Comment suivre les paiements et les factures

Comment suivre les paiements et les factures

La comptabilité, la facturation et le suivi des paiements sont des préoccupations majeures pour les PME, dont la gestion des flux de trésorerie et la santé financière bénéficient grandement de la mise en place de systèmes adéquats. Nous examinons les facteurs à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de comptabilité, ainsi que les meilleures pratiques à mettre en œuvre pour rester au courant des paiements et des factures.

Les processus comptables et la gestion des flux de trésorerie ne sont plus ce qu’ils étaient autrefois. La transformation numérique et les innovations pratiques ont fait que la tâche de suivi des paiements et d’émission des factures a été en grande partie numérisée pour de nombreuses petites entreprises, avec toute la commodité que cela apporte.

Cependant, si la numérisation permet aux petites et moyennes entreprises (PME) de gérer plus facilement leurs entrées et sorties, cela n’excuse pas la complaisance. Rester au courant des paiements et des factures est essentiel au succès de toute entreprise, car cela contribue à assurer des flux de trésorerie sains et à améliorer les prévisions financières. Avec des programmes de comptabilité modernes et des fonctionnalités de suivi des paiements, les entreprises peuvent bénéficier d’une visibilité plus grande que jamais, ce qui peut tout améliorer, de l’efficacité opérationnelle aux relations avec les fournisseurs.

Mais lorsqu’il s’agit de choisir le bon moyen de suivi des paiements et de traitement des flux de trésorerie, certaines entreprises ont du mal à identifier le fournisseur de services le plus adapté à leurs besoins. Nous examinons les critères à garder à l’esprit lors du choix d’une solution comptable, ainsi que les meilleures pratiques à mettre en œuvre pour assurer une gestion judicieuse des flux de trésorerie, une supervision et un suivi des factures.

Paiements, facturation et comptabilité aujourd’hui

Alors que les paiements électroniques sont désormais considérés comme la norme, de nombreuses PME continuent d’effectuer des transactions par des moyens plus traditionnels. Pour les entreprises technologiques, ou adjacentes à la technologie, effectuer des paiements par chèque ou soumettre des factures papier semble décidément dépassé. Pour certains, cependant, ils restent monnaie courante, avec des degrés de prévalence variables d’un pays à l’autre. Alors que la France va devenir un autre pays de l’UE à éliminer totalement la facturation papier B2B d’ici 2025, elle reste omniprésente dans certaines régions du monde. Les chèques papier conservent également une présence considérable dans certains territoires, comme les États-Unis, où jusqu’à 42 % des paiements B2B ont été effectués par chèque en 2019.

Pour les paiements entrants des clients, les transactions par chèque consistent traditionnellement à émettre une facture, puis à attendre que le chèque du client soit effacé, avec peu ou pas de visibilité en cours de route. Dans les cas les plus longs, les chèques ne sont même pas effacés avant la période comptable suivante, ce qui peut compliquer le rapprochement et entraîner des écarts. En revanche, le caractère pratique des paiements électroniques est un avantage majeur pour toutes les parties prenantes et, malgré un décalage asymétrique dans le paysage des paiements électroniques et de la facturation électronique, la numérisation se poursuit. En fait, ce phénomène n’a fait que s’intensifier avec la pandémie de Covid-19 et ses séquelles.

Les programmes comptables contemporains ont également été façonnés par la transformation numérique. À mesure qu’une entreprise se développe, la gestion des flux de trésorerie devient de plus en plus complexe et il peut être difficile de suivre. Répondant à ce besoin de simplification, une multitude de plateformes de comptabilité conviviales se disputent désormais l’attention des propriétaires d’entreprise, promettant de faciliter grandement leurs opérations de paiement et leurs efforts de comptabilité grâce à des fonctionnalités telles que:

• Factures récurrentes automatisées.
• Modèles uniformes de facturation électronique.
• Notifications pour les paiements tardifs des clients.
• Génération de rapports de profits et pertes.

Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités pratiques qui ont fait des solutions comptables contemporaines un atout essentiel, même pour les plus petites entreprises. Cependant, avec une multitude d’options à choisir, à quoi les PME devraient-elles veiller lorsqu’elles choisissent celle qui leur convient?

Comment choisir le meilleur logiciel de comptabilité

Tout en automatisant certains processus réduit la charge de travail pour ceux qui gèrent les comptes, le suivi des factures et des paiements nécessite toujours une attention constante et une précision au laser. Bien sûr, toutes les plates-formes et tous les services ne sont pas créés de la même manière, certains offrant plus de fonctionnalités que d’autres. Cela laisse les propriétaires d’entreprise essayer de déterminer pour quel service ou plate-forme opter, conformément aux exigences de leur propre entreprise.

