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Votre journal d’affaires peut être l’un des outils les plus utiles pour votre travail lorsqu’il est utilisé correctement.
Un journal papier peut être un outil d’organisation efficace lorsqu’il est utilisé efficacement. Si vous l’appréciez comme un outil commercial essentiel et que vous cherchez activement à tirer le meilleur parti de votre journal, vous pouvez sérieusement affecter vos compétences organisationnelles et votre productivité.
Choisissez le bon journal pour vous
Vous tirerez plus d’un journal qui répond réellement à vos besoins, alors faites des recherches avant d’acheter. Consultez notre Guide d’achat de planificateur d’agenda pour obtenir de l’aide pour déterminer ce dont vous avez besoin.
Prenez le temps de le configurer
Une fois que vous avez votre journal professionnel parfait, passez du temps à le personnaliser et à le préparer pour vous aider tout au long de l’année à venir. Commencez par écrire votre nom et votre numéro de contact, ou insérez une carte de visite, afin qu’elle puisse vous être retournée dans le cas (espérons-le peu probable) où elle serait séparée de vous. Ensuite, transférez les dates et informations importantes de votre journal actuel dans le nouveau afin de ne manquer aucun événement annuel comme les anniversaires. Si votre agenda a un planificateur d’année, vous pouvez également y noter ces événements pour une vue de haut niveau des événements à venir. Peut-être avez-vous déjà réservé des vacances ou connaissez-vous d’autres dates importantes, alors enfermez-les dans votre agenda maintenant avant d’oublier.
Donnez-lui un maquillage
Si votre journal n’est pas un style de mode magnifique, vous pouvez toujours le personnaliser à votre goût. Le ruban Washi est un moyen peu coûteux et rapide d’ajouter de la couleur pour le joosh. Une fois l’extérieur couvert, vous pouvez exercer votre magie à l’intérieur, en ajoutant des onglets de mois ou des motifs colorés pour attirer l’attention sur vos dates importantes. Lorsque votre journal est visuellement attrayant, vous êtes plus susceptible de vouloir l’avoir avec vous et de l’utiliser.
Code couleur
L’utilisation d’un système à code couleur peut vous aider à voir ce que vous avez à venir en un coup d’œil. Élaborez un système basé sur votre style de travail, en attribuant des couleurs, y compris des couleurs de surligneur, et créez une clé sur une page au recto ou au verso de votre agenda.
Faites-en la première chose que vous regardez chaque jour
Votre journal professionnel est un point de référence pour votre journée de travail. Avant de commencer quelque chose de nouveau, ouvrez-le et évaluez votre journée. Vous voudrez peut–être hiérarchiser certaines tâches ou faire passer quelque chose d’aujourd’hui à demain – c’est le moment de le régler et de mettre votre journée sur la bonne voie.
Emportez-le avec vous
Vous tirerez davantage de votre journal d’affaires si vous l’avez toujours avec vous tout au long de la journée de travail. Cela peut limiter la taille que vous pouvez choisir, mais cela signifie que vous n’aurez pas à transférer des informations importantes à partir de Post-Its griffonnés ou de votre calendrier numérique, réduisant ainsi les risques de vous tromper, d’oublier quelque chose ou de perdre les informations. Votre journal devrait également vous accompagner aux réunions et à tout rendez-vous hors site. Si vous prenez du travail à la maison avec vous, assurez-vous que le journal arrive aussi.
Gardez-le ouvert
Que vous soyez à votre bureau ou en réunion, gardez votre agenda ouvert et prêt à servir de référence et pour accepter de nouvelles entrées.
Notez-le immédiatement
Dès que vous prenez un nouveau rendez-vous ou créez une nouvelle tâche, ajoutez-le directement dans votre agenda. C’est également un endroit pratique pour prendre des notes lors de conversations téléphoniques et lorsque des idées vous viennent à l’esprit. Ensuite, vous pouvez revenir en arrière pour vous rappeler ce que vous avez écrit. L’acte physique d’écrire aidera à le renforcer dans votre mémoire, mais il agira également comme un filet de sécurité pour votre mémoire afin que vous n’ayez pas à vous inquiéter si vous oubliez. De cette façon, vous pourriez réduire votre charge mentale, n’ayant qu’à vous rappeler que les informations sont dans votre journal et que vous devez emporter le journal avec vous.
Emportez un stylo avec vous
N’oubliez pas de garder un stylo avec vous pour pouvoir noter les choses où que vous soyez. Les stylos multicolores, comme le BIC 4 Colour, sont parfaits car vous avez votre système de codage couleur en un seul stylo. Ou vous pouvez préférer un stylo effaçable, comme le Pilot Frixion, afin que vous puissiez apporter des modifications faciles.
Décomposez vos tâches
Certaines tâches sont constituées de morceaux plus petits qui peuvent être divisés et traités individuellement. En les diarisant séparément, vous pouvez vous inviter à y travailler et à rester en avance sur votre date limite.
Définir des rappels pour les événements importants
Ajoutez un compte à rebours ou définissez des rappels avant les événements importants pour vous y préparer mentalement. Comme un enfant comptant jusqu’à Noël, vous pouvez vraiment augmenter l’excitation avant votre événement avec un compte à rebours visuel dans votre journal. Et si vous avez des tâches à effectuer en prévision de votre événement ou de votre réunion, vous pouvez les planifier à intervalles appropriés à l’avance pour vous laisser du temps. Vous pouvez également trouver utile d’ajouter un drapeau collant à ces dates pour les rendre plus faciles à trouver dans votre agenda.
Préparez-vous pour demain aujourd’hui
Engagez-vous les 10 dernières minutes de votre journée de travail en traçant vos tâches pour demain et en surveillant vos rendez-vous.
Préparez-vous pour la semaine prochaine Cette semaine
À la fin de chaque semaine, laissez-vous du temps pour gérer l’horaire, la charge de travail et les délais de la semaine à venir.
Préparez-vous pour le mois prochain
Garder une trace des entrées à long terme et à haut niveau dans votre agenda vous permettra de respecter vos délais, d’être prêt pour vos présentations, réunions et rendez-vous, et de rester sur la bonne voie.
Utilisez votre journal à votre façon
En fin de compte, vous aurez plus de chances d’utiliser votre journal professionnel de manière cohérente et d’en tirer le meilleur parti lorsque vous trouverez ce qui vous convient le mieux. Vous voudrez peut-être utiliser une page par mois pour cartographier les principales tâches ou projets de chaque mois. Ou vous pouvez simplement aimer utiliser la section adresse pour stocker vos contacts importants. Peut-être que vous êtes responsable des congés du personnel et que vous voulez un endroit pour enregistrer les mouvements. Ou vous avez besoin d’une référence fiable pour les conversions de métriques ou les vacances scolaires. Quoi qu’il en soit, au fil du temps, vous trouverez ce qui fonctionne pour vous et comment vous souhaitez utiliser votre journal.
En gardant tout dans un endroit pratique, vous pouvez réduire le stress de devoir vous souvenir de tout et prendre le contrôle de votre gestion du temps, tous les aspects clés de votre travail étant enregistrés dans votre journal professionnel. Vous obtiendrez instantanément plus de votre journal lorsque vous le traiterez comme un enregistrement écrit de votre vie professionnelle.