Comment structurer un rapport de gestion pour votre entreprise
Gérer une entreprise est un défi majeur, mais c’est loin d’être une mission impossible. Après tout, il existe des techniques, des ressources et des stratégies pour aider les entrepreneurs à réussir.
La gestion des finances, des employés, des stocks, du marketing et des stratégies de vente font partie des nombreuses responsabilités d’un leader. Cela peut sembler beaucoup de travail, mais un rapport de gestion peut tout rendre plus facile et plus sûr.
La prémisse est simple, mais certains gestionnaires ne savent pas comment préparer un bon rapport de gestion. Si vous faites partie de ces professionnels, ne vous inquiétez pas. Nous avons énuméré toutes les étapes pour vous aider à le faire. Alors, continuez à lire!
L’importance du rapport de gestion
Même face à une économie instable, les entrepreneurs du monde entier ont tendance à être persistants. Selon le rapport mondial du Global Entrepreneurship Monitor (GEM) de 2015, 66% des adultes considèrent l’entrepreneuriat comme une bonne carrière.
Il y a 582 millions d’entrepreneurs dans le monde dans les segments les plus variés. Cependant, surmonter votre peur et investir dans ce rêve n’est que la première étape. Vous devez être stratégique et travailler dur pour atteindre des performances maximales.
Dans ce contexte, un rapport de gestion sert d’instrument clé pour le fonctionnement de toute entreprise. Il vous permet d’examiner la situation de votre entreprise avec plus de précision et vous aide à prendre des décisions plus sûres et plus affirmées.
Avec le rapport, vous pouvez analyser les résultats obtenus et repenser les actions qui ne fonctionnent pas. En effet, il présente les particularités de l’entreprise et sa performance au cours de la période évaluée.
Les 6 éléments d’un bon rapport de gestion
Maintenant que vous comprenez l’importance de ce document, afin d’apprendre à préparer un rapport de gestion complet et efficace, vous devez connaître les éléments qui doivent être inclus dans sa structure.
Par conséquent, puisque le but de cet article est de vous aider à clarifier toutes les questions que vous pourriez avoir sur le sujet, et de ne pas rencontrer de problèmes avec cette tâche dans votre vie quotidienne, commençons par les bases. Jetez un coup d’œil aux 6 éléments indispensables pour un bon reportage !
Title
Un rapport de gestion est simplement un document sous la forme d’un rapport qui sert à mesurer la performance de votre entreprise et aide à votre processus décisionnel. Pour cette raison, il est important qu’il ait un titre.
Par conséquent, puisqu’il existe des rapports pour divers départements et fins, le titre vous aidera à identifier le sujet rapidement et efficacement.
Contextualisation
La contextualisation est un autre élément indispensable et permet au destinataire – vous ou un autre employé -, de comprendre ce qui sera analysé dans les pages suivantes.
Ce texte doit être bref et objectif, servant d’introduction aux métriques, statistiques et résultats qui seront présentés.
Objectifs
Chaque rapport de gestion est préparé pour une raison. Par conséquent, n’oubliez pas d’insérer les objectifs du document et de vous concentrer sur ce qui est vraiment important et utile pour votre entreprise.
Les rapports doivent être un instrument facile à analyser et leur objectif doit être très clair. Par conséquent, avant même de commencer le processus, sélectionnez soigneusement les informations qui seront présentées afin qu’elles soient cohérentes avec votre objectif.
Résumé
Un résumé est un texte à lire rapidement qui ne contient que les informations les plus pertinentes du rapport. De cette façon, les gestionnaires peuvent éviter d’avoir à le lire dans son intégralité chaque fois qu’ils doivent prendre une décision.
Un résumé bien rédigé optimise votre temps et vous permet de prendre des décisions plus rapides et plus sûres. Après tout, les informations sont présentées de manière plus objective, comme dans une carte mentale.
Résultats
Enfin, votre rapport de gestion doit comporter un espace pour la présentation des résultats.
Dans ce poste, il faut insérer toutes les observations pertinentes qui ont été faites, ainsi que les statistiques, tableaux, graphiques et mesures de performance observées.
Conclusion
La conclusion est la clôture de votre rapport et doit montrer vos conclusions, qui seront basées sur les informations présentées tout au long du document.
Comme vous pouvez le voir, il ne s’agit pas d’opinions personnelles. Avec le soutien du Big Data, la conclusion est prouvée dans les informations réelles et mises à jour déjà collectées. Par conséquent, il est si précieux pour la gestion de l’entreprise.
Suivez les étapes de préparation d’un rapport de gestion
De nombreux gestionnaires considèrent la préparation de rapports de gestion comme un véritable défi. La vérité est que ce document a toujours fait partie de la gestion d’une entreprise, mais a pris encore plus d’importance ces dernières années.
Pour cette raison, nous avons préparé une liste complète des étapes afin que vous puissiez avoir un instrument utile à portée de main qui peut vous aider à gagner plus d’argent, à corriger les erreurs et à tirer parti des opportunités du marché. Continuez à lire!
Étape 1: Planifiez avant de commencer
La planification est le meilleur moyen de produire un document complet bénéfique pour votre entreprise. Sinon, vous risquez de perdre du temps à préparer un rapport incomplet ou contenant des informations non pertinentes.
Avant de faire quoi que ce soit, définissez les objectifs et identifiez comment les informations présentées aideront votre entreprise à croître. Pour ce faire, commencez par répondre aux questions décrites ci-dessous.
