Comment planifier une Cérémonie de remise des Prix en 12 étapes

Comment planifier une Cérémonie de remise des Prix en 12 étapes

Que vous leviez des fonds, que vous reconnaissiez l’excellence dans votre secteur d’activité ou que vous disiez simplement « merci » à votre personnel, les cérémonies de remise des prix sont un moyen génial de réunir tout le monde pour une soirée de bien-être.

Organiser une cérémonie de remise de prix digne d’un Oscar demande de l’organisation, mais pour vous aider, nous avons décomposé le processus en 12 étapes facilement exploitables.

Les 12 étapes sont:

• Choisir le bon nom
• Rédiger un mémoire
• Définir un budget
• Choisir les juges
• Choisir un lieu
• Choisir un thème
• Choisir des chansons de prix
• Fournir de la valeur
• Divertir vos invités
• Organiser une tombola
• Réserver un groupe
• Promouvoir votre remise de prix

Voici comment dérouler le tapis rouge et organiser une cérémonie de remise de prix. N’oubliez pas de consulter notre liste de contrôle de planification de la cérémonie de remise des prix au bas de cet article!

Nommez votre cérémonie de remise des prix

Avant de commencer à organiser votre événement, il est temps de trouver des idées de nom de cérémonie de remise des prix. Cela garantit que tout ce que vous faites a un thème narratif et garde tous vos documents en ordre. Alors, comment trouvez-vous un nom pour votre cérémonie de remise de prix? Certaines idées pourraient être:

Consultez les cérémonies de remise des prix aux concurrents

Avant de pouvoir déterminer un nom, vous devez vérifier que personne d’autre ne l’a. Utilisez d’autres cérémonies de remise de prix dans votre secteur pour vous aider à créer un nom attrayant et efficace. Par exemple, si votre cérémonie de remise de prix concerne l’engagement des employés, cette recherche vous aidera à voir qu’il existe des récompenses existantes telles que:

« Récompenses d’engagement des employés du Royaume-Uni »

« Récompenses d’excellence d’engagement »

« Récompenses d’engagement »

…. et ainsi de suite!

L’utilisation de mots–clés similaires rendra votre cérémonie de remise de prix plus facile à découvrir – mais vous ne voulez pas être confondu avec un autre événement. Vous pouvez choisir d’opter pour une courbe et de construire votre marque pour qu’elle devienne instantanément reconnaissable.

Brainstormez les mots clés qui se rapportent à votre cérémonie de remise des prix

Pour obtenir le solde, commencez à brainstormer les mots clés qui conviennent à votre cérémonie. Il peut s’agir de mots clés liés à votre secteur d’activité, à votre sujet ou aux personnes ou produits que vous allez célébrer. « The UK Startup Awards » fait ce qu’il est indiqué sur le tin; mais un nom comme « Rising SaaS Startup Awards » est plus accrocheur et plaira à un public spécifique.

Testez un nom de travail

Si vous avez trouvé 3 à 4 idées de noms de cérémonie de remise de prix que vous aimez, essayez-les pour la taille. Se moquer d’un logo, créer une page Web ou même écrire un e-mail en utilisant chaque idée de nom peut vous aider à finaliser celle qui vous convient.

Rédiger un mémoire

Quel que soit le type d’événement que vous organisez, rédiger un mémoire est un excellent point de départ. Dans votre document d’information, vous devez expliquer exactement pourquoi vous organisez l’événement. Quels sont vos principaux objectifs et qu’espérez-vous que la cérémonie de remise des prix atteindra? Est-ce pour sensibiliser à une cause, pour motiver les employés ou pour récolter des fonds? Vous devez également utiliser le mémoire pour concevoir les mesures de succès auxquelles vous pouvez vous référer après la cérémonie. Cela pourrait être un chiffre de collecte de fonds cible, ou plus qualitatif, comme de bons commentaires de tous ceux qui ont assisté.

