Guide pour Bâtir une Meilleure entreprise Grâce à l’externalisation
La plupart des entrepreneurs estiment qu’il est important d’avoir le contrôle total de leurs entreprises, des plus petites tâches aux plus grands projets. C’est compréhensible, étant donné qu’en tant qu’entrepreneur, vous avez construit l’entreprise à partir de zéro.
Un fort sentiment d’appartenance vous pousse à surveiller de près toutes les transactions de votre entreprise, sinon, les choses risquent de mal tourner si vous ne le faites pas.Après tout, si vous êtes là pour tout superviser, qu’est-ce qui pourrait mal tourner?
Malheureusement, un tel système de microgestion peut être inefficace et même destructeur pour votre entreprise à long terme. Lorsque vous ne voyez pas l’importance de déléguer du travail, vous finissez par vous enliser dans des tâches banales à un point où vous ne voyez plus la situation dans son ensemble.
C’est précisément ce problème que l’externalisation vise à résoudre. Pensez-y: Préférez-vous embaucher toute une équipe informatique pour votre entreprise ou choisir la voie la moins coûteuse de la sous-traitance de services d’externalisation informatique? Lequel semble le meilleur et le plus rentable à long terme?
Si vous avez la possibilité d’obtenir un fournisseur de services BPO, vous n’êtes pas seul. De nos jours, de plus en plus d’entreprises exploitent les avantages de l’externalisation non seulement pour réduire les coûts des opérations, mais aussi pour augmenter la productivité et l’efficacité.
L’externalisation est passée d’une tendance à une nécessité dans la plupart des opérations commerciales d’aujourd’hui. La recherche et les statistiques confirment solidement cette affirmation.
Selon une étude menée en 2015 par le Statistic Brain Research Institute…
44% des entreprises américaines sont passées à l’externalisation pour réduire ou contrôler les opérations de coûts. Dans le même temps, 34 % l’ont fait pour avoir accès à des ressources informatiques autrement indisponibles au sein de leur entreprise.
D’après les conclusions du rapport It Outsourcing Statistics 2015 de Computer Economics Inc, le service d’assistance et les services Web ou de commerce électronique figurent parmi les principales tâches que les entreprises préfèrent externaliser. Les entreprises commencent également à dépendre davantage du personnel externalisé pour les opérations commerciales quotidiennes. Dans diverses recherches, 24% des propriétaires d’entreprise ont déclaré travailler avec des pigistes sur une base hebdomadaire. 82 % des petites et moyennes entreprises estiment que leur personnel externalisé est essentiel à la croissance de leur entreprise.
Pourquoi externaliser
Vous avez lu les statistiques; vous avez entendu la recherche. Ils disent tous que l’externalisation donnera à votre entreprise l’avantage de produire plus de résultats de qualité à une fraction du coût. Mais, ce n’est pas si facile de se lancer et de commencer à envoyer des tâches à une équipe offshore en un clin d’œil.
En tant qu’entrepreneur, vous avez peut-être encore des doutes quant à la remise des rênes à des personnes que vous ne connaissez pas et que vous ne pouvez même pas rencontrer au quotidien. Gardez à l’esprit, cependant, que l’externalisation offre d’énormes avantages pour votre entreprise qui l’emportent de loin sur les risques du processus. En fait, vous pouvez même minimiser ces risques, que nous aborderons plus tard.
Pour l’instant, nous répondrons à la question : Pourquoi externaliser ? La réponse la plus évidente est de réduire les coûts d’exploitation. Cependant, il existe de nombreuses autres raisons qui prouvent que l’externalisation est une action commerciale bénéfique.
Il y a des tâches que vous n’avez pas besoin d’un employé à temps plein pour accomplir.
Il ne serait pas rentable d’embaucher un développeur Web à temps plein pour que votre entreprise construise un site, et même de rester sur la paie alors qu’il vérifie une page Web déjà terminée 8 heures par jour, n’est-ce pas?
