Comment Planifier un VBS Incroyable – Votre Guide Essentiel en 20 Étapes
L’École biblique de vacances est la première opportunité de sensibilisation communautaire de votre église. Lorsque c’est bien fait, VBS amène de nouvelles familles dans votre église, unifie votre équipe de bénévoles et inspire vos enfants à grandir dans leur foi. C’est une grande responsabilité, mais les avantages durables pour votre ministère en valent la peine! Si vous vous demandez comment planifier un VBS incroyable, alors vous êtes au bon endroit. Ce guide essentiel en 20 étapes préparera le ministère de vos enfants au succès du VBS.
Mise en route
Nous savons que vous êtes impatient de vous plonger dans les 20 étapes, mais voici trois choses à garder à l’esprit lorsque nous commençons. Ces principes vous aideront à maximiser votre temps et vos efforts lorsque nous examinerons comment planifier un VBS incroyable.
1. Restez simple: En fin de compte, VBS vise à donner à votre équipe les moyens de s’occuper de vos enfants. Si la mise au point devient toutes les cloches et sifflets flashy, un VBS peut facilement dévier de sa trajectoire. Pour avoir un impact durable, simplifiez votre attention sur les choses qui comptent vraiment: l’établissement de relations, l’enseignement de la Parole de Dieu et de la prière.
2. Commencez tôt: VBS est une grosse entreprise, ne stressez pas votre équipe en attendant la dernière minute! Dès que vous savez que vous allez héberger un VBS, commencez votre planification. Il n’est jamais trop tôt pour commencer à discuter de VBS avec les enfants, les familles et surtout votre équipe de bénévoles. Plus tôt est toujours mieux que plus tard lorsque vous envisagez de planifier un VBS incroyable.
3. Prendre Des Notes: Prenez l’habitude d’avoir un cahier avec vous à tout moment pendant le processus de planification de votre VBS. En planifiant les VBS de cette année, vous aurez des idées sur l’année prochaine: des choses que vous voudrez améliorer, ajuster ou cesser complètement de faire. Ne perdez pas ces idées, capturez-les alors qu’elles sont fraîches dans votre esprit! Vous vous remercierez l’année prochaine.
Comment planifier un VBS incroyable – Votre Guide essentiel en 20 étapes
1. Répondez à la question du but: Commencez la planification de votre École biblique de vacances en répondant à cette question: Pourquoi le VBS est-il important? Ou pour le dire autrement: Si VBS était annulé, comment votre église serait-elle passée à côté? Si vous pouvez répondre à la question du but avec passion et clarté, vous êtes prêt à continuer!
2. Priez tôt & Souvent: Tout guide sur la façon de planifier un VBS étonnant doit inclure la prière! La Bible nous dit dans le Psaume 127 : « À moins que le Seigneur ne bâtisse une maison, le travail du bâtisseur est gaspillé. »Si votre VBS va réussir, vous aurez besoin de l’aide de Dieu à chaque étape du chemin. Cherchez les conseils de Dieu dans la planification, la préparation et la présentation de votre École biblique de vacances.
3. Choisissez Votre Leader: Parce que VBS est une grande entreprise avec de nombreuses parties prenantes, un leadership fort est essentiel. Et alors que le succès dépend d’une équipe de bénévoles, quelqu’un doit garder cette équipe unifiée, équipée et se déplaçant dans la bonne direction. Le bon leader aide votre équipe à franchir victorieusement la ligne d’arrivée du VBS. Ou comme le dit John Maxwell « un leader est celui qui connaît le chemin, suit le chemin et montre le chemin. »
4. Choisissez votre date: Votre VBS devrait être le premier événement de la semaine prévue. Soyez au courant des autres événements qui se déroulent dans votre église et votre communauté. Et, autant que possible, programmez vos VBS pour qu’elles ne soient pas en concurrence avec d’autres grands événements. Vérifiez auprès d’autres églises pour voir quand elles hébergent des VB et faites de votre mieux pour choisir les meilleures dates disponibles sans conflit.
5. Rassemblez votre équipe de direction: Choisir le bon leader est important, mais VBS n’est pas un one man or woman show! Une bonne équipe de direction aidera à assumer le poids de VBS en supervisant les domaines clés qui comprennent: les enseignements, les jeux, les collations, la décoration, l’inscription, la promotion et les médias. Une bonne équipe de direction aidera la communication à rester claire et les problèmes à être résolus. Si vous envisagez de créer une équipe de direction pour votre VBS, consultez cet article fantastique.
6. Examen de l’année dernière: En examinant comment planifier un VBS incroyable pour cette année, n’oubliez pas de passer en revue l’année dernière. Si possible, rassemblez l’équipe de l’année dernière pour une discussion récapitulative. Accueillez une communication ouverte et déterminez avec votre équipe les choses que vous souhaitez arrêter, commencer et continuer à faire. Un dirigeant avisé de VBS tirera les leçons des succès et des échecs de l’année précédente.