D’une manière générale, il y a un certain nombre de caractéristiques à garder à l’esprit lors du choix d’un logiciel de comptabilité, bien que celles-ci dépendent largement de la taille de l’entreprise et du budget alloué.

Les propriétaires d’entreprise doivent se poser les questions suivantes lors de la compilation d’une liste restreinte:

Est-ce basé sur le cloud?

• Le logiciel de comptabilité choisi doit être accessible à distance.
• L’utilisation de logiciels téléchargés et stockés sur un ordinateur de bureau est peu pratique, restrictive et limite la convivialité.
• Les développements récents ont mis en évidence la nécessité d’accéder aux systèmes importants à distance et en tout temps. La comptabilité ne fait pas exception à cette règle.

Est-il accessible à plusieurs utilisateurs?

• La plupart des solutions de comptabilité offrent aujourd’hui la possibilité d’autoriser l’accès à plusieurs utilisateurs.
• Dans les grandes entreprises, il est utile d’accorder l’accès à des employés extérieurs au service des comptes, en leur donnant la responsabilité de déposer leurs propres dépenses et de soumettre des factures.
• Cela libère de la bande passante pour les comptes, leur permettant de se concentrer sur des questions plus urgentes.
• La configuration d’un tel accès est cependant vitale. Tous les utilisateurs ne devraient pas avoir les mêmes droits, car certaines informations sont sensibles et doivent rester gardées.

La structure tarifaire convient-elle aux besoins de votre entreprise?

• La plupart des plateformes comptables contemporaines offrent une structure de tarification à plusieurs niveaux, avec différents plans et fonctionnalités, allant de « basique » et « intermédiaire » à « premium » et « avancé ». Il est important d’évaluer le plan qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise.
• Les grandes entreprises auront probablement besoin de plans plus étendus, mais elles devraient examiner de près les caractéristiques associées aux dépenses supplémentaires. S’il y a des restrictions excessives sur l’accès multi-utilisateurs avec le plan de base, par exemple, il peut être conseillé de passer au niveau ci-dessus.

Quelles fonctionnalités offre-t-il?

• Le nombre de fonctionnalités offertes et leurs applications pratiques pour votre entreprise sont des considérations cruciales. Le gain réel de chaque fonctionnalité doit être justifié.
• Considérez ce qui suit: • Catégorise-t-il de manière transparente les dépenses ?
• Ce ne sont là que quelques facteurs à prendre en compte.

À quel point est-il sécurisé?

• Le stockage de données financières sensibles nécessite de la vigilance.
• Les entreprises devraient examiner les types de pare-feu et de chiffrement utilisés par le service.
• Une bonne plateforme comptable rendra cette information facilement accessible.

Est-ce rentable?

• Rentable n’est pas une question de bon marché ou de cher.
• Lors du choix d’un programme de comptabilité, les entreprises doivent évaluer les fonctionnalités offertes et déterminer si elles fourniront un véritable avantage opérationnel quotidien.
• Les différentes fonctionnalités correspondent-elles à de véritables économies de temps et de coûts ? L’efficacité accrue offre-t-elle un retour sur investissement?

Bonnes pratiques de paiement et de facturation

Une fois que vous aurez choisi le logiciel adapté à votre entreprise et que vous vous serez habitué à ses différentes fonctionnalités, les opérations de paiement quotidiennes deviendront plus simples. Cela dit, il convient de mettre en œuvre une série de bonnes pratiques à respecter par le personnel comptable, ou même toute personne qui s’occupe de la comptabilité ou du traitement des factures au sein de l’entreprise.

Pour les paiements entrants:

Suivi des paiements en retard des clients

• Bien que la plateforme comptable de votre choix puisse envoyer des rappels automatiques, voire des courriels, lorsqu’un paiement est en retard, un suivi direct est recommandé si vous souhaitez vous assurer d’une résolution rapide et maintenir de bonnes relations.
• Si vous êtes informé qu’un paiement client est en retard, faites un appel téléphonique de courtoisie pour savoir pourquoi il n’a pas été effectué ou traité. Dans la plupart des cas, il y aura une explication logique, comme une simple omission de la part du client. Dans ces cas, ils apprécieront le rappel.
• Faites un suivi avec un e-mail, en rattachant à nouveau la facture afin qu’ils n’aient pas à parcourir les anciens messages.

