Réunion annuelle de planification 2022 – Processus en 5 étapes pour créer un Plan annuel avec Ordre du jour
Saviez-vous que près de la moitié des entreprises n’atteignent pas leurs objectifs financiers? Une grande partie de ce manque de Réunion du Plan annuel 
le succès peut être attribué à de mauvaises séances de planification annuelles. Peut-être avez-vous parlé des objectifs et les avez-vous fixés, mais vous n’avez pas réussi à créer un plan d’action pour y arriver. Je comprends – il y a une quantité incroyable de travail pour faciliter une session de planification gagnante. Nous savons à quel point c’est difficile, car nos experts en rythme ont facilité des milliers de sessions de planification réussies pour préparer nos clients au succès. Ce blog donnera un aperçu de haut niveau des cinq clés de la création d’un plan annuel gagnant pour 2021. Pour avoir une réunion de planification efficace, assurez-vous que vous et votre équipe de direction suivez les cinq étapes décrites dans cet article pour avoir une réunion de planification efficace.
La planification annuelle est l’une des activités les plus importantes que les entreprises effectuent chaque année, mais peu de PDG sont des experts en facilitation de la planification annuelle. Avouons-le, ils ont réussi pour leur capacité à exécuter et à produire des résultats commerciaux, et non pour leur capacité à faciliter une session de planification. Beaucoup trouvent que l’embauche d’un expert procure un retour sur investissement substantiel lorsqu’ils participent pleinement à la session de planification, plutôt que de gérer les sessions elles-mêmes (lisez cet article sur la valeur d’un facilitateur de planification annuelle pour voir si cela a du sens pour vous). Une session de planification annuelle réussie permet à l’entreprise d’atteindre ses objectifs dès le premier jour.
Nous avons pris en compte toutes les recherches sur le terrain que nous avons effectuées et créé un manuel complet pour organiser une excellente session de planification annuelle afin de faire de votre plan annuel 2020 le meilleur à ce jour pour tous les membres de votre équipe. Cette réunion annuelle de planification stratégique ne se limite pas à établir votre budget pour le prochain exercice. Les réunions les plus réussies créent également un plan du travail interfonctionnel nécessaire à tous vos départements pour atteindre vos objectifs annuels. Les points saillants des cinq étapes du processus de planification stratégique sont inclus ci-dessous, et si vous aimez ce que vous voyez, vous pouvez télécharger le guide complet de planification annuelle pour plus d’informations, ou télécharger notre modèle de programme de planification annuelle gratuit.
Plan annuel Étape 1: Travail de préparation
Avant de pouvoir vraiment commencer à planifier l’avenir, vous devez bien comprendre où vous vous trouvez actuellement. Tous les membres de l’équipe participeront à la séance de planification avec leur perception unique de la façon dont les choses se passent et quelques idées pour améliorer et développer l’entreprise. Accorder du temps pour une petite introspection au début de la session de planification est l’un des points les plus importants de l’ordre du jour et engagera immédiatement tout le monde dans l’équipe et établira un contexte pour les conversations stratégiques et futures que vous aurez bientôt. C’est le moment idéal pour une revue de stratégie avec votre équipe de direction réunie en un seul endroit.
Voici quelques idées pour vous aider à démarrer:
- Apprentissages de l’année précédente
- Commencer, Arrêter, Garder l’exercice
- Analyse SWOT
Plan annuel Étape 2: Les travaux sur la stratégie à long terme
La planification annuelle devrait inclure un bon équilibre entre la réflexion stratégique et la planification de l’exécution. C’est l’occasion de préparer votre équipe pour une année réussie et de relier la stratégie à l’exécution. Il s’agit en partie d’une réunion de stratégie et d’une réunion d’exécution, et vous voudrez peut-être que votre meilleur chef de projet vous aide à le planifier. Afin de planifier une année réussie, vous devez avoir une bonne idée de l’orientation stratégique dans laquelle vous évoluez. Où en est votre plan stratégique à 3-5 ans pour les 3-5 prochaines années et au-delà? Parce que la réflexion stratégique est un processus, pas un événement, vous devrez réfléchir à l’avance à la façon d’utiliser ce temps le plus efficacement possible. Si vous avez une stratégie à long terme entièrement développée, vous pouvez utiliser ce temps pour revoir votre stratégie avec l’équipe. Si vous avez des pièces développées et d’autres qui ont besoin de plus de travail, vous pourriez passer ce temps à vous concentrer sur un seul sujet stratégique.
