Formation en atelier: Comment gérer un atelier efficace
Gérer un atelier
Vous a dit que c’était la partie facile.
Introduction
a. Nous détestons tous cela mais cela ne prend que quelques secondes: faites le tour et dites qui vous êtes, ce que vous faites et ce que vous espérez sortir de l’atelier. Gérer les attentes si elles sont loin.
b. Préparez le terrain: promenez-les à travers les étapes et ce que vous espérez réaliser. Reportez-vous à l’horaire que vous avez affiché dans la pièce ou sur l’espace de travail numérique.
c. Demander la permission: Qu’il s’agisse d’une activité de 30 minutes ou d’un atelier de 4 jours, demandez-leur s’ils sont d’accord avec vous pour les animer, les faire avancer et les tenir à l’horaire. Ne commencez pas à les diriger.
Donnez des instructions claires
a. Donnez des instructions claires et simples et ne leur donnez pas plusieurs options. S’il s’agit d’une tâche nouvelle ou complexe, demandez à quelqu’un de lire les instructions pour vérifier qu’il a bien compris.
b. Reportez-vous à l’horaire tout au long de la journée pour savoir clairement ce qui se passe et ce qui s’en vient. (« Nous allons voter avant la pause déjeuner »)
Respectez l’horaire
a. Affichez un minuteur et respectez l’ordre du jour – activités ainsi que les temps de pause. Votre tampon de 5 à 10 minutes sera utile lorsque la machine à café est à court d’eau ou qu’une discussion est difficile à conclure.
Déplacez les choses
a. Dites-leur combien de temps ils ont pour l’activité et rappelez-leur tout au long (« Nous sommes à mi-chemin » ou « commencez à terminer, il reste 2 minutes »).
b. Si les gens évoquent des choses non pertinentes ou sont coincés, n’ayez pas peur de garer des choses. Dites-leur que l’atelier actuel n’a pas la possibilité d’explorer cela plus loin, mais vous le capturerez dans le parking (clairement visible) afin que vous puissiez y revenir après.
Soyez réactif
a. C’est un point flou et la chose la plus difficile à faire, mais ne vous contentez pas de livrer le calendrier comme un robot. Si vous ressentez un doute ou une résistance, demandez-leur de suspendre l’incrédulité pendant une heure (ou un jour). S’ils deviennent lents, faites avancer la pause, et s’ils sont vraiment dans quelque chose, permettez-leur de prendre un peu plus de temps. Vous pouvez l’inventer ailleurs.
d. Prenez soin de l’animateur! Vous devez être bien équilibré pour diriger un atelier. Prenez des pauses appropriées, mangez, hydratez et protégez votre énergie.
Conclusion d’un atelier
Prenez une décision avant de quitter la salle
Un atelier générera de nombreuses idées, mais votre décideur doit choisir un plan d’action. Cela pourrait être la mise en œuvre (ou l’essai) d’une des solutions proposées; il pourrait s’agir d’un autre atelier pour explorer les options potentielles; il pourrait s’agir de la commande d’une nouvelle recherche – l’essentiel est que c’est une ACTION. Assurez-vous que personne ne quitte la pièce tant que cela n’a pas été convenu et capturé.
Résumé
À la fin, résumez ce que vous avez accompli pour que vous soyez tous sur la même longueur d’onde et remerciez les participants.
Félicitations! Vous avez fait votre premier atelier ! Mais attendez de vous relancer pour l’instant – vous devez garder l’élan pour vous assurer que les résultats sont traduits en action.
Suivi après un atelier
Faire circuler le résumé de l’atelier
a. Quel que soit le résultat, quelqu’un devra y arriver. Discutez de ce qui a été convenu, énumérez les tâches qui en résultent et assignez-les avec des délais clairs. Cela n’a pas besoin de se produire dans la pièce: il peut s’agir d’un appel rapide suivi d’un e-mail de groupe.
b. Fixez-vous un rappel pour vous enregistrer avant la date limite d’action. Voyez si les gens ont besoin de plus d’informations ou d’aide pour accomplir leurs tâches. Une autre chose que j’ai apprise à la dure…
c. Si vous testez l’une des solutions que vous avez conçues dans l’atelier, réunissez-vous en groupe pour voir si le changement a fonctionné. Décidez si vous avez besoin d’essayer une autre solution, d’élaborer une nouvelle idée ou si vous êtes tous satisfaits de la façon dont les choses se passent maintenant!
Demandez des commentaires
Ce n’est peut-être pas votre partie préférée du processus de workshopping, mais c’est extrêmement précieux. Demandez à votre équipe ce qu’elle a trouvé utile, ce qu’elle a apprécié et ce qui pourrait être amélioré. S’il leur reste du jus, vous pouvez le faire à la fin de l’atelier; sinon, envoyez un court formulaire par e-mail le lendemain.
Le prochain atelier
S’il y a un appétit, programmez le prochain atelier! Vous développerez bientôt une idée des défis et des situations qui conviennent à un atelier, et avant que vous ne le sachiez, tout ce qui précède sera une seconde nature.
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Prêt à franchir le pas ? Sortez ce pack d’autocollants, prenez un tas de post-its et essayez une activité AUJOURD’hui. Ce guide d’atelier fera le gros du travail pour vous.