Comment réduire les coûts de main-d’œuvre dans votre entreprise
La réduction des coûts de main-d’œuvre dans votre entreprise est un sujet délicat car elle a un impact direct sur vos employés. Le sujet doit être abordé avec une communication claire, de la compassion et de la considération.
Avant de passer directement à la réduction des effectifs, envisagez d’autres moyens de réduire les coûts de main-d’œuvre, comme la réduction du chiffre d’affaires, le raccourcissement de votre semaine de travail et l’amélioration des flux de travail.
16 Façons de réduire les coûts de main-d’œuvre de votre petite entreprise
Il existe de nombreuses façons de réduire les coûts de main-d’œuvre de votre entreprise. En tant que propriétaire d’entreprise, c’est à vous de déterminer comment maintenir une marge bénéficiaire saine tout en équilibrant les besoins et les attentes de vos employés. Il est important d’explorer vos options avant de prendre des décisions qui auront une incidence sur l’emploi ou la rémunération de vos membres du personnel.
Revoir la rémunération
Revoir la rémunération ne signifie pas nécessairement que vous devez commencer à réduire les salaires du personnel. Au lieu de cela, cela peut signifier réévaluer la façon dont vous rémunérez votre personnel à l’avenir.
Par exemple, si vous offrez généralement des augmentations annuelles, cette année, vous voudrez peut-être offrir des primes de performance, des vacances supplémentaires, des heures flexibles ou des options de travail à distance à la place. Bien que ce ne soient pas les augmentations de salaire que vos employés peuvent espérer, elles seront probablement accueillies avec plus d’enthousiasme qu’une baisse de salaire ou une série de mises à pied.
Ces types de rémunération n’augmenteront pas vos dépenses d’une année sur l’autre et les salaires resteront les mêmes. De plus, les membres du personnel seront toujours rémunérés pour leur performance, même si ce n’est pas comme ils l’attendaient.
Vous pouvez même donner une option à vos employés. Par exemple, vous pouvez offrir aux employés des vacances supplémentaires ou une prime de performance déterminée par leur capacité à atteindre un certain objectif.
Réduisez le chiffre d’affaires
Si vous avez un chiffre d’affaires élevé, vous savez déjà que cela vous coûte beaucoup d’argent. Il faut beaucoup de ressources pour trouver, embaucher et former un nouvel employé, et plus vous devez le faire fréquemment, plus vos coûts de roulement sont élevés.
Heureusement, vous avez au moins un certain contrôle sur le roulement du personnel. Les mesures que vous pouvez prendre pour réduire le roulement du personnel comprennent:
- Avoir un processus d’embauche complet
- Offrir une rémunération compétitive
- Offrir des opportunités de croissance
- Surveiller la motivation et l’engagement des employés
- Comprendre pourquoi le roulement de personnel s’est produit dans le passé
- Offrir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée
Non seulement le personnel à long terme vous fait économiser de l’argent en coûts de rotation, mais il connaît également bien votre entreprise et votre industrie, améliorant ainsi leur efficacité et leur productivité. Concentrez-vous sur l’embauche d’employés de haute qualité et construisez vos avantages et avantages autour de ce qui compte le plus pour vos membres du personnel afin de les garder heureux, satisfaits et engagés.
Bien embaucher
Bien embaucher est un excellent moyen de réduire le chiffre d’affaires et présente également d’autres avantages en termes de réduction des coûts. En embauchant les bons employés pour le poste, vous obtiendrez des employés mieux qualifiés et plus efficaces en matière de performance au travail.
Bien que les candidats expérimentés puissent vous coûter plus cher en termes de salaire, leur productivité et leur efficacité en valent la peine, en particulier par rapport aux coûts de formation associés à la démonstration des embauches inexpérimentées.
Consacrer plus de temps et d’efforts à l’embauche et à la rétention des employés garantit que les membres du personnel que vous ajoutez à votre équipe sont adaptés à l’emploi et qu’ils possèdent le savoir-faire et les compétences nécessaires pour démarrer. Les membres du personnel bien adaptés sont plus susceptibles de rester — ce qui signifie moins d’argent dépensé pour les coûts de remplacement — et ont tendance à être des employés plus heureux et plus efficaces.
