Meilleures Pratiques pour améliorer Votre Service des Achats
Le service des achats est responsable de l’acquisition des biens et services. Bien que cela puisse sembler assez simple, ils doivent en fait effectuer de nombreuses tâches entre la recherche des meilleures offres et l’achat. Si vous êtes une PME, vous savez que votre service des achats fait beaucoup, et c’est à elle de prendre des décisions d’achat intelligentes qui ont un impact sur l’ensemble de l’entreprise.
Pensez-y comme ça, votre service des achats est responsable, au moins en partie, du succès de votre entreprise. Vous ne voulez jamais gaspiller de l’argent pour acheter des produits que vous pouvez obtenir ailleurs, et c’est la responsabilité de ce département de s’assurer que cela n’arrive pas.
Pourquoi Améliorer Votre Service Des Achats ?
La réponse à cette question est simple: l’argent. L’amélioration de ce département et de son fonctionnement peut finir par vous faire économiser des tonnes d’argent chaque année. Cela comprend des économies sur les coûts des produits et une efficacité suffisante de vos employés pour qu’ils accomplissent davantage pendant leur journée de travail de 8 heures et rendent votre entreprise plus rentable.
Comment améliorer votre service des achats
Lorsque vous débutez, il peut être difficile de clouer le processus d’achat afin que tout le monde dans le département soit sur la même longueur d’onde. Cependant, en utilisant ces conseils, vous pouvez améliorer votre service des achats et avoir un impact positif sur l’ensemble de votre entreprise.
Améliorer les achats
Toutes les personnes du service des achats n’ont pas besoin d’être responsables d’appeler les fournisseurs et de trouver les meilleures offres. Au lieu de cela, vous pouvez mettre en place une équipe responsable de cette tâche et permettre aux autres membres du département de se concentrer sur les étapes suivantes.
Vous pouvez également gérer les acquisitions systématiquement acheter en nommant une personne chargée d’appeler les fournisseurs et une autre de comparer les prix. Quoi que vous choisissiez de faire, vous devez avoir un processus qui décrit les règles d’achat afin que tout le monde le fasse de la même manière et accomplisse chaque tâche.
Analyser les dépenses
Pour analyser les dépenses, vous devrez effectuer une analyse des dépenses. Cette analyse est un examen détaillé de la façon dont vous dépensez, et il est essentiel de l’examiner afin d’améliorer le système d’approvisionnement. Assurez-vous d’analyser chaque facteur qui affecte le prix des produits, tels que:
- Coûts des matières premières
- Coûts d’inventaire (y compris les besoins en espace, le chauffage et les assurances)
- Frais de transport
- Frais de fournisseur
- Conditions de paiement
- Frais d’expédition et de manutention
En améliorant cet aspect de votre service des achats, vous pouvez économiser suffisamment d’argent pour d’autres domaines d’activité, tels que le marketing, et embaucher plus d’employés à mesure que vous grandissez.
Analyser la demande
Pour analyser la demande, vous devez connaître les besoins essentiels de votre entreprise en matière d’achat. Concentrez-vous uniquement sur les décisions d’achat critiques que vous prenez. Pour ce faire, vous devrez peut-être réécrire les politiques internes qui incluent de nouveaux critères qui déterminent quels produits et services sont essentiels.
Vous devrez également vous concentrer sur la quantité. Si vous achetez en vrac à un prix inférieur, considérez combien il vous en coûte pour stocker des articles dont vous n’aurez peut-être pas besoin pendant les mois à venir.
Vous voudrez peut-être envisager d’acheter des produits moins chers à l’étranger. Cependant, l’achat auprès de fournisseurs étrangers entraîne des coûts qui peuvent ne pas en valoir la peine, tels que des frais d’expédition plus élevés. Comme il y a également des différences de temps, vous pouvez également vous attendre à un retard, il n’est donc pas recommandé d’utiliser ces fournisseurs pour les articles dont vous avez besoin immédiatement.
