Jamais à l’heure: Comment Gérer un Employé Perpétuellement en retard
Parfois, on a l’impression que tout fonctionne contre vous dans le seul but de vous assurer de vous rendre au travail tard.
Soit vos clés disparaissent mystérieusement au moment où vous voulez sortir de la maison, vous manquez en quelque sorte l’alarme malgré qu’elle sonne à côté de votre oreille pendant une minute entière ou votre voiture décide qu’elle ne démarre pas, vous obligeant à prendre le bus. Peu importe combien nous essayons, parfois être en retard est inévitable.
Par conséquent, en tant que gestionnaire, il est logique de le laisser glisser si vous remarquez qu’un employé arrive au travail en retard une ou deux fois.
Venir au travail en retard est si fréquent que, selon ce rapport de CareeBuilder, 29% des travailleurs arrivent au travail en retard au moins une fois par mois. Cependant, si le retard des employés commence à devenir une habitude, vous devez agir.
Un employé qui est constamment en retard peut avoir des effets néfastes sur votre entreprise. En raison de leur retard, l’employé peut prendre du retard dans son travail, perturbant ainsi la productivité. D’autres employés finissent par être obligés de faire plus de travail pour couvrir l’employé perpétuellement en retard.
Cela entraîne du ressentiment de la part des collègues et brise l’esprit d’équipe du groupe. Les autres employés ont l’impression de donner trop et commencent à relâcher leurs efforts.
De plus en plus d’employés commencent à arriver tard. Finalement, l’éthique de travail générale des employés s’effondre et la qualité globale du travail diminue, ce qui nuit à votre rentabilité. Selon une enquête, le retard des employés coûte environ 9 milliards de livres sterling à l’économie britannique chaque année.
Pour éviter tous ces problèmes, vous devez rapidement remettre l’employé errant en ligne avant que les choses ne dégénèrent. La question est de savoir comment amener l’employé perpétuellement en retard à changer ses habitudes?
Voici quelques façons de traiter avec un tel employé.
AVOIR UNE POLITIQUE DE RETARD EN PLACE
Parfois, les employés choisiront délibérément de venir travailler en retard parce que votre entreprise n’a pas de politique de retard officielle en place. Si vous souhaitez que les employés prennent plus au sérieux le temps qu’ils se rendent au travail, documentez certaines règles concernant les retards.
Dans le cadre de la politique de retard, adressez les détails aux heures de travail, y compris l’heure exacte du début et de la fin du quart de travail d’un employé, les conséquences d’un retard au travail, la procédure de déclaration pour les employés lorsqu’ils vont être en retard au travail ainsi que des détails sur la façon dont l’entreprise suivra et enregistrera le temps de travail des employés.
En outre, vous pouvez inclure des détails sur la façon dont les employés qui arrivent en retard peuvent compenser le temps perdu, ainsi qu’un commentaire disant que le retard habituel sera puni et devrait être évité.
Tous les employés devraient être informés de la politique de retard, soit en la faisant afficher sur le babillard du bureau, soit en la faisant envoyer au courriel de chaque employé.
INFORMEZ L’EMPLOYÉ QUE VOUS ÊTES AU COURANT DE SON RETARD
Les employés surveillent constamment vos réactions en tant que gestionnaire. Si un employé arrive en retard un jour et croit que vous n’avez pas remarqué son retard, il est plus susceptible de venir en retard une deuxième fois.
Considérez ceci; si un employé arrive en retard tous les cinq jours d’une semaine mais que vous ne le remarquez qu’un seul jour, il n’était techniquement en retard qu’un seul jour de la semaine, car c’est le seul jour que vous connaissez.
Sans montrer que vous êtes conscient de leur retard, les employés peuvent également supposer que vous ne vous souciez pas du retard ou que vous ne pouvez rien y faire, ils seront donc plus susceptibles de continuer avec l’habitude.
Pour éviter cela, vous devez informer un employé que vous prenez note de son retard. Vous n’avez pas à leur dire directement que vous les avez vus arriver en retard. Vous pourriez prendre l’habitude de dire bonjour aux employés, afin qu’ils sachent que vous remarquerez si quelqu’un n’est pas encore entré.
Alternativement, vous pouvez passer devant le bureau d’un employé lorsqu’il se présente tard. Tu n’as même pas besoin de leur parler. Cet acte simple leur fera réaliser que vous savez qu’ils sont arrivés tard.
S’ils ne s’en aperçoivent pas même après avoir fait cela, faites une remarque occasionnelle pour leur faire savoir que vous les avez vus arriver en retard plusieurs fois.
