Comment Organiser Vos Factures en Seulement 5 Étapes faciles
Partager, c’est prendre soin!
En suivant ces 5 étapes faciles pour organiser vos factures, vous pouvez économiser de l’argent, mieux respecter votre budget et réduire le stress!
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Vous y êtes peut-être déjà allé. Vous récupérez les informations de votre compte bancaire en ligne et êtes choqué par le faible solde. Il s’avère qu’il y avait un retrait automatisé pour l’une de vos factures que vous aviez complètement oublié. Ou peut–être que vous réalisez soudainement que votre service de télévision par câble ne fonctionne pas, puis vous vous souvenez: vous avez oublié de payer la facture et le service a été déconnecté. C’est peut-être un appel téléphonique d’une société de prêt qui vous rappelle un paiement mensuel que vous avez manqué.
La vérité est que vous n’êtes pas seul. Presque tout le monde a oublié un projet de loi à un moment ou à un autre. Selon l’Enquête sur la littératie financière des consommateurs 2015 du NFCC, environ 1 Américain sur 4 ne paie pas toujours ses factures à temps. Vous portez de nombreux chapeaux – jongler avec les enfants, travailler et gérer un ménage. Malgré vos meilleures intentions, il peut être facile d’oublier de payer les factures si vous n’avez pas un système solide en place. Je suis dans les tranchées avec toi!
Avoir un système pour organiser vos factures ne doit pas être compliqué ou coûteux. En fait, plus le système est simple, mieux c’est! Vous pouvez économiser de l’argent en frais de retard et pénalités de taux d’intérêt, mieux respecter votre budget et arrêter les mauvaises surprises financières en organisant vos factures avec un système qui fonctionne pour vous. Apprendre à organiser vos factures en seulement 5 étapes faciles peut aider à réduire le stress et à économiser de l’argent. Voici les étapes que je suis pour organiser mes factures afin de rationaliser le processus de paiement des factures chaque mois. Ces étapes m’aident également à rester sur la bonne voie avec notre budget mensuel.
Étape 1: Créez une liste principale de factures avec des dates d’échéance ainsi qu’un calendrier principal de factures.
Il est important d’avoir un document qui vous indique quelles factures sont dues quand. J’ai créé des feuilles de calcul imprimables GRATUITES à utiliser pour cette étape! Tout d’abord, rassemblez tous vos relevés et factures. Deuxièmement, regardez en arrière dans votre compte bancaire pour les deux derniers mois. Ajoutez vos dépenses récurrentes à la liste, en regroupant les dépenses par fréquence (annuelle, semestrielle, trimestrielle, mensuelle). Mettez-les en ordre par date d’échéance. Avoir une liste principale de factures vous aidera à ne pas négliger ou oublier les factures, en particulier celles qui peuvent ne pas se produire tous les mois.
Ensuite, utilisez le calendrier des dépenses récurrentes vide pour noter vos dépenses mensuelles à la date d’échéance correspondante. Avoir des dépenses mensuelles sur un calendrier vous permettra de voir, en un coup d’œil, quand les factures sont dues. Lorsque vous êtes payé, vous pouvez facilement voir quelles factures devront être payées avec ce chèque de paie et quelles factures peuvent attendre le prochain chèque de paie.
Étape 2: Organisez vos factures en les gardant toutes au même endroit.
Cela peut sembler une évidence, mais c’est celui qui, étonnamment, est négligé par beaucoup de gens. Vous devriez avoir un espace dédié où vous pouvez conserver toutes les factures qui arrivent par la poste. Il peut s’agir d’un dossier de fichiers, d’une boîte ou d’un caddie. Cela n’a pas vraiment d’importance, tant que c’est un lieu dédié aux factures papier impayées.
De même, si vous recevez des factures par voie électronique, vous devez avoir un endroit pour les conserver également. Vous pouvez facilement configurer un dossier sur le bureau de votre ordinateur ou un dossier dans votre boîte de réception où vous pouvez enregistrer les factures numériques impayées. Vous voudrez peut-être configurer la livraison de factures électroniques pour autant de dépenses que possible. Cela aidera à éliminer l’encombrement du papier et vous offrira la facilité de stockage numérique de vos factures impayées.
Lorsque les factures sont éparpillées ici, là et partout, il est trop facile d’en négliger une ou deux. Gardez vos factures organisées en les stockant au même endroit!