En externalisant, vous ne pouvez payer que pour les services dont vous avez besoin. Vous pouvez également envisager d’embaucher un développeur Web indépendant pour construire le site. Ensuite, lorsque vous devez mettre à jour le site ou d’autres services Web ultérieurement, vous pouvez externaliser les services informatiques pour effectuer le travail, le tout payé en fonction du travail qu’ils ont effectué.
Il y a une idée fausse selon laquelle seules les grandes entreprises doivent externaliser.
Les petites et moyennes entreprises bénéficieront grandement de l’apprentissage des tâches qu’elles devraient externaliser dès le début. De plus, une entreprise en démarrage peut ne pas avoir l’espace nécessaire pour loger une main-d’œuvre nombreuse.
En externalisant des tâches qui ne font pas partie de vos opérations de base telles que la paie, les ressources humaines ou l’informatique, vous pouvez opérer à plus petite échelle sans nécessairement réduire les effectifs.
Les tâches répétitives et banales peuvent également être externalisées pendant que votre équipe interne se concentre sur les opérations de base.
Si vous dirigez une entreprise de design, vous voudrez certainement que votre équipe se concentre sur cela. Il est préférable de laisser l’inventaire, la saisie des données et les mises à jour Web de routine sous-traités afin que cela ne prenne pas le temps que vous feriez mieux de consacrer au service clé de votre entreprise lui-même.
Une productivité accrue est un autre avantage évident de l’externalisation.
Imaginez gérer un personnel interne avec seulement 10 personnes, mais être en mesure de fournir plus de résultats à vos clients car vous avez également une équipe de professionnels externalisés pour soutenir votre entreprise.
L’externalisation facilite la croissance des entreprises à un coût et un temps moindres par rapport à l’embauche d’employés à temps plein pour chaque tâche à accomplir.
Alors que certains peuvent craindre de devoir travailler avec un personnel dans un fuseau horaire différent s’avérera difficile, la situation peut en fait jouer à votre avantage.
Par exemple, vous pouvez déléguer des tâches à votre équipe offshore avant de quitter le travail.
Quand il sera temps pour vous de vous coucher, ce ne sera que le début de la journée de travail de votre équipe offshore.
À quel point ce sera génial de se rendre au travail le lendemain et de trouver la tâche que vous avez assignée déjà terminée et prête pour votre examen?
Une critique courante contre l’externalisation est la possibilité de recevoir du travail inférieur.
La vérité, cependant, est en fait le contraire. Si vous savez comment choisir les personnes avec lesquelles travailler, vous pouvez avoir des personnes hautement qualifiées avec des connaissances spécialisées qui peuvent travailler pour vous à moindre coût.
De nombreux professionnels préfèrent désormais travailler en freelance, voyant comment cela leur permet de choisir leurs heures de travail.
Vous pouvez profiter de cette opportunité en externalisant des tâches qui nécessiteront l’expertise dudit professionnel sans les embaucher à temps plein.
Par exemple, vous ne pourrez peut-être pas vous permettre d’embaucher un analyste financier à temps plein que vous n’aurez qu’à consulter mensuellement pour connaître votre performance commerciale. Vous pouvez, cependant, trouver un pigiste qui a les informations d’identification pour le faire et ne le payer que pour les moments où vous aurez réellement besoin de son service.
Quand externaliser
Le timing est tout, disent-ils. Cela est particulièrement vrai dans le monde des affaires, où le marché est imprévisible et où la tendance d’aujourd’hui peut rapidement perdre de son charme demain.
De même, vous devez choisir le bon moment et la bonne raison d’externaliser. Avant de commencer l’externalisation, définissez d’abord les opérations de base de votre entreprise — ce que vous faites le mieux et ce pour quoi vous avez démarré l’entreprise.
Voici trois questions à se poser pour déterminer s’il est enfin temps d’externaliser.