7. Fixer Les Objectifs de cette Année: Si vous ne savez pas où vous allez, comment y arriverez-vous un jour? Fixer des objectifs est essentiel au succès de tout événement, en particulier d’un événement de marque comme VBS. Vos objectifs doivent être directement liés à la façon dont vous avez répondu à la question sur le but. Par exemple, l’un de vos objectifs est la sensibilisation de la communauté, alors l’un de vos objectifs pourrait être d’avoir 20% de votre présence inclure des enfants qui ne vont pas à votre église. Visitez cet article 10 conseils sur la rédaction des objectifs de l’église.
8. Choisissez votre thème: Comment pourrions-nous avoir une discussion sur la façon de planifier un VBS incroyable et ne pas parler du thème? Lorsque vous choisissez votre VBS, assurez-vous qu’il est audacieux et biblique! Un grand thème VBS doit capturer l’imagination des enfants et être centré autour de l’évangile. Un bon exemple de cela est God of Wonders, le tout nouveau programme VBS de Sharefaith Kids.
9. Choisissez votre programme VBS: Lors du choix de votre programme VBS, voici quelques facteurs importants à prendre en compte:
- Théologie: Recherchez un programme axé sur l’évangile et minimisant les distinctions doctrinales (cela le rendra plus adaptable à votre environnement de ministère).
- Médias: Votre programme VBS devrait inclure de nombreuses vidéos et graphiques accrocheurs. Ceux-ci devraient inclure à la fois des supports de promotion et de présentation.
- Facilité d’utilisation: VBS va toujours demander beaucoup de travail. Mais plus votre programme est convivial et simple à comprendre, plus votre équipe s’engagera!
- Prix: Le programme VBS est proposé dans une large gamme de prix. Une chose dont vous devez toujours être à l’affût est les coûts cachés comme les cahiers d’exercices, les guides d’enseignants, les activités, etc. Si possible, essayez de trouver une solution VBS tout-en-un qui correspond au budget de votre église.
10. Planifiez votre budget: L’élaboration d’un budget de l’école du dimanche est toujours un équilibre délicat. D’une part, vous devez couvrir le coût de votre événement, mais vous devez également réduire les coûts pour les familles. Votre budget VBS n’a pas à choisir entre l’intendance et le ministère. Voici quelques idées sur la façon dont vous pouvez faire les deux:
- Bourse d’études: Donnez à votre corps de l’église la possibilité de scolariser des enfants. Les gens aiment donner directement à un besoin, et quoi de mieux que d’investir une semaine qui change la vie d’un enfant.
- Subventionner: Priez sur un montant idéal que vous souhaitez facturer pour les VBS. Si ce numéro ne couvre pas tous les coûts, adressez-vous à la direction de votre église. Voyez s’ils seraient prêts à investir un peu du budget de l’Église pour réduire le coût des VBS pour tout le monde.
11. Rassemblez votre congrégation: Une fois que vous connaissez votre équipe et votre thème, partagez votre vision VBS. Lorsque vous expliquez comment planifier un VBS incroyable, n’oubliez pas d’empêcher la vision! Il est important que votre présentation soit plus que des dates et des heures justes. Soyez un défenseur passionné de l’École biblique de vacances. Faites savoir à votre famille d’église comment VBS change des vies et comment ils peuvent s’impliquer. Assurez-vous et profitez de cette occasion pour enrôler tous les guerriers de prière pour améliorer votre planification et votre préparation.
12. Recrutez votre équipe de bénévoles: Commencez toujours à recruter vos bénévoles avec une équipe de rêve VBS à l’esprit. Essayez de recruter les meilleurs, pas seulement les disponibles! Cette équipe devrait inclure des personnes qui aiment Jésus, qui ont de grandes attitudes, qui peuvent être enseignées et qui aiment surtout les ENFANTS! Lorsque vous commencez à parler à votre équipe de rêve, gardez à l’esprit leurs dons et leurs capacités. Faites de votre mieux pour leur attribuer des rôles qui correspondent. Aussi, ayez une vérification des antécédents prête à partir. Le fait que tous les bénévoles soumettent une vérification des antécédents est une étape importante pour vous assurer que vous avez fait preuve de diligence raisonnable pour créer un environnement sécuritaire pour les enfants
13. Formez votre équipe: Toute discussion sur la façon de planifier un VBS incroyable doit inclure une formation de bénévoles. Beaucoup de choses sont consacrées à la formation de votre équipe de bénévoles VBS. Mais toute bonne formation comprend deux composants critiques:
- Inspirez: Veuillez ne pas ennuyer vos bénévoles à mort par la formation! Ils en ont assez pendant leur 9 à 5. Utilisez votre temps d’entraînement pour inspirer votre équipe. Faites-leur savoir comment leurs efforts peuvent changer des vies, racontez-leur des histoires de victoire de l’année dernière et faites-leur savoir les grandes choses pour lesquelles vous priez cette année.
- Définir des attentes : Votre équipe veut savoir ce que vous attendez d’elle. Si vous leur donnez une norme pour tirer souvent, ils dépasseront vos attentes les plus folles. Mais si vous laissez une équipe définir ses propres attentes, le dysfonctionnement qui en découlera dépassera probablement également les attentes.
Si vous cherchez plus d’informations sur la formation VBS, consultez cet article.
