Options D’Archivage Des E-mails À partir d’Entourage Ou d’Outlook | Prise en charge du Son
Utilisez-vous Microsoft Outlook ou Microsoft Entourage comme application de messagerie? Stockez-vous des milliers et des milliers de messages électroniques? Accédez-vous rarement à un grand nombre de ces messages? Si c’est le cas, vous pouvez envisager d’archiver ces messages. Une fois le message archivé, vous pouvez les supprimer d’Outlook, ce qui les supprimera de la base de données de messagerie d’Outlook ou d’Entourage. Cela rend la base de données plus petite, plus rapide et moins sujette aux problèmes. Les messages sont toujours accessibles, généralement depuis l’application d’archivage.
Il existe une poignée d’applications que vous laissez archiver (copier) des messages à partir d’Outlook ou du prédécesseur d’Outlook, Entourage. Je n’ai utilisé qu’EagleFiler, mais je vais énumérer les alternatives et mon évaluation rapide de chacune d’elles.
Remarque: Si vous utilisez toujours Entourage, je vous encourage fortement à envisager une mise à niveau vers Outlook car sa base de données de messagerie s’est avérée avoir moins de problèmes que la base de données de messagerie d’Entourage.
Méthode gratuite – Je devrais commencer par décrire un manuel, mais des moyens gratuits d’archiver les e-mails à partir d’Outlook. Vous pouvez sélectionner un dossier contenant des messages et faire glisser ce dossier hors d’Outlook et sur votre bureau ou un autre dossier dans votre Finder. Vous pouvez même combiner cette méthode avec la configuration d’une règle dans Outlook qui déplace automatiquement les messages âgés de plus de 180 jours, par exemple, hors de votre boîte de réception (ou de tout dossier) et dans un autre dossier. Ensuite, il vous suffit de faire glisser cet autre dossier sur votre bureau. Intermedia a écrit un article sur la façon de configurer une règle pour déplacer automatiquement les messages électroniques si vous utilisez un compte de messagerie Exchange, mais ces instructions fonctionnent également si vous avez un compte POP ou IMAP.
EagleFiler (40$, démo gratuite) est une application très respectée qui peut être utilisée pour organiser des messages électroniques, des pages Web, des fichiers et diverses informations. Je l’ai mentionné dans un conseil technique précédent sur l’archivage des messages électroniques si vous utilisez l’application Mail d’Apple. EagleFiler est bien pris en charge et souvent mis à jour. EagleFiler ne peut pas facilement être programmé pour archiver des messages. Au lieu de cela, l’archivage est un processus manuel, mais EagleFiler offre une commande de capture facile à utiliser qui vous permet de sélectionner un ou plusieurs messages et de les copier facilement à partir d’Outlook et dans son fichier de bibliothèque. EagleFile stocke les messages électroniques en tant que boîte aux lettres (.mbox) fichiers ou e-mail (.eml) des fichiers qui sont des types de fichiers courants qui peuvent être facilement visualisés ou importés dans d’autres applications, si jamais vous le souhaitez. Je recommande vivement EagleFiler car c’est une application si polyvalente. Je l’utilise pour archiver manuellement mes messages électroniques à partir d’Apple Mail. Je passe généralement environ 15 minutes 3 fois par an à archiver mes anciens messages envoyés. La version actuelle d’EagleFiler, 1.6.3, nécessite OS X 10.6.8 ou supérieur. EagleFiler peut être utilisé pour archiver les messages de la plupart des principales applications de messagerie.
Archiveur de courrier (35$, démo gratuite) peut être programmé pour archiver automatiquement les messages des dossiers sélectionnés dans Outlook. Les messages d’archives sont stockés dans la propre base de données de Mail Archiver. Si nécessaire, vous pouvez ensuite exporter le courrier de sa base de données dans l’un des formats de fichiers suivants: pdf, texte, rtf, mbox, xml ou dans Evernote ou FileMaker. Comparant brièvement MailArchiver à EagleFiler, EagleFiler vous permet de stocker une grande variété de types de fichiers tandis que Mail Archiver ne vous permet de stocker que des messages électroniques. Le site Web de Mail Archiver offre un bon aperçu de son interface et de ses options. La version actuelle de MailArchiver, 3.2, nécessite OS X 10.7 ou supérieur. MailArchiver peut être utilisé pour archiver les messages de la plupart des principales applications de messagerie.
MailSteward (25$, 50 $ ou 100 demo, démo gratuite) Tout comme Mail Archiver, MailSteward vous permet de planifier votre archivage et de stocker les messages dans sa propre base de données. Notez que seules les versions $ 50 et $ 100 prennent en charge la planification. La version Lite la moins chère (25$) a également des capacités d’exportation et de recherche limitées. L’interface de MailSteward est très utilitaire, à mon avis et a été lente à se mettre en place lorsque j’ai effectué des tests sur ma base de données de messagerie Outlook. La version actuelle de MailSteward, 10, nécessite OS X 10.8 ou supérieur. MailSteward peut être utilisé pour archiver les messages de la plupart des principales applications de messagerie.
Outlook Email Archive X (30$, démo gratuite) est un outil d’archivage simple. Il ne peut apparemment pas être programmé. Il ne stocke pas les messages dans sa propre base de données. Au lieu de cela, il stocke les messages sous forme de fichiers individuels ou de boîtes aux lettres (.mbox) fichiers à l’intérieur de dossiers sur votre Mac. Cela pourrait rendre la recherche et l’affichage des messages archivés plus difficiles à faire que si vous utilisiez l’une des autres applications répertoriées. Cela ne fonctionne qu’avec Outlook, c’est–à-dire qu’il ne fonctionne avec aucune autre application de messagerie majeure. La société vend une version séparée de son produit si vous utilisez Entourage. Si vous avez plusieurs comptes de messagerie configurés dans Outlook (ou Entouage), cette application ne peut apparemment archiver que les messages d’un compte à la fois. Cela signifierait simplement que vous devez exécuter le processus d’archivage une fois pour chaque compte.
Si vous utilisez Outlook et souhaitez archiver vos messages, espérons que l’une des options décrites ci-dessus répondra à vos besoins.