1. Cette tâche est-elle un service principal de mon entreprise?
Si la réponse est oui, ne l’externalisez pas. Après tout, c’est l’offre la plus importante de votre entreprise à vos clients. C’est ce que tu es censé bien faire.
Les tâches qui vous empêchent de vous concentrer sur les opérations de base de votre entreprise sont celles qui doivent être externalisées.
2. Ai-je besoin de ce service à temps plein?
Si vous dirigez une entreprise de design, un graphiste est essentiel pour vos opérations. Un responsable du service d’assistance pour répondre aux questions sur vos colis, cependant, ne l’est pas.
Externalisez des tâches dont vous n’avez pas besoin à temps plein dans votre bureau. Cela inclut les tâches de bureau, les consultations, les services informatiques et le soutien à la clientèle, entre autres.
3. Cela me coûterait-il moins cher d’externaliser cette tâche au lieu de l’accomplir en interne?
En fin de compte, ce que vous recherchez lorsque vous externalisez, c’est de réduire les coûts d’exploitation. Si c’est une tâche qui peut déjà être effectuée par votre main-d’œuvre disponible, alors tout va bien. Mais, si l’externalisation offre des coûts inférieurs sans compromettre la qualité, alors vous êtes mieux dans cet arrangement.
Les réponses à ces questions déterminent la nécessité de l’externalisation pour la configuration actuelle de votre entreprise. Ne commencez pas à externaliser simplement parce que vous le pouvez, ou tout le monde le fait.
En identifiant d’abord quelle configuration de travail donne à votre équipe interne plus de temps pour se concentrer sur les opérations de base de votre entreprise, vous pourrez tirer de meilleurs bénéfices de l’externalisation.
Ce que vous pouvez externaliser
L’avantage de l’externalisation est qu’elle fournit un large bassin de talents à votre disposition. Que vous ayez besoin d’un développeur Web, d’un représentant du service client, d’un assistant virtuel, d’un graphiste ou de toute autre tâche spécialisée, il y aura sûrement un pigiste désireux de prendre le travail.
Voici quelques-unes des tâches les plus courantes externalisées aujourd’hui. Voyez ceux dont vous pourriez avoir besoin pour votre entreprise.
Support informatique
Les entreprises trouvent plus rentable de sous-traiter des services d’externalisation informatique pour gérer diverses préoccupations liées à la technologie dans l’entreprise telles que la protection des données, la mise en œuvre de logiciels, les configurations de systèmes réseau et le dépannage.
Employer une équipe INFORMATIQUE indépendante signifie également que vous aurez accès aux ressources informatiques que vous n’avez actuellement pas en interne.
Support client
Les clients sont la force vitale de toute entreprise et, en tant que tels, nécessitent la plus grande attention. L’externalisation de votre bureau d’assistance à la clientèle signifie que, même lorsque vous n’êtes pas réellement au bureau, vos clients n’auront pas à attendre trop longtemps pour obtenir des réponses à leurs questions.
Services de consultation
Lorsque l’aide d’un expert est nécessaire pour une consultation particulière, envisagez de sous-traiter une personne possédant les titres de compétence. Non seulement vous aurez accès à leur expertise, mais les frais seront probablement inférieurs à ceux de leur embauche à temps plein.
Comptabilité de la paie
La paie peut prendre du temps et est mieux laissée à une équipe d’externalisation. Votre personnel d’externalisation de la paie peut également gérer les impôts, l’indemnisation des accidents du travail et la sécurité sociale pendant que vous vous concentrez sur l’exploitation de votre entreprise.
Services juridiques
La plupart des entreprises n’ont pas les moyens d’embaucher un avocat à temps plein. Il est plus facile et moins coûteux, à long terme, d’externaliser une équipe juridique lorsque la situation l’exige.