Dans la plupart des cas, il suffit de sensibiliser un employé au fait que vous prenez note de son retard pour qu’il change ses habitudes.
LEUR RETARD EST-IL UN GROS PROBLÈME?
Parfois, une certaine forme de retard n’est pas très importante. Par exemple, si les règles stipulent que les employés doivent être au bureau à 8h00 mais qu’un employé entre habituellement vers 8h10, cela a-t-il vraiment un impact énorme?
Dans un tel cas, le retard n’est pas un gros problème, et vous pouvez simplement le laisser glisser à condition que l’employé ne soit pas plus audacieux.
Cependant, si l’employé est dans une position qui l’oblige à traiter avec des clients à partir de 8h00 sur le point, un tel employé ne peut pas être autorisé à être en retard de quelques minutes.
S’il s’agit d’un travail de bureau, est-ce vraiment important qu’un employé arrive avec une heure de retard s’il continue à travailler une heure après les heures normales de travail?
La clé ici est de regarder objectivement le retard. Ne vous concentrez pas trop sur le retard lui-même. Essayez plutôt de penser aux conséquences du retard. Par exemple, si un employé arrive avec une heure de retard et travaille pendant une heure supplémentaire après les heures de travail normales, cela ne fait pas beaucoup de différence puisque l’employé a compté le nombre d’heures requis.
Cependant, si l’employé travaille dans le cadre d’une équipe et que son retard affecte la capacité de l’équipe à fonctionner efficacement, peu importe qu’il mette de l’heure supplémentaire le soir, car ils compromettent la productivité globale.
Le fait est que votre décision de traiter le retard ou de l’ignorer doit être basée sur l’impact du retard sur le bien-être général de l’entreprise.
CONSIGNER LE RETARD DE L’EMPLOYÉ
Tenir des registres du comportement de l’employé au travail, y compris des éléments tels que le retard, est une bonne pratique. Les dossiers vous seront utiles une fois que vous déciderez de confronter l’employé pour son comportement erratique.
Si vous évoquez leur retard et que l’employé le nie, vous avez quelque chose sur lequel vous pouvez vous rabattre au lieu d’avoir à en faire un cas de leur parole contre la vôtre.
Parfois, vous pourriez même être obligé de prendre des mesures drastiques contre le retard de l’employé, comme de le laisser partir.
Si vous licenciez un employé et qu’il décide d’intenter une action en justice contre votre entreprise en invoquant un licenciement injustifié, les dossiers peuvent également servir de preuve du retard perpétuel de l’employé.
DISCUTEZ PERSONNELLEMENT AVEC EUX
Parfois, un employé continuera à venir travailler tard même si vous avez clairement indiqué que vous connaissez son retard et que vous ne l’approuvez pas.
Si cela se produit, vous devez prendre des mesures plus définitives pour éviter que le problème ne devienne incontrôlable. Vous devez avoir une conversation personnelle avec l’employé errant en appelant l’employé à votre bureau ou en lui demandant de prendre un café ou un déjeuner.
Demander à l’employé de prendre un café est ma méthode la plus préférée. Les sortir de l’environnement de bureau enlève la formalité de la conversation et vous permet de parler du problème de manière plus conviviale, détendue et personnelle.
Faites quelques petites discussions pour éviter de rendre la conversation gênante. Demandez à l’employé comment les choses se passent à la maison, puis mentionnez le problème d’une manière qui ne cherche pas à leur reprocher. Ce que vous voulez ici, c’est comprendre la raison du retard de l’employé.
Le cadre détendu permettra à l’employé de vous informer plus facilement s’il a un problème personnel qui l’oblige à se rendre au travail tard. Peut-être qu’un membre de leur famille vient de tomber malade et que l’employé doit lui prodiguer des soins avant de partir au travail.
Peut-être que l’employé vient de divorcer et doit faire des choses telles que déposer les enfants à l’école avant le travail, ce qui était auparavant fait par le conjoint. Ou peut-être travaillent-ils sur un projet qui les oblige à quitter le travail tard, ce qui les oblige à trop dormir le matin.
Parfois, il peut même s’avérer que l’employé n’est tout simplement pas assez responsable. Cependant, la seule façon pour vous de savoir ce qui se passe exactement avec eux est d’avoir une conversation individuelle avec l’employé. Parler des choses vous aidera à comprendre la cause profonde du problème et vous aidera tous les deux à trouver une solution plus facilement.
Si vous décidez d’appeler l’employé à votre bureau pour une conversation individuelle, vous pouvez maintenir la formalité du lieu de travail. Cependant, la formalité de cet environnement rendra plus difficile l’ouverture de l’employé s’il est en retard à cause d’un problème personnel. Au bureau, vous n’avez pas besoin de commencer la conversation avec un bavardage occasionnel.
