Votre guide pour demander une indemnité kilométrique
Utilisez-vous un véhicule privé pour vos voyages d’affaires? Tant que vous faites un voyage dans votre propre véhicule, et que c’est pour des affaires en dehors de votre trajet habituel, vous pouvez demander une « allocation de kilométrage » pour vous rembourser l’argent que vous avez dépensé en essence et en voyage, etc. Cela semble être une bonne nouvelle, mais comment réclamez-vous cette indemnité kilométrique?
Quel est le processus? Qu’est-ce qui compte comme » kilométrage professionnel « ? Et combien pouvez-vous réclamer pour couvrir les dépenses que vous avez engagées pendant votre voyage?
Dans cet article de blog, nous allons couvrir:
- Qu’est-ce que l’indemnité kilométrique?
- Quels voyages sont classés comme voyages d’affaires ?
- Quels sont les taux approuvés de paiement de l’indemnité kilométrique (AMAP)?
- Voitures de société et utilisation du taux consultatif de carburant
- Règles spécifiques à considérer
- Demander plus que l’allocation « approuvée »
- Demander moins que l’allocation « approuvée »
- Demander un allégement fiscal
- Quels dossiers devez-vous conserver?
- Éliminer les tracas liés aux réclamations de kilométrage
Qu’est-ce que l’allocation de kilométrage?
En tant qu’employé, il y aura des occasions où vous devrez vous déplacer quelque part dans le cadre de votre travail. Vous pouvez conduire pour voir un nouveau client à leurs bureaux ou assister à une conférence à un endroit différent de votre lieu de travail habituel. Essentiellement, vous faites un voyage qui a un but commercial. Et si c’est le cas, vous pouvez demander une indemnité de kilométrage pour le voyage, tant que vous utilisez votre propre véhicule. Cela pourrait être votre voiture personnelle, votre camionnette, votre moto ou même votre vélo – nous parlerons d’utiliser une voiture de société sous peu.
L’allocation kilométrique vous rembourse un certain montant de vos dépenses, pour couvrir les coûts tels que le carburant, la taxe routière, les mots, les réparations et même le coût de l’électricité lors de la conduite d’un véhicule électrique.
Pour demander votre indemnité kilométrique, vous devez ::
- Enregistrez votre kilométrage et les détails du voyage
- Soumettez une réclamation à votre employeur
- Attendez que votre employeur approuve et paie votre indemnité de kilométrage
Quels voyages sont classés comme voyages d’affaires?
Nous savons donc que vous pouvez demander une indemnité de kilométrage pour les voyages d’affaires, mais qu’est-ce qui compte réellement comme « objectifs commerciaux » selon HMRC?
En un mot, vous pouvez réclamer pour tout voyage en dehors de votre trajet habituel pour vous rendre au travail. L’itinéraire quotidien de votre maison à votre lieu de travail est classé comme votre trajet régulier et n’est pas considéré comme un voyage d’affaires.
Ce que vous POUVEZ demander, ce sont des voyages qui ont un but commercial, mais qui vous obligent à vous rendre dans un lieu qui n’est pas votre lieu de travail ou votre domicile habituel.
Ainsi, par exemple, cela peut signifier conduire à:
- Un emplacement de bureau qui n’est pas votre base habituelle
- Le lieu de travail d’un client pour une réunion
- Un événement, tel qu’une conférence ou un séminaire lié au travail
- Un centre de formation pour un cours de formation obligatoire
- Un bureau temporaire si votre lieu de travail habituel est hors service
Quels sont les taux approuvés de paiement de l’indemnité kilométrique (AMAP)?
Les paiements que vous recevez pour couvrir vos frais de kilométrage sont appelés Paiements approuvés d’allocation de kilométrage (AMAP) et ils sont payés à deux taux standard – un taux pour les 10 000 premiers milles parcourus et un deuxième taux pour tout kilométrage supérieur ou égal à 10 000 milles.
Les taux d’AMAP actuels sont les suivants:
| Type de véhicule | Premiers 10 000 milles | Au-dessus de 10 000 milles |
|---|---|---|
| Voitures et camionnettes | 45p | 25p |
| Motocycles | 24p | 24p |
| Bicyclettes | 20p | 20p |
Vous pouvez calculer rapidement le montant approuvé pour un trajet en voiture en divisant votre kilométrage total en 10 000 premiers miles et tout kilométrage supérieur, puis en multipliant les deux nombres résultants par le taux 45p et 25p.