Une fois que vous avez identifié vos objectifs clés, cela vous aidera à planifier les spécificités de l’événement, telles que le nombre et la nature des invités, la date et le lieu de l’événement, ainsi que le contenu et le ton.

Ajoutez tous ces aspects à votre mémoire (liste de contrôle complète ci-dessous), et il sera beaucoup plus facile de vendre votre idée à tous ceux qui sont impliqués.

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Définir le budget

Il est également important de penser au budget au début. Évidemment, il est inutile de planifier du champagne et des huîtres si votre budget ne s’étend qu’au cava et aux chips! Le montant que vous devrez dépenser dépendra du modèle que vous choisirez pour votre événement. Sera-t-il rentable avec la vente de billets? Les prix seront-ils parrainés pour aider à couvrir les coûts ou tout sortira-t-il du budget interne?

Les principaux coûts auxquels vous devrez penser incluent F & B (nourriture et boissons), lieu et décor, divertissement et VIP – Si vous voulez des juges de haut niveau, des hôtes, des conférenciers ou des invités spéciaux, cela peut engloutir une part importante du budget.

Vous devrez également réfléchir au coût de la promotion de votre événement et de l’encouragement des candidats à participer – devrez-vous payer des publicités dans les médias de l’industrie ou le développement d’une plate-forme Web spécialisée sur laquelle les participants peuvent s’inscrire et / ou voter?

Une fois que vous avez une idée approximative du coût de tout cela, vous pouvez calculer le prix des billets ou des forfaits de parrainage pour vous assurer que vous couvrirez au moins les coûts.

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Choisissez vos juges

Qui vous choisissez comme juges aura un impact sur l’intégrité perçue de vos récompenses, alors sélectionnez soigneusement. Qu’est-ce qui permet à ces personnes de porter un jugement dans ce domaine? Sont-ils connus et respectés dans leur industrie? Quelles sont leurs réalisations ?

En plus de cela, il est important qu’ils puissent juger de manière indépendante et équitable et qu’ils ne soient pas perçus comme biaisés envers un candidat ou une entreprise. Vous devrez également mettre en œuvre un système de vote au cas où les juges ne parviendraient pas à une décision unanime et un critère clair pour la façon dont le gagnant sera choisi.

Vous pouvez également mettre en œuvre un prix ou une catégorie « Choix du peuple » où les participants à l’événement peuvent choisir leur gagnant. Cela donne aux participants un élément de contrôle et garantit qu’ils sont investis dans la nuit.

Utilisez cette étape pour réfléchir également au type de participants que vous voudrez inscrire, car cela facilitera votre marketing plus tard.

Choisissez un lieu

Votre budget et le nombre d’invités seront le principal facteur d’influence lors de la sélection d’un lieu, mais en plus de cela, vous devriez chercher un endroit avec un degré de « facteur wow ». De par leur nature même, les remises de prix sont censées être excitantes et glamour et générer une anticipation avant l’événement. Choisir un lieu unique peut aider à susciter l’intérêt, alors n’écartez pas les lieux improbables – un éclairage créatif et un habillage peuvent totalement transformer un espace.

Assurez-vous simplement de vérifier auprès de votre fournisseur audiovisuel que l’espace fonctionnera d’un point de vue pratique en ce qui concerne l’acoustique, etc. et qu’aucun invité n’aura une vue obstruée de la scène. Bien sûr, c’est rassurant si le lieu a déjà accueilli des prix et que vous pouvez demander à voir des photos ou à parler à l’organisateur pour voir comment tout cela a fonctionné.

Liés: 8 Questions que vous devez poser à un lieu d’événement avant de signer

Choisissez un thème

Avoir un thème pour votre cérémonie de remise de prix est une autre façon de le différencier et d’enthousiasmer les gens. Assurez-vous de choisir quelque chose d’inspirant. Peut-être pourrait-il s’agir du glamour hollywoodien de la vieille école, de l’esprit olympique ou du futur fantastique?