Voici quelques décisions stratégiques sur lesquelles vous devriez travailler:
- Valeurs fondamentales
- Objectif principal
- BHAG
- Promesse de la marque
- Coups gagnants pour la croissance des revenus
Plan annuel Étape 3: Créez un Plan d’exécution de 90 jours
Maintenant que vous avez créé le plan d’exécution approprié, vous devez contexte, confirmé votre stratégie et envisagé une année réussie ensemble, vous êtes prêt à discuter des détails de votre plan d’exécution pour les douze prochains mois. Vous devez élaborer un plan trimestriel solide avec des livrables clairs. Chacune des priorités trimestrielles aura également besoin d’un propriétaire et de critères de réussite Rouge-Jaune-Vert. Et pour aller plus loin, chaque membre de l’équipe devrait également identifier les 3 à 5 priorités individuelles auxquelles il s’engage personnellement et qui soutiendront le plan. Chacune de ces priorités trimestrielles devrait comporter de 3 à 5 étapes pour s’assurer qu’elles restent sur la bonne voie.
Il y a quatre composantes au Plan annuel que vous devrez considérer:
- Objectifs
- Principal
- Initiatives annuelles
- Plan d’exécution trimestriel
Étape 4 du Processus du Plan annuel: Communiquer avec les départements
Il est important d’avoir un excellent plan annuel créé par l’équipe de direction au niveau de l’entreprise, mais la vérité est que la majeure partie du travail réel ne se fera pas au niveau de la direction. La majeure partie du travail sera effectuée au niveau du ministère, et même alors, seulement lorsqu’il sera décomposé en morceaux trimestriels de taille réduite. Une fois le plan d’entreprise terminé, chaque chef de service devrait rencontrer son équipe pour partager la vision de l’année, expliquer comment le plan appuie la stratégie à long terme et discuter du rôle du ministère dans son soutien. Le leader devrait également partager les 3 à 5 priorités identifiées par l’équipe de direction pour le premier trimestre de la nouvelle année. Sur cette base, le ministère devrait examiner à quoi devrait ressembler son année et déterminer les 3 à 5 priorités qu’il poursuivra au cours des 90 premiers jours.
Voici les étapes de base pour aligner les départements:
- Partager le plan de l’entreprise
- Créer des plans ministériels pour soutenir le plan de l’entreprise
- Demander aux ministères de partager les plans entre eux
Étape 5 du processus du plan annuel: Exécutez et Surveillez Vos Progrès pour Maintenir le Plan sur la bonne voie avec des indicateurs de performance clés et des Objectifs clairs
Votre Plan annuel n’est pas terminé à moins que vous n’ayez mis en place chaque département et chaque personne pour réussir. Créez des tableaux de bord hebdomadaires ministériels et individuels pour suivre l’avancement de vos priorités annuelles et trimestrielles. Les tableaux de bord hebdomadaires devraient inclure quelques mesures pour s’assurer que les « emplois de jour » ministériels et individuels sont sur la bonne voie et quelques priorités de croissance pour s’assurer que vous dirigez les initiatives de croissance dans votre plan annuel.
Le plan doit avoir des éléments d’action clairs assignés au membre de l’équipe responsable. Chaque priorité trimestrielle doit comporter au moins 3 jalons afin que vous puissiez vous assurer qu’elle est sur la bonne voie tout au long du trimestre. Si vous manquez des jalons, vous n’êtes pas sur la bonne voie et vous devez effectuer un ajustement. Vous devrez peut-être obtenir des ressources d’un autre département, vous devrez peut-être décharger un projet existant à un membre de l’équipe existant. Si vous avez un problème de responsabilité, vous devriez lire notre excellent article sur les équipes responsables de haute performance. Il est impératif de créer un plan pour s’attaquer aux problèmes quotidiens qui sont nécessaires pour atteindre vos objectifs.
La clé du succès est de vous assurer de revoir ce qui est sur la bonne voie et ce qui ne l’est pas chaque semaine. Assurez-vous que vous organisez une réunion d’AJUSTEMENT hebdomadaire – pas une réunion d’état ennuyeuse.
Voici les étapes de base pour maintenir le plan sur la bonne voie:
- Définissez des priorités individuelles pour atteindre les objectifs
- Créez des tableaux de bord pour suivre les progrès
- Ajustez chaque semaine au besoin pour rester sur la bonne voie
Prenez l’engagement de faire en sorte que cette année, vous accordez à la planification annuelle l’attention qu’elle mérite. Une fois que vous aurez créé votre plan annuel, vous aurez la base de votre proposition de budget car vous comprendrez mieux ce que vous devez faire pour atteindre vos chiffres. Suivez ces étapes pour créer un plan annuel pour 2021 qui stimule l’engagement des employés et permet à vos équipes interfonctionnelles d’être alignées et d’éliminer les silos
Si vous avez besoin d’aide pour créer le meilleur plan, veuillez consulter nos services de planification stratégique virtuelle jusqu’à ce que nous puissions revenir et fournir une planification sur place.
– Ted
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