- Pour qui ce rapport est-il en préparation?
- Quel est le but du rapport?
- Quelles informations seront collectées?
- Comment l’information peut-elle aider au processus décisionnel?
Étape 2: Investir dans des outils automatisés
L’efficacité de la gestion d’entreprise est un objectif commun à tous les entrepreneurs. Alors, que diriez-vous d’investir dans des outils de gestion automatisés pour créer votre rapport de gestion?
Pour ce faire, il existe des technologies qui simplifient cette tâche, optimisent votre temps et assurent un résultat beaucoup plus satisfaisant.
Notre première suggestion est Google Data Studio, un outil de visualisation de données capable de transformer l’information en rapports de gestion agréables, intuitifs et faciles à comprendre.
Notre deuxième suggestion est Primavera, qui est une plate-forme pour vous aider à gérer facilement les projets et à surveiller les résultats. Parmi ses caractéristiques figure son intégration avec d’autres logiciels de gestion, d’analyse de données et de génération de rapports.
Enfin, assurez-vous d’investir dans des outils de Business Intelligence (BI). Ils sont essentiels pour une prise de décision rapide et sûre. Les meilleurs systèmes collectent, organisent, classent et analysent les données, ce qui facilite votre travail.
Étape 3: Utilisez un langage clair et objectif
Si vous pensez qu’un rapport de gestion nécessite des termes spécifiques et un langage complexe, il est grand temps de changer d’avis.
Idéalement, le document devrait être facile à lire et à interpréter. Par conséquent, soyez clair et utilisez un langage informel, et ne vous en tenez qu’à l’essentiel.
Par conséquent, ne soyez pas verbeux et rappelez-vous que la routine chargée d’un gestionnaire nécessite une lecture et une prise de décision rapides. Plus le rapport sera facile à interpréter, plus il sera utile et important pour l’entreprise.
Étape 4: Raconter une histoire pour engager les lecteurs
Dans l’ensemble, un rapport de gestion comprend de nombreuses données et informations. En fait, c’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreux gestionnaires trouvent qu’il s’agit d’un document difficile à préparer et à comprendre.
Cependant, cela dépendra clairement de la stratégie lors de sa préparation. Afin de rendre le contenu attrayant et de ne pas submerger le lecteur, une bonne idée est de contextualiser les faits en racontant une histoire.
De cette façon, vous pourrez combiner l’exposition et la description de la situation analysée d’une manière plus légère et logique. Cela permet de comprendre les résultats, créant ainsi un engagement pendant la lecture.
Étape 5 : Définissez les métriques et les KPI à utiliser
Utilisez-vous habituellement des métriques et des KPI de performance pour gérer votre entreprise? S’ils ne font toujours pas partie de vos stratégies, vous devriez certainement y regarder.
En fait, les KPI (indicateurs clés de performance) sont les indicateurs les plus importants pour votre entreprise. Ils sont généralement liés à vos objectifs principaux et guident donc la préparation des rapports de gestion de manière positive.
Par conséquent, choisissez les métriques qui seront utilisées, collectez les données et triez les informations. Après tout, tout ne devrait pas être inclus dans le document.
Étape 6: Établir un point de comparaison
Chaque fois que nous voulons évaluer la performance des stratégies, des départements, des produits ou des employés, établir un point de comparaison est essentiel.
Par conséquent, cela devrait être votre prochaine étape. Sélectionnez la période au cours de laquelle les informations seront collectées et analysées et définissez des objectifs ou des cibles pour définir des comparaisons.
Si vous utilisez des tables, configurez des colonnes afin de pouvoir visualiser facilement la comparaison. Par exemple, vous pouvez ajouter une colonne avec vos objectifs et une autre avec les résultats obtenus. Cela facilitera la compréhension de la conclusion qui sera présentée à la fin du document.
Etape 7 : Insérer des éléments visuels dans le document
Comme nous l’avons mentionné précédemment, le rapport de gestion doit être clair et facile à interpréter. Une bonne stratégie consiste à utiliser des éléments visuels.
Les routines difficiles et pleines d’obligations nécessitent des outils et des actions dynamiques. La livraison d’un document de centaines de pages n’est pas du tout productive, mais l’utilisation de graphiques, de cartes mentales et même de vidéos pendant la présentation peut améliorer la compréhension de l’information.
Étape 8: Faites un examen final
Une fois que tout est prêt, il est temps de faire un examen final minutieux. Dans cette phase, vous devez vous assurer que le texte final ne contient pas de fautes d’orthographe, de données incompatibles et d’informations mensongères.
N’oubliez pas que cela donnera de la crédibilité au document et garantira son utilité réelle. En d’autres termes, il remplit son rôle de faciliter la gestion de votre entreprise.
Rédiger un rapport de gestion est plus facile que vous ne le pensez
Avez-vous appris à préparer un rapport de gestion? Après avoir lu cet article, vous êtes probablement arrivé à la conclusion que ce n’est pas du tout une tâche impossible.
Ce document est crucial pour le fonctionnement de toute entreprise et sa création est plus facile qu’il n’y paraît. Par conséquent, ne perdez plus de temps et suivez nos conseils!
Mais avant de le faire, que diriez-vous d’en apprendre un peu plus? Découvrez comment le diagramme de Pareto peut vous aider à effectuer des tâches plus efficacement!