14. Promouvoir Votre Événement: Si vous voulez que votre VBS soit un succès, il doit être bien promu. Recherchez un VBS qui propose du matériel promotionnel de haute qualité qui aide le message de votre événement à dépasser le bruit de la concurrence. Ces ressources ne devraient pas seulement inclure des ressources physiques telles que des bannières et des affiches, mais également des graphiques sur les médias sociaux et des vidéos promotionnelles.
15. Inscrivez vos familles: Dès que possible, envoyez des paquets d’inscription aux parents. Ces paquets doivent inclure un aperçu de votre VBS, un formulaire d’inscription et un formulaire de décharge médicale. Assurez-vous d’avoir un système organisé pour enregistrer toutes les informations sur les enfants et les garder confidentielles. Encouragez les parents à s’inscrire tôt en offrant une réduction d’inscription anticipée.
16. Communiquez clairement & De manière cohérente: Une communication solide est essentielle lorsque votre équipe discute de la façon de planifier un VBS incroyable. Il est essentiel que vous communiquiez clairement et de manière cohérente avec les familles au sujet de votre VBS. Créez une liste de diffusion et tenez les parents au courant des échéances clés, des opportunités de service et de tout changement apporté à votre événement. Garder les parents dans l’obscurité et ensuite partager des informations à la dernière minute est un excellent moyen de frustrer les familles. Mais, si vous faites tout votre possible pour tenir les parents au courant, vous serez étonné de voir à quel point ils vous soutiendront tout au long du chemin.
17. Rassemblez vos fournitures: Lorsque vous planifiez vos VBS avec votre équipe, créez une liste détaillée de toutes les fournitures dont vous aurez besoin pour les jeux, les décorations, l’artisanat et les collations. C’est l’un des domaines qui peut faire exploser le budget du VBS, mais c’est aussi une excellente occasion pour votre corps d’église de s’impliquer. Faites connaître à votre congrégation les fournitures dont vous avez besoin et permettez-leur de donner directement à vos besoins. Nous l’avons déjà dit, mais les gens adorent donner / donner directement à un besoin!
18. Décorez votre espace: Idéalement, vous voulez transformer votre espace en un monde merveilleux d’École biblique de vacances. Votre thème VBS devrait être vu partout et épater vos enfants dès qu’ils entrent. Voici quelques conseils pour vous aider à atteindre cet objectif.
- Graphiques: Si vous VBS est livré avec des vidéos et des graphiques, orientez votre espace autour d’un grand écran pour les afficher.
- Fête de décoration: Organisez une fête avec une équipe de gens astucieux et créatifs pour construire diverses décorations qui donneront vie à votre thème. Commandez une pizza, apportez des friandises et passez une soirée pour transformer votre espace en quelque chose d’incroyable.
19. Dédiez votre VBS: Dans les dernières semaines précédant l’École biblique de vacances, amenez toute votre équipe de ministère devant votre congrégation et dédiez votre VBS. Demandez à votre congrégation de prier pour que Dieu fasse une chose incroyable dans la vie de tous ceux qui fréquentent les adultes et les enfants. Le fait que toute votre équipe se manifeste donne à votre famille d’église un puissant aperçu de la portée de cet événement incroyable.
20. Planifiez votre répétition: Une répétition générale est la dernière étape alors que nous discutons de la façon de planifier un VBS incroyable. Dans la semaine précédant VBS, planifiez une procédure pas à pas de répétition avec toute votre équipe VBS. Cette procédure pas à pas devrait donner à chaque membre de l’équipe une image très claire de son rôle pendant la semaine VBS. Les répétitions sont un bon moment pour étoffer les défauts de votre plan ou faire remonter à la surface toute confusion que votre équipe pourrait avoir. Il vaut mieux attraper ces choses dans une procédure pas à pas que dans une pièce remplie d’enfants déchaînés.
Une fois votre VBS terminé
1. Remerciez chaque bénévole: Une fois le tourbillon VBS terminé, faites un point pour remercier personnellement chaque bénévole. Votre équipe veut savoir que leurs contributions ont été remarquées et significatives. Essayez d’écrire des cartes de remerciement à l’avance que vous pourrez distribuer aux bénévoles le dernier jour de VBS. Pensez également à incorporer un temps dans votre VBS où les étudiants peuvent écrire des cartes de remerciement à leurs dirigeants. Un petit merci va très loin!
2. Débriefer avec votre équipe: Dans la semaine qui suit VBS, fixez un moment pour réunir votre équipe de direction afin de discuter du déroulement de VBS. Encouragez-les à partager ouvertement le bien, le mal et le laid. Vous voulez entendre ces commentaires alors qu’ils sont frais dans l’esprit de tout le monde. Utilisez ces commentaires pour confirmer les choses que vous souhaitez arrêter, commencer et continuer l’année prochaine.
3. Résumez vos notes: J’espère que vous avez pris des notes tout au long de la planification et de la présentation de votre VBS. Après cela, examinez vos notes et condensez-les aux grandes idées avec lesquelles vous voudrez commencer l’année prochaine. Le moment idéal pour le faire est la semaine suivant VBS où vos notes auront encore un sens!
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