Assurez-vous que tous les détails sont clairs et exacts

• Lorsque vous générez des factures via votre programme de comptabilité, assurez-vous de remplir tous les champs pertinents. L’objet de la facture doit également être évident pour les deux parties en un coup d’œil.
• Assurez-vous que les informations de paiement sont à jour et clairement indiquées, en apportant les modifications nécessaires pour les factures récurrentes générées automatiquement si vos informations ont changé.
• Toute plate-forme comptable crédible attribuera automatiquement le numéro correct à chaque nouvelle facture, mais vérifiera que la date d’échéance du paiement est clairement visible. La clarté est essentielle pour éviter les retards.

Exécuter des rapports, observer des modèles, repenser des stratégies financières

• De nombreux programmes comptables peuvent générer des rapports de profits et pertes en utilisant les données intégrées. Cela compare les factures payées et impayées, vous montrant un total de bénéfice net qui vous permet d’évaluer l’état de votre flux de trésorerie.
• Au fil du temps, des modèles peuvent apparaître, vous permettant également de voir quels clients sont des payeurs en retard en série. Cela peut nécessiter une modification des conditions de paiement.
• À moyen terme, les rapports et les analyses vous aideront à mieux prévoir les flux de trésorerie et à affiner vos stratégies financières futures.

Pour les paiements sortants:

Documentez et classez

• Tirez parti de votre logiciel de comptabilité pour obtenir un aperçu granulaire des paiements que vous devez et gardez une trace de vos paiements sortants sur une feuille de calcul séparée ou un équivalent intégré.
• À l’aide d’un tableau de bord intuitif, vous pouvez étiqueter par type de paiement, indiquer les paiements effectués via le compte courant ou la carte de crédit de votre entreprise, mettre en évidence les dates d’échéance et souligner les délais de traitement des paiements.
• Plus la vue d’ensemble est détaillée, plus vous aurez de visibilité sur les coûts et les dépenses ordinaires.

Utilisez un système de gestion des factures

• Cela peut faire partie du programme de comptabilité de votre choix ou être distinct. Il permet aux entreprises de mieux gérer les factures des fournisseurs et des fournisseurs.
• Une fois reçue, chaque facture correspond au bon de commande correspondant et, sauf indication contraire pour une raison quelconque, elle est automatiquement payée.
• L’automatisation et la rationalisation des processus de ce type améliorent l’efficacité opérationnelle, tandis que les capacités analytiques accrues fournies offrent des informations utiles pour la gestion.

Choisissez un PSP qui met l’accent sur la visibilité

• Avec certains fournisseurs de services de paiement (PSP), la visibilité sur les paiements que vous effectuez peut faire défaut. Le traitement par les banques intermédiaires peut signifier que les paiements électroniques prennent plus de temps que prévu, avec peu de visibilité sur le parcours de paiement.
• Certains PSP offrent une plus grande transparence en indiquant les statuts de paiement en temps réel, permettant ainsi aux entreprises de communiquer clairement avec les créanciers et les fournisseurs au sujet de tout obstacle potentiel.

En matière de processus comptables et de facturation, les PME ne peuvent aujourd’hui se permettre d’être laissées pour compte. Ne pas tirer parti des avantages de la numérisation est une grave erreur. Les logiciels de comptabilité contemporains aident les entreprises à réduire les contraintes de flux de travail, à garder le contrôle des flux de trésorerie et à automatiser les tâches fastidieuses et répétitives, augmentant ainsi l’efficacité opérationnelle.

Alors que la plupart des programmes incluent des fonctionnalités telles que les notifications de retard de paiement et les modèles de facturation électronique, les entreprises doivent faire des achats, étudier l’éventail des fonctionnalités proposées et identifier la solution la plus avantageuse pour elles. Une dépendance excessive à l’automatisation n’est cependant pas recommandée, car les entreprises doivent mettre en œuvre de manière proactive les meilleures pratiques. Cela garantira une comptabilité précise, un suivi cohérent des factures et une gestion globale saine des flux de trésorerie.

Avec les innovations contemporaines, il est plus facile que jamais de suivre les paiements. Au-delà des plateformes comptables spécialisées et des outils de suivi des factures, certains PSP défendent également une plus grande visibilité, permettant à leurs entreprises clientes de suivre les statuts de paiement en temps réel, leur fournissant ainsi des informations précieuses. L’écosystème de confiance que cela crée pour les entreprises et leurs bénéficiaires doit être sérieusement pris en compte lors de la sélection d’un partenaire de paiement.