Formation transversale du personnel
Si votre entreprise a des tâches qui peuvent être accomplies par n’importe qui, formez tout le monde à les accomplir. Le personnel de formation croisée veille à ce que les tâches les plus vitales de votre entreprise soient prises en charge même si quelqu’un appelle malade ou les mains dans leur avis.
La formation croisée aide votre entreprise à fonctionner correctement et peut vous éviter des retards ou des oublis coûteux. Par exemple, si tous les membres de votre personnel savent comment traiter les commandes en gros, les grosses commandes peuvent être prises en charge lorsqu’elles sont demandées, et non lorsqu’une personne clé revient de vacances.
La formation croisée signifie également que les membres de votre personnel peuvent être productifs à tout moment, pas seulement lorsqu’un client a besoin de leurs compétences.
Bien que cette approche ne fonctionne pas pour des tâches ou des postes spécialisés, elle est utile pour les tâches quotidiennes de base qui permettent à votre entreprise de fonctionner correctement et de générer des bénéfices.
Réduisez votre semaine de travail
Les semaines de travail plus courtes sont de plus en plus courantes, certaines entreprises optant pour moins de jours de travail chaque semaine et d’autres choisissant moins d’heures par jour. La façon dont vous l’abordez dépend de vous, mais moins de temps passé au bureau ou à la boutique signifie moins d’argent dépensé en frais de main-d’œuvre.
Envisagez d’offrir une semaine de travail réduite en option aux membres du personnel. Vous serez peut-être surpris par le nombre de vos employés qui choisissent l’équilibre travail-vie personnelle en échange d’un salaire légèrement inférieur.
Embaucher des travailleurs à temps partiel et des intérimaires
Les travailleurs à temps partiel et temporaires ne travaillent que lorsque vous en avez besoin, tandis que le personnel à temps plein est rémunéré pour des heures à temps plein, que vous ayez ou non du travail à faire. Pour les postes nouveaux ou de remplacement, envisagez d’embaucher des employés à temps partiel ou des intérimaires pour économiser de l’argent.
Non seulement vous économiserez sur les coûts de main-d’œuvre grâce aux salaires horaires, mais vous économiserez probablement également sur les avantages sociaux et autres dépenses de personnel en fonction du nombre d’heures de travail de votre employé et de ce que vous fournissez.
Restructurer les salaires fixes
Restructurer les salaires fixes semble plus inquiétant qu’il ne l’est réellement. Au lieu de simplement réduire les salaires de vos employés, ce qui entraînera un désengagement, une démotivation et même un roulement de personnel, envisagez plutôt d’offrir des primes de performance et des commissions.
Cela garantit que les membres du personnel ne reçoivent des montants supplémentaires que lorsque votre entreprise est rentable.
Par exemple, disons que vous avez un vendeur qui a un salaire de base ainsi qu’une commission de 5% sur les ventes qu’il réalise. Demandez-leur s’ils sont prêts à prendre un salaire de base inférieur en échange d’une commission plus élevée, comme 10%. De cette façon, vous les payez plus quand ils apportent de l’argent dans l’entreprise, au lieu de tout le temps.
Vous pouvez également introduire des primes de rendement à d’autres employés à temps plein en remplacement d’augmentations de salaire ou en échange d’un salaire inférieur. Fixez-leur des objectifs à atteindre en fonction de la rentabilité de leur rôle ou de leur département, qu’il s’agisse de réduire les coûts ou d’augmenter les ventes, et récompensez-les selon qu’ils atteignent leurs objectifs.
De cette façon, vous récompensez le personnel pour un travail bien fait lorsque l’entreprise se porte bien.
Améliorer les flux de travail
Les goulots d’étranglement, la désorganisation et le manque de structure entraînent une inefficacité qui peut faire perdre du temps et de l’argent. Le simple fait d’examiner les processus et les flux de travail de votre entreprise pourrait vous faire économiser beaucoup d’argent et favoriser la productivité et l’efficacité des employés.