Étape 3: Planifiez une heure régulière pour payer les factures.
Je me rends compte que ce n’est pas très amusant de s’asseoir et de payer ses factures. Mais c’est une responsabilité à laquelle nous devons faire face. En faisant partie de votre routine, vous êtes moins susceptible d’oublier de payer une facture. Il vous permet également de tâches par lots, en utilisant mieux votre temps. La fréquence de vos séances de paiement de factures sera déterminée par votre situation financière particulière et des variables telles que la fréquence à laquelle vous êtes payé et le moment où vos factures sont dues. C’est là que le calendrier des dépenses récurrentes imprimables que j’ai créé vous sera utile.
Vous pourrez peut-être vous asseoir une fois par mois et payer vos factures, ou il pourrait être préférable que vous le fassiez une fois par semaine ou une fois toutes les deux semaines. La clé est de le faire régulièrement. Planifiez une heure de routine de la semaine ou du mois écrivez-la sur votre calendrier comme vous le feriez pour tout autre rendez-vous. Étant donné que vos factures sont toutes stockées au même endroit et que vous disposez d’une liste imprimable pratique des factures organisées par date d’échéance, ce processus ne devrait pas prendre beaucoup de temps.
Après avoir payé les factures, elles doivent être retirées de votre stockage de factures « impayées » et placées dans un stockage de factures « payées ». S’il s’agit de factures papier physiques que vous avez reçues par la poste, vous aurez besoin d’un autre endroit pour les conserver, tel qu’un autre dossier ou emplacement dans votre dossier de fichiers ou votre caddie de stockage. Les factures électroniques peuvent être déplacées du dossier « impayés » vers un dossier « payés » sur votre bureau ou dans votre boîte de réception.
Étape 4: Utilisez des méthodes de paiement électronique lorsque cela est possible.
En payant vos factures par voie électronique, vous éliminez les obstacles d’avoir des chèques à rédiger, d’avoir besoin de timbres pour poster les paiements, etc. La majorité des institutions bancaires offrent de nos jours un paiement de factures en ligne gratuit. Cela vous permet de planifier le paiement de vos factures. De nombreuses banques enverront même un chèque en votre nom si elles ne peuvent pas envoyer l’argent par voie électronique. Cela peut être utile pour les paiements de loyer et les cadeaux uniques. En utilisant le paiement de factures en ligne avec votre banque, vous avez le contrôle sur le moment où le paiement sera effectué.
De nombreuses entreprises offrent également des options de paiement de factures sur leur propre site Web. Par exemple, vous pouvez probablement payer votre facture de téléphone cellulaire sur le site Web de votre opérateur.
Les transactions de paiement automatiques sont une autre option. De nombreuses entreprises (avec votre permission) obtiendront votre paiement en débitant automatiquement votre compte bancaire à une date fixe chaque mois. C’est la commodité ultime, car vous n’avez pas à vous souvenir d’envoyer un paiement. Cependant, vous devez vous assurer que vous avez l’argent à la banque lorsque le paiement doit être retiré. Cela peut être difficile pour certaines personnes, et ces paiements peuvent être facilement oubliés.
Avec l’une de ces méthodes, utilisez votre liste de dépenses récurrentes imprimable et votre calendrier pour maintenir votre calendrier de paiement sur la bonne voie.
Étape 5: Jeter les factures et les relevés papier.
La plupart des factures de services publics et documents similaires peuvent être jetés après 1 à 3 mois, une fois que vous vous êtes assuré que la facture est correcte et que le paiement a effacé votre compte bancaire. Les relevés hypothécaires mensuels et les documents d’assurance expirés peuvent être jetés après 1 an. En jetant régulièrement ces documents, vous pouvez éliminer l’encombrement du papier dans votre maison et mieux organiser les papiers que vous devez conserver.
Grâce à un système simple et facile à mettre en œuvre, vous pouvez organiser vos factures et rationaliser votre processus de paiement des factures. Cela vous aidera finalement à économiser de l’argent en frais de retard et pénalités de taux d’intérêt, vous aidera à rester sur la bonne voie avec votre budget et à mettre fin aux surprises accablantes qui menacent de faire des ravages sur votre stabilité financière.
Quelle est votre façon préférée d’organiser vos factures? Faites-le moi savoir dans les commentaires ci-dessous!
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