozza meg az esemény tevékenységeit. Például, ha a tájékoztatás a helyi családok elérése, olyan eseményeket hozhat létre, amelyeken a gyerekek szeretnek részt venni.
Készítsen listát olyan tevékenységekről, mint az arcfestés, az akadálypálya vagy a ugrálóház.
melyek azok a területek, amelyeket meg kell szervezni?
brainstorm operatív területek, mint például:
- létesítmény beállítása / lebontása
- berendezések és Kellékek
- Marketing
- önkéntes felügyelet és képzés
- költségvetés
- tevékenységek
mi a szervezeti felépítése a tájékoztatásnak?
hozzon létre egy szervezeti diagramot a tájékoztatáshoz. Azonosítsa a tájékoztatás minden területét. Ezután jelöljön ki egy felügyeleti személyt, csoportvezetőket és segédvezetőket minden területre.
most határozza meg az önkéntesek számát, akik a tájékoztatás logisztikai oldalának kezeléséhez szükségesek.
mi a tájékoztatás költségvetése?
most már nagyon jó ötleted van arról, hogy kit akarsz elérni, és hogyan akarod elérni őket. Most létre kell hoznia egy költségvetést erre a tájékoztatásra. Ehhez:
hogy a legjobb kitalálni, hogy hány ember lesz elérve. Használja a kapcsolatok a közösségben, hogy segítsen felér egy számot.
ezután határozza meg az egy főre jutó költséget – például ha ebédprogramot hoz létre, akkor mi a költsége minden ebédre (beleértve a kellékeket is) minden olyan személy számára, akit remél, hogy eléri a
10% – ot a váratlan kiadásokhoz, és egy dollár összeget kap.
honnan származik a finanszírozás?
függetlenül attól, hogy egyház vagy nonprofit szervezet, a tájékoztató események költségvetését finanszírozni kell. A finanszírozás az egyház éves költségvetéséből származik, vagy külső forrásokból kér finanszírozást.
például együttműködik a helyi vállalkozásokkal, hogy segítsen ellensúlyozni az ellátás és az anyagok költségeit?
ha igen, a költségvetés mekkora részét lehet felvenni ezekből a költségmegtakarításokból? Támogathatja-e szervezete a finanszírozás többi részét, és ha nem, honnan származik.
nem akarja kockáztatni más programokat, mert nem vett időt arra, hogy kiszámítsa a tájékoztató tevékenység valós költségeit – ezért töltsön megfelelő időt erre.
melyek az önkéntes munkaköri leírások a tájékoztatás megkönnyítésére?
Készítsen listát minden elvégzendő munkáról. Legyen konkrét és szűkítse le a kis feladatokra. Készítsen listát az egyes munkákról, és hozzon létre egy munkaköri leírást az egyes munkákhoz.
ez időigényes feladatnak tűnhet, de minél többet kap papíron, annál kevesebb kérdésre fog válaszolni a tájékoztatás során. Tartalmazza a munkaköri leírásokban az alapvető információkat, például:
- mit vegyek fel
- a műszak kezdete és vége
- hol találom a szükséges kellékeket
- kihez kell fordulni kérdésekkel
- válaszok a várható kérdésekre a tájékoztató csoporttól
- a munka konkrét feladatai
- terület felállítása utasítások, valamint az esemény utáni tisztítási utasítások
milyen képzésen kell részt venniük az önkénteseknek?
a sikeres tájékoztató események önkéntes képzést igényelnek. Ehhez a képzéshez olyan információkat tartalmaz, mint:
- az esemény célja
- Do ‘s and Don’ ts
- viselkedési elvárások
- szolgáltatási szabványok-azaz: időben jelenjen meg, gyorsan reagáljon a kérésekre stb….
milyen kellékekre van szükség?
szánjon időt arra, hogy ötleteljen, milyen készletekre lesz szükség. A legtöbb kellékek lesz könnyű gondolni, de próbálja meg gondolni azokat a dolgokat, hogy szükség lehet, hogy lehet, hogy nem nyilvánvaló.
olyan dolgok, mint gemkapcsok, tollak, papír, jelölők vagy bármi, ami megkönnyíti az önkéntesek tájékoztatását.
ki fogja megrendelni a készleteket?
most, hogy tudja, milyen kellékekre lesz szükség, azonosítson valakit, aki megrendeli vagy megvásárolja ezeket a kellékeket.
győződjön meg róla, hogy ez a személy hitelkártyával vagy készpénzzel rendelkezik a vásárláshoz. Ha egy önkéntest arra kérnek, hogy használja a személyes hitelkártyáját vásárlásokhoz, győződjön meg róla, hogy megadja nekik egy költségjelentést, amely felhasználható a visszatérítésre.
hol tárolják az esemény kellékeket?
legyen egy előre meghatározott hely a kellékek tárolására, amíg azok kiszállításra kerülnek. Használja önkéntesek kirak dobozok és kap a kellékek által szervezett kategóriában.
például címkézze és tárolja az összes konyhai kelléket külön, mint a telepítést, és bontsa le a kellékeket.