Il suffit d’appeler le comportement de l’employé, de mentionner son impact négatif sur votre entreprise et de lui faire savoir que le comportement est inacceptable.
Utilisez vos enregistrements pour signaler des cas spécifiques de retard et référencer la stratégie de retard. Demandez-leur s’ils ont un problème qui les oblige à être en retard au travail et s’il y a quelque chose que vous pouvez faire pour les aider à améliorer leur comportement.
L’essentiel ici est d’avoir la discussion en privé. Ne les confrontez pas devant les autres employés car cela ne fera que conduire à l’embarras, à l’humiliation et à la défensive.
Vous devez également garder votre sang-froid lorsque vous évoquez le problème avec l’employé. Ne vous fâchez pas contre l’employé.
Gardez à l’esprit que vous n’avez aucun problème avec l’employé ou sa personnalité, vous voulez seulement aller à la cause profonde du problème et voir comment vous pouvez le résoudre.
Donner à l’employé une chance de s’expliquer montre que vous vous souciez d’eux et que vous êtes prêt à les aider à corriger leur comportement.
Ils apprécieront également le fait que vous ayez choisi de discuter avec eux au lieu de prendre des mesures disciplinaires.
ÉLABOREZ UN PLAN D’ACTION
Après avoir discuté en tête-à-tête avec l’employé en retard, vous comprendrez, espérons-le, le problème qui se cache derrière leur retard. Cependant, comprendre la cause du problème n’aide pas si le problème persiste.
Par conséquent, vous devez élaborer un plan d’action qui aidera à empêcher le retard de l’employé d’affecter l’entreprise. Si l’employé a une raison légitime derrière son retard, vous pouvez proposer une solution flexible mais temporaire pour l’aider à maintenir son niveau de productivité tout en travaillant sur le problème à l’origine du retard.
Par exemple, si un employé arrive tard au travail parce qu’il doit déposer les enfants à l’école, vous pouvez travailler selon un horaire flexible qui lui permet d’arriver au travail plus tard et de quitter le bureau plus tard.
Si un employé s’occupe d’un enfant malade, vous pouvez penser à une alternative qui lui permet de travailler à domicile pendant qu’il s’occupe de l’enfant, à condition que l’employé puisse réellement répondre à ses exigences professionnelles tout en travaillant à domicile.
Lorsque vous proposerez des arrangements de travail alternatifs pour répondre à tout problème auquel l’employé est confronté, il appréciera votre soutien et n’aura aucun problème à revenir à son horaire régulier et à tout donner une fois le problème réglé.
Cependant, s’il n’y a aucune raison légitime derrière le retard de l’employé, vous devez être ferme et leur faire savoir que leur retard ne sera pas toléré.
PRENDRE DES MESURES DISCIPLINAIRES
Parfois, un employé est habituellement en retard non pas parce qu’il y a une raison légitime, mais parce qu’il n’est pas suffisamment responsable pour planifier son temps de manière à se rendre au travail tôt.
Peut-être qu’ils adorent dormir, et peu importe ce que vous faites, vous ne pouvez pas les amener à changer de comportement. Vous leur avez parlé mais rien ne semble fonctionner.
Si on en arrive là, n’ayez pas peur de prendre des mesures disciplinaires contre l’employé errant. Appelez l’employé à son bureau et faites-lui savoir que la prochaine fois qu’il arrivera en retard, vous n’aurez d’autre choix que de lui écrire.
Espérons que cet avertissement verbal final incitera l’employé à changer de comportement. S’ils ne tiennent toujours pas compte de votre avertissement, vous pouvez maintenant aller de l’avant et les écrire.
Rédaction d’un employé Pour retard
Après que tous vos avertissements verbaux soient tombés dans l’oreille d’un sourd, votre prochaine ligne de conduite consiste à donner à l’employé en retard perpétuel un avertissement écrit pour lui faire savoir qu’il enfreint la politique de retard de l’entreprise.
Avant de rédiger l’avertissement, examinez la politique de retard de l’entreprise pour vous assurer que l’employé enfreint bien le document.
Il y a un certain nombre de choses que vous devriez inclure dans votre avertissement écrit. Tout d’abord, vous devez inclure les incidents spécifiques de retard dont vous avertissez l’employé.
Mentionnez chaque jour que l’employé était en retard et la durée de son retard. C’est pourquoi il est important de tenir un registre des retards des employés. Si vous avez déjà donné un ou deux avertissements verbaux à l’employé, mentionnez-les également dans la rédaction.