Marketing des médias sociaux
Puisque vous vous concentrez sur la gestion de votre entreprise, il n’y a probablement plus de temps pour surveiller vos pages de médias sociaux. Embauchez un pigiste pour le faire à la place, afin que vos pages de médias sociaux restent à jour et actives.
Services créatifs
Besoin d’un logo pour un nouveau produit ou d’un jingle accrocheur pour une annonce? L’externalisation de vos besoins de services créatifs peut vous aider à économiser de l’argent tout en atteignant la qualité que vous recherchez dans la production.
Saisie des données
Les tâches répétitives telles que l’inventaire et le catalogage sont mieux déléguées à une équipe d’externalisation. Cela permet à votre équipe d’économiser du temps, de l’argent et des efforts, tout en faisant le travail avec précision.
Ce ne sont là que quelques-unes des tâches idéales pour l’externalisation. La navigation en ligne révèle des listes plus complètes sur les services que l’externalisation peut apporter à votre entreprise.
Comment trouver le Meilleur partenaire d’externalisation
Les risques d’externalisation peuvent souvent être éliminés si un seul a pris le temps de choisir la bonne entreprise d’externalisation avec laquelle travailler. Après tout, vous ne voudriez pas rester coincé avec une équipe d’externalisation qui pose plus de problèmes qu’elle n’en vaut la peine.
Voici quelques étapes, ainsi que des conseils à garder à l’esprit qui vous mèneront au meilleur partenaire d’externalisation.
- Il ne s’agit pas seulement de trouver la main-d’œuvre la moins chère. Ce faible taux ne fera aucun bien à votre entreprise si l’équipe que vous avez embauchée ne peut pas produire un résultat à la hauteur de vos normes.
- Magasinez sur divers sites d’externalisation pour voir le taux de la tâche que vous souhaitez externaliser. Il ne s’agit pas de savoir qui paie le moins. Il s’agit de trouver les meilleurs travailleurs qui peuvent aider leur entreprise à se développer.
- La communication est essentielle pour travailler en harmonie avec votre entreprise d’externalisation. Transmettez clairement les tâches que vous souhaitez déléguer, vos objectifs et vos attentes à l’équipe d’externalisation.
- Prenez le temps de leur fournir un contexte sur le projet, afin que votre vision s’aligne sur leur sortie. Il est tentant de simplement répartir les tâches comme si vous aviez ramassé un génie dans une bouteille — « concevez un beau site Web! » ou » vendez ce produit à mes clients! »
Si vous ne fournissez pas de contexte pertinent à votre équipe, ces commandes restent vagues et ne produiront pas les résultats souhaités. Soyez clair sur les délais et la charge de travail avant de commencer à déléguer des tâches pour un processus de travail rationalisé.
- Envisagez de mettre en place un système de gestion du travail pour vous et votre équipe offshore. Cela peut être aussi simple qu’une feuille de calcul ou une liste de contrôle contenant tous leurs livrables.
- Ne les microgérez pas. Puisque vous avez déjà délégué la tâche à une équipe d’externalisation, il sera contre-productif si vous continuez à la microgérer à partir de ce moment-là.
Un rapide coup d’œil sur la liste de contrôle peut vous donner une idée de l’état de vos projets sans avoir à demander des mises à jour à chaque fois.
Développer votre entreprise
À une époque où les entreprises sont censées offrir davantage à leurs clients, l’industrie de l’externalisation offre une ressource inestimable d’une main-d’œuvre de qualité.
En déléguant des tâches à une équipe externalisée, vous pouvez vous concentrer davantage sur ce que votre entreprise fait de mieux. C’est cependant une approche qui passe d’abord par la réflexion et la planification. Ne vous contentez pas de rejoindre le train en marche. Fixez d’abord des objectifs clairs et voyez si l’externalisation peut vraiment vous aider à les atteindre. Après tout, lorsque cela est bien fait, l’externalisation peut être l’étape que vous devez franchir pour que votre entreprise se développe.