ha vészhelyzet vagy természeti katasztrófa után valaha is adományokat kapott, akkor tudja, hogy az anyagok tárolása kihívást jelenthet.
azonosítsa a helyi tárolószekrényeket, az üres traktor pótkocsikat vagy az üres raktárakat. Gyakran adományozhatja a helyet. Tartson egy rövid listát azokról az emberekről, vállalkozásokról vagy szervezetekről, amelyekhez segítséget kérhet az ideiglenes tárolási igényekhez.
rendeljen valakit, aki felügyeli a raktár tárolását, és elszámolja a bejövő és a kimenő anyagokat. Pontos leltárt szeretne tartani arról, hogy mit adományoznak és mit osztanak szét az esemény utáni Jelentésekhez.
ne kap fogott nélkül a választ a kérdésekre, mint például: tehát hány ember volt képes kiszolgálni, vagy hány üveg vizet osztottál?
hogyan szállítjuk a készleteket?
a készletek egyik helyről a másikra történő áthelyezése logisztikai kihívást jelenthet. Határozza meg a készletek mennyiségét, és határozza meg a megfelelő szállítási folyamatot.
például, ha van egy csomó srác, aki hajlandó és képes használni a saját teherautóit vagy furgonjait, ütemezze őket. Ha nem, akkor lehet, hogy hozzáférést kell találnia egy pótkocsihoz, és valakit, aki eljuttatja azt a tájékoztatási webhelyére.
hol rendezzük a készleteket?
az ellátás és az események kéz a kézben járnak – függetlenül attól, hogy az egyház milyen tevékenységet folytat. Hozzon létre egy térképet a tájékoztatási webhelyről, és jelöljön ki bizonyos területeket a forgalmazás előkészítéséhez.
például, ha etetést végez, határozza meg, hogy mely készleteknek kell a konyhában lenniük, és melyeknek a kiszolgáló asztaloknál kell lenniük, hogy az önkéntesek könnyen hozzáférhessenek ahhoz, amire szükségük van.
mi a tájékoztatási folyamat beállítása?
most, hogy a kellékeket az információs helyre szállította, hozzon létre egy folyamatot a beállításukhoz. Használja a térképét, hogy megmutassa, hol lesznek a készletek, és adja hozzá a beállítási utasításokat az önkéntes munkaköri leírásokhoz.
a cél az lenne, hogy az önkéntesek megjelenjenek, megtalálják a készleteiket és beállítsák őket a tájékoztatáshoz – kérdések nélkül.
ki felügyeli az önkénteseket?
ha valaki körbejárja az eseményt, a váratlan problémák gyorsan megoldódnak.
azonosítson egy vezető önkéntest, aki az összes önkéntes barangolási felügyelője. Legyen ez a személy a további kellékekhez, a technikai problémák elhárításához vagy az önkéntesek kérdéseinek megválaszolásához.
mi az a folyamat, amelyet az esemény után le kell bontani és fel kell takarítani?
mindenki készen áll arra, hogy hazatérjen a sikeres tájékoztatás után. Azonban, szükség van egy kis takarításra, miután az összes tájékoztató címzett eltűnt.
hozzon létre egy lebontási folyamatot egy térképpel, amely megmutatja az önkénteseknek, hogyan kell csomagolni a maradék kellékeket, hová tegyék őket, és hogyan juttassák vissza őket egy közös tárolóhelyre. Azonosítson egy vezető önkéntest, aki minden kérdésre válaszol, és biztosítja, hogy az összes készletet és anyagot előre meghatározott helyen tárolják.
mi az a folyamat, hogy tiszta kellékek?
az outreaches egyes kellékei újra felhasználhatók. Hozzon létre egy leltárt az ilyen típusú kellékekről, és egy folyamatot, amely minden esemény után megtisztítja őket.
például a sátrak, asztalok, székek, hűtők csak példák azokra a kellékekre és anyagokra, amelyeket esetleg meg kell tisztítani, le kell törölni vagy le kell szárítani egy tájékoztató eseményt követően.
mit tanultunk?
a sikeres tájékoztatás és a tanulságok dokumentálása után szánjon időt a tájékoztatásra. Használja ezeket az értékes információkat a következő tájékoztatás javításához.
például, ha hiányzott a készlet, amely megkönnyítette az eseményt, jegyezze fel és adja hozzá egy állandó készletlistához. Vagy ha egy önkéntes csapat csalódottságát fejezte ki a munkájuk elvégzésének folyamata miatt, beszélje meg, hogyan lehetne ezt legközelebb javítani. Tartsa meg a részletes jegyzeteket, és tekintse át őket, amikor elkezdi a tervezési folyamatot a következő tájékoztatáshoz.
az egyházak időt és erőforrásokat szánnak a közösség elérésére, mert megértik a változás fontosságát. Az apró gesztusok, amelyek segíthetnek egy sérült közösségnek, azt eredményezhetik, hogy valaki ki van téve Krisztus szeretetének, és gyakran drámai életváltozáshoz vezetnek. Nem erre hivatott az egyház?
milyen típusú közösségekben vesz részt az egyház?
