Comment organiser une conférence téléphonique réussie
Les personnes de tous types de rôles sont appelées à effectuer des conférences et des appels vidéo à un moment ou à un autre. Souvent, vous devez vous demander: Comment puis-je gérer des personnes que je ne vois pas? Parfois, les conférences téléphoniques peuvent être frustrantes et ressembler à une perte de temps (comme la vidéo ci-dessous).
Je gère le programme Certified Professional Yacht Brokers (CPYB) qui certifie les courtiers en yachts à travers le pays. Étant donné que les membres du conseil d’administration du CPYB sont situés partout en Amérique du Nord, l’organisation de conférences téléphoniques trimestrielles permet d’économiser de l’argent au lieu de réunions » en face à face » tenues chaque année. J’ai appris qu’il est essentiel de mener efficacement des conférences et des appels vidéo pour la collaboration d’équipe et la prise de décision. Cependant, il pourrait y avoir quelques problèmes imprévisibles et incontrôlables qui surviennent lors de ces appels. Voici quelques conseils pour augmenter l’efficacité de vos conférences téléphoniques.
Avant l’appel
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Préparez et partagez l’ordre du jour de la réunion avant l’appel qui décrit le but de la réunion, la date à laquelle la réunion aura lieu et la façon dont les participants accéderont à la réunion. Incluez les objectifs de l’appel et tout point de discussion spécifique. Informer les gens avant l’appel les aide à se préparer à la discussion et leur donne l’occasion de réfléchir à la façon dont ils pourraient contribuer à la conversation.
- Si vous utilisez un service autre qu’un téléphone pour organiser la réunion, assurez-vous d’informer votre groupe de la tenue d’un test afin que les difficultés techniques puissent être identifiées ou évitées. Les organisateurs doivent être préparés avec une sauvegarde en cas de problème. Assurez-vous que tout le monde comprend comment couper la voix et le bruit de fond.
- Recrutez un preneur de notes désigné. Personne n’aime prendre des minutes de réunion, mais c’est un mal nécessaire (surtout pour les personnes qui ne pouvaient pas se joindre à l’appel).
Démarrage de l’appel
- Si vous êtes le modérateur de l’appel, joignez-vous à l’appel au moins cinq minutes avant l’heure prévue de la réunion. Une conversation légère en attendant aide les gens à se sentir plus à l’aise. Démarrez officiellement l’appel uniquement lorsque les personnes clés sont là, vous n’avez donc pas à répéter d’informations.
- Présentez-vous toujours lorsque vous démarrez l’appel pour vous assurer que tout le monde peut vous identifier en tant que modérateur. Avant le début des travaux officiels, prenez un appel de rôle pour vous assurer que tous les acteurs clés sont présents et comptabilisés. Le cas échéant, prenez le temps pour chacun de faire des présentations (nom, entreprise, poste), surtout s’ils sont nouveaux dans le groupe. C’est également un bon moment pour passer en revue les éléments administratifs (mise en sourdine du téléphone, comment poser des questions directement ou via la fonction de chat, possibilité de visualiser l’écran partagé, etc.).
Conduite de l’appel
- Commencez par un résumé de l’ordre du jour et du but de la réunion.
- Pour éviter que les gens ne se parlent, adressez directement les questions par leur nom si vous souhaitez que quelqu’un réponde. En tant que facilitateur, gardez une trace de qui parle et demandez à ceux qui sont silencieux des contributions. Les conférences téléphoniques devraient permettre d’envoyer une variété de messages tels que: « Nous avons besoin des idées de tous les membres de cette organisation. « Avant de changer de sujet, faites une pause en demandant s’il y a des questions ou des réflexions supplémentaires sur le sujet. Gardez un œil sur votre objectif et la conversation sur le point. Si le sujet devient brûlant ou long, suggérez de planifier un autre appel pour discuter du sujet de manière plus approfondie après une préparation et une enquête supplémentaires. Fournissez des vérifications régulières du temps afin que votre agenda reste sur la bonne voie. Commencez et terminez aussi près que possible des heures proposées.
Fin de l’appel
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Présentez un récapitulatif de la réunion à la fin de l’appel. - Confirmez que tout le monde comprend les prochaines étapes, les responsabilités, les mesures à prendre et les délais, y compris quand le prochain appel prévu aura lieu.
- Faites le suivi avec un e-mail contenant les points principaux et / ou les minutes de l’appel.
La mise en place de ces conseils améliorera la valeur de toutes vos conférences et appels vidéo à venir.
