Quel est le rôle d’un président de comité?
Un président de comité est un poste de leadership qui nécessite des compétences spécifiques ainsi qu’un sens de la diplomatie et de la démocratie. Le rôle d’un président de comité peut être une entreprise chronophage qui nécessite plus de temps pour que le président planifie et se prépare pour les réunions. Les présidents des comités sont chargés de faciliter les réunions des comités et de rendre compte des conclusions du comité au conseil d’administration. Il est essentiel pour ceux qui occupent le poste de président du conseil d’avoir une voix claire et de bonnes compétences en présentation. De bonnes compétences en facilitation sont importantes pour les présidents de comité afin que tous les membres du comité participent et que les réunions se déroulent sans heurts.
Rôle du président du Comité
Une compétence importante pour ceux qui assument le rôle de président du comité est une planification efficace. Bien que le conseil d’administration fournisse au comité une charte et des fonctions spécifiques, le président du comité doit garder à l’esprit le but, la mission et l’orientation stratégique de l’organisation lorsque le comité poursuit son cours. Un président de comité doit soigneusement planifier un ordre du jour et l’envoyer aux membres du comité suffisamment à temps pour que les membres du comité puissent assister à la réunion et y participer de manière réfléchie. Une préparation minutieuse de la part du président du comité simplifiera le travail du comité alors qu’il mène des enquêtes et effectue des recherches sur les questions qu’il doit aborder.
Le Rôle de Président de Comité exige d’Excellentes Compétences en Facilitation
Le rôle de président de comité exige d’excellentes compétences en facilitation. Pour certaines personnes, la facilitation vient naturellement. Pour d’autres, une formation pour faciliter les réunions peut être très utile.
Il est essentiel que les présidents de comité se souviennent qu’ils sont responsables devant le conseil d’administration du groupe et du travail effectué par le groupe. Il s’agit d’une considération importante pour faciliter un comité dont un ou plusieurs membres sont dominants ou qui offrent continuellement des opinions tranchées. Il est également crucial que les présidents de comité soient disposés à s’adresser à un membre du comité qui ne protège pas la confidentialité ou qui a un conflit d’intérêts connu.
Dans cette optique, un président de comité ne doit pas avoir peur de s’adresser à un membre du comité qui prend le groupe hors sujet ou qui se contente de régurgiter l’opinion d’un autre membre. Le président du comité doit être responsable. Il est important d’aborder ces problèmes tôt et d’être cohérent avec la façon dont ils sont traités. Par exemple, une bonne réponse à utiliser lorsque quelqu’un est hors sujet est: « Comment cela s’applique-t-il à notre agenda? »Si la question est effectivement hors sujet, mais qu’elle est importante à discuter, un président voudra peut-être la présenter plus tard au cours de la réunion.
Un bon animateur utilise des phrases et des outils pour aider le groupe à avancer. Un président de comité ne devrait jamais prendre de décisions pour le groupe ou orienter le groupe vers les opinions personnelles du président.
Le but des discussions de groupe est de prendre des décisions ou des recommandations qui sont soigneusement vérifiées et bien équilibrées. Cela ne se produit que lorsqu’un groupe de personnes permet à tout le monde de participer afin que différentes perspectives entrent dans la discussion. Un facilitateur efficace ne laisse pas une seule personne monopoliser la conversation et peut encourager les membres du comité plus calmes à partager leurs opinions et leurs points de vue.
Les membres du comité peuvent être plus enclins à participer lorsque le président les appelle nommément. Si vous faites partie de ces personnes qui ont du mal à se souvenir des noms des gens, ne vous sentez pas coupable d’utiliser un outil tel que des étiquettes de nom ou un tableau de sièges. C’est mieux que de se tromper de nom ou de passer sur quelqu’un parce que vous ne vous souvenez plus de son nom.
Dans la plupart des cas, les membres du comité apprécient autant l’ordre que le président du comité. Un bon animateur de réunion prend des notes sur l’ordre dans lequel les membres lèvent la main. Encore une fois, notez les noms si vous avez du mal à vous souvenir de l’ordre des mains en l’air. Reconnaissez l’ordre des orateurs en le verbalisant. « Écoutons d’abord John, puis Nancy et ensuite Charles. »
Établissez un contact visuel avec les membres du comité lorsque vous appelez chaque personne à parler, car cela établit une relation entre vous et eux. Lorsque vous établissez un contact visuel, vous pouvez également prendre connaissance des expressions faciales et du langage corporel d’un membre. Prenez note des membres qui semblent confus, agacés ou impatients de parler. Un contact visuel fréquent envoie un message aux membres de votre comité que vous êtes alerte et à l’écoute de la réunion.
Alors que la discussion se termine et que les membres du comité n’ont plus rien à apporter, il est temps que le président du comité oriente le groupe vers la prise de décision. La meilleure façon d’aborder cette question est que le président résume ce qui a été dit et suggère une proposition ou demande à un membre du comité de formuler une proposition. Par exemple, offrez une déclaration telle que: « Le groupe semble dire… »
Ce type de déclaration devrait ouvrir une discussion pour modifier le libellé de la proposition jusqu’à ce que tous les membres du comité soient d’accord et satisfaits de celle-ci.
À quelques exceptions près, les comités ont peu ou pas de pouvoir ou d’autorité. Dans le rôle du président du comité, il est essentiel que les comités n’outrepassent pas leur autorité. S’il devient évident qu’une question ne relève pas de la responsabilité du comité, il incombe au président du comité de la renvoyer au conseil d’administration et de lui demander de renvoyer la question à un comité ou à un organe plus approprié.
Il est de plus en plus courant pour les conseils d’administration de tirer parti des avantages du logiciel de portail du conseil d’administration pour assurer une bonne gouvernance d’entreprise au niveau du conseil et des comités. Un portail du conseil d’administration offre une plate-forme sécurisée pour les communications, la planification et la documentation.
Présentation des conclusions et des recommandations au Conseil d’administration
Le rôle du président du comité nécessite de rendre compte des conclusions du comité au conseil d’administration. Selon la préférence du conseil, les présidents peuvent présenter leur rapport oralement ou par écrit. Il incombe au président de s’assurer que le rapport du comité est clair et sans ambiguïté, et qu’il est précis sur les recommandations du comité concernant les prochaines étapes et la mise en œuvre. Le rapport final devrait refléter les vues collectives du comité telles que représentées par le point de vue de la majorité. Les présidents devraient également noter si le comité n’était pas en mesure de parvenir à un consensus.
Enfin, le président du comité peut convoquer une réunion extraordinaire pour traiter des questions urgentes si nécessaire. Tout au long des travaux du comité, le président devrait examiner le fonctionnement et le développement du comité pour s’assurer que le travail est toujours nécessaire et qu’il est conforme à la mission et à l’orientation de l’organisation. Lorsque le président du comité quitte ou quitte son poste de président par rotation, il est prudent que le président sortant appuie le président entrant en faisant un compte rendu sur le nouveau président et en offrant des conseils.