Réunions géniales : Comment modérer une discussion de réunion?
Les discussions sont au cœur de toute réunion. Lorsqu’il est modéré, il peut devenir un excellent outil pour garder tout le monde impliqué et échanger des idées de manière ordonnée. Cependant, le fait de ne pas être modéré peut introduire le chaos, le conflit et démotiver les participants qui peuvent se sentir inouïs, incompris ou exclus. Nous voulons vous montrer quelques principes et techniques qui feront des discussions un outil productif.
Qu’est-ce qu’une discussion? Par souci de simplicité, supposons que toute activité lors d’une réunion impliquant deux orateurs ou plus est une discussion. Vous ne le rencontrerez pas lors d’une réunion de mise à jour, mais les réunions de décision ou de remue-méninges consisteront en majorité en discussions et en échanges d’idées.
Quand la discussion devrait-elle être la bienvenue? En considérant simplement le caractère créatif et constructif de la discussion comme une activité, il s’agit visiblement d’une bonne activité dans tout contexte créatif et décisionnel. Chaque participant apporte son expérience et son point de vue uniques, qui peuvent à leur tour être mis en lumière par la discussion. Lorsque vous voulez élargir vos horizons mentaux, tester différentes idées, inclure des choses que vous ne penseriez pas par vous-même, organiser une discussion de réunion. C’est aussi un moyen d’impliquer chaque participant et de lui permettre d’exprimer ses propres opinions, de se sentir reconnu et directement impliqué dans le processus et la solution finale. C’est un point très important pour tous ceux qui gèrent des équipes et leurs niveaux de motivation: il est beaucoup plus facile de faire un effort supplémentaire quand on se sent nécessaire, reconnu et impliqué!
Quand la discussion doit-elle être évitée? Il y a des situations qui ne bénéficient pas d’opinions ou de solutions différentes. L’endroit le plus évident où les discussions ne seront pas facilement embrassées sont les réunions de mise à jour: bien que certaines questions puissent être répondues, il n’y a déjà rien qui puisse être fait pour changer le résultat. Dans une telle situation, la discussion est inutile et sera improductive. Une grande raison d’éviter la discussion est l’incapacité de la modérer: même une petite discussion peut se transformer en un bruit chaotique lorsqu’elle n’est pas modérée.
Comment mettre en place une discussion ? Une règle empirique qui mérite d’être rappelée est la suivante: sauf indication explicite, aucune modération n’est supposée — lorsque vous animez une réunion, vous devez commencer par établir des règles claires et compréhensibles. « Aujourd’hui, nous discuterons de nos nouvelles idées de campagne de printemps, veuillez essayer de limiter votre temps de parole à 5 minutes pour permettre à chacun d’exprimer ses idées. Nous en discuterons des idées une fois que toutes les idées seront présentées » est une ouverture de discussion amicale et constructive. Connaître à l’avance l’ordre du jour permettra aux participants d’être préparés, il devrait donc également inclure les règles de discussion. Selon les participants, vous voudrez peut-être préparer un minuteur clairement visible: certains orateurs aiment parler et leur donner un retour sur le temps leur permettra d’arriver au point sans risquer de surcharger leur temps alloué.
Comment modérer le processus de discussion? Le facilitateur devrait organiser les conférenciers, leur donner la parole et observer le processus de discussion. Les choses à surveiller sont:
- participants prenant plus de temps que permis: utilisez simplement une minuterie et informez-les que leur temps se termine ou est déjà terminé, ils doivent donc conclure,
- participants coupant: si vous avez déjà établi les règles de discussion, rappelez au participant voyou que son opinion et son argument seront entendus après la partie de présentation,
- discussion entrant dans un cycle, c’est-à-dire qu’un argument mène à un autre, conduisant à un autre (rinçage et répétition), qui revient au premier: vous devrez intervenir et résoudre cette situation, rassembler tous les arguments et les disséquer un par un pour trouver un moyen de résoudre le conflit,
- aucune solution, consensus ou compromis ne peut être atteint: vous devrez agir en tant que conseiller impartial (pas un juge!), reformuler chaque solution d’une manière différente pour changer la perspective et transformer la compréhension de la matière, la simplifier.
Alors que les deux premiers problèmes communs sont faciles à résoudre et nécessitent un coup de pouce doux et gentil ou un rappel amical, les deux derniers sont un signe de conflit et des stratégies pour les résoudre et les résoudre seront discutées une autre fois!
Comment garder les participants engagés et impliqués? Vous pouvez probablement le deviner, mais le grand avantage d’un animateur de réunion est sa capacité à lire la pièce. Le facilitateur n’est pas seulement quelqu’un pour prendre des notes et organiser la réunion. En lisant les visages et les émotions sous-jacentes des participants, ils devraient être en mesure de remarquer les personnes qui sont désengagées: utilisation de téléphones portables, langage corporel négatif, expressions faciales sévères ou inquiètes, et les accrocher à la discussion. C’est le rôle de l’animateur de donner la parole dans la discussion animée, et parfois il devra changer l’ordre des intervenants ou même poser ses propres questions! Un bon facilitateur abordera les critiques non constructives et résoudra la mauvaise humeur qu’elles ont provoquée.
La modération des discussions n’est pas une tâche facile et nécessite beaucoup d’intelligence émotionnelle, de compétences interpersonnelles et surtout patience de patience. N’oubliez pas que chaque conflit peut être résolu par une communication constructive et pragmatique et beaucoup de gentillesse!
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