Exemple :
Hassan est un employé. Il utilise régulièrement sa propre voiture à des fins professionnelles et, au cours de l’année d’imposition 2020/21, il totalise 16 427 miles professionnels. Le montant approuvé par Hassan est de £ 6,106.75, calculé comme suit:
(10,000 miles @ 45p par mile) + (6,427 miles @ 25p par mile)
Voitures de société et en utilisant le taux de carburant consultatif
Pour être éligible à l’allocation de kilométrage en vertu des règles de l’AMAP, vous devez utiliser votre propre véhicule personnel; par exemple une voiture, une camionnette, un vélo ou une moto. Mais que se passe-t-il si vous conduisez une voiture de société pour votre kilométrage professionnel?
En tant que conducteur de voiture de société, vous pouvez utiliser les Taux de carburant consultatifs de HMRC, parfois également appelés « taux de kilométrage des voitures de société HMRC ». Les tarifs conseillés sur le carburant sont l’équivalent pour voiture de société des tarifs AMAP pour les véhicules privés et ce sont les taux de remboursement recommandés si vous souhaitez récupérer des frais de voyage d’affaires lorsque vous conduisez un véhicule de société.
Vous pouvez trouver des détails sur les tarifs spécifiques, en fonction de la taille du moteur et du type de carburant, dans l’aperçu Tripcatcher des Tarifs consultatifs de carburant
Règles spécifiques à considérer
Les règles deviennent plus complexes, il est donc important de noter quelques règles spécifiques concernant la présentation d’une ou de plusieurs réclamations valides. Par exemple:
- Réclamer plus d’un emploi – la règle des 10 000 milles (et aussi le total des 10 000 milles) s’applique à chaque emploi. Donc, si vous avez plus d’un emploi et que les deux employeurs ne sont PAS connectés – par exemple, ils ne contrôlent pas les mêmes entreprises – vous pouvez appliquer cette règle des 10 000 milles pour les deux emplois. Cependant, si les deux employeurs SONT connectés, votre kilométrage est calculé ensemble et il n’y a qu’une seule limite de 10 000 milles.
- Réclamation pour les passagers – en tant que propriétaire de la voiture, vous pouvez également réclamer pour tous les passagers qui sont des collègues de travail. Vous êtes autorisé à réclamer 5p par mile pour chaque passager, à condition qu’ils soient tous employés par la même entreprise que vous et que la société ait accepté de payer pour les passagers.
- Demande de stationnement – lorsque vous conduisez vers un nouvel emplacement, vous pourriez bien finir par payer pour le stationnement à votre destination. Cependant, les AMAP ne couvrent pas le coût du stationnement ou des péages, de sorte que ceux-ci peuvent être réclamés séparément lorsqu’il s’agit de véritables frais de voyage d’affaires.
Demander plus que l’allocation « approuvée »
Il est possible que votre entreprise vous verse PLUS que l’allocation « approuvée ». Si le total des paiements de kilométrage que vous recevez est supérieur au « montant approuvé », HM Revenue & Customs (HMRC) considérera cela comme un bénéfice de kilométrage – et l’élément « bénéfice » est imposable.
La section E de votre formulaire P11D de l’employé est utilisée pour déclarer ce bénéfice à HMRC et l’impôt qui est dû sera normalement perçu sur votre salaire en vertu de PAYE via un ajustement de votre code fiscal, plutôt que de payer de l’argent directement à HMRC.
Exemple :
Sara est un employé. Elle utilise sa propre voiture pour le travail et parcourt 3 750 miles au cours d’une année d’imposition. L’employeur de Sara lui verse une indemnité de kilométrage de 50p par mille (plutôt que les 45p approuvés). Elle reçoit des paiements de miles de £ 1,875 (3,750 miles @ 50p) au cours de l’année d’imposition.
Le montant approuvé est de £ 1,687.50 (3,750 miles @ 45p par mile).
Étant donné que la Lep est payée plus que le montant approuvé, le « bénéfice » de £187.50 (£1,875 – £1,687.50) est imposable et devra être déclarée par son employeur sur le formulaire P11D.