Mentionnez les dates où vous leur avez donné les avertissements verbaux ainsi que ce que vous avez discuté avec eux. Faites-leur savoir que leur retard est en violation de la politique de retard de l’entreprise.
Vous devez également mentionner comment le retard de l’employé affecte négativement l’entreprise. Par exemple, vous pourriez écrire « En raison de votre arrivée tardive au travail, les clients ont été obligés d’attendre un certain temps avant de se faire servir, ce qui est inacceptable. »
Écrivez en termes clairs et directs l’effet du comportement de l’employé sur le bien-être de l’entreprise. Indiquez les heures de début et de fin du quart de travail de l’employé et faites-lui savoir que l’entreprise s’attend à ce qu’il soit au travail pendant cette période.
Pour que l’avertissement écrit soit efficace, vous devez également décrire les conséquences pour l’employé s’il ne change pas son comportement. Dites-leur le genre de mesures disciplinaires qui seront prises s’ils continuent de violer la politique de retard. Certaines des mesures disciplinaires qui pourraient être prises comprennent:
- Exiger que l’employé compense le temps perdu
- En diminuant ses primes
- En accostant sa rémunération
- En étant envoyé en suspension non payée
- Si le comportement persiste, il pourrait même voir son emploi résilié.
Signifiez à l’employé une copie de l’avertissement écrit et conservez l’original dans le dossier personnel de l’employé. Vous devez également informer l’employée que vous examinerez son comportement dans un certain délai, par exemple les 90 prochains jours, pour vérifier si elle a ou non corrigé son comportement.
Faites-leur également savoir que s’ils montrent des améliorations, vous mettrez à jour l’avertissement pour montrer qu’ils ont effectivement changé de comportement après l’avertissement.
Il y a quelques autres considérations à garder à l’esprit lorsque vous écrivez à un employé pour son retard. Par exemple, vous devez vous abstenir d’utiliser un libellé ou un langage qui pourrait être considéré comme accusateur ou menaçant. Par exemple, n’écrivez pas « Si vous ne changez pas votre comportement, l’entreprise n’aura d’autre choix que de mettre fin à votre emploi » si la politique de retard de l’entreprise ne spécifie pas la cessation d’emploi comme l’une des conséquences du retard.
De plus, assurez-vous de respecter toutes les stipulations de la politique de retard. Si la politique sur les retards stipule que tout avertissement doit être retiré du dossier d’un employé après une période spécifiée, ne signalez pas les cas de retard qui remontent à plus de la période spécifiée.
Par exemple, si la politique de l’entreprise spécifie que cette période est d’un an, ne mentionnez pas les infractions de retard survenues il y a plus d’un an.
AMÉLIORATIONS DES RÉCOMPENSES
La bonne chose est que, lorsque vous suivez les recommandations énoncées dans cet article, l’employé errant prendra, espérons-le, note de vos préoccupations et corrigera ses problèmes.
Une fois que vous remarquez qu’un employé apporte un changement pour le mieux, renforcez ce changement en reconnaissant et en récompensant les améliorations.
Vous pouvez facilement le faire en informant l’employé que vous avez remarqué le changement et en lui disant que vous appréciez les efforts qu’il a déployés pour devenir un meilleur employé.
Reconnaître et louer le changement montre à l’employé que vous vous souciez réellement, et cela le motivera encore plus à donner le meilleur d’eux-mêmes.
CONCLUSION
Il est inévitable que les employés viennent travailler en retard une ou deux fois, et tout gestionnaire devrait être prêt et disposé à excuser un tel comportement.
Cependant, si un employé fait du retard une habitude, le comportement peut avoir des impacts négatifs sur l’entreprise.
Par conséquent, il est important de prendre des mesures pour étouffer l’habitude dans l’œuf. Vous pouvez le faire en informant l’employé que vous êtes conscient de son retard et en documentant le comportement.
S’ils n’apportent pas d’améliorations, vous devez appeler l’employé pour une conversation individuelle dans le but de découvrir la cause profonde du comportement et de trouver une solution pour s’assurer que l’employé travaille les heures requises.
Si cela ne fonctionne pas non plus, vous devrez peut-être écrire à l’employé et lui faire savoir qu’une autre violation entraînera des conséquences plus graves, telles qu’une suspension non payée, une arrimage de son salaire ou même un licenciement, si la politique de l’entreprise l’exige.
Il est également bon de garder à l’esprit que les règles ne doivent pas être définies uniquement pour avoir des règles.
Si, par exemple, le travail permet une certaine flexibilité, pourquoi ne pas proposer d’autres modalités de travail qui permettent aux employés d’effectuer la quantité de travail requise sans avoir à entrer et à sortir du bureau à certaines heures strictes?
