Comment Organiser La Paperasse Une Fois Pour Toutes En 3 Étapes Simples
Apprenez à organiser la paperasse pour de BON! De plus, le secret pour réduire 95% de la paperasse et comment organiser vos papiers ménagers.
Avez-vous déjà eu l’impression que les papiers s’emparaient de votre cuisine? Que vous travailliez à domicile ou que vous ayez simplement du mal à trier les factures et les devoirs de votre famille, ces conseils sont pour vous!
Organiser la paperasse à la maison est difficile car peu importe l’efficacité de votre système de classement (et admettons-le, la plupart d’entre nous détestent classer des documents et ne sont pas aussi efficaces), il y en a toujours plus chez vous. Malgré cela, nous n’avons pas à laisser la paperasse prendre le relais. Et il n’y a pas besoin de grands classeurs qui occupent un espace précieux ou de bacs débordant de papiers scolaires ou de reçus.
J’ai développé un système efficace pour organiser la paperasse chez moi. Il a réduit 95% de nos documents et organise et gère efficacement les documents entrants sur une base continue. De plus, j’ai vendu mon classeur car je n’ai plus besoin de rien classer !
Comment Organiser la Paperasse Pour de Bon
Vous aussi, vous pouvez organiser votre paperasse une fois pour toutes! J’ai quelques conseils faciles et fous qui vont vous aider à tirer le meilleur parti de vos documents afin que vous sachiez quoi conserver, quoi stocker et comment les stocker.
(liens d’affiliation ci-dessous)
Étape #1: Trier & débarrassez-vous autant que possible.
La plupart d’entre nous ont beaucoup plus de paperasse que nécessaire. J’ai été inspiré par Marie Kondo
‘ s réservez La Magie Qui Change la Vie du Rangement
Rassemblez tous vos documents, y compris les reçus, les manuels, les relevés bancaires et de carte de crédit, etc., en un seul endroit.
Trier en trois piles:
1) Corbeille
2) Peut-être garder
3) Garder
Cela peut vous prendre du temps pour tout trier, mais cette étape est cruciale. Il a fallu environ 2 semaines pour trier tous nos papiers, travaillant une heure ou deux chaque soir pendant que je regardais des épisodes de The Office.
Déchiquetez ou brûlez impitoyablement autant de documents que possible. N’oubliez pas que tout ce que vous conservez doit être classé ou organisé.
Si vous ne savez pas si vous devez conserver quelque chose, voici quelques ressources: La conservation de la paperasse et les anciens documents.
Votre pile « peut-être » sera probablement votre plus grosse pile. Faites le tri, puis taillez-le à nouveau.
Votre dernière pile est pour les documents « à conserver ». Cela devrait être réservé uniquement aux documents essentiels, tels que les certificats de naissance, les documents de décharge militaire, etc.
Mon secret pour organiser la paperasse
Voici mon secret pour réussir
Classez virtuellement la plupart de vos paperasses. Cela peut inclure la plupart, sinon la totalité de votre pile « peut-être » et même une partie de votre pile « garder »! Si vous n’êtes pas encore sûr d’être prêt à déchiqueter quelque chose, mais que vous savez qu’il est peu probable que vous en ayez à nouveau besoin, téléchargez-en une copie numérique sur votre ordinateur et jetez l’original.
Vous seul pouvez décider de ce que vous êtes à l’aise avec le dépôt virtuel par rapport à la conservation d’une copie papier. N’oubliez pas que plus vous en gardez, plus vous devrez vous organiser. Moi ? Je n’aime pas m’accrocher aux choses « au cas où », donc le dépôt virtuel était mon compromis. C’est ainsi que je me suis débarrassé de près de 90% de nos papiers.
Le moyen le plus simple de déposer virtuellement?
Prenez une photo avec votre smartphone, puis téléchargez-la sur Evernote, une application / ressource gratuite où vous pouvez trier et stocker des fichiers aussi longtemps que nécessaire. J’utilise l’application gratuite CamScanner pour prendre ces photos sur mon téléphone, qui recadre automatiquement, ce qui donne des images « document » propres et nettes.