En plus du décor, des invitations et des animations, votre thème peut aider à inspirer vos invités spéciaux. Par exemple, si vous organisez un événement sur le thème des Jeux olympiques, vous pouvez inviter un sportif célèbre à prendre la parole, ou pour un thème futuriste, peut-être un inventeur inspirant?

Choisissez vos chansons de prix

Les chansons que vous choisissez pour une cérémonie de remise de prix auront un impact important sur l’ambiance. La musique peut être utilisée pour présenter des conférenciers, annoncer des gagnants et célébrer une catégorie ou une entreprise qui récupère son prix. Voici quelques idées de chansons géniales pour les cérémonies de remise des prix:

Chansons de cérémonie de remise des prix optimistes:

• Katy Perry – Feu d’artifice
• Florence – You’ve Got The Love
• Survivor – Eye of the Tiger
• Jon Bon Jovi – Livin’ on a Prayer
• Macklemore & Ryan Lewis – Can’t Hold Us

Chansons inspirantes pour la cérémonie de remise des prix:

• Eminem – Not Afraid
• Kanye West – Stronger
• Journey – Don’t Stop Believin’
• Jay Z – Encore
• Christina Aguilera – Fighter

Emotional award Ceremony songs:

• Israel Kamakawiwo’ole – Quelque part au–dessus de l’Arc–en–ciel
• Eva Cassidy – Oiseau chanteur
• Natasha Bedingfield – Non écrite
• Demi Lovato – Guerrière
• Le Temple de la renommée du script

Valeur ajoutée

En plus de la remise de prix, votre événement devrait offrir des attractions supplémentaires. Tout le monde ne repartira pas avec un gong, mais ils devraient néanmoins repartir en sentant que le prix du billet en valait la peine.

Faciliter le réseautage est un bon moyen d’ajouter de la valeur à votre événement. L’occasion de rencontrer les grands et les bons de votre secteur d’activité sera sans aucun doute une grande attraction pour les invités, alors planifiez des pauses où ils pourront se mélanger et se mêler.

En plus d’une réception avant le dîner, envisagez un buffet de desserts debout après la cérémonie pour faire parler tout le monde.

Vous pouvez également envisager de donner des sacs de cadeaux à toutes les personnes présentes. Si vos invités proviennent d’une industrie spécifique, d’un âge ou d’un groupe démographique spécifique, c’est une excellente méthode pour acquérir des sponsors pour vos sacs de butin. Cela signifie aussi que, gagnant ou non, vos invités rentrent chez eux avec quelque chose (et quelque chose d’incroyablement instagrammable aussi!).

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Divertir

Vos invités sont venus pour un spectacle, alors n’oubliez pas de leur en donner un! Il suffit de lire une longue liste de noms de lauréats et de regarder leur photo prise peut être un peu fastidieux pour les non-gagnants, alors réfléchissez à la façon dont vous pouvez animer les débats avec un AV créatif et une compère engageante.

La musique, la vidéo et la lumière devraient toutes s’unir pour créer un spectacle, et si vous pouvez inclure des technologies impressionnantes telles que le mapping de projection ou même des hologrammes (si le budget le permet!), vous aurez le public sur le bord de leurs sièges.

Organisez une tombola

Même si l’objectif principal de votre événement n’est pas d’amasser des fonds pour des œuvres de charité, ne manquez pas l’occasion de faire quelque chose de bien pour votre communauté. Vous pouvez organiser une tombola ou une vente aux enchères avec des prix donnés. Cela offrira aux sponsors la chance de crier, tout en amassant des fonds pour une cause digne.

Annoncez dans la nuit combien a été amassé pour accélérer le facteur feel good, ou enregistrez les bonnes nouvelles pour une communication de suivi.

Connexes: 5 façons de rendre la collecte de fonds amusante avec des jeux

Organisez la fête

Une fois les affaires officielles terminées, il est temps pour tout le monde de se défouler et de monter sur la piste de danse. Il est essentiel de réserver un excellent groupe qui fera vibrer la foule, alors demandez des recommandations.