Réduire la complexité
Vous pouvez simplement acheter plus de pièces ou de produits standard auprès de fournisseurs au lieu des articles personnalisés plus chers. Si cela est possible pour votre entreprise, parlez à vos fournisseurs pour vous assurer que les achats correspondent à vos besoins et que vous ne dépensez pas trop pour des articles personnalisés. Si vous entretenez de bonnes relations avec votre fournisseur, il ne devrait avoir aucun problème à vous aider à réduire les coûts, car vous continuerez à effectuer des achats qui profitent à la fois à votre entreprise et à la leur.
Établir des partenariats stratégiques
Établir des partenariats est facile. Cependant, l’établissement de partenariats stratégiques peut être difficile pour certaines entreprises. Si vous travaillez avec de nombreux fournisseurs, vous voudrez commencer à réduire la liste et essayer de ne travailler qu’avec quelques-uns.
Si vous travaillez avec moins de fournisseurs, vous pouvez économiser du temps et des ressources. Vous serez également en mesure d’établir de meilleures relations car vous avez moins d’entreprises avec lesquelles travailler.
Vos fournisseurs se sentiront honorés car ils ont été choisis pour être les rares avec qui vous faites affaire. Cela vous aidera à continuer à établir des relations afin que vous puissiez vous attendre à plus de flexibilité de leur part en ce qui concerne vos besoins.
Rappelez-vous toujours que votre partenariat devrait être mutuellement bénéfique. Vous devriez les aider à réussir autant qu’ils vous aident. Lorsque vous négociez, gardez à l’esprit que vous devrez les aider à voir comment les deux parties peuvent en bénéficier. Cela aidera à établir la confiance entre vous et eux afin que vous puissiez continuer à réussir.
Évaluez les fournisseurs
Une fois que vous avez une liste plus petite de fournisseurs avec lesquels travailler, assurez-vous de les évaluer régulièrement. Vous pouvez établir votre propre système d’évaluation de leurs performances, mais assurez-vous d’inclure ces facteurs:
- Flexibilité
- Délai de livraison
- Coûts
- Qualité de service
Avoir un document à disposition pour que vos fournisseurs puissent l’examiner les aidera également à voir où leur performance peut être améliorée, ce qui peut aider votre entreprise et la leur car ils ont plusieurs acheteurs avec lesquels ils traitent.
Investissez dans un logiciel de Gestion des bons de commande. logiciel d’approvisionnement
À l’ère moderne, il existe de nombreux outils technologiques qui peuvent aider votre entreprise à croître et à réussir. Votre processus d’approvisionnement a peut-être déjà été assez simple pour justifier l’utilisation d’une feuille de calcul. Cependant, à mesure que vous grandissez, vous constaterez plus d’erreurs humaines et de complications qui rendent l’utilisation de processus manuels peu pratique.
De nombreuses PME commencent à utiliser QuickBooks pour les aider à envoyer des bons de commande plus rapidement en créant un bon de commande QuickBooks, qui remplit automatiquement les champs pour vous. Bien que l’automatisation soit la clé du succès à l’ère moderne, ce programme ne peut pas faire tout ce dont vous avez besoin en matière d’approvisionnement. Au lieu de cela, les utilisateurs peuvent intégrer Bellwether avec QuickBooks pour:
- Entrez les factures dans ePMX
- Correspondance des factures à trois voies (Bon de commande, Reçu et Facture)
- Reliez les factures à QB pour le paiement
Un logiciel d’approvisionnement intégré vous aidera à gérer toutes les fonctions quotidiennes du processus d’achat afin que vous puissiez gagner du temps et de l’argent pendant que vos employés se concentrent sur des tâches plus importantes, comme l’établissement de relations avec vos fournisseurs.
Pour les entreprises qui souhaitent économiser beaucoup de temps et d’argent, un logiciel de bon de commande robuste peut vous aider à gérer les relations fournisseurs / fournisseurs, à trouver les meilleures offres et à transformer les points de vente en factures en quelques clics de souris. Ces technologies révolutionnent complètement la façon dont vous gérez les achats, rendant tout, des acquisitions aux processus d’approbation, beaucoup plus simple.