Voici comment certains de nos documents sont classés dans Evernote:
Étape #2: Configurez un système de stockage simple
J’espère que vous avez un tas de paperasse beaucoup plus petit maintenant qu’avant de commencer à organiser. Excellent travail!
Décidez où vous stockerez vos documents restants. Je vous recommande fortement de ne PAS le remettre dans l’ancien classeur. Si possible, débarrassez-vous de cette chose! Vous ne le manquerez pas!
Vous aurez besoin d’une place pour les documents importants. Cela pourrait être un coffre-fort ignifuge, un petit dossier ou même un classeur.
J’utilise ce joli dossier de fichiers:
Vous aurez besoin d’un endroit pour les documents auxquels vous avez rarement besoin d’accéder. Considérez un bac ou un dossier en plastique robuste qui peut être stocké dans le grenier ou dans un autre endroit discret.
J’utilise ce simple récipient en plastique pour nos papiers hypothécaires que je garde dans le grenier.
Étape #3: Configurez un système continu pour les documents entrants
Cela va continuer à venir. Peu importe à quel point vous êtes organisé ou à quel point vous êtes vigilant sur la mise en place d’une facturation sans papier, etc., vous verrez toujours plus de paperasse arriver.
Vous devez donc mettre en place un système réaliste pour le gérer.
Jetez le courrier indésirable dès qu’il arrive. Jetez-le immédiatement à la poubelle ou à la corbeille. Ne lui donnez même pas la chance de vous mettre à l’aise sur le comptoir ou la table de votre cuisine.
J’ai aussi un « bac à déchiqueter » désigné où des documents sensibles sont jetés.
J’ai un petit conteneur pour traiter les reçus entrants. (Plus sur la façon dont j’organise les reçus un autre jour.)
Tout a besoin d’un endroit ou il trouvera un endroit où il n’a pas sa place. Désignez une place pour chaque catégorie de paperasse. Les magazines peuvent aller dans un panier dans votre salon ou où vous voulez les lire. Lorsqu’ils entrent chez vous, rangez-les immédiatement.
N’ayez pas peur de le modifier plus tard si quelque chose ne fonctionne pas! L’organisation consiste à faire ce qui fonctionne pour votre famille de manière plus efficace. Ce n’est pas parce qu’il pourrait être nécessaire de le changer que vous avez échoué.
Ma configuration d’origine fonctionnait bien, mais je trouvais toujours des papiers rassemblés sur mon bureau. J’ai donc acheté un joli porte-revues
d’Amazon et a demandé à Nate de l’accrocher à mon ordinateur. Maintenant, il est facile de mettre des papiers « à faire » là-dedans où on me rappelle de les gérer.
De plus, j’ai également un autre emplacement sur l’étagère de mon placard où je mets des documents que je dois scanner dans Evernote. Je passe habituellement par là une fois par mois pour que je puisse éviter que ça devienne trop fou.
Et c’est à peu près tout: 3 étapes simples pour organiser la paperasse une fois pour toutes. Ce n’est pas si effrayant, vous pouvez le faire gratuitement sans bacs d’organisation de fantaisie, et vous pouvez le faire durer!
Plus d’Inspiration Organisatrice:
Alors que vous continuez à travailler dur et que vous apprenez à organiser la paperasse, voici quelques-uns de mes conseils pour organiser la paperasse, y compris comment organiser les papiers scolaires des enfants et encore plus de conseils d’organisation pour les mamans occupées.
Vous cherchez plus d’inspiration sur l’organisation de la paperasse?
Voici quelques conseils de blogueurs géniaux:
- La maman lève-tôt utilise des méthodes de stockage de documents à long terme et à court terme.
- Organized Home recommande un système de classement simple, y compris un « Fichier d’action »
- J’aime le « Conteneur de lecture » d’une bonne chose »
Quel est votre plus grand défi quand il s’agit d’organiser votre paperasse?