En plus d’un groupe – si votre budget s’étend à lui – organisez des divertissements visuels tels qu’un groupe de danse à haute énergie, des interprètes aériens ou un magicien en gros plan. Cela aide à retenir l’attention entre les rondes de jugement et fait de votre cérémonie un événement à part entière, même en dehors de la remise des prix.

Comment promouvoir votre cérémonie de remise des prix

Les médias sociaux offrent la plate-forme idéale pour susciter l’enthousiasme de votre cérémonie et partager tous les titres de la soirée. Assurez-vous d’avoir préparé une liste de toutes les poignées Twitter de vos gagnants et confiez à un membre de l’équipe le soin d’annoncer chaque lauréat en ligne en temps réel, au fur et à mesure qu’il arrive. Cela offrira aux gagnants une gloire supplémentaire et aidera à rehausser le profil de votre événement.

N’oubliez pas de mettre en place un hashtag dédié pour vos récompenses afin que vos invités puissent participer à la conversation, et partager des photos et des nouvelles de la soirée. Ce genre de « preuve sociale » montrera que vos prix sont un événement à ne pas manquer et créera du buzz pour l’année prochaine.

Si ce n’est pas déjà fait, configurez une page de destination de capture de prospects ou un formulaire d’inscription où vos participants, invités et juges peuvent faire partie d’une liste de marketing par e-mail. C’est un excellent canal pour anticiper l’événement et rappeler à tout le monde les délais de remise des prix.

Vous voudrez également envisager le voyage en ligne, tant pour les participants à l’événement que pour ceux qui participent à la cérémonie de remise des prix. Est-il facile de soumettre une candidature? Comment les invités peuvent-ils s’inscrire pour un billet et inviter leurs amis aussi? Créez un voyage et testez-le vous-même pour vous assurer qu’il est aussi facile que possible pour les participants d’assister au salon.

Connexes: 5 façons de créer un buzz sur les réseaux sociaux pendant et après votre événement

Conclusion & liste de contrôle de la planification des prix

Il y a beaucoup à penser lors de la planification d’une cérémonie de remise de prix exceptionnelle, mais c’est l’un des types d’événements les plus efficaces et les plus gratifiants, qui peut aider à atteindre toutes sortes d’objectifs commerciaux.

Qu’il s’agisse d’étendre la portée et l’influence de votre organisation, de motiver et d’inspirer les employés ou de générer des revenus importants, les récompenses en valent la peine.

Pour rendre votre travail aussi simple que possible, Eventbrite propose une suite d’outils d’organisation. Allant des invitations aux enquêtes post-événement, vous aidant à gérer le processus du début à la fin – peu importe l’ambition de vos plans! Consultez simplement notre liste de contrôle de planification de la cérémonie de remise des prix ci-dessous pour vous aider à démarrer:

Liste de contrôle pour la planification de la cérémonie de remise des prix

Rédiger un mémoire d’événement comprenant:

• Nom de l’événement
• Objectifs clés
• Mesures du succès
• Nombre de participants
• Type de participants
• Date et lieu de l’événement
• Ton de l’événement
• Thème de la cérémonie

Set le budget ou les recettes souhaitées pour:

• Nourriture et boissons
• Lieu
• Décor
• Divertissement
• VIP / juges
• Promotion
• Prix des billets
• Forfaits de parrainage

Choisissez des participants tels que:

• Juges de cérémonie
• Invités d’honneur
• Types de participants

Trouver un lieu et se conduire:

• Réception AV
• Rencontre avec le propriétaire du lieu

Concevoir la nuit avec:

• Chansons de cérémonie de remise des prix
• Réseautage
• Sacs de cadeaux
• Divertissement
• Tombola

Commercialisez votre cérémonie en utilisant:

• Une stratégie de médias sociaux
• Hashtag dédié
• Mises à jour par e-mail
• Contenu du blog
• Page de destination d’inscription