öt egyszerű módszer az egyház pénzügyeinek virtuális kezelésére
Tim Vaughn
a COVID-19 járvány sok bizonytalansági réteget hoz létre életünkben. A lelkipásztorok és a világi vezetők számára ez a bizonytalanság egy része az egyházi élet normális, üzleti tevékenységében rejlik. Az otthon maradás parancsai az istentiszteleti összejövetelek és az adminisztratív találkozók lemondásával fizikailag elszakadnak azoktól, amelyek általában segítenek abban, hogy egyházunk pénzügyei óramű pontossággal működjenek. A fizikai távolságtartás időtartamával ismeretlen, könnyen megvalósítható technológia felhasználható az egyház pénzügyeinek virtuális kezelésére. Öt tippem van, amelyek megkönnyítik ezt a terhet. Bónuszként ezek a változások időt takarítanak meg, és hatékonyabb pénzügyi folyamatokat hagynak Önnek minden helyzetben, nem csak válság esetén.
1) használjon Online számviteli szoftvert
ha könyvei az egyházi irodában található számítógépen találhatók, akkor különleges utazást kell tennie új tranzakciók vagy hozzáférési rekordok beírásához. Mi van, ha például a gyermekminisztérium igazgatójának tudnia kell, hogy mennyi marad a költségvetésében? Vagy mi van, ha egy másik vezetőnek gyorsan el kell osztania a jóindulatú alapot? Ha könyveit felhőben tárolja, bárhonnan elérheti rekordjait, és gyors, valós idejű válaszokat adhat. A legtöbb online számviteli szoftvercég rendelkezik olyan eszközökkel, amelyek segítségével a korábbi adatok egy részét átviheti az új alkalmazásba.
Ajánlott Eszközök: Quickbooks Online, Xero vagy Aplos
2) használjon menedzsment alkalmazást hitelkártya-kiadásokhoz és visszatérítésekhez
adminisztratív lelkészként emlékszem arra az unalmas folyamatra, amikor az egyház havi hitelkártya-számláján szereplő tranzakciókról nyugtákat gyűjtünk. Szükségem volt a számla kódjára minden kiadáshoz, és a nyugtára egy papíralapú nyomvonalhoz. Most van olyan technológia, amely teljesen kiküszöböli ezt a folyamatot. A kártyabirtokosok feltöltik a nyugtát az alkalmazásba, egyeztetik a hitelkártya-társaságtól letöltött tranzakcióval, majd más tranzakciókkal együtt jelentést nyújtanak be. A jelentést ezután szinkronizálja a számviteli szoftverrel. Ugyanaz az alkalmazás használható a visszatérítésekhez szükséges papírmunka gyűjtésére.
ajánlott: Expensify, Tallie, Concur, vagy átvételi Bank
3) menj papírmentes a pénzügyi nyilvántartások
egyszerűen megszünteti a papír nyomvonal a pénzügyi nyilvántartások lehet megtakarítás oodles időt és energiát. Ha halom papír van az asztalán, fiókokba vagy akár valamilyen iratszekrénybe dugják, akkor valószínű, hogy még mindig rejtjelezi a dolgokat, amikor szüksége van rájuk. Az összes pénzügyi nyilvántartás feltöltése a számítógépre azt jelenti, hogy szükség esetén gyorsan elérheti és megoszthatja a fontos információkat. Ha a digitalizálás elsöprőnek tűnik, kezdje el kicsiben kis számú elem beolvasásával, amíg kényelmesebbnek nem érzi magát.
ajánlott: Adobe Scanner alkalmazás vagy Fujitsu Scanner
4) hatékonyan kezelje a bérszámfejtést és a HR-t
minden vállalkozásnak szüksége van HR-részlegre, de a legtöbb kis szervezetnek nincs sávszélessége a belső elhelyezéshez. Hatékony online eszközökkel mindent megtehet, amit egy igazi, élő HR osztály megtenne. A csapat időben történő kifizetése közvetlen befizetéssel, új alkalmazottak beszállása, jövedelemadó-űrlapok biztosítása és minden más, ami az alkalmazottak támogatásához szükséges, könnyedén elvégezhető online.
ajánlott: Gusto
5) tegye kevésbé nehézkessé az ellenőrzés jóváhagyási folyamatát
ha hangsúlyozza a számlafizetéseket—kifizetések fogadása vagy készítése—ne aggódjon többé. A megfelelő online szoftverrel gyorsan és egyszerűen kezelheti a jóváhagyási folyamatot és elektronikusan küldhet kifizetéseket. Hatékonyan kezelje követeléseit és tartozásait egy helyen, miközben integrálja azt a választott számviteli Szoftverrel való együttműködéshez.
ajánlott: Bill.com
A szerzőről Tim Vaughn a BeMissional Finance LLC tulajdonosa—egy virtuális könyvelő cég, amely az egyházak könyvelését és bérszámfejtését segíti. Durhamben él, NC feleségével és három gyermekével.
a linkek tájékoztató jellegűek, és nem jelentenek kapcsolatot vagy jóváhagyást.
fotó: bongkarn thanyakij