La feuille de travail P11D 6 vous aide à calculer la taxe à déclarer, si vous avez besoin d’aide pour cela.
Demander moins que l’indemnité » approuvée »
Il est également possible que votre entreprise paie une indemnité de kilométrage INFÉRIEURE au tarif standard approuvé.
Dans ce scénario, vous n’aurez pas d’impôt à payer, car vous ne réalisez pas de bénéfice kilométrique – en fait, vous connaîtrez un manque à gagner – et la bonne nouvelle est que vous pouvez demander un allégement fiscal sur le manque à gagner.
L’allégement demandé est traité comme une dépense, ce qui réduit le montant sur lequel vous payez de l’impôt.
Exemple:
Oscar utilise sa propre voiture pour le travail. Au cours d’une année d’imposition, il conduit 2 000 miles professionnels et l’entreprise lui verse une allocation de 30p par mile.
Le montant approuvé est de 900 £ (2 000 miles @ 45p par mile), mais comme Oscar a reçu des paiements de miles de 600 £ (2 000 miles @ 30p par mile), cela tombe en dessous du montant approuvé. Oscar peut demander un allégement fiscal pour le manque à gagner de £300 (£900 – £600).
Mais comment demandez-vous l’allégement fiscal?
Il vous incombe (l’employé) de demander l’allégement, mais la plupart d’entre nous seront habitués à ce que notre employeur s’occupe de nos affaires fiscales et fiscales. Parlez à votre employeur et demandez-lui de signaler le manque à gagner à HMRC dans le cadre du Système de déclaration facultatif d’Allègement de l’allocation de kilométrage. À défaut, faites vous-même une réclamation en utilisant un formulaire P87 ou via votre propre déclaration de revenus d’autocotisation.
Demander un allégement fiscal
Si vous payez vos frais de voyage de votre poche – par exemple, votre entreprise ne vous rembourse pas pour vos voyages d’affaires ou si vous êtes un travailleur indépendant – vous pouvez demander un allégement fiscal sur le kilométrage. Plutôt que de réclamer vos frais de kilométrage auprès de votre employeur, vous réclamez simplement l’allégement et payez moins d’impôt à HMRC.
Nous examinerons la procédure complète pour les demandes d’allégement de la taxe de kilométrage dans un futur blog (maintenant publié ici), mais il y a un bref aperçu ici sur le site HMRC.
Quels dossiers devez-vous conserver?
Pour faire une réclamation de quelque nature que ce soit, que ce soit via l’AMAP ou l’AFR, vous aurez besoin de toutes les informations et données pertinentes relatives à vos trajets/ kilométrage – et cela signifie tenir des registres clairs.
Pour les trajets en voiture (van, moto et vélo), cela signifie généralement enregistrer les:
- date du voyage
- lieux de départ et de destination
- raison du voyage
- et combien de miles professionnels vous avez parcourus.
En ce qui concerne les autres frais de voyage d’affaires, par exemple les péages, le stationnement, il est important de conserver également une copie des reçus, ainsi que de noter les dates et autres informations sur le voyage.
La tenue de cet enregistrement peut être délicate, surtout si vous êtes beaucoup sur la route et que vous essayez de suivre le kilométrage, les reçus d’essence, les billets de train, etc. C’est là que les applications de kilométrage, comme Tripcatcher et les applications de dépenses, comme Expensify et Receipt Bank, peuvent être des économiseurs de temps réels. Avoir les bonnes applications sur votre smartphone vous aide à suivre vos trajets et à enregistrer toutes les informations nécessaires pour une réclamation de kilométrage ou une réclamation de frais d’entreprise.
Éliminer les tracas liés aux demandes de kilométrage
Comme vous pouvez le constater, les règles entourant les demandes de kilométrage ne sont pas extrêmement difficiles. Le vrai problème est de rester au courant de l’administrateur du kilométrage et de vous assurer que vous enregistrez correctement chaque voyage, avec les bonnes informations sur les dates, le kilométrage et l’objectif commercial du voyage.
Pour plus d’aide, consultez le manuel du HMRC sur le revenu d’emploi qui traite des employés utilisant leurs propres véhicules pour le travail.
Tripcatcher peut vous aider à enregistrer votre kilométrage professionnel et il y a un essai gratuit de 14 jours, alors pourquoi ne pas essayer Tripcatcher aujourd’hui.