Rencontrez les membres de votre personnel pour déterminer les problèmes les plus importants de votre flux de travail et réfléchissez à la manière de mieux les aborder. Portez une attention particulière aux processus obsolètes et aux goulots d’étranglement inutiles pour déterminer les plus grandes pertes de temps, puis élaborez un plan pour optimiser vos flux de travail afin d’économiser du temps, de l’argent et des maux de tête.
Automatiser
La technologie nous a fourni une variété de plates-formes logicielles capables de gérer tout, de la comptabilité et du service à la clientèle aux publications sur les médias sociaux en passant par la planification des employés. Il est prudent de supposer qu’au moins certains aspects de votre entreprise pourraient être automatisés.
L’automatisation ne signifie pas nécessairement couper du personnel. Au lieu de cela, l’automatisation peut aider votre équipe à rationaliser son flux de travail, lui donnant plus de temps pour travailler sur des tâches plus prioritaires, ce qui augmentera la productivité.
Si vous devez procéder à des licenciements ou perdre un membre du personnel en raison du roulement de personnel, l’automatisation de certains des processus et des tâches qui ont été gérés par d’anciens employés vous permettra probablement également d’économiser de l’argent. Bien que la plupart des plateformes comportent des frais d’abonnement mensuels ou annuels, ils sont généralement beaucoup moins élevés que les salaires du personnel.
Externaliser
Ce n’est pas parce que vous avez besoin de quelqu’un pour gérer les pages de médias sociaux de votre entreprise que vous devez embaucher un gestionnaire de médias sociaux à temps plein. Il existe des pigistes et des entrepreneurs spécialisés qui ont l’expérience dont vous avez besoin sans engagement à temps plein.
Dans la mesure du possible, confiez des tâches spécialisées à temps partiel à des pigistes professionnels au lieu d’embaucher quelqu’un pour travailler en interne. Une fois le projet terminé, il se peut que vous n’ayez plus besoin d’un ensemble de compétences très spécifique.
L’externalisation est également un moyen de déterminer vos besoins d’embauche. Par exemple, si vous n’êtes pas sûr de la nécessité d’embaucher quelqu’un pour un poste à temps plein, externalisez-le pour avoir une idée de la quantité de travail qui existe réellement. Si le travail finit par être cohérent et continu, envisagez d’embaucher un employé. Mais si c’est sporadique ou temporaire, l’externalisation peut être votre meilleure option.
Go Remote
Les coûts de main-d’œuvre comprennent souvent l’ameublement, le chauffage, le refroidissement et l’entretien d’un immeuble de bureaux ou d’un espace de vente au détail. Si possible, passez à un espace de travail distant pour économiser beaucoup sur les dépenses telles que le loyer commercial, les services publics et le matériel.
Vous n’avez même pas à effectuer la transition à temps plein ou pour l’ensemble de votre personnel. Même réduire les effectifs dans un espace plus petit pour accueillir le personnel essentiel ou permettre le travail à distance à temps partiel peut faire une différence.
Les options de travail flexibles améliorent également les problèmes de dotation, tels que la rétention et le roulement de personnel, car vous pouvez sélectionner des candidats à partir d’un bassin d’embauche plus vaste. Et l’équilibre travail-vie personnelle aidera à attirer les meilleurs talents.
Stimuler la productivité
Les employés productifs sont des employés rentables, il est donc logique d’inciter les membres de votre personnel à être aussi efficaces que possible. Offrir des incitatifs à vos employés est un moyen idéal de les encourager à travailler plus dur, plus rapidement et plus efficacement.
Après tout, qui n’aime pas être récompensé pour ses réalisations?
Les incitations peuvent aller de congés supplémentaires et de primes aux déjeuners d’équipe et aux cadeaux d’entreprise. Tout ce qui convient à l’objectif, à votre budget et aux membres du personnel que vous espérez motiver.
