Conseils pour Préparer une Présentation orale pour les Résultats du Modèle

Conseils pour Préparer une Présentation orale pour les Résultats du Modèle

De nombreux analystes et modélisateurs conviendraient que la prise de parole en public n’est pas leur partie préférée du travail et bien qu’il soit amusant d’imaginer votre haute direction en sous-vêtements, il est probablement plus utile de se préparer en suivant ces conseils de base.

Extrait de Using Excel for Business Analysis, Chapitre 12

Comme la personne qui a construit un modèle financier ou qui a fait l’analyse d’une situation particulière connaît le mieux le modèle, les modélisateurs financiers sont souvent invités à communiquer les résultats du modèle financier sous forme de présentation officielle au conseil d’administration ou à la haute direction. Naturellement, de nombreux analystes axés sur les détails trouvent souvent qu’il est tout un défi de distiller leur modèle financier de 20 mégaoctets qui a pris des semaines pour se transformer en une présentation de 10 minutes!

Bien que la plupart des cadres supérieurs ne soient pas intéressés à voir le modèle lui-même, ils aimeraient peut-être voir des scénarios en direct et changeants. Si le modèle est construit correctement, vous pourrez apporter une seule modification aux hypothèses d’entrée et le public pourra voir les effets de ces scénarios changeants en temps réel. Assurez-vous de tester toutes les entrées possibles à l’avance — rien ne semble moins professionnel qu’un #REF! erreur lors d’une analyse de sensibilité en direct.

Dois-je utiliser des diapositives PowerPoint?

Toutes les présentations ne nécessitent pas l’utilisation de PowerPoint, et ce n’est pas toujours approprié, mais dans ce genre d’environnement, où il est nécessaire de transmettre beaucoup d’informations, avoir les tableaux récapitulatifs ou les graphiques sur une diapositive derrière vous, pendant que vous parlez, soit au format PowerPoint, soit au modèle lui-même, sera utile. Cela peut également vous aider à vous concentrer si vous êtes un peu nerveux.

Suivez ces règles de base des présentations:

• N’affichez qu’un seul message clé par diapositive. Ne l’encombrez pas et n’essayez pas de trop en transmettre à la fois.
• Donnez-leur un rapport plus détaillé à examiner, mais ce que vous montrez à l’écran devrait être un résumé très concis de ce rapport.
• Assurez-vous que la police est suffisamment grande et claire sur un projecteur de données. Testez—le à l’avance si vous le pouvez – les couleurs sont parfois superbes sur un moniteur, mais semblent délavées lorsqu’elles sont projetées sur le mur.
• Si vous affichez le modèle lui-même à l’écran, augmentez le zoom dans Excel afin que votre public puisse voir les chiffres. Testez cela à l’avance et n’oubliez pas que vous ne pourrez afficher qu’une petite partie de l’écran de cette manière.
• Utilisez des graphiques et des graphiques pour afficher votre message. Généralement, la sortie d’un modèle sera numérique, et les graphiques sont un excellent moyen de le montrer. La recherche montre également que l’attention du public et la rétention de l’information augmentent considérablement lorsque des graphiques sont utilisés au lieu de texte pur dans les présentations.

Plus important encore, soyez prêt à répondre aux questions concernant les extrants, les intrants, les hypothèses ou le fonctionnement du modèle. Assurez-vous de pouvoir défendre les hypothèses qui ont été utilisées ou la façon dont quelque chose a été calculé. Si vous n’êtes pas à l’aise avec certaines des hypothèses, dites-le d’avance. La sortie du modèle n’est aussi bonne que les hypothèses qui y sont entrées, vous devez donc vous assurer que le public accepte les hypothèses clés avant d’accepter les résultats du modèle.

Si vous en avez l’occasion, passez du temps avec les membres clés du public à l’avance et expliquez-leur les hypothèses et la méthodologie du modèle. Ils peuvent avoir des questions ou des commentaires que vous n’avez pas anticipés, et cela vous donnera l’occasion d’apporter des modifications ou de préparer vos réponses à des questions probables à l’avance.

Mon modèle fait 30 Mo avec 25 Onglets! Par où commencer ?

Si vous avez un créneau de 10 minutes pendant lequel vous devez transmettre la sortie de haut niveau du modèle, vous avez probablement besoin d’environ quatre diapositives. Si nous avons établi une analyse de rentabilisation pour un nouveau produit, par exemple, les résultats d’un modèle financier typique peuvent inclure:

1. Un résumé des flux de trésorerie ou de la rentabilité projetés. Vous ne pourrez pas tenir plus de cinq ans environ sur une diapositive PowerPoint, donc si vous devez afficher 20 ans, affichez simplement les années 1, 5, 10, 15 et 20, par exemple.
2. Hypothèses clés. Utilisez votre jugement ici pour choisir quelles hypothèses sont importantes. Sélectionnez ceux qui ont le plus d’impact sur le modèle ou dont vous êtes le plus certain.
3. Analyse des scénarios. Sur une diapositive, vous pourrez probablement facilement adapter 4 5 scénarios, alors choisissez judicieusement. Au minimum, affichez un scénario dans le meilleur des cas, le scénario de base et le scénario dans le pire des cas. Voir « Scénarios et Analyse de sensibilité dans une analyse de rentabilisation » au chapitre 11 pour plus de détails sur la façon de les créer.
4. Résultats des tests de sensibilité. Affichez les résultats de la modification d’une seule hypothèse. Par exemple, si nous devions nous tromper de 1% sur le montant de la réception de nos clients, cela entraînera un changement de 500 000 N à la VAN — et c’est quelque chose dont le public doit être conscient!

Si vous avez plus de 10 minutes, vous pourrez peut-être montrer le modèle lui-même si la présentation est plus un atelier qu’une présentation formelle. Dans les deux cas, vous devriez être en mesure de remettre à chaque personne un rapport de synthèse sur papier des premières pages du modèle avec des chiffres plus détaillés que ce que vous avez pu inclure dans la présentation PowerPoint. Si le modèle a été bien écrit, chaque page formera les données de sauvegarde et les informations de source pour le modèle, et peut être imprimée ou distribuée si le destinataire des résultats récapitulatifs demande des informations supplémentaires.

En résumé, la sortie et la présentation des résultats sont tout aussi importantes que le reste du processus de construction de modèles, car il ne sert à rien d’avoir un modèle fantastiquement construit qu’aucun des décideurs ne connaît! Une fois qu’un modèle a été construit, nous devons ensuite afficher ses résultats de manière claire et concise pour faire passer votre message, que ce soit via un rapport écrit ou une présentation orale. Cette dernière étape du processus de construction de modèles n’est parfois pas autant focalisée par de nombreux modélisateurs, en particulier ceux dont les compétences sont souvent plus analytiques que visuelles.