L’incitation à la productivité garantit que le temps que vos employés consacrent à l’horloge est utile et productif, ce qui vous évite de gaspiller de l’argent en heures d’inactivité.
Réduire les heures supplémentaires
Les heures supplémentaires sont un moyen coûteux et inefficace de respecter les délais et de gérer une entreprise. Idéalement, vous souhaitez effectuer tout le travail nécessaire pendant la journée de travail afin de ne pas avoir à payer la facture pour un salaire supplémentaire.
Si vous constatez que votre entreprise a besoin d’heures supplémentaires constantes de la part des employés, il est temps de revoir vos priorités, vos besoins en personnel et votre productivité. Demandez-vous:
- Quelle est la principale cause des heures supplémentaires?
- Peut-on réduire les heures supplémentaires en ajustant les flux de travail, en modifiant les horaires ou en effectuant des formations croisées?
- Si les heures supplémentaires sont causées par des délais, sont-elles raisonnables ou même nécessaires?
- L’automatisation améliorera-t-elle les goulets d’étranglement potentiels, tels que le temps de production?
- Êtes-vous en sous-effectif dans un service spécifique?
Déterminez la principale cause des heures supplémentaires sur votre lieu de travail et réfléchissez à la façon dont vous pouvez les réduire. Cela pourrait être aussi simple que d’optimiser les horaires du personnel ou de réévaluer un processus obsolète.
Sinon, si les heures supplémentaires sont à la fois nécessaires et temporaires, envisagez de les attendre au lieu d’embaucher un nouvel employé à temps plein. Parfois, les coûts des heures supplémentaires sont temporaires en fonction des délais ou des bizarreries du flux de travail, mais l’embauche d’un nouveau membre du personnel est un engagement plus long et plus coûteux.
Optimiser les horaires
Optimiser les horaires du personnel peut faire des merveilles pour l’efficacité et la productivité de votre entreprise. Mais il faut plus que simplement choisir les membres du personnel qui travaillent à un moment donné. Analysez les heures de travail de votre entreprise pour déterminer les jours et les heures les plus chargés et les compétences dont ils ont généralement besoin.
Assurez-vous de ne pas planifier trop ou trop peu de travailleurs à la fois pour éviter les coûts associés aux employés improductifs ou aux heures supplémentaires.
Réduire les avantages sociaux des employés
Une autre façon de réduire les coûts de main-d’œuvre consiste à réduire les avantages sociaux des employés tels que les régimes de retraite, l’assurance maladie et d’autres avantages. Vous n’avez pas à vous en débarrasser complètement, mais en examinant ce que vous et les membres de votre personnel payez et en les réduisant, vous pouvez réduire considérablement vos dépenses.
Assurez-vous simplement que toutes les modifications que vous apportez aux avantages s’appliquent à tous les membres du personnel.
Consultez les Ressources humaines
Avant de prendre une décision, parlez-en à votre équipe des ressources humaines. Ils seront en mesure de vous conseiller lorsqu’il s’agit de mesures de réduction des coûts qui auront un impact sur vos employés, y compris pour vous aider à aborder les mises à pied nécessaires de la manière appropriée.
Ils seront également en mesure de vous aider à déterminer comment aborder le travail à distance, à réévaluer les avantages, à réduire le roulement de personnel et à élaborer des plans d’embauche et d’intégration réussis et efficaces.
Dernier mot
En tant que propriétaire d’une petite entreprise ou d’une startup, vous travaillez probablement avec un budget allégé. Et des circonstances imprévisibles telles que les fluctuations du marché, les problèmes d’approvisionnement ou le roulement du personnel peuvent nuire à votre rentabilité.
Si vous vous trouvez dans une position où vous devez réfléchir à la façon de réduire les coûts de votre entreprise, ne vous précipitez pas directement vers des licenciements massifs et des changements de personnel. Au lieu de cela, envisagez des alternatives telles que l’examen de la rémunération, l’externalisation de tâches spécialisées et la réduction des heures supplémentaires pour élaborer un plan percutant et compatissant pour réduire vos coûts de main-d’œuvre.